BAB 3 RENCANA PELAKSANAAN EVENT 1.1 Pra Event 1.1.1 Brief 1. Jenis acara Acara yang kami adakan adalah perlombaan memasak untuk taraf siswa siswi sekolah menengah keatas, dimana mereka menggunakan ketela (ubi dan singkong) sebagai bahan dasar untuk membuat makanan yang akan diperlombakan. Acara ini diselenggarakan dari tanggal 10 11 Juni 2013 di kelas dapur Hotel Management Universitas Bina Nusantara cabang Anggrek. Acara ini terbagi kedalam tiga kategori yaitu, main course, dessert, dan fruit carving. Untuk kategori main course dan dessert diberikan waktu selama satu jam untuk membuat makanan berbahan dasar ubi dan singkong oleh 1 kelompok peserta (1 atau 2 orang). Kami membuka kategori perlombaan fruit carving untuk umum, yaitu untuk taraf Sekolah Menengah Kejuruan dan Universitas. 2. Promotion tools Upaya upaya yang kami lakukan dalam mempromosikan acara perlombaan kami, yaitu sebagai berikut: 1. Berkunjung ke sekolah sekolah menengah kejuruan untuk memberikan surat undangan dan proposal acara perlombaan, yang berisi mengenai ketentuan syarat dan lomba, formulir pendaftaran, poster dan flyer untuk disebarkan kepada siswa siswi di sekolah yang bersangkutan. 24
25 2. Mencari partnership yang dapat diajak kerjasama dalam rangka membantu mempromosikan acara ini; seperti Binus Tv dan/ atau Bvoice Radio. 3. Memasang spanduk, poster, dan flyer di kampus agar dapat menjaring penonton, yaitu mahasiswa mahasiswi Universitas Bina Nusantara. Spanduk, poster dan flyer yang akan disebarkan harus sudah terisi dengan logo logo perusahaan yang menjadi sponsor dalam acara perlombaan ini, karena hal ini menjadi salah satu benefit bagi perusahaan sponsor yang berpartisipasi, yaitu mempromosikan nama perusahaan. 4. Menyebarkan informasi mengenai acara perlombaan ini melalui media publikasi, seperti facebook, blackberry messanger, twitter, dan lain lain. Menurut Hoyle (2006: 42 51), dalam memasarkan sebuah acara melalui alat pemasaran, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu: a. Why? Hal ini mempertimbangkan apa alasan orang tertarik untuk ikut serta dalam acara yang diadakan. Maka, diperlukan hal hal yang memuat tentang latar belakang serta manfaat dari acara apabila mengikuti acara tersebut. b. Who? Kejelasan informasi mengenai siapa target peserta yang diharapkan dari acara, harus ada kesinambungan antara konsep acara yang dibentuk dengan target peserta (tingkat pengalaman, profesi, wilayah, dan sebagainya). Didalam alat pemasaran juga harus tertulis mengenai
26 orang yang dapat dihubungi apabila ada hal yang bersangkutan mengenai informasi kelanjutan mengenai acara. c. When? Menginformasikan mengenai jam, tanggal, dan hari pelaksanaan acara. Waktu pelaksanaan ditetapkan sesuai dengan target peserta yang telah ditentukan. d. Where? Tempat yang ditentukan harus memiliki alamat yang jelas serta mudah untuk diakses. e. What? Dari acara yang diadakan, maka para calon peserta sudah dapat membayangkan dan mengharapkan sesuatu daripada acara tersebut. 1.1.2 Background Alasan kami membuat acara perlombaan ini adalah karena kami ingin membuat jembatan bagi para siswa siswi Sekolah Menengah Kejuruan, agar mereka dapat lebih mengembangkan kreativitas dan kemampuan yang telah mereka miliki dalam mengolah makanan berbahan dasar khas Indonesia. Kami juga berharap untuk menjadikan acara ini sebagai kegiatan tahunan bagi jurusan Hotel Management Universitas Bina Nusantara dengan maksud untuk menjaga relasi antara jurusan dengan sekolah sekolah yang berpartisipasi dalam perlombaan dan menjaga relasi dengan asosiasi yang bekerjasama dalam acara ini. Peserta yang kami targetkan adalah para siswa siswi sekolah mengengah kejuruan yang berada di wilayah Jakarta dan sekitarnya.
