LAPORAN TUGAS AKHIR SISTEM INFORMASIPERSEDIAAN OBAT PADA PUSKESMAS TANJUNG BREBES AnnisaFelayatie Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dian Nuswantoro Jl. Nakula I No. 5-11 Semarang 50131 Telp : (024) 3517261, Fax : (024) 3520165 E-mail : anisamahdigunawan@gmail.com ABSTRAK Proses persediaan di puskesmas Tanjung Brebes saat ini masih menggunakan pembukuan belum terkomputerisasi sehingga dalam kinerjanya masih kurang efektif efesien.masalah terjadipada pengelolaanpersediaansecara manual yaitulamanya pencatatanpembuatanlaporan, menumpuknya, sertakesulitandalam pencarianperhitunganjumlah akankadaluarsaakanhabisuntuknantinya di ajukansebagaiusulanpermintaan. Berdasarkan permasalahan terjadi, penulis ingin membuat suatu aplikasi persediaan guna menangani ketersediaanpadapuskesmastanjungbrebes. Dengan aya aplikasi tersebut, diharapkan nantinyapersediaan akan lebih terorganisir sehingga akan mempermudah cara kerja meningkatnya efesiensi kerja. Aplikasi dihasilkan dalam sistem ini adalah Aplikasi Sistem Informasi PersediaanObatPadaPuskesmasTanjungBrebesberbasis web denganmenggunakanbahasa pemrograman PHP base MySQL.MetodepengembanganSistem digunakanyaitudenganmetode Waterfall. Kata kunci :Puskesmas, Obat, Pengelolaan Data, SistemInformasi, Web, PHP, MySQL, Waterfall. I PENDAHULUAN Penggunaan Teknologi Informasi (TI) saat ini sudah menyebar hampir di semua big tidak terkecuali di tempat pelayanan masyarakat.teknologi merupakan pemicu dari berkembangnya daya pikir manusia untuk mencapai suatu hal baru maksimal dalam membantu meringankan pekerjaan manusia.dengan teknologi dimiliki dapat memberikan solusi atas masalah masalah dihadapi, terutama berbagai masalah informasi saat ini masih dikerjakan secara manual sekarang sudah terkomputerisasi.berkembangn ya teknologi ini mendorong suatu pemberian informasi untuk dapat memanfaatkan
teknologi baru sesuai dengan kebutuhan tersebut. Masyarakat merupakan pelaku penggerak dari pembangunan nasional.masyarakat sehat merupakan salah satu kunci suksesnya pembangunan nasional.atas dasar itu, maka dilaksanakanlah pembangunan kesehatan merupakan bagian dari pembangunan nasional dengan tujuan meningkatkan kesadaran, kemauan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud masyarakat sehat. Salah satu cara untuk melaksanakan pembangunan kesehatan nasional adalah dengan dibentuknya suatu sarana pelayanan kesehatan hadir dengan tujuan memberi pelayanan kesehatan berupa pelayanan medis dalam rangka pengan pencegahan penyakit diderita oleh pasien. Oleh karena itu puskesmas diharapkan dapat menjamin ketersediaan baik jumlah jenis sesuai dengan kebutuhan pola penyakit, tepat waktu, merata berkesinambungan sehingga menghasilkan suatu pemecahan masalah kesehatan melalui aktivitas organisasi.sarana pelayanan kesehatan berupa pelayanan medis sangat penting di Indonesia adalah puskesmas. Puskesmas merupakan unit pelaksana teknis dinas kesehatan kabupaten/kota bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah kerja. Puskesmas adalah unit pelaksana fungsional berfungsi sebagai pusat pembangunan kesehatan, pusat pembinaan peran serta masyarakat dalam big kesehatan, serta pusat pelayanan kesehatan tingkat pertama menyelenggarakan kegiatannya secara menyeluruh, terpadu berkesinambungan pada suatu masyarakat bertempat tinggal dalam suatu wilayah tertentu. Salah satu pelayanan pendukung penting di puskesmas yaitu pelayanan dengan memberikan sesuai dengan resep dokter berdasarkan penyakit diderita pasien, pelayanan informasi berupa penjelasan tentang pemakaian sesuai dengan penyakit dosisnya,serta pengembangan, bahan.untuk dapat memberi pelayanan secara efektif, efesien rasional diperlukan sistem pengelolaan secara tertib benar sesuai standar ada.untuk mengelola diperlukan tenaga dalam jumlah mutu tepat,
