BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK

24 BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK 4 4. Analisa Sistem Dalam pengembangan teknologi informasi ini dibutuhkan analisa dan perancangan ssstem pengolah data. Sistem pengolah data tersebut diharapkan mampu mempengaruhi kinerja dari sumber daya manusia khususnya untuk meningkatkan pelayanan yang terbaik pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Metode ini membutuhkan analisis internal dan eksternal organisasi, kebutuhan bisnis dan beberapa teknik analisis untuk menghasilkan perencanaan yang baik. Data dan informasi yang dibutuhkan ialah berkenaan dengan tujuan dari pembuatan sistem informasi manajemen arsip yang meliputi pencatatan surat masuk, pencatatan disposisi surat, pencatatn surat kelaur dan pencatatan surat pengantar. Untuk membuat sistem informasi manajemen arsip dibutuhkan data tentang pegawai, perusahaan, kiriman tentang kebutuhan sistem Informasi (SI) diperlukan untuk menghasilkan perencanaan SI yang dapat mendukung strategi operasional manajemen arsip pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa diperlukan basis data untuk menyimpan data pegawai, perusahaan, kiriman, pencatatan surat masuk, pencatatan disposisi surat, pencatatan surat keluar dan pencatatan surat pengantar. 4.2 Perancangan Sistem Perancangan sistem dimaksudkan untuk membantu menyelesaikan masalah pada sistem yang sedang berjalan saat ini sehingga dapat menjadi lebih baik dengan adanya sistem terkomputerisasi. Dalam merancang sistem yang baik, harus melalui tahap-tahap perancangan sistem. Tahap-tahap perancangan sistem adalah meliputi :. Pembuatan alur sistem aplikasi (System Flow) 2. Diagram berjenjang (HIPO) 3. DFD (contex diagram, level 0 dan level ), 24

25 4. ERD (Entity Relasionship Diagram) yaitu CDM (Conceptual Data Model) dan PDM (Physical Data Model). 4.2. System Flow Berikut ini akan digambarkan System Flow dari Sistem Informasi yang akan dibuat pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.. System Flow Autentikasi Pengguna Dalam system flow ini akan dijelaskan proses autentikasi pengguna, sebelum masuk ke dalam sistem / menu utama aplikasi manajemen arsip pegawai memasukkan npp pegawai dan password. Autentikasi User (Login) Staff Administrasi Mulai NPP Pegawai dan Password Pegawai Mengecek NPP dan Password Info login salah Menampilkan login salah Benar T Y Menampilkan login berhasil Info login benar Menampilkkan Menu Utama Menu Utama Gambar 4. Sisflow Autentikasi Pengguna

26 2. System Flow Mengelola Master Jabatan Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus mengisi form jabatan untuk mencatat semua jabatan yang ada didalam PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Mengelola Master Jabatan Staff Administrasi Mulai Counter id_jabatan Nama Jabatan Y Data yang diubah Ubah? T Perubahan data Menyimpan Jabatan Data yang diubah Data yang disimpan Jabatan selesai Gambar 4.2 Sisflow Mengelola Master Jabatan

27 3. System Flow Mengelola Master Pegawai Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus mencatat semua data pegawai yang bekerja di PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Bagian Administrasi mempunyai wewenang merubah status pegawai apabila sudah tidak aktif dalam perusahaan atau pensiun. Mengelola Master Pegawai Staff Administrasi Mulai NPP_Pegawai Data tersim pan Nama Pegawai selesai Grade Golongan jabatan Password Y Data yang diubah Ubah? Perubahan data pegawai T Menyimpan data pegawai Data yang diubah Gambar 4.3 Sisflow Mengelola Master Pegawai

28 4. System Flow Mengelola Master Perusahaan Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus mencatat semua data perusahaan yang bekerja sama dengan PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Mengelola Master Perusahaan Staff Administrasi Mulai NPP Perusahaan Data tersimpan Nama Perusahaan selesai Alamat Kode Pos W ilayah Data yang diubah Pembina Y Perubahan data Ubah? perusahaan T Data yang diubah Menyimpan data perusahaan Gambar 4.4 Sisflow Mengelola Master Perusahaan

29 5. System Flow Mengelola Kiriman Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus mencatat semua data kiriman yang digunakan dalam pengiriman yang bekerja sama dengan PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Mengelola Master Kiriman Staff Administrasi Mulai Counter id kiriman Nama kiriman Y Data yang diubah Ubah? T Perubahan data Menyimpan kiriman Data yang diubah Data yang disimpan kiriman selesai Gambar 4.5 SIsflow Mengelola Master Kiriman

