BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Ketersediaan kendaraan dalam sebuah perusahaan tentu sangat penting dalam mendukung aktifitas bisnis perusahaan. Berbagai kegiatan perusahaan yang melibatkan petinggi perusahaan sampai divisi di bawahnya tidak terlepas dari aktifitas kerja yang menuntut mereka berada di luar perusahaan. Beberapa divisi perusahaan ditugaskan untuk melakukan kegiatan di luar kantor. Saat ini, pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Kantor Pusat untuk memenuhi kebutuhan pegawai akan penggunaan kendaraan operasional di perusahaan masih dilakukan secara manual sehingga membutuhkan konsentrasi dalam mengingat dan menyusun daftar kendaraan yang belum digunakan, sedang dalam penggunaan, atau baru dialokasi akan digunakan. Dalam proses yang berjalan saat ini untuk pemesanan kendaraan operasional yang dilakukan oleh divisi harus melalui surat terlebih dahulu yang dikirim ke kepala bagian kemudian surat tersebut di disposisi ke wakil kepala bagian, setelah itu wakil kepala bagian mendisposisi ke supervisor dan supervisor mendisposisi ke koordinator sopir. Selanjutnya koordinator sopir akan menghubungi divisi yang memesan kendaraan untuk memberitahukan nomor plat kendaraan dan nomor handphone sopir yang akan mengantarkan pegawai tersebut untuk dinas keluar kantor. Terkadang divisi yang ingin memesan kendaraan operasional menggunakan jalan pintas dengan cara menghubungi langsung ke koordinator sopir tanpa membuat surat terlebih dahulu dikarenakan proses surat menyurat memakan waktu yang lama. Hal ini menyebabkan tidak ada bukti tertulis yang menyatakan bahwa divisi terkait telah memesan kendaraan operasional untuk melakukan dinas keluar kantor. Atas hal tersebut koordinator sopir mengalami kesulitan dalam membuat laporan kegiatan kendaraan operasional. Untuk menunjang kinerja tersebut dibutuhkan adanya sebuah sistem informasi yang dapat mempermudah pegawai dalammemesan kendaraan operasional untuk melakukan dinas keluar kantor. Penelitian ini bertujuan untuk merancang suatu sistem informasi pemesanan kendaraan operasional secara online melalui website. Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat menghasilkan sistem informasi berbasis web yang dapat mempermudah dalam pemesanan kendaraan yang akan digunakan oleh divisi untuk kegiatan dinas keluar kantor dan mempermudah koordinator sopir dalam membuat laporan kegiatan kendaraan operasional.secara umum sistem berjalan yang ada 1
2 di PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero), Tbk Kantor Pusat sudah terkomputerisasi hanya ada sebagian kecil saja yang masih dilakukan secara manual. Berdasarkan latar belakang yang ditemukan diatas, maka penyusunan skripsi ini berjudul Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Kelola Kendaraan Operasional Berbasis Web Pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero), Tbk Kantor Pusat. 1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang dijelaskan di atas, maka rumusan masalah yang ada diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana merancang sistem informasipemesanan kendaraan operasional berbasis webyang mudah digunakan oleh pegawai yang ingin memesan kendaraan operasional untuk melakukan perjalaan dinas keluar? 2. Bagaimana mengelola kendaraan yang ada dan masih digunakan oleh pegawai lain dengan rancangan sistem informasi yang akan dibuat? 3. Bagaimana menyampaikan informasi laporan pemesanan kendaraan operasional? 1.3. Batasan Masalah Pada skripsi ini batasan masalah dalam membuat sebuah sistem informasi kelola kendaraan operasionalberbasis web pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero), Tbk Kantor Pusat yang hanya menekankan pada hal-hal sebagai berikut : 1. Tugas Akhir ini hanya mengangkat persoalan mengenai pemesanan kendaraan operasional dan laporan pemesanan kendaraan operasional saja. 2. Sistem yang dikembangkan adalah sistem pemesanan kendaraan operasional yang akan digunakan oleh pegawai dan koordinator sopir. 1.4. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.4.1. Tujuan Penelitian Tujuan dari perancangansistem informasi kelola kendaraan operasional berbasis web pada PT. BRI (Persero), Tbk Kantor Pusat adalah sebagai berikut : 1. Untuk meningkatkan pelayanan pemesanan kendaraan operasional. 2. Untuk memonitoring jumlah pemakaian kendaraan operasional. 3. Untuk meningkatkan keakuratan dalam pembuatan laporan.