metode atau prosedur kerja jelas terperinci, serta dibutuhkan sarana prasarana memadai.sistem Pengelolaan Obat merupakan suatu rangkaian kegiatan meliputi aspek seleksi perumusan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian penggunaan. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa masingmasing tahap pengelolaan merupakan suatu rangkaian terkait, dengan demikian prosedur pengelolaan akan dimulai dari perencanaan pengadaan merupakan dasar pada prosedur persediaan di Puskesmas. Tujuan dari persediaan yaitu untuk memperoleh barang atau jasa dibutuhkan dalam jumlah cukup dengan kualitas harga dapat dipertanggung jawabkan, dalam waktu tempat tertentu secara efektif efisien, menurut tata cara ketentuan berlaku. Persediaan di puskesmas merupakan salah satu aspek penting dari puskesmas karena pengontrolan kurangbaik akan memberikan dampak negatif terhadap kinerja puskesmas. Sementara ketersediaan merupakan aspek penting dalam memenuhi kebutuhan untuk pasien.oleh Karena itu kinerja pengelolaan sangat menentukan keberhasilan dalam pengelolaan di puskesmas. Kinerja pengelolaan meliputi tahapan perencanaan, permintaan, penerimaan, penyimpanan, distribusi, pengendalian, penggunaan, pencatatan pelaporan terkait satu sama lain. Pengelolaan persediaaan di puskesmas Tanjung Brebes saat ini masih menggunakan pembukuan belum terkomputerisasi sehingga dalam kinerjanya masih kurang efektif efesien sehingga sistem pengelolaan persediaan meliputi aspek seleksi perumusan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian penggunaan menjadi kurang tepat, efektif efesien. Selain hal tersebut diatas kekurangan stock karena banyaknya resep masuk setiap hari kebutuhan tidak tentu tergantung penyakit membuat stok menjadi tidak terkontrol dengan baik. Hal ini disebabkan dokumentasi keluar masuknya masih dilakukan secara manual dengan menuliskan setiap termasuk keluar masuknya menggunakan
kertas diarsipkan (pembukuan).cara tersebut masih memiliki kekurangan. Kekurangannya antara lain adalah lamanya pencatatan pembuatan laporan untuk disampaikan kepada kepala puskesmas dinas kesehatan menjadi sering terlambat, menumpuknya karena masih menggunakan pembukuan kertas-kertas diarsipkan, kesulitan dalam pencarian. Puskesmas Tanjung Brebes sudah menerapkan metode FIFO (First In First Out) dalam penyimpanan digug digunakan untuk mengelola tanggal kadaluarsa setiap, jika ada item akan kadaluarsa petugas gug farmasi akan mengajukan usulan ke dokter kepala puskesmas untuk meminta permohonan agar tersebut dikeluarkan dahulu minimal satu (1) bulan sebelum masa tanggal kadaluarsa tersebut habis, namun dalam tersebut para petugas gug farmasi mengalami kendala karena sulitnya pencarian akan kadalursa tersebut karena masih diberlakukannya pengelolaan secara manual dengan menggunakan kartu stock harus di cari satu persatu untuk mencari mana saja akan II 2.1 kadaluarsa, selain hal tersebut disaat stock akan habis maupun sudah habis sebelum jadwal pengiriman sudah ditetapkan, petugas mengalami kesulitan dalam pencarian memperhitungkan jumlah habis untuk nantinya petugas gug farmasi mengajukan usulan permintaan ke Dinkes. Oleh karena itu, sangatlah diperlukan suatu sistem informasi guna mencegah kesalahan mungkin terjadi melengkapi kekurangankekurangan ada pada kinerja secara manual. Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas maka dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis mengambil judul SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN OBAT PADA PUSKESMAS TANJUNG BREBES. TINJAUAN PUSTAKA Definisi Sistem Manusia hidup didunia penuh dengan sistem, di sekeliling manusia apa dilihat sebenarnya adalah kumpulan dari suatu sistem. Menurut McLeod [1] sistem adalah sekelompok elemenelemen terintegrasi dengan tujuan sama untuk mencapai tujuan.berdasarkan definisi sistem dikemukakan dapat ditarik kesimpulan bahwa Sistem
adalah kumpulan bagianbagian atau subsistemsubsistem disatukan dirancang untuk mencapai suatu tujuan. 2.2 Definisi Informasi Menurut McLeod [1] informasi (information) adalah diolah menjadi bentuk lebih berguna lebih berarti bagi menerimanya.informasi juga disebut telah di atau memiliki arti.informasi merupakan telah di sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang menggunakan.para pembuat keputusan memahami bahwa informasi menjadi faktor kritis dalam menentukan kesuksesan atau kegagalan dalam suatu big usaha. Sistem apapun tanpa ada informasi tidak akan berguna, karena sistem tersebut akan mengalami kemacetan akhirnya berhenti. Informasi dapat berupa mentah, tersusun, kapasitas sebuah saluran informasi, sebagainya. [1] 2.3 Definisi Sistem Informasi Menurut O Brian [1] sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orangorang, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi, sumber daya mengumpulkan, mengubah, menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.menurut Jogiyanto [1] sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, kegiatan strategi dari suatu organisasi serta menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan diperlukan. Sistem informasi juga dapat didefinisikan sebagai suatu sistem dibuat oleh manusia terdiri dari komponenkomponen dalam organisasi untuk menyajikan informasi. Sistem informasi merupakan sistem pembangkit informasi, kemudian dengan integrasi dimiliki antar subsistem, maka sistem informasi akan mampu menyediakan informasi berkualitas, tepat, cepat akurat sesuai dengan manajemen dibutuhkan. Pada lingkungan berbasis komputer, sistem informasi menggunakan perangkat keras lunak komputer, jaringan telekomunikasi, manajemen basis, berbagai bentuk teknologi informasi lain dengan tujuan untuk mengubah sumber menjadi berbagai macam informasi dibutuhkan oleh pemakai. [1]
2.4 Metode Sistem Pengembangan Metode pengembangan sistem digunakan oleh penulis merupakan metode sering digunakan oleh penganalisa sistem pada umumnya. Inti dari metode waterfall adalah pengerjaan dari suatu sistem dilakukan secara berurutan atau secara linear. Jadi jika langkah satu belum dikerjakan maka tidak akan bisa melakukan pengerjaan langkah 2, 3 seterusnya. Secara otomatis tahapan ke-3 akan bisa dilakukan jika tahap ke-1 ke-2 sudah dilakukan. [9] Gambar 2.1: SDLC Model 2.5 Tinjauan Umum Tentang Obat Obat merupakan komponen dasar suatu pelayanan kesehatan. Dengan pemberian, penyakit diderita oleh pasien dapat diukur tingkat kesembuhannya. Selain itu merupakan kebutuhan pokok masyarakat, maka persepsi masyarakat tentang hasil diperoleh dari pelayanan kesehatan adalah menerima setelah berkunjung ke sarana kesehatan baik puskesmas, rumah sakit maupun poliklinik. Obat merupakan komponen utama dalam intervensi mengatasi masalah kesehatan, maka pengadaan