30 6. System Flow Mencatat Surat Masuk Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus mencatat semua data surat yang masuk dari perusahaan ke PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Mencatat Surat Masuk Staff Administrasi Mulai Counter no agenda Nama pegawai Tgl surat datang Menyimpan Surat Masuk suratmasuk selesai Tgl penyelesaian No kop surat Tanggal surat dari perihal Y Data yang diubah Ubah? Perubahan data T Perubahan data Gambar 4.6 Sisflow Mencatat Surat Masuk

3 7. System Flow Mencatat Disposisi Surat Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus mencatat semua data surat yang masuk dari perusahaan ke PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro, selanjutnya mendisposisikan surat tersebut ke bagian-bagian dalam PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Mencatat Disposisi Surat Masuk Staff Administrasi Mulai Counter id disposisi Nama disposisi Nama jabatan Y No agenda surat masuk Tambah? T Menyimpan Disposisi Disposisi Data yang disimpan selesai Gambar 4.7 Sisflow Mencatat Disposisi Surat Masuk

32 8. System Flow Mencatat Surat Pengatar Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus mencatat semua data surat pengatar yang dikeluarkan PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Mencatat Surat Pengantar Staff Administrasi Mulai Data yang diubah Counter no_surat Y Perubahan data Nama pegawai Ubah Npp perusahaan Data yang diubah Nama kiriman Menyimpan surat pengantar klasifikasi Surat pengantar Tgl surat Surat pengantar disimpan perihal selesai bidang lampiran tembusan Gambar 4.8 Sisflow Mencatat Surat Pengantar

33 9. System Flow Mencatat Surat Keluar Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus mencatat semua data surat keluar yang dikeluarkan PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Mencatat Surat Keluar Staff Administrasi Mulai Data yang diubah Counter no_surat Y Perubahan data Nama pegawai Ubah Npp perusahaan Data yang diubah Nama kiriman Menyimpan surat keluar klasifikasi Surat keluar Surat keluar disimpan Tgl surat selesai perihal bidang lam piran tem busan Gambar 4.9 Sisflow Mencatat Surat Keluar

34 0. System Flow Mencetak Laporan Disposisi Surat Masuk Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi dapat mencetak laporan disposisi surat masuk ke setiap bagian yaitu kabid umum dan TI, kabid keuangan, kabid pelayanan, kabid pemasaran pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Mencetak Laporan Disposisin Surat Masuk Staff Administrasi Kabid Umum Kabid Keuangan Kabid Pemasaran Kabid Pelayanan Mulai 2 3 3 Disposisi Mencetak Laporan Mencetak Laporan Mencetak Laporan Mencetak Laporan Surat Masuk Menampilakan Dispoisi Surat Masuk Laporan Disposisi Kabid UMUM Laporan Disposisi Kabid Keuangan Laporan Disposisi Kabid Pemasaran Laporan Disposisi Kabid Pelayanan Pegawai Disposisi Surat Masuk selesai selesai selesai selesai Kabid Umum Y T Kabid Keuangan Y 2 T Kabid Pemasaran Y 3 T Kabid Pelayanan Y 4 Gambar 4.0 Sisflow Mencetak Laporan Disposisi Surat Masuk

35. System Flow Mencetak Laporan Surat Pengantar Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi dapat mencetak laporan surat pengantar yang digunakan laporan ke pimpinan PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Laporan Surat Pengantar Staff Administrasi Mulai pegawai Memilih surat pengantar Surat pengantar Menampilkan surat pengantar kiriman perusahaan Menampilkan surat pengantar Mencetak surat pengantar selesai Gambar 4. Sisflow Mencetak Laporan Surat Pengantar

36 2. System Flow Mencetak Laporan Surat Keluar Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi dapat mencetak laporan surat keluar yang digunakan laporan ke pimpinan PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Mencetak Laporan Surat Keluar Staff Administrasi Mulai pegawai Memilih Surat Keluar Surat Keluar Menyeleksi surat keluar kiriman perusahaan Menampilkan surat keluar Mencetak surat keluar selesai Gambar 4.2 Mencetak Laporan Surat Keluar

