PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Permasalahan Teknologi informasi (TI) termasuk salah satu teknologi yang sedang berkembang pesat pada akhir - akhir ini. Dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi, pengaksesan data atau informasi yang tersedia dapat berlangsung secara online, cepat dan akurat dengan memanfaatkan IT. Kebanyakan Perguruan Tinggi yang ada di Indonesia, baik negeri maupun swasta sudah menerapkan sistem layanan informasi online, untuk mempercepat proses pelayanan informasi kepada mahasiswa, termasuk yang sudah memanfaatkan sistem informasi jejaring dengan menggunakan internet untuk mempercepat proses akses dan pelayanan informasi akademik. Layanan informasi online disediakan melalui Portal Akademik. Layanan informasi ini antara lain mencakup pengisian KRS, penyajian hasil nilai ujian, dan transkrip nilai mahasiswa. Portal Akademik USU dengan alamat www.usu.co.id, memberikan layanan data dan informasi untuk umum, mahasiswa dan dosen. Departemen Teknik Industri Fakultas Teknik juga memberikan layanan informasi berbasis web, yang dapat di akses pada situs Fakultas Teknik dengan alamat www.ft.usu.co.id. Informasi yang disediakan antara lain mengenai : Sejarah Departemen Teknik industri, visi dan misi, struktur organisasi, tujuan Departemen Teknik Industri dan jadwal mata kuliah. Layanan informasi tersebut masih terbatas, tidak mencakup informasi Kerja Praktek (KP),
Tugas Akhir (TA) dan data Alumni. Pengelolaan dan pelayanan data dan informasi KP, TA dan data Alumni pada Departemen Teknik Industri Fakultas Teknik USU masih terbatas dengan cara manual dan menggunakan Komputer. Bila dilihat dari perbandingan jumlah mahasiswa baru dan jumlah staf administrasi dapat diketahui bahwa setiap tahun terjadi peningkatan beban kerja staf bagian administrasi dan bagian perpustakaan, hal ini mengakibatkan pihak administrasi dan perpustakaan menghadapi masalah dalam pemenuhan kebutuhan informasi akademik mahasiswa. Selain itu, banyaknya mahasiswa yang ingin melaksanakan Kerja Praktek (KP) dan Tugas Akhir (TA), dan mereka mengunjungi bagian Perpustakaan dan ditambah lagi dengan padatnya mahasiswa yang ingin mencari referensi sebagai proses belajar mengajar dan kegiatan praktikum yang diberikan Dosen, yang dilakukan secara manual, yang membuat kebutuhan akan informasi akademik tentang informasi semakin tinggi. Dengan kondisi saat ini, apabila mahasiswa ingin memperoleh informasi akademik, maka mahasiswa harus datang langsung ke bagian Perpustakaan Teknik Industri, namun hal ini terkadang mempersulit mahasiswa dalam memperoleh informasi akademik yang diinginkan, karena tidak semua mahasiswa memiliki banyak waktu, dan jam waktu berkunjung dibatasi juga oleh petugas Perpustakaan Teknik Industri, dimana mahasiswa mendapatkan data dan informasi akademik yang di inginkan sekitar 45 menit 1 jam, serta buku daftar KP, TA dan Alumni tidak begitu jelas lagi tulisan nya dan ada lembar yang hilang dan koyak, sehingga mempersulit mahasiswa untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Harapan yang di inginkan Dengan meninjau kebutuhan informasi yang cepat pada perguruan tinggi, pada Tugas Akhir ini akan dicoba membuat
perancangan sistem informasi akademik, dimana mahasiswa mendapatkan data dan informasi akademik yang di inginkankin cepat yaitu sekitar 5 menit 10 menit. Dan metode yang digunakan yaitu dengan metode Daur hidup untuk merancang sistem informasi. Perancangan sistem informasi akademik ini diharapkan dapat memberikan masukan bagi pihak administrasi dan perpustakaan Teknik Industri untuk mempermudah mahasiswa dalam proses pemenuhan kebutuhan informasi akademik mahasiswa. Penggunaan komputer online dalam menyelesaikan berbagai masalah yang dihadapi manusia semakin meningkat, khususnya dalam medapatkan informasi yang cepat. Berbagai penelitian telah dilakukan dengan merancang sistem informasi Perpustakaan, seperti penelitian Kartika Firdausy (Universitas ahmad dahlan, 2008), berkaitan dengan perancangan sistem informasi Perpustakaan berbasis Web dengan PHP dan MYSQL yang tersaji dengan cepat dan tepat. Studi ini adalah sebuah penelitian dan rancangan mengenai pemecahan masalah sistem informasi manajemen dengan menggunakan bahasa PHP untuk memecahkan masalah tersebut dengan baik. 1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan gambaran latar belakang diatas, masalah pelayanan informasi pada Departemen Teknik Industri Fakultas Teknik USU yang diangkat pada penelitian ini adalah keterbatasan pelayanan informasi Kerja Praktek, Tugas Akhir dan Alumni dengan proses pencatatan dan pengarsipan secara manual. Masalah ini perlu diatasi dengan pengembangan sistem informasi online berbasis web. Untuk itu perlu
