BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN III.1 Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan Analisa sistem yaitu penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Sistem yang ada saat ini penting untuk dianalisa karena merupakan dasar untuk melakukan pengembangan sehingga menghasilkan suatu sistem baru yang diharapkan. Untuk mencapai kinerja yang baik dari suatu pekerjaan diperlukan adanya perbaikan sistem yang lama dengan membuat suatu rancangan sistem yang baru yang dapat memberikan hasil yang lebih baik dari sistem yang lama. Sistem yang baru ini merupakan sistem yang akan mengetahui hal tersebut, maka diperlukan suatu analisa sistem terhadap sistem yang lama. Beberapa masalah yang terjadi dalam proses Promosi Karyawan Pada PT. Masmedia Buana Pustaka, diantaranya adalah subyektifitas pengambilan keputusan akan terasa, terutama jika beberapa karyawan yang ada memiliki kemampuan dan beberapa pertimbangan lain yang tidak jauh berbeda. Masalah yang muncul saat ini adalah jika proses evaluasi penilaian rumit yaitu yang terjadi sekarang umumnya adalah adanya karyawan yang langsung mendapatkan promosi untuk kenaikan jabatan yang hanya melihat 45
46 pada kriteria pertama saja, tetapi karyawan tersebut belum tentu unggul pada beberapa kiteria-kriteria yang lain, akan tetapi tetap mendapat promosi untuk kenaikan jabatan. Pada hal bisa saja terjadi seorang karyawan yang di kriteria pertama tidak lulus, tetapi baru akan terlihat kelebihannya pada kriteria-kriteria selanjutnya. Bisa dimaklumi bahwa serangkaian kriteria yang berurutan tersebut bertujuan untuk mengurangi kerumitan proses pengambilan keputusan akibat banyaknya alternatif. Hal ini dapat disimpulkan yaitu : 1. Rendahnya tingkat pemahaman dalam proses evaluasi penilaian kinerja karyawan Pada PT. MasmediaBuanaPustaka. 2. Tidak adanya aplikasi sebagai alat bantu, sehingga tingkat efisiensi waktu pada saat penilaian karyawan dalam pelaksanaan promosi sangat rendah. III.1.1. Analisa Input Berdasarkan analisa input terhadap sistem promosi karyawan, adapun proses penginputan data daftar nama karyawan. Adapun contoh dokumen input dari data yang diinputkan dapat dilihat pada gambar III.1 berikut ini :
47 Gambar III.1. Daftar Nama Karyawan/Pegawai (Sumber: PT. Masmedia Buana Pustaka) III.1.2 Analisa Proses Dalam menganalisa promosi karyawan PT. Masmedia Buana Pustaka, penulis menggunakan alat bantu berupa flow Of Document (FOD). Setelah melakukan pengamatan dan wawancara dengan beberapa personil dalam perusahaan. Adapun Proses data sistem promosi karyawan yang sedang berjalan dapat di lihat pada gambar III.2 :
48 Karayawan Asisten Admin Pimpinan Formulir Karyawan Isi Formulir Formulir Karyawan Yang Telah Diisi Formulir Karyawan Formulir KaryawanYang Telah Diisi Rekap Formulir Karyawa n Hasil Rekap Data Karyawan Hasil Rekap Data Karyawan Pengolahan Data Karyawan Yang Layak Naik Jabatan 2 1 Hasil Analisa Sementara kenaikan Jabatan Berdasarkan Kriteria 2 1 Hasil Analisa Sementara kenaikan Jabatan Berdasarkan Kriteria Pengambilan Keputusan Karyawan yg Layak Naik Jabatan 1 2 Lap. Karyawan Yg Layak Naik jabatan yg tlh di ACC 2 Lap. Karyawan Yg Layak Naik Jabatan yg tlh di ACC Pembuatan SK Karyawan SK Karyawan SK Karyawan ACC SK Karyawa n SK Karyawan yg tlh di ACC SK Karyawan yg tlh di ACC SK Karyawan yg tlh di ACC A Gambar III.2. FOD ( Flow Of Document) III.1.3 Analisa Output Berdasarkan dari hasil analisa input dan analisa proses maka akan menghasilkan suatu laporan (Output). Adapun contoh dokumen laporan dapat dilihat pada gambar III.3 :
49 Gambar III.3. Data Proses Pemetaan Nilai (Sumber: PT. Masmedia Buana Pustaka) III.2. Evaluasi Sistem Yang Berjalan Berdasarkan penjelasan sistem yang sedang berjalan dan analisa yang dilakukan pada PT. Masmedia Buana Pustaka terdapat beberapa kelemahan yang terdapat pada sistem yang sedang berjalan yaitu : 1. Pada sistem yang lama, beberapa masalah yang terjadi dalam proses evaluasi penilaian kinerja karyawan diantaranya adalah subyektifitas pengambilan keputusan akan terasa, terutama jika beberapa karyawan yang ada memiliki kemampuan dan beberapa pertimbangan lain yang tidak jauh berbeda. 2. Rendahnya tingkat pemahaman dalam proses evaluasi penilaian kinerja karyawan pada PT. Masmedia Buana Pustaka. 3. Tidak adanya aplikasi sebagai alat bantu, sehingga tingkat efisiensi waktu, pada saat penilaian karyawan dalam pelaksanaan promosi sangat rendah.