37 4.2.2 Diagram Jenjang (HIPO) 0 Sistem Informasi Manajemen Arsip pada Jamsostek Kacab. Bojonegoro 2 3 4 5 6 7 Autentikasi User Mengelola Master Mencatat Surat Masuk Mencatat Disposisi Surat Masuk Mencatat Surat Pengantar Mencatat Surat Keluar Mencetak Laporan Gambar 4.3 Diagram Jenjang Sistem Informasi Manajemen Arsip PT. Jamsostek Kantor Cabang Bojonegoro Autentikasi User..2.3.4 Mengecek NPP dan Password Menampilkan login berhasil Menampilkan login salah Menampilkan Menu Utama Gambar 4.4 Diagram Jenjang Autentikasi User 2 Mengelola Data Master 2. Mengelola Master Jabatan 2.2 Mengelola Master Pegawai 2.3 Mengelola Master Perusahaan 2.4 Mengeloala Master Kiriman 2.. 2..2 2.2. 2.2.2 2.3. 2.3.2 2.4. 2.4.2 Menyimpan Data Jabatan Mengubah Data jabatan Menyimpan Data Pegawai Mengubah Data Pegewai Menyimpan Data Perusahaan Mengubah Data Perusahaan Menyimpan Data Kiriman Mengubah Data Kiriman Gambar 4.5 Diagram Jenjang Mengelola Data Master

38 3 Mencatat Surat Masuk 3. Mengkonter no agenda 3.2 Menyimpan Surat Masuk 3.3 Mengubah Surat Masuk Gambar 4.6 Diagram Jenjang Mencatat Surat Masuk 4 Mencatat Disposisi Surat Masuk 4. Menkonter no disposisi 4.2 Menyimpan Disposisi Surat Gambar 4.7 Diagaram JenjangMencatat Disposisi Surat Masuk 5 Mencatat Surat Keluar 5. Mengkonter no surat keluar 5.2 Menyimpan Surat Keluar 5.3 Mengubah Surat Keluar Gambar 4.8 Diagram Jenjang Mencatat Surat Keluar

39 6 Mencatat Surat Pengantar 6. Mengkonter no surat pengantar 6.2 Menyimpan Surat Pengantar 6.3 Mengubah Surat Pengantar Gambar 4.9 Diagram Jenjang Mencatat Surat Pengantar 7 Mencetak Laporan 7. Mencetak Laporan Disposisi Surat 7.2 Mencetak Surat Pengantar 7.3 Mencetak Surat Keluar Gambar 4.20 Diagram Jenjang Mencetak Laporan

40 4.2.3 Context Diagram Context diagram dari sistem informasi manajemen arsip menggambarkan proses secara umum yang terjadi pada pencatatan arsip pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Dalam Context Diagram ini melibatkan 5 entity yaitu :, kabid umum, kabid pemasaran, kabid pelayanan dan kabid keuangan. data surat keluar diubah ditampilkan data surat keluar tersimpan ditampilkan data disposisi tersimpan ditampilkan data surat pengantar tersimpan ditampilkan data surat pengantar diubah ditampilkan data pegawai tersimpan ditampilkan data pegawai diubah ditampilkan data jabatan tersimpan ditampilkan data jabatan diubah ditampilkan menu utama ditampilkan info login benar ditampilkan info login salah ditampilkan npp pegawai dan password diinputkan data jabatan diinputkan data pegawai diinputkan menyimpan surat masuk data kiriman diinputkan data perusahaan diinputkan 0 Sistem Informasi Manajemen Arsip + data disposisi diinputkan data surat keluar diinputkan data perusahaan tersimpan ditampilkan data perusahaan diubah ditampillkan data kiriman tersimpan ditampilkan data kiriman diubah ditampilkan data surat masuk diubah ditampilkan data surat masuk tersimpan ditampilkan menu laporan surat pengantar diinputkan menu disposisi surat diinputkan menu laporan surat keluar diinput disposisi surat kabid umum ditampilkan kabid umum 0 data surat pengantar ditampilkan data surat keluar ditampilkan disposisi kabid keuangan ditampilkan Sistem Informasi Manajemen Arsip + disposisi kabid pelayanan ditampilkan kabid pelayanan kabid keuangan kabid pemasaran disposisi kabid pemasaran ditampilkan Gambar 4.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Manajemen Arsip