27 Bedasarkan pengalaman kami pada saat berkunjung ke sekolah sekolah, banyak diantaranya tidak mengetahui bahwa Universitas Bina Nusantara memiliki jurusan Hotel Management. Oleh sebab itu, melalui acara ini kami bermaksud untuk mempromosikan jurusan Hotel Management Universitas Bina Nusantara, mulai dari kurikulum sampai fasilitas fasilitas daripada jurusan Hotel Management itu sendiri. 1.1.3 Reviewing Situation Bina Nusantara merupakan universitas yang sudah terkenal di kalangan masyarakat Jakarta, bahkan sampai daerah lainnya di seluruh Indonesia. Tetapi, terkadang mereka melihat universitas Bina Nusantara sebagai universitas yang cukup elit. Sehingga terbentuklah image bagi universitas Bina Nusantara, yaitu universitas yang mahal. Hotel Management merupakan jurusan yang digemari oleh para calon mahasiswa mahasiswi universitas Bina Nusantara, hal ini disebabkan oleh peningkatan industri pariwisata yang semakin berkembang seiring berkembangnya jaman, sehingga banyak sumber daya manusia yang tertarik untuk berkarir dalam bidang ini. Salah satu tujuan kami mengadakan acara ini adalah agar Hotel Management universitas Bina Nusantara dapat lebih dikenal oleh masyarakat luar, serta dapat menjadikan acara ini sebagai acara tahunan. Hal yang menjadi pertimbangan untuk menjadikan acara ini sebagai acara tahunan adalah agar dapat tetap menjaga relasi yang sudah dimiliki oleh jurusan Hotel Management dengan sekolah sekolah yang berpartisipasi dalam acara ini.
28 Melalui acara yang kami adakan ini, kami berharap dapat mengubah persepsi masyarakat mengenai image universitas Bina Nusantara yang mahal saja, menjadi mahal yang berkualitas, terutama bagi jurusan Hotel Management yang sudah terakreditasi A. 1.1.4 Trend Situation Trend mengenai universitas universitas di Jakarta, khususnya jurusan perhotelan pada saat ini yaitu, banyak yang mengadakan perlombaan memasak. Fenomena ini menjadikan suatu kesempatan baru bagi jurusan Hotel Management universitas Bina Nusantara, untuk mencoba mengikuti trend tersebut, seperti contohnya; dengan adanya kegiatan HM Expo yang rutin di jalankan tiap tahun, membuat suatu kegiatan baru disetiap tahunnya. Pada kesempatan kali ini, kami membuat acara kegiatan baru bagi jurusan Hotel Management universitas Bina Nusantara, yaitu acara perlombaan memasak. Dengan adanya perlombaan memasak ini, universitas Bina Nusantara tidak akan kalah saing dengan universitas lainnya yang sering melakukan kegiatan acara perlombaan memasak. Hal ini dapat dijadikan sebagai suatu ajang pengenalan kepada masyarakat mengenai universitas Bina Nusantara, lebih tepatnya jurusan Hotel Management. Seminar dan pameran yang sering diadakan akan menjadikan suasana acara ini menjadi lebih ramai, apabila dibandingkan hanya dengan mengadakan perlombaan saja. Jenis kegiatan acara tambahan ini, dapat menjadi salah satu daya tarik tersendiri bagi jurusan
