BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar belakang Era globalisasi saat ini, sistem informasi dan teknologi mengalami perkembangan yang begitu pesat. Sistem informasi dan teknologi turut berkembang penting dalam menentukan keberhasilan sebuah organisasi. Hal tersebut mendorong organisasi untuk berusaha menerapkan sistem informasi dan teknologi dengan baik untuk mencapai tujuan organisasi. Sistem informasi dan teknologi saat ini tidak hanya berperan sebagai pendukung dalam organisasi akan tetapi telah menjadi kebutuhan utama dalam kegiatan organisasi. Informasi yang tersedia dalam sebuah organisasi dapat dikelola dengan baik dan benar apabila organisasi tersebut dapat memanfaatkan sistem informasi dan teknologi dengan baik. Sistem dan teknologi informasi yang baik dalam sebuah organisasi diharapkan dapat meningkatkan keefektifan dan efisiensi kinerja sebuah organisasi. Universitas Gadjah Mada (UGM) merupakan organisasi sektor publik di bidang pendidikan. Sebagai sebuah perguruan tinggi, UGM mempunyai visi dan misi yang perlu dicapai. UGM mempunyai visi menjadi perguruan tinggi nasional berkelas dunia yang inovatif dan unggul, mengabdi kepada kepentingan bangsa dan kemanusiaan, dan dijiwai nilai-nilai budaya bangsa berdasarkan pancasila. Visi tersebut diwujudkan dengan tujuan menjadikan UGM sebagai perguruan tinggi terbaik di Indonesia dengan reputasi internasional (Rencana Strategis 1
UGM, 2012). Dalam mewujudkan visi dan misinya, UGM membutuhkan perencanaan, pengembangan dan pengelolaan yang baik dalam berbagai hal, salah satunya terkait dengan tata kelola sistem dan teknologi informasi. Pada Pedoman Pertanggungjawaban Transaksi Keuangan UGM (2014), dijelaskan bahwa pengelolaan keuangan merupakan fungsi kegiatan administrasi pokok yang menuntut implementasi prinsip tata kelola yang baik. Implikasinya setiap entitas harus melaksanakan pengelolaan keuangan dengan benar dan sesuai dengan aturan perundangan yang berlaku. Sasaran yang diharapkan adalah setiap kegiatan dapat berjalan secara memadai dan dapat dipertanggungjawabkan dengan transparan. Dalam mengelola keuangan, UGM membuat dan mengembangkan berbagai sistem, salah satu sistem yang mempunyai peran penting adalah SIMKEU. Sistem Informasi Manajemen Keuangan (SIMKEU) adalah sebuah aplikasi sistem manajemen keuangan berbasis online. SIMKEU adalah aplikasi sistem manajemen keuangan yang dibuat dan dikembangkan secara mandiri oleh UGM. SIMKEU mempunyai tujuan meningkatkan pelayananan dan pengelolaan keuangan di UGM. Pada tahun 2010, terbit Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 66 Tahun 2010 tentang Perubahan atas PP Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan. Berdasarkan PP tersebut, UGM mengubah statusnya dari Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara (PT BHMN) menjadi perguruan tinggi yang menerapkan Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum (PPK-BLU). Pada tahun 2012, terbit Undang-undang (UU) 2
Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi. Berdasarkan UU tersebut, UGM mengubah statusnya dari perguruan tinggi yang menerapkan PPK-BLU menjadi Perguruan Tinggi Negeri badan hukum (PTN bh) (Pedoman Pertanggungjawaban Transaksi Keuangan UGM, 2014). Perubahan status UGM yang awalnya PT BHMN, kemudian berubah menjadi Pola PPK-BLU, kemudian saat ini berubah menjadi PTN bh mempunyai implikasi terhadap peraturan dan kewenangan. Perubahan tersebut menyebabkan perubahan terhadap pengelolaan keuangan, termasuk sistem pendukungnya. Perubahan peraturan menyebabkan sistem harus melakukan penyesuaian dengan peraturan yang baru. Perubahan pola pengelolaan keuangan dapat memengaruhi kompatibilitas sistem-sistem yang telah digunakan UGM. Bagian yang memperoleh dampak perubahan paling besar akibat perubahan status tersebut adalah bagian keuangan. Hal tersebut menyebabkan UGM melakukan penyesuaian pada sistem keuangannya, termasuk SIMKEU. Penyesuaian yang dilakukan dapat memengaruhi keefektifan suatu sistem sehingga perlu dilakukan evaluasi. SIMKEU sering mengalami perubahan akan tetapi hingga saat ini UGM belum melakukan evaluasi secara menyeluruh terhadap tata kelola SIMKEU dengan memanfaatkan framework atau standar tertentu. Evaluasi tata kelola SIMKEU perlu dilakukan untuk mengetahui keefektifan penerapan sistem tersebut oleh manajemen. Tata kelola SIMKEU dapat dievaluasi dengan beberapa pendekatan atau kerangka kerja penilaian taat kelola. Pada penelitian ini, Penulis 3