4 4.2.4 DFD Level 0 Sistem Informasi Manajemen Arsip 3 menu pegawai dibuka mengelola master pegawai [data pegawai diinputkan] + data pegawai disimpan pegawai data pegawai dibaca [data pegawai diubah ditampilkan] [info login salah ditampilkan] [data pegawai tersimpan ditampilkan] [info login benar ditampilkan] [data perusahaan diinputkan] [menu utama ditampilkan] menu kiriman dibuka menu surat pengantar dibuka 4 data perusahaan disimpan [npp pegawai dan password diinputkan] [data perusahaan diubah ditampillkan] menu surat masuk dibuka mengelola master [data perusahaan tersimpan ditampilkan] perusahaan menu perusahaan dibuka menu disposisi dibuka + autentikasi user + menu surat keluar dibuka menu cetak laporan surat pengantar dibuka menu cetak laporan surat keluar dibuka 3 perusahaan menu jabatan dibuka [data kiriman diinputkan] [data jabatan diinputkan] [data jabatan diubah ditampilkan] [data jabatan tersimpan ditampilkan] [menyimpan surat masuk] data surat masuk disimpan 5 surat masuk 6 2 mengelola master jabatan + 2 jabatan 5 data jabatan disimpan mengelola [data kiriman diubah ditampilkan] [data kiriman tersimpan ditampilkan] master kiriman 4 kiriman data kiriman disimpan + [data surat masuk diubah ditampilkan] mencatat surat [data surat masuk tersimpan ditampilkan] masuk + menu cetak laporan disposisi dibuka [data surat keluar diubah ditampilkan] 8 surat pengantar surat pengantar disimpan 9 [data disposisi tersimpan ditampilkan] 6 disposisi 8 [data surat pengantar diubah ditampilkan] 7 surat keluar mencatat surat keluar data surat keluar disimpan [data surat keluar diinputkan] [data surat pengantar diinputkan] mencatat surat pengantar + 7 + [data disposisi diinputkan] mencatat disposisi data surat disposisi disimpan masuk [data surat keluar tersimpan ditampilkan] + [data surat pengantar tersimpan ditampilkan] 8 surat pengantar [menu disposisi surat diinputkan] 0 kabid [disposisi kabid keuangan ditampilkan] keuangan mencetak laporan disposisi [disposisi kabid pelayanan ditampilkan] + kabid umum [disposisi surat kabid umum ditampilkan] [disposisi kabid pemasaran ditampilkan] data surat pengantar dibaca data pegawai dibaca2 pegawai mencetak laporan surat pengantar data perusahaan dibaca 3 perusahaan + [menu laporan surat pengantar diinputkan] data kiriman dibaca 4 kiriman data surat masuk dipanggil kabid pelayanan 5 surat masuk data pegawai dipanggil kabid pemasaran [data surat pengantar ditampilkan] pegawai [menu laporan surat keluar diinput] 2 pegawai data pegawai dibaca3 data kiriman dibaca2 4 kiriman mencetak laporan surat keluar data perusahaan dibaca2 + 3 perusahaan data surat keluar dibaca [data surat keluar ditampilkan] 7 surat keluar Gambar 4.22 DFD Level 0 Sistem Informasi Manajemen Arsip

42 4.2.5 DFD Level Autentikasi Pengguna [menu cetak laporan surat keluar dibuka] [info login salah ditampilkan] [menu pegawai dibuka].3 [menu cetak laporan surat pengantar dibuka] mencetak laporan surat keluar mengelola master pegawai menampilkan login salah mencetak laporan surat pengantar mengelola master jabatan [npp pegawai dan password [info login diinputkan] benar ditampilkan] [menu utama ditampilkan].2 menampilakan login berhasil mencatat surat keluar mencatat surat pengantar [menu surat keluar dibuka] mencetak laporan disposisi [menu jabatan dibuka] [menu surat pengantar dibuka] [menu disposisi dibuka] [menu surat masuk dibuka] info login benar ditampilkan2. pegawai mengecek npp dan password info login salah ditampilkan2 [data pegawai dibaca] mencatat disposisi surat masuk [menu kiriman dibuka] mengelola master kiriman mencatat surat masuk [menu perusahaan dibuka] mengelola master perusahaan Gambar 4.23 DFD Level Autentikasi Pengguna 4.2.6 DFD Level Mengelola Master Jabatan [menu jabatan dibuka] autentikasi user 2. mengcounter id jabatan [data jabatan tersimpan ditampilkan] [data jabatan diinputkan] [data jabatan diubah ditampilkan] data yang diubah diinput info simpan 2.3 menampilkan perubahan data 2 jabatan 2.2 [data jabatan disimpan] menyimpan jabatan perubahan data disimpan Gambar 4.24 DFD Level Mengelola Master Jabatan

43 4.2.7 DFD Level Mengelola Master Pegawai [data pegawai tersimpan ditampilkan] [data pegawai diinputkan] data yang diubah diinput2 3.2 3. pegawai [menu pegawai dibuka] menyimpan data pegawai [data pegawai disimpan] [data pegawai diubah ditampilkan] mengubah data pegawai autentikasi user Gambar 4.25 DFD Level Mengelola Master Pegawai 4.2.8 DFD Level Mengelola Master Perusahaan autentikasi user [data perusahaan tersimpan ditampilkan] [menu perusahaan dibuka] 4. [data perusahaan disimpan] menyimpan data perusahaan [data perusahaan diinputkan] 3 perusahaan 4.2 menubah data perusahaan data yang diubah diinputkan Gambar 4.26 DFD Level Mengelola Master Perusahaan