29 Hotel Management universitas Bina Nusantara dibandingkan perlombaan yang diadakan oleh beberapa universitas lainnya. 1.1.5 Mission Gambar 3.1 Misi Acara Be Innovative with Ketela 1.2 Event Tabel 3.1 Susunan Acara Hari/ Tanggal Senin, 10 Juni 2013 Jam Durasi Acara PIC Shift 1 09.00-09.30 30' Registrasi Civara 09.30-10.00 30' Opening Ceremony "Project Manager Mr. Agung" Mery
30 10.00-10.30 30' Sumbangan acara "Akustik perfomance" Mery 10.30-10.45 15' Pembacaan Tata Tertib 10.45-11.00 15' Preparation 11.00-12.00 60' Pelaksanan Lomba Masak Main Course : Group A - SMK Santa Maria ( Ester Anlin & Melita ) Group B - SMK Prima Wisata ( M.Yustar Afip) Group C - SMKN 33 (Shelli & Agung Nurul Nurdin) Group D - SMKN 3 Tangerang (Ara Aghnia F. & Fitri Andrianni) Group E - SMKN 24 ( Jordy Clip & Irsyadul Fikri ) Dessert : SMKN 3 Tangerang ( Dinar Putri U. & Annisa M.Devi) - Group A SMKN 3 Tangerang (Aldi Pratama Junaedi ) - Group B SMK Santa Maria (Anisa S. Barley & Fernando) - Group C SMKN 33 (Johannes & M.Rizky Darmawan ) - Group D Fruit Carving : Group A - SMKN 24 ( Joko & Noviana ) Group B - SMKN 37 (M.Sigit Dwiyanto & Bhayu Bhirama Putra ) Group C - UNIVERSITAS BHI (Akmal Stanzah) Group D - UNIVERSITAS BINA NUSANTARA (Anthonius) 12.00-12.15 15' Penilaian dan Clear Up 12.15-13.15 60' Break time dan demo masak oleh Chef Tri Stephanie 13.15-13.30 15' Preparation Shift 2 13.30-14.30 60' Pelaksanan Lomba Masak Main Course : Group F - SMKN 30 ( Tri Julianto & M.Arif Furqon ) Group G - SMK Santa Maria ( Monika Septiani & Yunita H.)
31 Group H - SMKN 3 Tangerang ( Yonathan Raditya M. & Richard T.) Group I - SMK Prima Wisata ( Meisya Ananda P.) Group J - SMK Nusantara 1 (Annisa Qusnul Q. & Nurjannah ) 14.30-14.45 15' Pernilaian dan Clear Up Dessert : SMKN 3 Tangerang (Astelya T.P. & Ainun Nafi P.) - Group E SMKN 33 (Anisyah Dwi Septiani & Virda Vera Nisya) - Group F SMK Nusantara 1 (Karinta B. Putri & Nurmala Kurniati) - Group G SMK Santa Maria (Cecilia C. & Ega Naldo) - Group H 14.45-15.00 15' Break time Mery 15.00-15.15 15' Preparation Shift 3 15.15-16.15 60' Pelaksanan Lomba Masak Main Course : Group K - SMKN 60 (Islam Wahyudi & Islamiyah Wardani) Group L - SMK Fadillah Tangerang (Ricky Zamroni & Jumeno) Group M - SMKN 33 (Thoha M.Jalal & Adik Tri Prasetyo ) Group N - SMKN 38 JakPus (Ahmad Ryan F. & Dennis Supriyadi) Group O - SMKN 3 Tangerang (Ibnu Fannan & Nanoka D. A.) Dessert : SMKN 60 (Celina F.H. & Sisca Oktivia P.) - Group I SMK Fadillah Tangerang (Ellen &Alvian M.Azis) - Group J SMKN 3 Tangerang ( Dini & Bella) - Group K SMK 24 (Yuliasari & Diyah Ayuningtyas) - Group L Fruit Carving : Group E - SMKN 3 Tangerang (Richard T. & Ara Aghnia F.) Group F - SMK Fadilah Tangerang (Novi Tri N. & Ayu Fuji L.)