dilakukan perancangan dan pengembangan sistem informasi online Kerja Praktek, Tugas Akhir dan Alumni berbasis web pada Departemen Teknik Industri FT USU. 1.3.Tujuan Penelitian Tujuan umum Tujuan dari penelitian ini adalah merancang sistem informasi online berbasis Website yang dapat diimplementasikan sebagai pendukung untuk mempermudah proses pencarian data yang berhubungan dengan Kerja Praktek, Tugas Akhir, dan data alumni di Departemen Teknik Industri Fakultas Teknik. Tujuan khusus Adapun tujuan khusus yang akan dicapai pada penelitian ini adalah: 1. Mengembangkan proses bisnis sebagai dasar pengembangan sistem informasi Kerja Praktek, Tugas Akhir, dan Alumni. 2. Merancang Database KP,TA dan Alumni 3. Merancang GUI (Grafik User Interface) Display 4. Membangun Website sistem informasi Kerja Praktek, Tugas Akhir dan Alumni Departemen Teknik Industri Fakultas Teknik USU. 1.4. Batasan dan asumsi Penelitian Batasan-batasan yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Sistem informasi yang akan dirancang adalah sistem layanan data dan informasi online berbasis Web Departemen Teknik Industri USU tentang Kerja Praktek, Tugas Akhir, dan Alumni. 2. Layanan data dan informasi dibatasi hanya untuk :
a. Kerja Praktek. b. Tugas Akhir c. Dan data Alumni 3. Perancangan sistem informasi Kerja Praktek, Tugas Akhir dan Alumni tidak di kaji dari segi ongkos dan kelayakan ekonomis. 4. Perancangan sistem informasi Kerja Praktek, Tugas Akhir dan Alumni tidak mencakup pengembangan pengelolaan data pengoperasian sistem Kerja Praktek, Tugas Akhir dan Alumni pada Departemen Teknik Industri. Asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Sistem informasi Kerja Praktek, Tugas Akhir dan Alumni on-line sangat diperlukan pada Departemen Teknik Industri USU. 2. Selama penelitian berlangsung, tidak terjadi perubahan prosedur dan administrasi pelayanan Kerja Praktek, Tugas Akhir dan Alumni pada Departemen Teknik Industri. 1.5. Manfaat penelitian Manfaat yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah: 1. Memberikan kemudahan dalam pengolahan sistem informasi manajemen pada proses pencarian data informasi di Departemen Teknik Industri Universitas Sumatera Utara. 2. Mempermudah para Dosen dan Koordinator Kerja Praktek dan Tugas Akhir untuk melihat data laporan yang ada dalam website, yang berisikan tentang data Kerja Praktek, Tugas Akhir, dan Alumni pada Departemen Teknik Industri.
1.6. Sistematika Penulisan Tugas Akhir berikut : Sistematika yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai BAB I Pendahuluan : Bab ini berisi latar belakang permasalahan, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan batasan masalah yang digunakan dalam penelitian dan sistematika penulisan tugas akhir. BAB II Gambaran Umum Perusahaan : Pada bab ini berisikan sejarah Departemen Teknik Industri (perusahaan), ruang lingkup Teknik Industri, tenaga kerja, proses administrasi Pada Perpustakaan Teknik Industri, dengan membuat Perancangan Sistem Informasi Manajemen, yaitu dengan mempermudah untuk Melihat data Tugas Akhir, Judul Kerja Praktek, Dan data Alumni serta beberapa hal yang mendukung informasi mengenai Departemen Teknik Industri. BAB III Landasan Teori : Pada bab ini diuraikan teori yang berkaitan dengan pokok permasalahan yang dikaji dalam tugas akhir ini, rumus, metode dan pendekatan yang digunakan sebagai dasar pemecahan masalah. Landasan teori ini mencakup tentang seperangkat elemen atau komponen, dan hubungan fungsional, sebuah sistem juga harus memiliki atribut. Komponen dari sebuah sistem adalah elemen-elemen operasional dari sistem tersebut yang terdiri dari input, proses dan output dan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL.
BAB IV Metodologi Penelitian : Pada bab ini berisikan mengenai jenis penelitian, lokasi dan waktu penelitian, kerangka konseptual, tahapan penelitian, metode dan instrumen penelitian, langkah-langkah pengumpulan dan pengolahan data, arahan analisis dan pemecahan masalah, serta kesimpulan dan saran. BAB V Pengumpulan dan Perancangan Sistem : Bab ini berisikan tentang pengumpulan dan pengolahan data berisi tentang pengumpulan data, yaitu data tentang Judul Tugas Akhir, Judul Kerja Praktek dan Data Alumni serta Profil Dosen pada Departemen Teknik Industri. Sedangkan pengolahan data yang dilakukan adalah merancang sistem informasi manajemen Berbasis Web untuk mempermudah proses pencarian inforamsi Pada Departemen Teknik Industri, dari manual sampai pada sistem cepat dan mudah untuk mendapatkan nya, serta pengembangan sistem dengan metode yang dipilih untuk membantu pemecahan masalah yang ada di Departemen Teknik Industri BAB VI BAB VII Pembahasan : Bab ini berisi pembahasan dari hasil pengembangan sistem. Kesimpulan dan Saran : Bab ini berisi kesimpulan yang diperoleh dari hasil pemecahan masalah dan saran-saran yang bermanfaat bagi pihak Departemen Teknik Industri. Daftar Pustaka Lampiran