44 4.2.9 DFD Level Mengelola Master Kiriman [data kiriman tersimpan ditampilkan] autentikasi user 5. [menu kiriman dibuka] [data kiriman disimpan] menyimpan data kiriman [data kiriman diinputkan] 4 kiriman 5.2 mengubah data kiriman data kiriman yang diubah diinput Gambar 4.27 DFD Level Mengelola Master Kiriman 4.2.0 DFD Level Mencatat Surat Masuk 6.2 [menu surat masuk dibuka] autentikasi user mengkounter no agenda simpan surat masuk 5 surat masuk 6. [data surat masuk tersimpan ditampilkan] [data surat masuk disimpan] menyimpan surat masuk [menyimpan surat masuk] 6.3 mengubah surat masuk [data surat masuk diubah ditampilkan] input data yang diubah Gambar 4.28 DFD Level Mencatat Surat Masuk

45 4.2. DFD Level Mencatat Disposisi Surat [menu disposisi dibuka] autentikasi user 7. mengkounter id disposisi disposisi diinputkan 6 disposisi 7.2 [data disposisi disimpan] menyimpan disposisi [data disposisi diinputkan] [data disposisi tersimpan ditampilkan] Gambar 4.29 DFD Level Mencatat Disposisi Surat 4.2.2 DFD Level Mencatat Surat Keluar 8. 8.3 [menu surat keluar dibuka] autentikasi user mengkounter no surat [data surat keluar diubah ditampilkan] data surat keluar diubah diinputkan mengubah surat keluar data surat keluar disimpan2 [data surat keluar diinputkan] 7 surat keluar 8.2 [data surat keluar tersimpan ditampilkan] data surat keluar diinputkan2 menyimpan surat keluar [data surat keluar disimpan] Gambar 4.30 DFD Level Mencatat Surat Keluar \

46 4.2.3 DFD Level Mencatat Surat Pengantar 9. [menu surat pengantar dibuka] mengkounter no surat pengantar autentikasi user [data surat pengantar diinputkan] data surat pengantar diinput data surat pengantar diubah diinput 8 surat pengantar 9.2 9.3 [surat pengantar disimpan] menyimpan surat pengantar mengubah surat [data surat [data pengantar surat pengantar tersimpan diubah ditampilkan] ditampilkan] pengantar Gambar 4.3 DFD Level Mencatat Surat Pengantar 4.2.4 DFD Level Mencetak Laporan Disposisi Surat Masuk autentikasi user 0. [menu cetak laporan disposisi dibuka] [data pegawai dipanggil] menampilakan [data surat masuk dipanggil] disposisi surat masuk pegawai 5 surat masuk disposisi surat diinput [disposisi kabid pemasaran ditampilkan] [disposisi kabid keuangan ditampilkan] 0.2 mencetak laporan disposisi surat masuk [menu disposisi surat diinputkan] [disposisi surat kabid umum ditampilkan] kabid keuangan [disposisi kabid pelayanan ditampilkan] kabid pemasaran kabid pelayanan kabid umum Gambar 4.32 DFD Level Mencetak Laporan Disposisi Surat Masuk

47 4.2.5 DFD Level Mencetak Laporan Surat Pengantar autentikasi user [data surat pengantar dibaca] [data pegawai dibaca2] 8 surat pengantar pegawai. menampilkan surat [menu cetak laporan surat pengantar dibuka] pengantar [data surat pengantar ditampilkan] [data kiriman dibaca] [data perusahaan dibaca] 3 perusahaan 4 kiriman Gambar 4.33 DFD Level Mencetak Laporan Surat Pengantar 4.2.6 DFD Level Mencetak Laporan Surat Keluar pegawai [menu autentikasi cetak laporan user surat keluar dibuka] 2. [data surat keluar ditampilkan] [menu laporan surat keluar diinput] menyeleksi surat keluar [data pegawai dibaca3] [data surat keluar dibaca] [data kiriman dibaca2] [data perusahaan dibaca2] 7 surat keluar 4 kiriman 3 perusahaan Gambar 4.34 DFD Level Mencetak Laporan Surat Keluar

