BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Sarana pelayanan kesehatan menurut Permenkes RI No.269/Menkes/Per/III/2008 adalah tempat penyelenggaraan upaya pelayanan kesehatan yang dapat digunakan untuk praktek kedokteran atau kedokteran gigi. Rumah sakit merupakan salah satu contoh dari sarana pelayanan kesehatan. Rumah sakit adalah institusi yang menyediakan tempat tidur rawat inap, pelayanan medis dan pelayanan perawatan terus menerus untuk diagnosa dan pengobatan oleh staf medis yang terorganisir (Huffman, 1994). Penyelenggaraan rekam medis merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat pasien datang sampai pasien pulang atau meninggal, yang meliputi kegiatan pencatatan data medis pasien dan penanganan berkas rekam medis yaitu kegiatan penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam medis untuk keperluan peminjaman berkas rekam medis. Menurut Huffman (1994), rekam medis harus dibuat untuk setiap orang yang menerima pelayanan rumah sakit. Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien dan pelayanan lain kepada pasien di sarana pelayanan kesehatan (Hatta, 2008). Menurut Permenkes RI No.269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis, menjelaskan bahwa 1
rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Menurut Permenkes RI No 269/Menkes/Per/III/2008 pasal 5, disebutkan bahwa setiap dokter atau dokter gigi dalam menjalankan praktek kedokteran wajib membuat rekam medis. Rekam medis harus segera dibuat dan dilengkapi setelah pasien menerima pelayanan. Pembuatan rekam medis dilaksanakan melalui pencatatan dan pendokumentasian hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Unit rekam medis merupakan bagian yang penting dalam suatu rumah sakit, karena rekam medis memuat kegiatan mulai dari penerimaan pasien, pencatatan, pengelolaan data rekam medis pasien, penyimpanan dan pengembalian berkas rekam medis. Selain itu, unit rekam medis harus mampu melayani permintaan informasi yang berkaitan dengan data rekam medis dengan cepat, tepat dan akurat pada waktu yang dibutuhkan. Salah satu faktor yang berpengaruh dalam kecepatan pemberian pelayanan kepada pasien adalah ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis ke unit rekam medis. Dalam pelaksanaannya kegiatan ini didukung oleh petugas rekam medis, yaitu petugas yang bertanggungjawab dalam pembuatan kebijakan prosedur palaksanaan rekam medis dan manajemen rekam medis terkait menjaga mutu pelayanan rekam medis. 2
Rekam medis dapat mendukung peningkatan mutu pelayanan kesehatan, yaitu dengan melakukan pendokumentasian secara cepat dan tepat. Dengan ini tercipta suatu pelayanan yang cepat dan tepat dimana pasien tidak menunggu terlalu lama untuk berobat. Dan dengan pendokumentasian berkas rekam medis yang dilakukan secara cepat dan tepat pula maka akan diperoleh data yang berguna untuk perencanaan dan pengawasan dalam memberikan pelayanan kesehatan yang berkesinambungan terhadap pasien. Apabila dalam pelaksanaan pengisian berkas rekam medis tidak dilakukan secara cepat dan tepat, maka akan berpengaruh dalam proses pengembalian berkas rekam medis ke unit rekam medis. Pengembalian berkas rekam medis ke unit rekam medis menjadi terlambat atau tidak tepat waktu. Pengembalian berkas rekam medis sangat penting dalam menunjang pelayanan, khususnya pada pengolahan rekam medis. Apabila terjadi keterlambatan pengembalian berkas rekam medis, maka pengolahan data pasien akan terlambat sehingga kegiatan pelaporan juga akan terhambat. Pengembalian berkas rekam medis dengan tepat waktu merupakan salah satu usaha yang dapat dilakukan untuk menciptakan manajemen rekam medis yang berkualitas. Pengembalian berkas rekam medis dengan tepat waktu sangat diperlukan dalam manajemen rekam medis karena ketepatan waktu pengembalian berpengaruh terhadap proses pengolahan data rekam medis. Keterlambatan terhadap pengembalian berkas rekam medis menyebabkan keterlambatan pula terhadap pengolahan data rekam 3
medis yang akan berpengaruh pada pengambilan kebijakan, keputusan manajemen, serta penyampaian informasi kepada pasien. Apabila hal ini terjadi berkelanjutan maka akan sangat mempengaruhi pengambilan keputusan yang akan merugikan bagi pihak rumah sakit maupun pihak pasien. Bagi rumah sakit akan mempengaruhi informasi yang disampaikan kepada pimpinan tidak tersaji secara tepat waktu yang berguna untuk pengambilan keputusan serta kebijakan manajemen secara efektif dan hal ini mengahambat pembuatan pelaporan oleh petugas. Bagi pihak pasien akan mempengaruhi pengobatan selanjutnya dan terlambat dalam mengetahui informasi tentang kesehatan dirinya atas pelayanan yang telah diberikan. Untuk peningkatan pengelolaan manajemen rekam medis agar lebih berkualitas, pengawasan pendokumentasian, pengembalian berkas rekam medis dan usaha-usaha lain dalam rangka mewujudkan manajemen rekam medis yang baik maka dibutuhkan suatu komite untuk melakukan tugas tersebut. Komite tersebut adalah komite rekam medis. Komite rekam medis adalah komite yang bertugas dan bertanggung jawab dalam pembuatan kebijakan terkait dengan prosedur pelaksanaan rekam medis, formulir rekam medis, kebijakan dalam pelaksanaan rekam medis dan prosedur di setiap unit lain yang berhubungan dengan manajemen rekam medis dan informasi pasien (WHO, 2002). Berdasarkan studi pendahuluan yang telah peneliti lakukan pada bulan Desember 2013 dan wawancara dengan Kepala Rekam Medis, 4
