1. TUJUAN Menjamin kegiatan promosi penerimaan mahasiswa baru dilaksanakan secara efisien, efektif, dan terpadu di semua unit pelaksana dari tingkat universitas sampai program studi (prodi). 2. RUANG LINGKUP Mekanisme promosi Universitas Nusa Cendana (UNDANA) kepada masyarakat melalui kegiatan periklanan dan kerja sama dengan berbagai pihak. 3. DEFINISI 3.1. Promosi adalah pencitraan dan penyampaian informasi tentang UNDANA kepada masyarakat 3.2. Iklan adalah penyampaian informasi tentang penerimaan mahasiswa baru (PMB) 3.3. Panitia/Unit Penerimaan Mahasiswa Baru (PPMB) adalah unit yang mengkoordinasikan semua kegiatan yang berhubungan dengan promosi dan proses penerimaan mahasiswa baru 3.4. Jalur adalah model yang diterapkan UNDANA dalam proses penerimaan mahasiswa baru yang meliputi program Jalur Prestasi (Penelusuran Bibit Unggul Muhammadiyah dan Daerah (PBUMD) dan siswa internasional), Jalur Reguler, dan Jalur Transfer/pindahan 3.5. Jalur Prestasi adalah jalur penerimaan mahasiswa baru melalui penelusuran siswa SMA/SMK yang berprestasi baik prestasi intrakurikuler (akademik) maupun ekstrakurikuler (minat, bakat, olah raga, seni, dan sebagainya) 3.6. Jalur Reguler adalah jalur penerimaan mahasiswa baru melalui tes seleksi (One Day Service Admission dan tes penerimaan di luar kampus) yang diselenggarakan oleh PPMB dengan materi tes meliputi: Agama Islam (kecuali bagi non-muslim), Bahasa Inggris, Bahasa Indonesia, Tes Potensi Akademik (TPA), Logika Bahasa, Logika Numerik, Logika Gambar, Fisika, Kimia, Biologi, Matematika, Ekonomi, Tata Negara, Geografi, dan Sejarah/Antropologi 3.7. Jalur Transfer/pindahan adalah penerimaan mahasiswa yang transfer dari program diploma ke S-1 atau pindah dari prodi perguruan tinggi lain ke prodi di UNDANA 4. REFERENSI 4.1. Manual Mutu UNDANA 4.2. Peraturan-peraturan dari Dikti 4.3. Surat-surat Keputusan Rektor 4.4. Surat Edaran Pembantu Rektor (PR) I 4.5. Surat Edaran Biro Administrasi Akademik (BAAKPSI) Halaman 1 dari 4
5. DISTRIBUSI 5.1. Pimpinan universitas 5.2. PPMB 5.3. Humas 5.4. Kepala BAAKPSI 5.5. Direktur Program Internasional 5.6. Pimpinan fakultas 5.7. Unit Information Technology (IT) 5.8. Ketua Pusat Peningkatan dan Pengembangan Aktivitas Instruksional (P3AI) 5.9. Quality Assurance Center (QAC) Ketua Penjaminan Mutu Prodi (KaPMP) 5.10. Pimpinan prodi 5.11. Kepala Tata Usaha (TU) 6. PROSEDUR 6.1. Ketentuan Umum 6.1.1. Rektor bertanggung jawab atas kegiatan promosi dan penerimaan mahasiswa baru yang dibantu oleh PPMB 6.1.2. PPMB dibentuk melalui Surat Keputusan Rektor paling lambat 3 (tiga) bulan sebelum pelaksanaan seleksi penerimaan mahasiswa baru 6.1.3. PPMB bertugas: 6.1.3.1. Mengkoordinasikan kegiatan promosi terkait penerimaan mahasiswa baru 6.1.3.2. Mendesain dan mengkoordinasikan semua kegiatan yang berkaitan dengan PMB 6.1.3.3. Mengkoordinasikan pengadaan soal ujian tulis dan jawaban 6.1.3.4. Mengkoordinasikan pelaksanaan seleksi PMB 6.1.3.5. Mengkoordinasikan pelaksanaan registrasi dan pengunduran diri mahasiswa baru 6.1.3.6. Mengevaluasi kegiatan penerimaan mahasiswa baru dan melaporkan secara tertulis kepada Rektor 6.2. Ketentuan Khusus Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam dokumen mutu tersendiri. 6.3. Prosedur 6.3.1. PPMB mengkoordinasikan kegiatan promosi penerimaan mahasiswa baru baik untuk Jalur Prestasi, Jalur Reguler, maupun Jalur Transfer Halaman 2 dari 4