menggunakan pendekatan framework COBIT 5 sebagai dasar dalam melakukan penilaian. COBIT (Control Objective for Information and Related Technology) adalah sebuah kerangka kerja TI yang diterbitkan oleh ISACA (Information System Audit and Control Association). COBIT membantu organisasi untuk mengoptimalkan nilai TI dengan mewujudkan keseimbangan antara manfaat yang diharapkan, tingkat risiko, dan penggunaan sumber daya. COBIT 5 digunakan karena merupakan kerangka yang diakui dan diterima secara internasional, direkomendasikan untuk penerapan tata kelola TI yang baik serta merupakan edisi terbaru dari framework COBIT. COBIT 5 juga menyediakan penjabaran bisnis secara keseluruhan (end-to-end) dari tata kelola TI organisasi untuk menggambarkan peran utama dari informasi dan teknologi dalam menciptakan nilai organisasi (ISACA, 2012). Berdasarkan penjelasan di atas, penulis melakukan penelitian dengan judul Penilaian Tata Kelola Sistem Informasi Manajemen Keuangan Universitas Gadjah Mada dengan pendekatan framework COBIT5 (Studi Kasus pada Universitas Gadjah Mada). 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan oleh penulis, maka rumusan masalah yang akan dibahas adalah mengenai sejauh mana tata kelola SIMKEU di UGM dengan menggunakan pendekatan framework COBIT5. Penggunaan framework COBIT 5 diharapkan dapat memberikan rekomendasi yang sesuai untuk meningkatkan tata kelola SIMKEU di UGM. 4
1.3 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian adalah menilai sejauh mana tata kelola SIMKEU di UGM dengan menggunakan pendekatan framework COBIT 5. Hasil penilaian tersebut dapat dijadikan bahan analisis dan evaluasi dalam penerapan dan pengembangan tata kelola SIMKEU. 1.4 Manfaat Penelitian Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini dibagi menjadi 3 (tiga) hal yaitu sebagai berikut. a. Manfaat bagi UGM Penelitian dapat menjadi bahan evaluasi dalam pengelolaan dan pengembangan SIMKEU agar dapat mendukung tercapainya tujuan UGM. b. Manfaat bagi dunia akademis Penelitian dapat menjadi referensi dalam upaya pengelolaan dan pengembangan tata kelola TI yang baik berdasarkan framework COBIT 5. Penelitian ini juga dapat menjadi referensi bagi penelitian selanjutnya, khususnya bagi mahasiswa yang ingin melakukan penelitian berkaitan dengan tata kelola TI. c. Manfaat bagi penulis Penelitian ini meningkatkan wawasan, pengetahuan dan pengalaman mengenai tata kelola TI dalam sebuah organisasi. Penelitian ini juga sebagai sarana menerapkan pengetahuan teoritis yang diperoleh selama kuliah. 5
1.5 Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup penelitian dibatasi pada penilaian sejauh mana penerapan tata kelola SIMKEU di UGM dengan menggunakan pendekatan framework COBIT5. Domain framework COBIT 5 yang digunakan dalam penelitian adalah domain yang berada pada lingkup proses manajemen yaitu domain Align, Plan and Organise (APO); Build, Acquisition and Implementation (BAI); Deliver, Service and Support (DSS); dan Monitor, Evaluate and Assess (MEA). IT related goals COBIT 5 yang digunakan dalam penelitian ini dibatasi pada perspektif keuangan. Penilaian kapabilitas pada penelitian ini didasarkan pada key management practices COBIT 5. 1.6 Analisis Data Penulis mengidentifikasi tujuan implementasi SIMKEU, kemudian melakukan pemetaan sesuai dengan framework COBIT 5. Pemetaan dilakukan untuk mengetahui enterprise goals, IT related goals, dan IT related process. Setelah itu, penulis mengidentifikasi key management practices untuk dijadikan acuan dalam proses selanjutnya yaitu wawancara dan kuesioner. Data yang diperoleh dari hasil kuesioner dan wawancara diolah menggunaakan alat ukur COBIT Capability Models untuk mengetahui sejauh mana tata kelola SIMKEU di UGM melalui empat domain utama proses manajemen pada COBIT 5, yaitu Align, Plan and Organise (APO); Build, Acquire and Implement (BAI); Deliver, Service and Support (DSS);dan Monitor, Evaluate and Assess (MEA). Pada COBIT Capability Models terdapat lima ukuran tingkat kapabilitas yaitu 0 untuk Incomplete Process, 1 untuk Performed 6
Process, 2 untuk Managed Process, 3 untuk Established Process, 4 untuk Predictable Process, dan 5 untuk Optimizing Process. 1.7 Sistematika Penulisan Sistematika pembahasan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut. BAB I PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan latar belakang penelitian, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, analisis data, dan sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini berisi teori-teori yang berhubungan dengan sistem informasi, tata kelola TI dan COBIT 5. Teori-teori tersebut bersumber dari studi pustaka dan literatur yang mendukung penelitian ini. BAB III METODE PENELITIAN Bab ini menjelaskan tentang desain penelitian, objek penelitian, lokasi dan waktu, populasi dan sampel, teknik pengumpulan data, pengukuran instrumen, dan teknik analisis data. BAB IV PEMBAHASAN Bab ini berisi analisis data dan pembahasan terkait informasi dari data yang diperoleh dalam penelitian. 7
BAB V SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bagian terakhir yang berisi simpulan dari hasil penelitian, keterbatasan penelitan, dan saran atas penelitian yang telah dilakukan. 8