50 III.2.1 Program Linier Levin et. al (1995) menyatakan bahwa program linier merupakan teknik metematika untuk mendapatkan alternatif penggunaan terbaik (optimum) atas sumber-sumber organisasi. Program linier menjabarkan beberapa langkah dalam mengatasi masalah pengambilan keputusan. III. 3 Desain Sistem Secara Global Berdasarkan hasil analisa maka dilakukan desain sistem yang baru untuk mempercepat promosi karyawan. III.3.1 Use case Diagram Use Case Diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Yang ditekankan adalah apa yang diperbuat sistem, dan bukan bagaimana. Sebuah use case merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. Use Case merupakan sebuah pekerjaan tertentu, misalnya login ke sistem, meng-create sebuah daftar belanja, dan sebagainya. Seorang/sebuah aktor adalah sebuah entitas manusia atau mesin berinteraksi dengan sistem untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu, seperti terlihat dalam use case diagram pada gambar III.4 berikut ini :
51 Gambar III.4. Use Case Diagram Sistem Pendukung Keputusan Promosi Karyawan III.3.2. Class Diagram Class Diagram sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Class menggambarkan keadaan (atribut/property) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (Metode.fungsi), seperti terlihat class diagram pada gambar III.5 berikut ini :
52 Gambar III.5. Class Diagram Sistem Pendukung Keputusan Promosi Karyawan III.3.3. Sequence Diagram Sequence Diagram menggambarkan interaksi antar objek dan di sekitar sistem(termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Sequence Diagram terdiri atas dimensi vertical (waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait). Sequence Diagram biasa digunakan untuk menggambarkan scenario atau rangkaian langkah-langkah yang dilakukan sebagai respons dari sebuah event
53 untuk menghasilkan output tertentu. Berikut ini tampilan Sequence Diagram Promosi Karyawan, seperti dapat dilihat pada gambar III.6 : 1. Sequence Diagram Pada Form Login Gambar III.6. Sequence Diagram Form Login Sistem Pendukung Keputusan Promosi Karyawan 2. Sequence Diagram Pada Form Data Karyawan Gambar III.7. Sequence Diagram Pada Form Data Karyawan Sistem Pendukung Keputusan Promosi Karyawan
54 3. Sequence Diagram Form Data Pemetaan Nilai Gambar III.8. Sequence Diagram Pada Form Data Pemetaan Nilai Sistem Pendukung Keputusan Promosi Karyawan 4. Sequence Diagram Pada Form Proses Preferensi Nilai Gambar III.9. Sequence Diagram Pada Form Data Preferensi Nilai Sistem Pendukung Keputusan Promosi Karyawan
55 5. Sequence Diagram Pada Form Data Ranking Nilai Gambar III.10. Sequence Diagram Pada Form Ranking Nilai Sistem Pendukung Keputusan Promosi Karyawan 6. Sequence Diagram Pada Form Laporan Data Karyawan/Pegawai Gambar III.11. Sequence Diagram Pada Form Laporan Data Karyawan/Pegawai Sistem Pendukung Keputusan Promosi Karyawan
56 7. Sequence Diagram Pada Form Laporan Data Pemetaan Nilai Gambar III.12. Sequence Diagram Pada Form Laporan Data Pemetaan Nilai Sistem Pendukung Keputusan Promosi Karyawan III.4 Desain Sistem Secara Detail Dalam hal ini penulis akan membahas perancangan sistem yang akan dibangun secara terperinci yaitu melalui desain output dari sistem pendukung keputusan promosi karyawan, desain input dan desain database. III.4.1. Desain Output Pada perancangan ini penulisankan menampilkan output yang akan dibuat pada sistem ini. Adapun tampilan output perancangan sistem dapat dilihat pada gambar III.7 berikut ini :