48 4.2.7 Conceptual Data Model (CDM) disposisi id_dis pos is i nama_dis pos isi Relation_394 Relation_238 jabatan id_jabatan nama_jabatan mencatat _surat_masuk surat_masuk id_s urat_masuk tanggal_surat_datang tang g al_penyelesaian nomor_kop_surat_masuk tanggal_surat_masuk dari perihal_surat_masuk Relation_239 pegawai npp_peg awai nama_peg awai grade g olong an status password mencatat _surat_keluar surat_keluar no_surat_keluar kl asi fikasi_sur at_keluar tanggal_surat_keluar perihal_surat_keluar bidang _surat_keluar lampiran_surat_keluar tembusan_surat_keluar mencatat _surat_pengantar Relation_240 ki riman Relation_24 id_kiriman nama_kiriman perusahaan npp_perus ahaan nama_perusahaan alamat kodepos wilayah pembina Relation_ surat_peng antar no_surat_peng antar Relation_96 klasifikasi_surat_peng antar tang g al_surat_peng antar perihal_surat_pengantar bidang _surat_peng antar lampiran_surat_peng antar tembusan_surat_peng antar Gambar 4.35 CDM Sistem Informasi Manajemen Arsip

49 4.2.8 Physical Data Model (PDM) DISPOSISI ID_DISPOSISI VARCHAR(0) ID_JABATAN = ID_JABATAN NAMA_DISPOSISI VARCHAR(50) ID_JABATAN VARCHAR(0) JABATAN NO_SURAT VARCHAR(50) ID_JABATAN VARCHAR(0) ID_JABATAN = ID_JABATAN NAMA_JABATAN VARCHAR(50) NPP_PEGAWAI = NPP_PEGAWAI NO _SURAT = NO_SURAT PEGAWAI NPP_PEGAWAI VARCHAR(20) NPP_PEGAWAI = NPP_PEGAWAI ID_JABATAN VARCHAR(0) NAMA_PEGAWAI VARCHAR(50) GRADE VARCHAR(0) GOLONGAN VARCHAR(0) NPP_PERUSAHAAN = NPP_PERUSAHAAN PASSWORD VARCHAR(6) STATUS VARCHAR(0) PERUSAHAAN NPP_PEGAWAI = NPP_PEGAWAI NPP_PERUSAHAAN VARCHAR(0) NPP_PERUSAHAAN = NPP_PERUSAHAAN NAMA_PERUSAHAAN VARCHAR(50) ALAMAT VARCHAR(00) KODEPOS VARCHAR(6) WILAYAH VARCHAR(50) PEMBINA VARCHAR(50) SURAT_PENGANTAR NO_SURAT_PENGANTAR VARCHAR(50) NPP_PEGAWAI VARCHAR(20) NPP_PERUSAHAAN VARCHAR(0) ID_KIRIMAN VARCHAR(0) KLASIFIKASI_SURAT_PENGANTAR VARCHAR(0) TANGGAL_SURAT_PENGANTAR DATE PERIHAL_SURAT_PENGANTAR VARCHAR(00) BIDANG_SURAT_PENGANTAR VARCHAR(50) LAMPIRAN_SURAT_PENGANTAR VARCHAR(50) TEM BUSAN_SURAT_PENGANTAR VARCHAR(50) SURAT_M ASUK NO_SURAT VARCHAR(50) NPP_PEGAWAI VARCHAR(20) TANGGAL_SURAT_DATANG DATE TANGGAL_PENYELESAIAN DATE NOMOR_KOP_SURAT_MASUK VARCHAR(50) TANGGAL_SURAT DATE DARI VARCHAR(00) PERIHAL_SURAT_MASUK VARCHAR(00) SURAT_KELUAR NO_SURAT_KELUAR VARCHAR(50) NPP_PEGAWAI VARCHAR(20) NPP_PERUSAHAAN VARCHAR(0) ID_KIRIMAN VARCHAR(0) KLASIFIKASI_SURAT_KELUAR VARCHAR(0) TANGGAL_SURAT_KELUAR DATE PERIHAL_SURAT_KELUAR VARCHAR(00) BIDANG_SURAT_KELUAR VARCHAR(50) LAMPIRAN_SURAT_KELUAR VARCHAR(2) TEMBUSAN_SURAT_KELUAR VARCHAR(50) ID_KIRIMAN = ID_KIRIMAN KIRIMAN ID_KIRIMAN VARCHAR(0) NAMA_KIRIMAN VARCHAR(50) ID_KIRIMAN = ID_KIRIMAN Gambar 4.36 PDM Sistem Informasi Manajemen Arsip 4.2.9 Struktur Tabel Dalam pengembangan sistem informasi manajemen arsip ini, digunakan beberapa tabel untuk menyimpan berbagai data yang penting. Tabel tersebut adalah Tabel Jabatan, Tabel Pegawai, Tabel Perusahaan, Tabel Kiriman, Tabel Surat Masuk, Tabel Disposisi, Tabel Surat Pengantar dan Tabel Surat Keluar. Berikut akan dijelaskan tentang table-tabel yang digunakan. A. Tabel Jabatan Primary key : Id Jabatan Foreign key : - Fungsi : Untuk menyimpan data jabatan pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro

50 Tabel 4. Stuktur Tabel Jabatan Field Tipe Panjang Keterangan Id Jabatan Varchar 0 Nama Jabatan Varchar 50 B. Tabel Pegawai Primary key : Id Pegawai Foreign key : Id Jabatan Fungsi : Untuk menyimpan data pegawai pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro Tabel 4.2 Stuktur Tabel Pegawai Field Tipe Panjang Keterangan NPP Pegawai Varchar 20 Nama Pegawai Varchar 50 Grade Varchar 0 Golongan Varchar 0 Password Varchar 6 Status Varchar 0 C. Tabel Perusahaan Primary key : Id Perusahaan Foreign key : - Fungsi : Untuk menyimpan data perusahaan pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro Tabel 4.3 Struktur Tabel Perusahaan Field Tipe Panjang Keterangan NPP Perusahaan Varchar 0 Nama Perusahaan Varchar 50 Alamat Varchar 00 Kode_Pos Varchar 6 Wilayah Varchar 50 Pembina Varchar 50

5 D. Tabel Kiriman Primary key : Id Kiriman Foreign key : - Fungsi : Untuk menyimpan data kiriman yang digunakan pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro Tabel 4.4 Struktur Tabel Kiriman Field Tipe Panjang Keterangan Id Kiriman Varchar 0 Nama Kiriman Varchar 50 E. Tabel Surat Masuk Primary key : No_Surat Foreign key : NPP_Pegawai Fungsi : Untuk menyimpan data surat masuk yang masuk setiap harinya pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro Tabel 4.5 Struktur Tabel Surat Masuk Field Tipe Panjang Keterangan No Surat Varchar 50 Tanggal Surat Datang Date Tanggal Penyelesaian Date No Kop Surat Masuk Varchar 50 Tanggal Surat Date Dari Varchar 00 Perihal Surat Masuk Varchar 00

52 F. Tabel Disposisi Primary key : Id Disposisi Foreign key : Id Jabatan, No Surat Fungsi : Untuk menyimpan data disposisi surat masuk ke masing-masing kabid pada PT.Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro Tabel 4.6 Struktur Tabel Disposisi Field Tipe Panjang Keterangan Id Disposisi Varchar 0 Nama_Disposisi Varchar 50 G. Tabel Surat Pengantar Primary key : No Surat Pengantar Foreign key : NPP Pegawai, NPP Perusahaan, Id Kiriman Fungsi : Untuk menyimpan data surat pengantar yang keluar setiap harinya pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro Tabel 4.7 Struktur Tabel Surat Pengantar Field Tipe Panjang Keterangan No Surat Pengantar Varchar 50 Klasifikasi Surat Pengantar Varchar 20 Tanggal Surat Pengantar Date Perihal Surat Pengantar Varchar 00 Bidang Surat Pengantar Varchar 50 Lampiran Surat Pengantar Varchar 50 Tembusan Surat Pengantar Varchar 50

53 H. Tabel Surat Keluar Primary key : No Surat Keluar Foreign key : NPP Pegawai, NPP Perusahaan, Id Kiriman Fungsi : Untuk menyimpan data surat keluar yang keluar setiap harinya pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro Tabel 4.8 Struktur Tabel Surat Keluar Field Tipe Panjang Keterangan No Surat Keluar Varchar 50 Klasifikasi Surat Keluar Varchar 20 Tanggal Surat Keluar Date Perihal Surat Keluar Varchar 00 Bidang Surat Keluar Varchar 50 Lampiran Surat Keluar Varchar 50 Tembusan Surat Keluar Varchar 50 4.3 Kebutuhan Sistem 4.3. Hardware Perangkat keras yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi adalah computer dengan spesifikasi sebagai berikut :. Prosessor Intel Core 2 Duo minimal 2.00 Ghz 2. Memory minimal.00 Gb 3. Harddisk minimal 40 Gb 4.3.2 Software Perangkat lunak yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi adalah sebagai berikut :. Microsoft.Net Framework 2.0 / 3.5 2. Microsoft SQL Server 2005 3. Windows 7 Professional

