PEMERINTAH KABUPATEN BENGKULU SELATAN DINAS PENGENDALIAN PENDUDUK, KELUARGA BERENCANA, PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN PERLINDUNGAN ANAK Jl. Letnan Tukiran No. 151 (0739) 21141 MANNA email : dppkbpppa_bs2017@yahoo.com Manna, 25 Januari 2017 Kepada Yth. 1. 2. 3. 4. 5. 6. di.- Sekretaris Dinas, Kabid KBK2K, Kabid Dalduk, Penyuluhan dan Penggerakan, Kasubbag Keuangan dan BMD, Bendahara Barang/Pengurus Barang, Para Kepala UPT Dinas PPKB, PP dan PA. Lingkungan Dinas PPKB, PP dan PA Kabupaten Bengkulu Selatan SURAT EDARAN Nomor : 16/KPA.1-843.4/I/2017 TENTANG TATA KELOLA PERMINTAAN, PENYIMPANAN DAN PENGELUARAN ALKON/NON ALKON A. Latar Belakang Salah satu upaya menjamin keberlangsungan pelayanan KB diperlukan dukungan ata kelola alkon dan non alkon yang profesional efektif dan efisien melalui pengelolaan logistik sesuai standard yang berlaku. Mengingat alkon dan non alkon memiliki nilai yang sangat strategis dalam menunjang operasional Program Kependudukan dan KB, maka alkon dan non alkon tersebut harus dikelola dengan baik. Agar pengelolaan alkon dan non alkon dapat dilakukan dengan baik, maka diperlukan suatu tata kelola yang dapat dijadikan acuan dalam permintaan, penyimpanan, dan pengeluaran sampai dengan pengeluaran alkon dan non alkon sehingga terjamin kelayakan persedian (buffer stock) di gudang.
B. Maksud dan Tujuan 1. Maksud a) Terlaksananya permintaan, penyimpanan dan pengeluaran alkon dan non alkon secara tertib, aman dan lancer taat azas sesuai standard tata kelola sehingga alkon dan non alkon dalam keadaan siap pakai; b) Sebagai acuan dalam monitoring dan pengendalian permintaan dan pengeluaran alkon dan non alkon. 2. Tujuan a) Terlaksananya permintaan alkon dan non alkon sesuai ketentuan yang berlaku; b) Terciptanya penyimpanan alkon dan non alkon sesuai dengan standard penyimpanan; c) Terkendalinya pengeluaran alkon dan non alkon sesuai tepat jenis, tepat waktu, dan tepat sasaran. C. Ketentuan Permintaan, Penyimpanan, dan Pengeluaran Alkon dan Non Alkon di lingkungan Dinas Pengendalian Penduduk, Keluarga Berencana, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kabupaten Bengkulu Selatan, sebagai berikut : 1) Permintaan adalah sejumlah alkon dan non alkon yang diminta (request system) pada suatu waktu tertentu. Permintaan berkaitan dengan stok alkon dan non alkon yang ingin dipenuhi. 2) Permintaan (non request) berdasarkan atas rencana distribusi (rensi). 3) Pengeluaran merupakan rangkaian kegiatan perpindahan alkon dan non alkon dari gudang Dinas berdasarkan atas kebutuhan karena kondisi stock UPT Dinas sudah mencapai pada posisi minimum. 4) Pengiriman/penyaluran adalah kegiatan pengiriman alkon dan non alkon ke UPT Dinas dan pelayanan berdasarkan pemesanan/ permintaan, tanpa permintaan (request, non request atau pull dan push system) dan atau distribusi dinamis yang bersifat horizontal. 5) Push Distribution System adalah sistem distribusi yang dilakukan berdasarkan Dropping/Non Request. 6) Pull Distribution System adalah sistem distribusi yang dilakukan berdasarkan permintaan/request. 7) Lead Time adalah waktu yang diperhitungkan untuk proses permintaan alkon dan non alkon mulai surat permintaan alkon dan non alkon diproses sampai alkon dan non alkon tersebut diterima. 8) Penyimpanan adalah kegiatan penempatan, penataan, pencatatan, dan pemeliharaan alkon dan non alkon di gudang.