57 1. Tampilan Data Karyawan/Pegawai Gambar III.13.Rancangan Output Data Karyawan/Pegawai III.4.2 Desain Input Pada desain input terdapat beberapa tampilan seperti tampilan form login admin, form data user, form data karyawan, data jabatan, form data unit kerja. pada gambar III.14 berikut ini tampilan desain input. 1. Rancangan input Form login Gambar III.14. Rancangan Input Form Login
58 2. Rancangan Input Form Menu Utama Gambar III.15. Rancangan Form Menu Utama 3. Rancangan Input Form Data Karyawan/Pegawai Gambar III.16. Rancangan Form Data Karyawan/Pegawai
59 4. Rancangan Input Form Proses Pemetaan Nilai Gambar III.17. Rancangan Form Proses Pemetaan Nilai 5. Rancangan Input Form Proses Preferensi Nilai Gambar III.18. Rancangan Form Proses Preferensi Nilai
60 6. Rancangan Form Proses Ranking Nilai Gambar III.19. Rancangan Form Proses Rangking Nilai 7. Rancangan Form Laporan Data Karyawan/Pegawai Gambar III.20. Rancangan Laporan Data karyawan/pegawai
61 8. Rancangan Form Laporan Data Pemetaan Nilai Gambar III.21. Rancangan Laporan Pemetaan Nilai III.4.3. Desain Database Database merupakan komponen penting dalam pembangunan sistem informasi, karena menjadi tempat untuk menyimpan dan mengorganisasi semua data kedalam sistem, sehingga dapat dikembangkan untuk menyusun infromasi dalam berbagai bentuk. III.4.3.1. Kamus Data Berikut adalah defenisi aliran data yang digunakan dalam DFD, aliran ini menggambarkan data-data yang menjadi masukan atau keluaran dari dank e tabel-tabel yang terdapat dalam bentuk database SPK, maupun perubahan data masuk menjadi data keluar yang telah di proses oleh sistem. Berikut kamus data tersebut dapat dilihat pada tabel III.1 berikut ini :
62 Tabel III. 1 Kamus Data No Nama Aliran Data Keterangan 1 Data_Login_Admin User_name+pass 2 Periode_Backup Perintah backup per periode 3 Report Backup Info Backup periode 4 Data Login_Karyawan/pegawai Username+pass 5 Data_karyawan/Pegawai IDPegawai+Jenis kelamin+tanggallahir+agama+n amapegawai+tempat Lahir+Alamat+username+passwor d 6 Data Pemetaan Nilai Nama pegawai+jabatan+kinerja+absens i 7 Preferensi Nilai No+Nama Pegawai+Jabatan+Kinerja+CR 8 Ranking Nilai Ranking+Nama Pegawai+Composit weight+cuti 9 Login_valid /*validasi Login_sukses 10 Keyword_cari IdPegawai[nama], jabatan,absensi,kinerja
63 III.4.3.2. Normalisasi Suatu file atau tabel yang berisi beberapa grup elemen yang berulang ulang perlu diorganisasikan kembali. Proses untuk mengorganisasikan group elemen yang berulang-ulang disebut normalisasi. 1. Bentuk Tidak Normal Pada tahap ini, semua data yang ada direkam tanpa format tertentu. Data bisa jadi mengalami duplikat. Berikut bentuk normal dapat dilihat pada tabel III. 2 berikut ini : Tabel III. 2 Bentuk Tidak Normal IdPegaw ai Nama Pegaw ai Tempat Lahir Tanggal Lahir Jenis kelamin Agama Alamat 2. Normalisasi Tahap 1 (1NF) Pada tahap ini di bentuk tabel-tabel yang menampung data yang ada dikelompokkan berdasarkan suatu karakteristik tertentu. Adapun bentuk normal pertama dapat dilihat pada tabel III.3 berikut ini :
64 Tabel III. 3 Bentuk Normal Pertama (First Normal From) 1. Tabel Karyawan/Pegawai IdPegaw ai Nama Pegawa i Sex Tanggal Lahir Tempat Lahir Agama Alamat 2. Tabel Pemetaan Nilai NamaPegawai Jabatan Kinerja Absensi 3. Tabel Preferensi Nilai No Nama Pegawai Absensi Jabatan Kinerja CR 4. Tabel Ranking Nilai Ranking Nama Pegawai Composit weight Cuti