dalam pelayanan kesehatan juga merupakan indikator untuk mengukur tercapainya efektifitas keadilan dalam pelayanan kesehatan (Idham, 2005). [3] Dari segi farmakologi didefinisikan sebagai substansi digunakan untuk pencegahan pengan baik pada manusia maupun pada hewan. Obat merupakan faktor penunjang dalam komponen sangat strategis dalam pelayanan kesehatan (Widhayani, 2002). [3] 2.6 Tinjauan Umum Tentang Persediaan Persediaan diadakan apabila keuntungan diharapkan dari persediaan tersebut terjamin kelancarannya.dengan demikian perlu diusahakan keuntungan diperoleh lebih besar dari biaya-biaya ditimbulkan.persediaan adalah merupakan salah satu unsur paling aktif dalam operasi organisasi secara terus menerus diperoleh, diubah kemudian dijual
kembali. Persediaan dapat didefinisikan sebagai berikut : suatu aktivitas meliputi barang pemilik organisasi dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu atau persediaan barang-barang masih dalam pengerjaan produksi ataupun persediaan bahan baku menunggu penggunaanya dalam produksi. III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Obyek Penelitian Dalam membuat laporan kerja praktek ini penulis melakukan penelitiandi Puskesmas Tanjung Kabupaten Brebes, beralamatkan di Jl. Cemara no. 9 telp: 0283877562 TanjungBrebes 52254. 3.2 Jenis Sumber Data 3.2.1 Jenis Data 1. Data Kualitatif Merupakan jenis dapat dikategorisasikan tetapi tidak dapat dihitung. Jenis ini tidak dapat dituliskan dalam bentuk angka-angka. Adapun kualitatif akan digunakan nantinya adalah informasi mengenai tinjauan umum puskesmas pengelolaan nya, struktur organisasi. 2. Data Kuantitatif Merupakan menunjukan jumlah atau banyaknya sesuatu. Jenis ini mengacu dengan hasil atau berupa angka-angka. Data kuantitatif digunakan penulis berupa, stock mulai dari permintaan, distribusi pengeluaran. 3.2.2 Sumber Data 1. Data Primer Merupakan sumber penelitian diperoleh secara langsung dari sumber asli (tidak melalui media perantara). Data jenis ini diperoleh dari hasil survey, hasil wawancara dengan penanggung jawab gug farmasi di puskesmas, kepala pimpinan kepala Tata Usaha. Data diperolehantara lain tentangpengelolaan di puskesmasmulaidariperencanaa n,permintaan, penerimaan, penyimpanan, distribusi, pengendalian, penggunaan, pencatatanpelaporan terkaitsatusama lain, strukturorganisasi, lainlain. 2. Data Sekunder Merupakan pendukung sumbernya diperoleh secara tidak langsung melalui media perantara (diperoleh dicatat oleh pihak lain). Data sekunder dapat berupa bukti, catatan atau
3.3 laporan historis dipublikasikan tidak dipublikasikan. Data sekunder bisa diperoleh dari media baca baik buku maupun artikelartikel di media cetak atau elektronik lainnya. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan digunakan diantaranya : a. StudiPustaka Untuk mendukung kajian penelitian dilakukan, penulis mengumpulkan beberapa sumber diperoleh dari buku-buku media referensi lainnya membahas seputar kajian penelitiannya. b. Wawancara (Interview) Wawancara adalah metode untuk mengumpulkan dengan mengajukan pertanyaan langsung kepada narasumber. Metode ini dilakukan penulis dengan cara tanya jawab secara langsung mengenai hal-hal berhubungan dengan masalah diteliti.narasumber kunci dalam penelitian ini adalah penanggung jawabgugfarmasi.d ari wawancaratersebutdiperole h sepertistrukturorganisasi,, pembukuanmulaidaripe ncatatan, pemasukan, pengeluaran dilengkapidengankartu stock. c. Survey Yaitudenganmelihat secaralangsungbagaimana pengelolaan dilakukanolehpenangungja wabgugfarmasi di PuskesmasTanjungBrebes. Mulaidariperencanaan, permintaan, penerimaan, penyimpanan, distribusi, pengendalian, penggunaan, pencatatanpelaporan terkaitsatusama lainhinggapenyajianlaporan harian, bulanan, maupun tahunan. IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Rancangan Sistem a. Context Diagram Gambar 2.3: Context Diagram