3 1.4.2. Manfaat Penelitian Manfaat dari perancangan sistem informasi pemesanan kendaraan operasional secara online pada PT. BRI (Persero), Tbk Kantor Pusat adalah sebagai berikut : 1. Mempermudah pegawai dalam memesan kendaraan operasional. 2. Mempermudah dan mempercepat pencarian informasi yang dibutuhkan dalam membuat laporan kegiatan kendaraan operasional ke pihak manajemen perusahaan. 3. Informasi yang disampaikan oleh koordinator sopir cepat dan akurat. 4. Penghematan penggunaan kertas. 5. Meningkatkan pelayanan kepada Divisi-divisi. 1.5. Metode Penelitian Metode penelitian yang dilakukan dalam penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut : 1.5.1. Teknik Pengumpulan Data a. Pengamatan Langsung (Observasi) Pengamatan Langsung atau Observasi adalah suatu teknik pengumpulan data melalui pengamatan secara langsung dilapangan. b. Wawancara Wawancara adalah proses tanya jawab secara langsung dan sistematis dengan mengajukan beberapa pertanyaan kepada narasumber. 1.5.2. Metode Pengembangan Sistem Metode Perancangan pada sistem ini menggunakan metode waterfall yaitu suatu bentuk pengembangan system yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di tahap tersebut dalam proses pengembangannya. Untuk mengembangkan perangkat lunak terdapat bebebrapa tahap antara lain : 1. Analisis adalah tahap menganalisa hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proses pembuatan atau pengembangan software. Dalam hal ini analisis yang dilakukan dengan menganalisa dokumen-dokumen yang digunakan dalam pemesanan kendaraan operasional. 2. Design adalah tahap penterjemah dari keperluan-keperluan yang dianalisis dalam bentuk yang lebih mudah dimengerti oleh pemakai yaitu dengan cara menampilkan kedalam Unified Modelling Language (UML) yaitu Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, dan Class diagram.
4 3. Coding adalah tahap penterjemah data/ pemecahan masalah software yang telah dirancang dalam bahasa pemrograman yang telah ditentukan dan digunakan dalam pembuatan system menggunakan software Adobe Dreamweaver CS6, PHP, MySQL. 4. Testing adalah tahap pengujian terhadap program yang telah dibuat. Pengujian ini dimulai dengan membuat suatu uji kasus untuk setiap fungsi pada perangkat lunak untuk sistem informasi pemesanan kendaraan operasional kemudian dilanjutkan dengan pengujian terhadap modul-modul dan terakhir pada tampilan antar muka untuk memastikan tidak ada kesalahan dan semua berjalan dengan baik. Testing menggunakan testing white box yaitu pengujian yang didasarkan pada pengecekan terhadap detail perancangan, menggunakan control dari desain program secara procedural untuk membagi pengujian kedalam beberapa kasus pengujian. 1.6. Sistematika Penulisan Untuk dapat membahas masalah yang bersifat ilmiah, tentu diperlukan ketelitian dan informasi yang cukup lengkap. Begitu pula dengan pembahasannya diperlukan penyusunan secara sistematis, sehingga para pembaca dapat dengan mudah memahami dan mengerti isi dalam laporan tersebut dan memudahkan pembacaan untuk mengambil keputusan. Perancangan sistem ini terdiri dari 5 (lima) bab yang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut : BAB I : PENDAHULUAN Pada bab pendahuluan ini akan menguraikan secara singkat tentang latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penulisan, metode penulisan serta sistematika penulisan. BAB II : LANDASAN TEORI Pada bab landasan teori ini akan menguraikantentang teori-teori dasar yang relevan dengan msalah yang dibahas dalam skripsi ini meliputi analisa dan perancangan sistem berorientasi objek serta teori pendukung lainnya yang berkaitan dengan masalah yang dibahas.
5 BAB III : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Pada bab analisa dan perancangan sistem ini akan menguraikan tentangprofil perusahaan, uraian prosedur, analisa sistem yang digunakan sebagai dasar pembuatan aplikasi yang dibangun. Disamping itu juga bab ini membahas tentang pemodelan sistem yang menggambarkan muatan dan aliran informasinya menggunakan Unified Modeling Language (UML) yang berupa Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram Class Diagram, dan uraian analisa system berjalan dan system yang diusulkan. BAB IV : RANCANGAN TAMPILAN Pada bab rancangan tampilan ini akan menguraikan tentang rancangan tampilan layar yang akan dibuat dan diimplementasikan pada sistem. BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab kesimpulan dan saran ini akan menguraikan tentang kesimpulan dari seluruh proses pembuatan sistem dan untuk penyempurnaan tugas akhir ini akan memberikan beberapa saran yang membangun.