65 3. Normalisasi Tahap 2 (2NF) Pada tahap ini, dibentuk tabel-tabel yang menampung data yang ada dan dikelompokkan berdasarkan suatu karakteristik tertentu. Adapun bentuk normalisasi tahp 2, dapat dilihat pada tabel III.4 berikut ini : Tabel III. 4. Normalisasi 2NF 1. Tabel Karyawan/Pegawai *Id Pegaw ai Nama Pegawai Sex Tanggal Lahir Tempat Lahir Agama Alamat 2. Tabel Pemetaan Nilai Nama Pegawai *Jabatan Kinerja Absensi 3. Tabel Preferensi Nilai Nama Pegawai **Absensi Jabatan Kinerja CR
66 4. Tabel Ranking Nilai Ranking Nama **Composit Cuti Pegawai weight 4. Normalisasi Tahap 3 (3NF) Pada Tahap ini ditentukan relasi antar tabel, sehingga akan ditemukan adanya field kunci sekunder pada tabel-tabel tertentu. Adapun bentuk normalisasi tahap 3 dapat dilihat pada tabel 5 berikut ini : Tabel III. 5 Normalisasi 3NF *Id *Nama Sex Tanggal Tempat Agama Agama Alamat Pegawai Pegawai Lhir Lahir *Jabatan Kinerja Absensi **CR **Composit Cuti weight Ket : * : Primary Key ** : Foreign Key
67 5. Bentuk Normal BCNF (Boyce-Code Normal Form ) Pada tahap ini di bentuk tabel-tabel yang menampung data yang ada dikelompokkan berdasarkan suatu karakteristik tertentu. Adapun Boyce-Code Normal Form dapat dilihat pada tabel III.6 berikut ini : Tabel III. 6. BCNF (Boyce-Code Normal Form) 1. Tabel Karyawan/Pegawai *Id Pega wai Nama Pegawai Sex Tempat Lahir Tanggal Lahir Agama Alam at 2. Tabel Pemetaan Nilai NamaPegawai *Jabatan Kinerja Absensi 3. Tabel Preferensi Nilai *No NamaPegawai Absensi Jabatan Kinerja CR
68 4. Tabel Ranking Nilai Ranking *Nama Composit Cuti Pegawai weight III.4.3. Desain Tabel Tabel adalah salah satu unsur yang paling penting dalam pembuatan database, karena sebuah database dapat terbentuk dari beberapa tabel yang saling berelasi satu sama lain. Dalam perancangan database sistem pendukung keputusan promosi karyawan ini, data record tersimpan dalam 5 buah tabel dengan arsitektur data pada tabel III.7 berikut ini : 1. Tabel Karyawan/Pegawai Nama Database : dbpromosi Nama Tabel : tblpegawai Field Key : Id_Pegawai Tabel III.7 Desain Tabel Karyawan/Pegawai No. Field Type Size Description 1. idpegawai Nchar 6 IDPegawai 2. nama nvarchar 30 Nama Pegawai 3. sex Varchar 30 Sex
69 4. tempatlahir Nvachar 30 Tempat Lahir 5. tanggallahir Datetime - Tanggal Lahir 6. alamat Varchar 30 Agama 7. agama Varchar 50 Alamat 2. Tabel Pemetaan Nilai Nama Database : dbpromosi Nama Tabel : tblpetanilai Field Key : Id_Pegawai Tabel III.8 Desain Tabel Pemetaan Nilai No. Field Type Size Description 1. idpegawai Nchar 6 ID Pegawai 2. absensi Nchar 2 Absensi 3. kabatan Nchar 2 Jabatan 4. Kinerja Nchar 2 Kinerja 5. Ci Real - CI 6. Cr Real - CR 7. Composit Real - Composit Weigth
70 3. Tabel Preferensi Nilai Nama Database : dbpromosi Nama Tabel : tblpreferensi Field Key : Jabatan Tabel III.9 Desain Tabel Preferensi Nilai No. Field Type Size Description 1. nama nvarchar 50 Nama Pegawai 2. absensi nvarchar 30 Absensi 3. jabatan nvarchar 30 Jabatan 4. kinerja nvarchar 30 Kinerja 5. composit nvarchar 30 Composit weight 4. Tabel Rangking Nilai Nama Database : dbpromosi Nama Tabel : tbltemphasil Field Key : - Tabel III.10 Desain Tabel Ragking Nilai No. Field Type Witdh Keterangan 1. Hasil nvarchar(max) - Hasil Nilai