32 Group G - SMKN 37 (Ahmad Yani & Amir) Group H - UNIVERSITAS BHI (M.Syahal) 16.15-16.30 15' Pernilaian dan Clear Up 16.30-17.00 30' Penjurian dan demo masak oleh Chef Onay "Rainbow Cassava" Stephanie Shift 1 Selasa, 11 Juni 2013 10.00-10.15 15' Registrasi Final Civara 10.15-10.30 15' Preparation 10.30-11.30 60' Pelaksanaan Lomba Masak (Dessert) 11.30-12.00 30' 13.00-13.15 15' Preparation Penilaian dan Clear Up " Akustik Performance" Shift 2 13.15-14.15 60' Pelaksanaan Lomba Masak (Main Course) Mery 14.15-14.30 15' Penilaian dan Clear Up Stephanie 14.45-15.00 15' Preparation Shift 3 15.00-16.00 60' Pelaksanaan Lomba Masak (Fruit Carving) 16.00-16.15 15' Penilaian dan Clear Up Stephanie Jumat, 14 Juni 2013 Sumber: Penulis 15.20-15.30 10 15.30-15.35 5 15.35-15.40 5 Pengumuman pemenang juara lomba Main Course: pemberian plakat & hadiah Pengumuman pemenang juara lomba Dessert: pemberian plakat & hadiah Pengumuman pemenang juara lomba Fruit Carving: pemberian plakat & hadiah Stephanie Stephanie Stephanie
33 1.3 Post Event 1.3.1 Pengumpulan data Data data yang kumpulkan setelah acara adalah: a. Kuesioner Kami memberikan kuesioner kepada para peserta lomba untuk mengetahui respon mereka terhadap perlombaan yang kami laksanakan. Hal hal yang menjadi pertimbangan kami membuat kuesioner ini adalah aspek lokasi, waktu pelaksanaan atau timming, sumber daya manusia atau panitia yang bertugas, kejelasan informasi yang disampaikan pada saat sebelum perlombaan, keseluruhan acara serta kesediaan para peserta untuk mengikuti kembali acara yang akan dilaksanakan oleh jurusan Hotel Management Universitas Bina Nusantara dimasa yang akan datang. Berikut adalah tabel hasil dari kuesioner yang sudah dibagikan: 3.2 Tabel Hasil Kuesioner Peserta No. Aspek Respon Positif Negatif Netral 1. Lokasi perlombaan 16 4 5 2. Timming 7 15 3 3. SDM (panitia bertugas) 24 1 0 4. Kejelasan informasi 16 8 1 5. Overall acara 17 3 5 6. Ikut serta kembali untuk acara berikutnya 23 2 0 Sumber: Penulis
34 Dari 25 kuesioner yang diteliti, terdapat: 1. 64% puas terhadap lokasi perlombaan. 2. 28% puas terhadap timming atau waktu pelaksanaan. 3. 96% puas terhadap panitia panitia yang bertugas. 4. 64% puas terhadap kejelasan informasi yang diberikan. 5. 68% puas terhadap keseluruhan acara lomba. 6. 92% mengatakan bahwa tertarik untuk mengikuti perlombaan yang akan diadakan kembali. Jadi, dari presentase di atas rata rata dari kepuasan peserta yaitu 68,88%. Dapat disimpulkan secara garis besar kami berhasil mendapatkan kepuasan dari peserta terhadap acara kami. b. Data data peserta lomba Data ini dapat disimpan dan digunakan kembali oleh jurusan Hotel Management apabila ingin mengadakan perlombaan memasak di kemudian hari dapat mengundang mereka kembali untuk ikut serta dalam perlombaan, karena dapat dilihat dari respon positif yang tinggi dari kuesioner yang didapat dan banyak komentar yang mengatakan bahwa tertarik untuk mengikuti perlombaan kembali. c. Testimoni juri Testimoni ini berfungsi untuk mengetahui tanggapan, kritik serta saran dari para juri, sehingga kami dapat mengetahui langkah apa yang harus diambil kedepannya apabila ingin mengadakan
35 perlombaan memasak dikemudian hari tanpa mengulangi kesalahan yang sama. 1.3.2 Dokumentasi Dari keseluruhan acara yang berlangsung selama 2 hari (10 11 Juni 2013), kami mendokumentasikan beberapa foto yang dapat digunakan sebagai laporan kepada sponsor yang sudah bekerja sama dengan kami. Foto foto akan dilampirkan di bagian lampiran.