bahwa di RSUD Genteng masih sering terjadi keterlambatan dalam pengembalian berkas rekam medis, terutama untuk pasien rawat inap. Menurut hasil wawancara tersebut diketahui bahwa keterlambatan dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap lebih dari 2x24 jam. Untuk tiga bulan terakhir, yaitu bulan Oktober, November dan Desember 2013 berkas rekam medis yang terlambat dikembalikan sebanyak 1.458 berkas (65,00%) dari 2.244 berkas rekam medis yang harus dikembalikan ke unit rekam medis. Sisanya sebanyak 786 berkas (35,00%) dikembalikan tepat waktu. Keterlambatan pengembalian berkas rekam medis tersebut mengakibatkan keterlambatan pula dalam pengurusan administrasi pelayanan yang telah diterima oleh pasien. Menurut prosedur tetap pengembalian berkas rekam medis rawat inap di RSUD Genteng, berkas rekam medis harus dilengkapi pengisiannya dan dikembalikan tepat waktu paling lama 2x24 jam setelah pasien pulang. Hal ini dimaksudkan agar petugas rekam medis siap menyediakan berkas rekam medis pasien jika sewaktu-waktu diperlukan. Selain itu, pengembalian berkas rekam medis yang tepat waktu dapat berpengaruh terhadap pengolahan data dan informasi yang dibutuhkan oleh rumah sakit. Adanya keterlambatan pengembalian berkas rekam medis akan menghambat kegiatan selanjutnya, yaitu kegiatan coding, indexing, pembuatan SKM serta kemungkinan menyebabkan hilang atau rusaknya berkas rekam medis. Apabila hal tersebut terjadi secara berkelanjutan 5
maka akan menghambat penyampaian informasi kepada pimpinan rumah sakit untuk pengambilan keputusan. Selain itu juga dapat menghambat kegiatan pelayanan berikutnya jika sewaktu-waktu dibutuhkan untuk keperluan hukum. Oleh karena itu, maka penyusun tertarik untuk mengangkat permasalahan tersebut kedalam tugas akhir mengenai dampak keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap di RSUD Genteng. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka permasalahan yang dikaji dalam penelitian ini adalah Apa dampak dari keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap di RSUD Genteng?. C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Tujuan umum dari penelitian ini adalah untuk mengetahui keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap di RSUD Genteng. 2. Tujuan Khusus a. Mengetahui faktor penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap di RSUD Genteng. b. Mengetahui dampak dari keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap di RSUD Genteng. 6
c. Mengetahui upaya yang dilakukan oleh komite rekam medis dalam mengatasi keterlambatan pengembalian berkas rekam medis. D. Manfaat Penelitian 1. Manfaat praktis a. Bagi rumah sakit Dapat digunakan sebagai bahan evaluasi bagi pihak rumah sakit dalam upaya peningkatan mutu pelayanan dalam pelaksanaan pengembalian berkas rekam medis b. Bagi peneliti Dapat menambah pengetahuan dan wawasan serta pengalaman yang berharga secara langsung di rumah sakit dengan menerapkan teori yang peneliti peroleh dari institusi pendidikan. 2. Manfaat teoritis a. Bagi institusi pendidikan Dapat memberikan tambahan koleksi pustaka dan sebagai tambahan materi dalam pembelajaran bagi mahasiswa lain. b. Bagi peneliti lain Dapat digunakan sebagai tambahan referensi bagi peneliti lain yang akan melakukan penelitian serupa dengan yang peneliti lakukan. 7
E. Keaslian Penelitian 1. Nur Afifah (2009), dengan judul Faktor yang Mempengaruhi Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap di RSUD Saras Husada Purworejo. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui persentase keterlambatan pengembalian berkas rekam medis dan untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Jenis dan metode penelitiannya yaitu penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Persamaan penelitian terletak pada tema penelitian, yaitu tentang keterlambatan pengembalian berkas rekam medis. Perbedaan penelitian terletak pada lokasi penelitian, waktu penelitian dan tujuan penelitian. 2. Ade Denawan (2011), dengan judul Faktor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap di RSUP Dr.Soeradji. Dalam penelitian ini, jenis penelitian yang digunakan oleh peneliti adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem pengembalian berkas rekam medis rawat inap di RSUP Dr.Soeradji serta untuk mengetahui faktor-faktor yang menyebabkan masih adanya keterlambatan pengembalian berkas rekam medis. Persamaan penelitian terletak pada tema penelitian, yaitu tentang keterlambatan pengembalian berkas rekam medis. Perbedaan penelitian terletak pada lokasi penelitian, waktu penelitian, dan tujuan penelitian. 8
3. Dini Rifan Khariki (2012), dengan judul Peran Panitia Rekam Medis dalam Mengatasi Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap Bangsal Kebidanan RSUD Wates. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui tanggungjawab, tugas dan upaya panitia rekam medis dalam mengatasi keterlambatan pengembalian berkas rekam medis serta untuk mengetahui faktorfaktor yang menyebabkan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis. Jenis dan metode penelitiannya yaitu penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Persamaan penelitian terletak pada tema penelitian, yaitu tentang keterlambatan pengembalian berkas rekam medis. Perbedaan penelitian terletak pada lokasi penelitian, waktu penelitian dan tujuan penelitian. 9