71 III.4.4. ERD (Entity Relationship Diagram) Entity Relationship Diagram adalah model konseptual yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan. Entity Relationship Diagram digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data. Dengan Entity Relationship Diagram, model dapt diuji dengan mengabaikan proses yang dilakukan. Untuk menggambarkan hubungan antar setiap data, maka harus dibuat Entity Relationship Diagram dari sistem. Model yang digunakan sebagai acuan pembuatan Entity Relationship Diagram adalah Data Store. Entitas Relasi Diagram berfungsi untuk menggambarkan relasi dari dua file atau dua tabel yang dapat digolongan dalam 3 macam bentuk relasi yaitu satu-satu, satu banyak dan banya-banyak. Adapun Entity Relationship Diagram dari sistem yang dirancang ini adalah pada gambar III.22 berikut ini :
Gambar III.22. ERD (Entity Relationship Diagram) 72
73 Keterangan ERD (Entity Relationship Diagram) pada Sistem Pendukung Keputusan Promosi Karyawan Menggunakan Metode AHP Pada PT. Masmedia Buana Pustaka sebagai berikut : 1. Karyawan/Pegawai memberikan ERD data ke dalam memiliki dan data tersebut di berikan ke pada data karyawan/pegawai untuk id pegawai, nama pegawai, sex, tgllhr, tmplhr, alamat, agama kembali ke dalam proses memiliki lalu di simpan dalam laporan data karyawan/pegawai. 2. Preferensi Nilai memberikan data preferensi nilai ke dalam memiliki dan diberikan kepada nama pegawai, absensi, jabatan,kinerja, cr dapat melakukan pengisian preferensi nilai yang telah di berikan oleh data karyawan/pegawai, dan data preferensi nilai tersebut disimpan dalam proses preferensi nilai. 3. Pemetaan Nilai memberikan memberikan data pemetaan nilai ke dalam memiliki dan diberikan kepada idpegawai, namapegawai, absensi, jabatan, kinerja dapat melakukan pengisian pemetaan nilai yang telah di berikan oleh data karyawan/pegawai, dan data preferensi nilai tersebut disimpan dalam laporan 4. Ranking Nilai memberikan data ranking nilai ke dalam memiliki dan diberikan kepada ranking, nama pegawai, composit weight, cuti dapat melakukan pengisian ranking nilai yang telah di berikan oleh data karyawan/pegawai, dan data preferensi nilai tersebut disimpan dalam proses ranking nilai.
74 5. Sistem menampilkan pembuatan laporan data karyawan/pegawai dan laporan pemetaan nilai akan diberikan kepada Data Karyawan/Pegawai. III.5. Logika Program III.5.1 Activity Diagram Activity diagram menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh sebuah sistem dalam hal ini adalah aktifitas di PT. Masmedia Buana Pustaka, seperti terlihat activity diagram III.23 berikut ini : 1. Activity Diagram Login Admin Gambar III.23 Activity Diagram Login Admin
75 2. Activity Diagram Menu Utama Gambar III.24 Activity Diagram Menu Utama 3. Activity Diagram Data Karyawan/Pegawai Gambar III.25 Activity Diagram Data Karyawan/Pegawai
76 4. Activity Diagram Pemetaan Nilai Gambar III.26 Activity Diagram Data Pemetaan Nilai 5. Activity Diagram Data Preferensi Nilai Gambar III.27 Activity Diagram Prefernsi Nilai
77 6. Activity Diagram Ranking Nilai Gambar III.28 Activity Diagram Ranking Nilai 7. Activity Diagram Laporan Data Karyawan/Pegawai Gambar III.29 Activity Diagram Laporan Data Karyawan/Pegawai
78 8. Activity Diagram Laporan Pemetaan Nilai Gambar III.30 Activity Diagram Laporan Data Pemetaan Nilai III.5.1 Struktur Program Struktur program akan digambarkan untuk membuat spesifikasi modul program aplikasi. Dalam struktur program ini terlihat bahwa program aplikasi yang dirancang terdiri atas beberapa modul program, modul ini dirumuskan sesuai dengan fungsinya dan bukan berdasarkan ukuran dari program. Untuk lebih jelasnya struktur program untuk sistem informasi yang dirancang dapat dilihat pada gambar III.31 berikut ini :
Gambar III.31 Struktur Program 79