6.3.1.1. Kegiatan promosi dapat dilakukan melalui: media cetak (antara lain: koran, majalah, brosur, spanduk), media elektronik (antara lain: radio, TV, Homepage), open house, road show, pameran, dan lain-lain Prosedur 6.3.2 6.3.4 berlaku untuk promosi yang akan dipublikasikan langsung oleh prodi/fakultas: 6.3.2. PPMB mengirimkan surat permohonan materi promosi kepada masing-masing fakultas/prodi 6.3.3. Ketua prodi menyusun materi promosi yang berkaitan dengan prodi dan harus diverifikasi dan divalidasi Dekan serta mendapat persetujuan PPMB 6.3.4. Prodi/fakultas membuat leaflet untuk mempromosikan prodi/fakultas masing-masing 6.3.5. PPMB menyusun desain promosi dengan materi yang telah disetujui Rektor 6.3.5.1. Materi promosi minimal harus berisi informasi tentang: profil UNDANA, kompetensi prodi/lembaga/unit, program yang ditawarkan dan tujuannya 6.3.5.2. Materi iklan penerimaan mahasiswa baru dapat berisi informasi tentang: prodi yang ditawarkan, waktu pendaftaran, seleksi dan pengumuman hasil seleksi, materi seleksi, biaya pendaftaran, persyaratan administratif, biaya pendidikan, persyaratan akademik, waktu dan lama pendidikan, beasiswa, dan lain-lain 6.3.5.3. Materi promosi mengedepankan keunggulan UNDANA dan tidak menampilkan gambar/foto yang tidak relevan, serta harus sesuai dengan nilai-nilai ke-islaman 6.3.6. PPMB mencatat dan mengarsip semua bentuk kegiatan promosi dalam Daftar Catatan Mutu Halaman 3 dari 4
Ketua Prodi PPMB Dekan/ Fakultas Rektor Universitas Nusa Cendana 6.4. Alur Kerja Unit Kegiatan Waktu Dokumen PPMB mengkoordinasikan kegiatan promosi penerimaan mahasiswa baru baik untuk Jalur Prestasi, Jalur Reguler, maupun Jalur Transfer PPMB mengirimkan surat permohonan materi promosi kepada masing-masing fakultas/prodi Ketua prodi menyusun materi promosi yang berkaitan dengan prodi dan harus diverifikasi dan divalidasi Dekan serta mendapat persetujuan PPMB Prodi/fakultas membuat leaflet untuk mempromosikan prodi/fakultas masing-masing PPMB menyusun desain promosi dengan materi yang telah disetujui Rektor PPMB mencatat dan mengarsip semua bentuk kegiatan promosi dalam Daftar Catatan Mutu 1 2 2 2 3 3 3 4 5 6 5 6 bulan sebelum Tahun Akademik baru Notulensi Rapat Formulir Usulan Promosi Formulir Usulan Promosi menjadi Formulir Persetujuan Promosi Brosur/leaflet Formulir Persetujuan Promosi, Desain Leaflet Arsip kegiatan promosi 7. ARSIP 7.1. Formulir Usulan Promosi 7.2. Formulir Persetujuan Promosi 7.3. Semua dokumen pelaksanaan PMB 8. LAMPIRAN 8.1. Formulir Usulan Promosi Disahkan oleh: Diperiksa oleh: Dipersiapkan oleh: Prof. Dr. Bambang Setiaji Rektor M. Mujiburohman, PhD Ketua QAC Drs. Agus Mulyanto Kepala Humas Halaman 4 dari 4
Universitas Nusa Cendana KEBIJAKAN MUTU DAN SASARAN MUTU Tanggal Berlaku : Tanggal Revisi : R0 Kode Dokumen : KM-SM-UNDANA-QAC/09 Halaman 5 dari 4