BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil proyek analisis perancangan sistem informasi manajemen gudang peralatan sebagai sub sistem manajemen aset PT Pos Indonesia (Persero), maka dapat disimpulkan beberapa hal, yaitu: 1. Kegiatan manajemen gudang peralatan PT Pos Indonesia dilakukan berdasarkan Keputusan Direksi PT Pos Indonesia Nomor 2008/DIRUT/1997 tentang tugas pokok dan fungsi unit organisasi di lingkungan PT Pos Indonesia. Pihak yang bertanggung jawab atas segala kegiatan manajemen gudang adalah Bagian Peralatan. Sedangkan unit organisasi pada kegiatan manajemen gudang terbagi menjadi menjadi 4 (empat) yaitu Operator I pada kegiatan penerimaan barang, Operator II pada kegiatan distribusi, Operator III pada kegiatan audit, dan Administrator pada kegiatan administrasi manajemen barang. Keempat unit organisasi tersebut melakukan kegiatan : a. Pengolahan data referensi barang Data referensi barang berisikan kumpulan data barang, golongan, jumlah, supplier, dan sumber dana; b. Penerimaan barang; Kegiatan penerimaan barang yang telah melalui proses approval; c. Distribusi barang; Kegiatan mengirimkan dan relokasi barang approval dari gudang ke customer (unit organisasi) ataupun sebaliknya; d. Retur barang; Penerimaan barang yang rusak atau mengalami pengahapusan; e. Pemindahan; Kegiatan distibusi retur barang; 116
2. Dalam rangka mengembangkan Tools Inventarisasi Aset (TIA) menjadi sebuah sistem informasi manajemen gudang peralatan diperlukan perancangan prosedur proses mengenai proses pengolahan data referensi, proses penerimaan, proses distribusi, proses retur, dan proses pemindahan. 3. Perancangan Sistem Informasi Manajemen Gudang Peralatan terdiri dari 3 (tiga) rancangan yaitu rancangan Data Flow Diagaram (DFD), rancangan Entitity Relationship Diagram (ERD), dan rancangan menu. Semua rancangan mengacu pada hasil analisis kegiatan, identifikasi kebutuhan, dan analisis sistem. Rancangan DFD terdiri dari dua konstruksi, yaitu diagram konteks dan diagram level. Diagram level terdiri dari 3 (tiga) level dan 27 (dua puluh tujuh) proses. Sedangkan pada rancangan ERD terdapat 22 (dua puluh dua) himpunan entitas, 102 (seratus dua) entitas, dan 37 (tiga puluh tujuh) hubungan relasi. Berdasarkan DFD dan ERD tersebut dilakukanlah perancangan menu. 4. Perancangan Sistem Informasi Manajemen Gudang Perbandingan sebelum dan setelah dilakukan perancangan sistem dapat dilihat pada tabel 4.1 117
Tabel 4.1 Perbandingan Sebelum dan Setelah Perancangan Sistem Informasi Manajemen Gudang Peralatan KEGIATAN MANAJEMEN GUDANG PENGOLAHAN DATA REFERENSI PENERIMAAN DISTRIBUSI SEBELUM PERANCANGAN SISTEM 1. Data Referensi barang diolah menggunakan Tools Inventarisasi Aset. 2. Hasil pengolahan data referensi barang menghasilkan database data referensi barang. 1. Proses penerimaan tidak terintegrasi dengan kegiatan manajemen gudang peralatan. 2. Data refensi mesti dicetak dan membutuhkan waktu relatif lama untuk mengecek persediaan barang 3. Sering terjadi selisih pada buku data stok persediaan 4. Proses approval penerimaan memerlukan waktu yang relatif lama karena memerlukan kehadiran bagian audit. 1. Berkas pengajuan distribusi mesti dikirmkan dulu ke gudang utama 2. Sering terjadi ketidaksesuaian barang dengan surat pengantar SETELAH PERANCANGAN SISTEM 1. TIA telah terintegrasi dengan sistem sehingga pengolahan data refensi terbagi menjadi 6 (enam) proses yaitu proses pengolahan data barang, golongan, data satuan, data supplier, sumber dana, dan data customer. 2. Database refensi hanya bisa diakses oleh user tertentu sehingga dapat menjamin validitas data. 1. Bagian Audit dapat secara aktual melakukan pengecekan terhadap penerimaan barang tanpa memerlukan hardcopy laporan penerimaan. 2. Proses pengolahan data penerimaan barang (order, approval, dan penerimaan) dapat dilakukan melaui jaringan intranet. 1. Kegiatan pengajuan distribusi barang dilakukan melaui jaringan intranet sehingga unit organisasi dapat melakukan pengajuan tanpa perlu mengirimkan hardcopy formulir pengajuan dan dapat dilakukan dari kantor masing-masing. 2. Meminimalisir penyimpangan pada proses diribusi 118
RETUR PEMINDAHAN Sumber: Olah Data Penulis (2012) 1. Bila terjadi ketidaksesiaan barang pihak pengirim dan penerima mesti melakukan pertemuan 2. Berkas pengajuan retur dikirmkan melaui pos 1. Surat tembusan pengajuan pemindahan barang sering tidak sampai ke gudang peralatan. 2. Gudang peralatan tidak bisa melakukan persiapan pemindahan barang barang karena formulir data barang distribusi dilakukan oleh gudang pengirim dan penerima penerima. 3. Pemerikasaan dapat dilakukan dengan menu cari 1. Pelaporan retur barang yang tidak sesuai lebih aktual, efektif, dan efisien 2. Bagian distibusi dapat menerima laporan retur lebih aktual karena data retur penerimaan telah terintegrasi dengan sistem 1. Bagian penerimaan dapat menerima notifikasi barang rusak dengan aktual 2. Proses pemeriksaan barang rusak dapat dilakukan dengan menu cari 119
4.2 Saran Berdasarkan kesimpulan yang didapat, adapun saran yang dapat diberikan, sebagai berikut: 1. Rancangan Sistem Informasi Manajemen Gudang Peralatan ini merupakan sebuah perancangan konseptual. Sehingga rancangan ini dapat digunakan sebagai acuan pembuatan sistem informasi manajemen gudang peralatan PT Pos Indonesia. Dengan demikian, kinerja gudang peralatan selaku gudang utama dalam kegiatan bisnis PT Pos Indonesia dapat lebih optimal. 2. Untuk meracangan sub sistem informasi manajemen aset lainnya, PT Pos dapat melakukan hal yang sama seperti pada proyek ini. Hal tersebut adalah menjadikan TIA sebagai dasar pengembangan sistem karena data-data yang dibutuhkan untuk implementasi SIMA adalah seluruh atribut data aset yang diperoleh melalui kegiatan inventarisasi aset. 120