9) Semua pihak terkait harus melakukan penghitungan minimum dan maksimum stock disesuaikan dengan sistem distribusi yang digunakan; Pull Distribution System (Request System) atau Push Distribution System (Dropping). 10) Buffer Stock adalah tingkat ketersediaan suatu alkon dan non alkon untuk waktu tertentu. 11) First In First Out (FIFO) adalah proses pengeluaran alkon dan non alkon berdasarkan waktu, bila masuk pertama maka harus dikeluarkan lebih awal. 12) First to Expire Date, First Out (FEFO) adalah proses pengeluaran alkon dan non alkon berdasarkan batas kadaluarsa, bila alkon dan non alkon yang batas kadaluarsanya lebih awal maka harus dikeluarkan lebih awal. 13) Pengeluaran alkon dan non alkon dari gudang harus dilakukan dengan menggunakan Surat Bukti Barang Keluar (SBBK) yang ditanda tangani oleh Bendahara Barang dan pengirim (ekpedisi), dasar penerbitan SBBK tersebut adalah SPMB yang dibuat berdasarkan rensi atau surat permintaan alkon dan non alkon dari provinsi/bagian/komponen serta memperhatikan perhitungan stock alkon/non alkon yang masih tersedia. 14) Formulir yang dipergunakan dalam permintaan dan penyaluran alkon dan non alkon adalah sebagai berikut : a. Formulir permintaan alkon dan alkon ; b. Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB), merupakan dokumen yang dipergunakan sebagai dasar untuk mengeluarkan alkon dan non alkon dari gudang; c. Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB), Dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk mencatat ke dalam buku barang masuk ; d. Surat Bukti Barang masuk (SBBM), Dokumen yang dibuat oleh Bendahara Barang sebagai tanda bahwa alkon dan non alkon telah diterima secara resmi; e. Surat Bukti Barang Keluar (SBBK), Dokumen yang dibuat oleh Bendahara Barang sebagai bukti telah dikeluarkannya alkon dan non alkon dari gudang; 15) Buku dan Kartu yang dipergunakan dalam pencatatan alkon dan non alkon : a. Buku Barang Masuk (BBM), Buku yang dipergunakan untuk mencatat setiap alkon dan non alkon yang diterima sebagai agenda untuk penomoran SBBM; b. Buku Barang Keluar (BBK), Buku yang dipergunakan untuk mencatat setiap alkon dan non alkon yang dikeluarkan dari gudang sebagai agenda untuk penomoran SBBK;
c. Kartu Persediaan Barang, kartu yang dibuat per jenis barang untuk mencatat dan mengetahui setiap penerimaan dan pengeluaran serta sisa pesediaan akhir. Kartu Persediaan Barang ini merupakan kontrol bagi Atasan Langsung Bendahara Barang ; d. Kartu Barang, Kartu yang dibuat per jenis alkon dan non alkon yang ditempelkan pada barang yang bersangkutan, dipergunakan untuk mencatat setiap penerimaan, pengeluaran serta sisa persediaan akhir. D. Tata Kelola Permintaan dan Pengeluaran Alkon dan Non Alkon di lingkungan Dinas Pengendalian Penduduk, Keluarga Berencana, pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kabupaten Bengkulu Selatan, sebagai berikut : 1. Request a) Kepala Dinas selaku Pengguna Barang melalui Sekretaris menyetujui Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) atas permintaan dari Kabid Keluarga Berencana, Ketahanan dan Kesejahteraan Keluarga mengetahui Kepala Sub Bagian Keuangan dan BMD selaku Atasan Langsung Bendahara Barang/Pegurus Barang. Dasar mengeluarkan SPMB adalah permintaan dari Kepala UPT Dinas kepada Kepala Dinas melalui Kepala Bidang Keluarga Berencana, Ketahanan dan Kesejahteraan Keluarga atau perhitungan stock barang ; b) SPMB dibuat dan ditandatangani oleh Kepala Bidang Keluarga Berencana, Ketahanan Dan Kesejahteraan Keluarga selaku pengguna dan distujui oleh Sekretaris Dinas untuk disampaikan kepada Bendahara Barang/Pengurus Barang, asli SPMB disampaikan kepada Bendahara Barang/Pengurus Barang dengan satu tembusan Bidang Keluarga Berencana, Ketahanan dan Kesejahteraan Keluarga selaku pengguna barang dan satu tembusan disampaikan kepada Sekretaris Dinas Cq. Kasubag Keuangan dan BMD, atas perintah mengeluarkan barang tersebut Bendahara Barang/Pengurus Barang membuat dan menandatangani Surat Bukti Barang Keluar (SBBK) ; c) Setiap penyerahan alkon dan non alkon dari gudang Dinas ke UPT Dinas harus disertai dengan Berita Acara Penyerahan dan Penerimaan alkon dan non alkon ; d) Bendahara Barang/Pengurus Barang harus memberikan tembusan SBBK kepada atasan langsungnya sebagai bukti bahwa alkon dan non alkon telah diserahkan ke UPT Dinas, kepada :
o Kepala Sub Bagian Keuangan dan BMD selaku Atasan Langsung Bendahara Barang/Pengurus Barang, o Sekretaris Dinas untuk cross check, F/V/KB dan dilaporkan kepada Kepala Dinas. 2. Non Request a) Berdasarkan Rencara Distribusi (rensi) dari Bidang Keluarga Berencana, Ketahanan Dan Kesejahteraan Keluarga, selanjutnya Kabid Keluarga Berencana, Ketahanan dan Kesejahteraan Keluarga membuat Nota Dinas kepada Sekretaris Dinas untuk mendistribusikan alkon dan non alkon yang telah disetujui tersebut ; b) Sekretaris cq Kasubag Keuangan dan BMD menandatangani SPMB dengan diketahui oleh Kabid Keluarga Berencana, Ketahanan dan Kesejahteraan Keluarga sebagai dasar pengeluaran alkon dan non alkon ; c) Bendahara Barang/Pengurus Barang atas dasar SPMB tersebut mengeluarkan/menyerahkan alkon dan non alkon kepada UPT Dinas disertai dengan Surat Bukti Barang Keluar (SBBK). Demikian untuk menjadi pedoman dan dilaksanakan. KEPALA DINAS PENGENDALIAN PENDUDUK, KB, PP DAN PA KABUPATEN BENGKULU SELATAN NOPIAN ANDUSTI, S.E.,M.T Pembina Utama Muda Nip. 196711992031004 Tembusan : 1. Yth. Bupati Bengkulu Selatan (sebagai laporan) 2. Yth. Kepala Perwakilan BKKBN Provinsi Bengkulu 3. Yth. Kepala BPKAD Kab. Bengkulu Selatan 4. Yth. Inspektur Kabupaten Bengkulu Selatan