BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Peralihan gaya hidup melalui pemanfaatan teknologi yang kita hadapi dewasa ini sangat menarik untuk diberi catatan tersendiri. Bagaimana segalanya terkomputerisasi sehingga memudahkan pekerjaan yang tadinya memakan waktu dan tenaga lebih banyak menjadi lebih efisien dan efektif. Hadirnya internet semakin menyempurnakan cara komunikasi oleh banyak orang dari seluruh dunia. Hal apa yang selanjutnya bakal menjadi kunci di masa depan industri teknologi dunia? Jawabannya ialah mobile. Berdasarkan data yang dirilis www.smartinsigths.com, pengguna mobile sudah mencapai 51% dibandingkan pengguna desktop yang berada pada 49%. Tidak sedikit orang yang merevolusi gaya hidupnya melalu pemanfaatan teknologi berbasis mobile. Teknologi ini mengubah metode berkomunikasi sehingga menjadi jalan pintas menghadirkan masa depan disetiap genggaman. Pada saat ini perusahaan maupun organisasi-organisasi sudah menggunakan beberapa teknologi berupa tapping maupun sidik jari. Banyak orang yang merasa sulit tentang hal tersebut karena pekerjaan yang sudah mulai padat dan tidak berada di suatu tempat saja. Dari sudut pandang perusahaan pun dengan absensi yang sekarang ini mereka tidak bisa menjangkau lokasi karyawan yang mungkin saja tidak melakukan kewajiban mereka. Banyaknya lokasi yang ada di dunia membuat kita sulit menentukan lokasi yang ingin kita tuju selain menggunakan peta ataupun bola dunia. Saat ini dengan pengembangan yang lebih maju kita memiliki sistem yang dapat menetukan letak permukaan bumi dengan bantuan satelit yang kita kenal dengan Global Postioning System (GPS). Dalam hal ini GPS memiliki manfaat yang cukup banyak digunakan untuk melacak suatu kendaraan, pelacakan gempa bumi bahkan navigasi. Teknologi semakin berkembang membuat perusahaan teknologi besar dunia membuat kebutuhan manusia menjadi lebih pesat dan mudah. Hal ini terbukti dengan adanya 1
2 aplikasi-aplikasi berbasis GPS yang ada di mobile. Hubungan GPS dan mobile sangat memudahkan manusia yang sudah sangat maju bahkan membutuhkan akses GPS secara cepat dan mudah digabungkan dengan mobile yang menjadi pusat kebutuhan masyarakat saat ini. Salah satu perusahaan yang masih menggunakan absensi manual yaitu PT Kualitas Tekhnologi Asia. Perusahaan ini menggunakan absensi manual sedangkan hampir 50% lebih karyawannya berpergian ke kantor klien masing-masing. Berdasarkan observasi yang telah dilakukan perusahaan, 89,29% menggunakan Android, 7.14% ios, dan 3.57% Windows Phone. Selain kurang efektifnya absensi onsite, perusahaan juga kesulitan untuk mengintegrasikan absensi timesheet dan merekapitulasi jam kerja karyawan. Laporan timesheet berhubungan erat dengan proses klaim allowance untuk karyawan. Proses klaim allowance menjadi lambat karena timesheet tidak terorganisir dengan baik. Berdasarkan uraian di atas maka penulis melakukan analisis pada proses yang sedang berjalan dan merancang sistem baru terkomputerisasi. Untuk meningkatkan integrasi data dan otomatisasi pengolahan data absensi karyawan. Penulis membuat laporan penulisan ilmiah ini dengan judul: Perancangan Sistem Absensi, Cuti, dan Claim Berbasis Android pada PT Kualitas Tekhnologi Asia 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang dikemukakan di atas, maka rumusan masalah dalam penulisan karya ilmiah ini adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana agar karyawan yang berdinas secara mobile bisa melakukan absensi? 2. Bagaimana agar timesheet, yang digunakan untuk mencatat jadwal aktivitas karyawan, mudah untuk dimaintain dan diintegrasikan? 3. Bagaimana agar proses klaim allowance dipermudah dan dipercepat? 4. Bagaimana agar proses pengajuan cuti karyawan dipermudah dan dipercepat? 1.3 Ruang Lingkup Ruang lingkup pada perancangan dan implementasi karya ilmiah Perancangan Sistem Absensi, Cuti, dan Claim Berbasis Android pada PT Kualitas Tekhnologi Asia ini diantaranya: 1. Perancangan program sistem absensi pada PT Kualitas Tekhnologi Asia ini menggunakan software Android Studio dan Visual Studio.