b. Diagram Decomposisi d. ERD Gambar 2.4: Diagram Decomposisi c. DFD Level 0 V. 5.1 Gambar 2.5: DFD Level0 Gambar 2.6: ERD PENUTUP Kesimpulan Sebagai penutup dari penulisan laporan ini, maka ada beberapa hal dapat dijadikan kesimpulan diantaranya : 1. Pengguna atau Userdapat lebih mudah menggunakan aplikasi ini untuk memperoleh informasi berkaitan dengan pengelolan pemasukanpengeluaran padapuskesmastanjun gbrebes, serta melakukan kontrol terhadap ada di PuskesmasTanjungBrebes. 2. Lebihmudahdalammelakuk an pencarian
5.1 baik akanhabismaupun akankadaluarsakarenadilen gkapilaporan stock minimal laporan akan kadaluarsa. 3. Sistem Pengelolaan Obat meliputi aspek seleksi perumusan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian penggunaan menjadi tepat, efektif efesien. 4. Proses pencatatan pembuatan laporan menjadilebihcepat. 5. Keakuratan informasi diperoleh dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. 6. Mampu meningkatkan produktifitas pegawai. 7. Mengurangi tingkat kecurangan kesalahan dalam pembuatan laporan, karena di dalam base telah terintegrasi tidak dapat dimanipulasi oleh user secara langsung dengan aya hak akses. Saran Adapun saran ingin penulis sampaikan pada PuskesmasTanjungBrebes dalam pengolahan nya yaitu : 1. Sebagai tahap awal dari penggunaan program pengeelolaan pada, maka diperlukan pelatihan kepada para Useruntuk memberikan petunjuk menggunakan mengantisipasi kesalahan timbul dalam penggunaan nanti. 2. Membuat Backup Datauntuk menjaga kemungkinan rusaknya ketika perangkat lunak mengalami masalah. 3. Melakukan Maintenance terhadap hardware software agar program dapat digunakan dengan sebaik mungkin. 4. Memantau efektifitas efisiensi program untuk pengembangan program selanjutnya guna mengantisipasi kebutuhan sistem dimasa akan ng. DAFTAR PUSTAKA [1] Yakub. 2012. PengantarSistemInformasi. Jogjakarta :GrahaIlmu. [2] Fathansyah. 2012. Basis Data. Bandung :Informatika. [3] http://blogcarimakalah.blogspot.com/2 013/01/makalah-perencanaan--di puskesmas.html, diaksespanggal 22 April 2013 [4] Nurdiansyahet al. 2012. PembuatanSistemIformasiApotekBerb asis WebPadaApotekTulakan.Indonesian Jurnal on Computer Science Speed (IJCSS) 13 FTI UNSA Vol 9 No 3 Desember 2012 - journal.unsa.ac.id.
[5] NurSofyan, Agung. 2010. Analisis Dan PerancanganSistemInformasiPengada an Dan PersediaanObatPadaGugFarmasi RumahSakitUmumPusat Dr. SoeradjiTirtonegoroKlaten. Tesis.SekolahTinggiManajemenInfor matika Dan Komputer (AMIKOM). [6] Rusdah. 2011. Analisa DanRancanganSistemInformasiPersed iaanobat :StudiKasusPuskesmasKecamatanKeb onjeruk. Jurnal TELEMATIKA MKOM, Vol.3 No.2, September 2011 ISSN 2085-725X. [7] Bagadenta, Aryo. 2012. ManajemenPengelolaanApotek. DMEDIKA : Jogjakarta. [8] Sidik, Betha. 2012. Pemrograman Web Dengan PHP.Informatika : Bandung. [9] http://nurichsan.blog.unsoed.ac.id/201 0/11/19/metode-pengembanganwaterfall-prototyping, diaksespanggal 22 April 2013 [10] http://www.slideshare.net/paisalta NJUNGJAMBAK/analis-analisissistem-14860240, diaksespanggal 22 April 2013 [11] http://pmjmaharta.blogspot.com/2012/06/makala h-pengujian-sistem.html, diaksespanggal 22 April 2013