54 4.4 Implementasi Input Output 4.4. Form Autentikasi Pengguna Form Autentikasi Pengguna ini adalah salah satu pengaman ketika akan akan masuk kedalam aplikasi, pengguna memasukkan npp pegawai dan password yang telah dimasukkan oleh Staff Administrasi Gambar 4.37 Form Autentikasi Pengguna 4.4.2 Form Halaman Utama Form halama utama, didalam terdapat beberapa sub menu seperti, Master Jabatan, Master Pegawai, Master Perusahaan, Master Kiriman, Mencatat Surat Masuk, Mencatat Surat Keluar, Mencatat Surat Pengantar dan Mencetak Laporan. Implementasi dari form ini adalah sebagai berikut : Gambar 4.38 Form Menu Utama Sistem Informsi Manajemen Arsip

55 4.4.3 Form Jabatan Form Jabatan ini berfungsi untuk menambahkan data jabatan yang dimasukkan Staff. Didalam form jabatan ini, staff memasukkan nama jabatan, id jabatan dikonter secara otomatis oleh sistem. Ketika Staff Administrasi menekan tombol simpan, maka akan ditampilkan oleh sistem. Gambar 4.39 Form Jabatan 4.4.4 Form Pegawai Form Jabatan ini berfungsi untuk manambahkan data pegawai yang bekerja di PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Data tersebut dimasukkan oleh Staff Administrasi. Didalam form pegewai ini, Staff Administrasi memasukkan semua data pegawai. Apabila diketahui pegawai dalam perusahaan sudah pensiun atau tidak aktif lagi maka Staff Administrasi dapat mengubah status pengawai menjadi Tidak Aktif yang artinya pegawai tersebut sudah tidak bekerja lagi dalam perusahaan.

56 Gambar 4.40 Form Pegawai 4.4.5 Form Perusahaan Form Perusahaan ini berfungsi untuk menambahkan data perusahaan yang menajalin relasi dengan PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Data tersebut dimasukkan oleh Staff Administrasi. Didalam form perusahaan ini, Staff Administrasi memasukkan semua data perusahaan. Apabila terjadi kesalahan dalam memasukkan data, Staff Administrasi dapat mengubah data dengan memilih data di dalam gridview kemudian mengganti data pada textbox.

57 Gambar 4.4 Form Perusahaan 4.4.6 Form Kiriman Form Kiriman ini berfungsi untuk menambahkan data kiriman yang digunakan sebagai sarana pengiriman PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Data tersebut dimasukkan oleh Staff Administrasi. Didalam form kiriman ini, Staff Administrasi memasukkan semua data kiriman, id kiriman akan dikonter secara otomatis oleh sistem. Apabila terjadi kesalahan dalam memasukkan data, Staff Administrasi dapat mengubah data dengan memilih data di dalam gridview kemudian mengganti data pada textbox.

58 Gambar 4.42 Form Data Kiriman 4.4.7 Form Surat Masuk Form Surat Masuk ini berfungsi untuk mencatat surat masuk yang masuk ke PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Staff Administrasi memasukkan nama pegawai, tanggal surat datang, kop surat, asal surat dan perihal surat. Didalam surat masuk ini, no agenda akan dikonter secara otomatis. Pada kolom disposisi, Staff Administrasi mencatat surat yang akan terdisposisi ke masing-masing bagian dalam PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Gambar 4.43 Form Surat Masuk

59 4.4.8 Form Surat Keluar Form Surat Keluar ini digunakan untuk mencatat surat keluar PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Staff Administarasi memasukkan data surat keluar sesuai dengan kiriman dan klasifikasi. Tombol cari digunakan apabila dibutuhkan untuk melihat semua data perusahaan yang menjalin kerjasama. Gambar 4.44 Form Surat Keluar

60 4.4.9 Form Surat Pengantar Form Surat Pengantar ini digunakan untuk mencatat surat pengantar PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Staff Administarasi memasukkan data surat pengantar sesuai dengan kiriman dan klasifikasi. Tombol cari digunakan apabila dibutuhkan untuk melihat semua data perusahaan yang menjalin kerjasama. Gambar 4.45 Form Surat Pengantar

6 4.4.0 Form Laporan Disposisi Kabid Keuangan Gambar 4.46 Form Laporan Disposisi Kabid Keuangan 4.4. Form Laporan Disposisi Kabid Pemasaran Gambar 4.47 Form Laporan Disposisi Kebid Pemasaran

62 4.4.2 Form Laporan Disposisi Kabid Pelayanan Gambar 4.48 Form Laporan Disposisi Kabid Pelayanan 4.4.3 Form Laporan Disposisi Kabid Umum & TI Gambar 4.49 Form Laporan Disposisi Kabid Umum & TI

63 4.4.4 Form Laporan Surat Keluar Gambar 4.50 Form Laporan Surat Keluar 4.4.5 Form Laporan Surat Pengantar Gambar 4.5 Form Laporan Surat Pengantar