3 2. Program sistem absensi pada PT Kualitas Tekhnologi Asia ini merupakan sebuah program yang berbasis mobile application dengan sistem operasi Andorid dan minimum OS Jellybean dan mempunyai sistem admin yang berbasis web. 3. Program ini menggunakan database SQL Server. 4. Perancangan fitur aplikasi meliputi fitur absensi, cuti, claim, timesheet, dan calendar. 5. Terdapat fitur keamanan berupa menggunakan email dan password ketika menggunakan aplikasi. 1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan ilmiah ini adalah otomatisasi proses absensi, claim dan cuti pada PT Kualitas Tekhnologi Asia. Manfaat yang dapat diberikan dari tujuan penulisan ilmiah ini adalah : 1. Mempermudah validasi dan verifikasi data claim dan timesheet. 2. Mempermudah proses absensi bagi para karyawan, baik yang berada di dalam maupun di luar kantor. 3. Pihak karyawan bisa melakukan claim allowance dengan lebih cepat. 4. Pihak karyawan bisa melakukan pengajuan cuti dengan lebih cepat dan data cuti terorganisir dengan baik. 1.5 Metode Penelitian Metode yang digunakan dalam skripsi ini meliputi empat bagian pokok yaitu metode pengumpulan data, metode analisis, metode perancangan dan metode pengembangan. 1.5.1 Metode Pengumpulan Data Metode penumpulan data digunakan untuk mengumpulkan data yang digunkan dalam perancangan sistem, yang terdiri dari 3 tahapan : 1. Studi Kepustakaan Mempelajari jurnal, e-book, dan buku-buku panduan mengenai sistem basis data dan Agile Methodology yang mendukung penulisan skripsi ini. 2. Wawancara Wawancara dilakukan dengan memberikan beberapa pertanyaan seputar proses bisnis yang sedang berlangsung. Narasumber wawancara merupakan karyawan PT Kualitas Tekhnologi Asia.
4 3. Observasi Observasi dilakukan dengan ikut secara langsung mengamati proses bisnis yang berlangsung di PT Kualiatas Tekhnologi Asia. 1.5.2 Metode Analisis Metode analisis digunakan untuk mengumpulkan informasi dan studi literatur, yang terdiri dari 5 tahapan : 1. Analisis terhadap hasil wawancara Setelah wawancara dilakukan, analisis dilakukan untuk mengetahui kebutuhan yang akan diimplementasikan pada fungsi dalam aplikasi yang akan dibuat. 2. Identifikasi kebutuhan informasi Hasil analisis dibuat rincian data-data yang didapatkan sesuai dengan kebutuhan. Data tersebut menjadi landasan dalam pembuatan functional specification (funspec) dan rancangan layar aplikasi. 3. Identifikasi persyaratan sistem Proses ini bertujuan untuk mengidentifikasikan kebutuhan dan menentukan ruang lingkup pada aplikasi. Ruang lingkup akan diimplementasikan dalam perancangan aplikasi. 1.5.3 Metode Perancangan Metode perancangan sistem menggunakan Unified Modeling Language (UML). Unified Modelling Language (UML) yang digunakan adalah sebagai berikut : 1. Use case Diagram 2. Activity Diagram 3. Sequence Diagram 4. Class Diagram 1.5.4 Metode Pengembangan Metode pengembangan yang digunakan dalam membangun sistem ini adalah Agile Metodology, yaitu Extreme Programming (XP). 1.6 Sistematika Penulisan Secara umum sistematika penulisan skripsi terbagi menjadi 5 (lima) bab, yaitu: Bab 1 Pendahuluan
5 Bab ini berisi pembahasan latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat, metode penelitian, dan sistematika penulisan. Bab 2 Tinjauan Pustaka Bab ini berisi teori dasar maupun teori pendukung, konsep, dan hasil rancangan terdahulu, baik model, sistem, strategi, dan sebagainya, yang digunakan sebagai dasar pembuatan skripsi. Teori tersebut berupa definisi, konsep dasar, pendapat dari para ahli serta teori lainnya. Bab 3 Deskripsi Umum Bab ini berisi latar belakang perusahaan, kondisi saat ini, identifikasi masalah, solusi yang diusulkan, ruang lingkup secara detail, serta pembagian peran untuk penelitian ini. Bab 4 Hasil dan Pembahasan Bab ini berisi tahapan uji coba/komentar/evaluasi terhadap hasil rancangan, sistem, produk, dan kebijakan yang telah dihasilkan. Di bab ini, diskusi atau analisis deskriptif kuantitatif dan/atau kualitatif dihubungkan dengan konsep, pendekatan, dan proses perancangan yang telah dilakukan sebelumnya. Data ditampilkan dalam bentuk grafik, tabel, dan gambar, dilanjutkan dengan penyajian hasil yang sesuai dengan bahasan. Bab 5 Simpulan dan Saran Bab ini terisi simpulan dari sistem yang telah diimplementasikan dan saran yang bersifat operasional berupa implikasi hasil rancangan, produk, sistem, dan usulan yang didapat dari hasil penelitian. Saran tersebut dapat digunakan untuk pengembangan sistem ke arah yang lebih baik.
6