KONSEP DAN IMPLEMENTASI TRACER STUDY Ir. Ahmad Syafiq, MSc, PhD a-syafiq@ui.ac.id
Situasi terkini Massifikasi pendidikan tinggi: Jumlah PT masih terus meningkat tantangan kualitas Kemampuan dan demand masyarakat meningkat Menguatnya kredensialisme (pentingnya pengakuan formal pengetahuan, keterampilan dan pengalaman) Tuntutan terhadap relevansi pendidikan tinggi dan meritokrasi (hubungan lurus antara pendidikan dengan status sosek) Paradigma knowledge society dan knowledge economy
Situasi terkini Dinamika global: Kompetisi antar PT meningkat Kompetisi regional dan internasional meningkat Eksperimentasi struktur studi baru (misalnya Bologna Process di Eropa); bangkitnya vokasi Tuntutan terhadap employability lulusan PT misalnya melalui penekanan pembelajaran pada aspek kompetensi; link and match (keselarasan)
Situasi terkini Dinamika global: Tuntutan terhadap akuntabilitas melalui evaluasi dan akreditasi Korporatisasi manajemen PT (efektifitas dan efisiensi, quality management, pemahaman mengenai multi-stakeholdership dan hubungan clientele)
Menguji relevansi PT Tantangan terkini Evaluasi dan asesmen kritikal terhadap relevansi PT bagi masyarakat menjadi semakin penting dengan situasi dan tantangan terkini yang sudah harus segera dijawab. Massifikasi pendidikan tinggi perlu dikawal oleh informasi saintifik dan valid mengenai outcome pembelajaran sebagai parameter kualitas.
Urgensi Tracer Study Tracer Study harus dilaksanakan oleh seluruh PT dan sistem nasional monitoring lulusan PT perlu terus diperkuat Sumber data terpenting bagi pengembangan pendidikan tinggi terkait dengan relevansi pendidikan Learning output/outcome adalah lulusan, sehingga lulusan (bukan pengguna) adalah evaluator kunci TS dapat mencakup pertanyaan-pertanyaan yang cukup luas untuk pengembangan kebijakan
Tujuan Tracer Study 7 informasi pengembangan relevansi akreditasi
Kerangka Konsep 8 Input Kondisi dan pengaturan belajar Tracer Study Input Biodata siswa, pengalaman, motif Process Pengajaran dan pembelajaran Output Pengetahuan, keterampilan, motivasi, nilai Outcomes Transisi kerja, pekerjaan Kontribusi dan pengabdian masyarakat
Tracer Study DIKTI Desain dan metodologi yang dilaksanakan oleh PT harus mengikuti aturan DIKTI sesuai Surat Edaran Dirjen Belmawa No. 313/B/SE/2016: yaitu: Pusat Karir dan Tracer Study dilaksanakan pada tingkat perguruan tinggi untuk menjamin bahwa desain, metodologi, dan kuesioner yang digunakan terstandar sehingga memungkinkan kompilasi dan komparasi data antar fakultas/program studi/departemen dalam perguruan tinggi tersebut ditingkat Nasional. Tracer Study harus ditargetkan pada seluruh populasi dan bukan pada kelompok sampel yang sudah dipilih sebelumnya. Populasi target pada pelaksanaan Tracer Study tahun berjalan adalah seluruh lulusan yang menjadi anggota kohort lulusan (2) dua tahun sebelumnya (kohort lulusan bukan kohort angkatan masuk);
Tracer Study DIKTI Tracer Study yang dilaksanakan oleh perguruan tinggi wajib mencakup seluruh pertanyaan inti Tracer Study Online Ditjen Belmawa. Walaupun demikian perguruan tinggi dapat menambahkan pertanyaan sesuai dengan kepentingan tetapi tidak diperkenankan mengurangi atau mengubah pertanyaan inti dari Ditjen Belmawa. Hal ini adalah untuk menjamin standarisasi instrumen untuk kepentingan kompilasi dan komparasi data Nasional; Perguruan tinggi pemenang bantuan pengembangan pusat karir dan pusat karir lanjutan Ditjen Belmawa wajib mengunggah hasil Tracer Study di situs yang telah disediakan (http://pkts.belmawa.ristekdikti.go.id) sesuai dengan batas waktu pelaporan yang tercantum dalam surat kontrak hibah;
Tracer Study DIKTI Perguruan tinggi lain yang tidak mendapatkan bantuan juga melaksanakan Tracer Study dengan metode yang sama dan mengunggah hasil Tracer Study pada situs tersebut. Hal ini untuk memperkaya dan memperkuat data Nasional dalam variabel dan indikator pendidikan tinggi, khususnya terkait transisi dan situasi kerja lulusan perguruan tinggi. Perguruan tinggi agar melaksanakan Tracer Study secara reguler setiap tahun guna memenuhi kebutuhan data akreditasi, data Tracer Study juga agar disosialisasikan dan digunakan untuk pengembangan kurikulum dan perbaikan pembelajaran di perguruan tinggi.
Desain dan Metodologi Desain penelitian: survey sensus. Melibatkan seluruh (100%) lulusan PT pada tahun kohort yang diikuti. Populasi dan subyek penelitian: Lulusan pada kohort 2 tahun ke belakang (dari tahun dilaksanakannya tracer study, misalnya tracer study 2016 maka populasi dan subyeknya adalah lulusan tahun 2014) Pemilihan waktu 2 tahun karena memberikan kesempatan bagi PT di Indonesia untuk melengkapi database dan lulusan dianggap masih dapat mengingat peristiwa pencarian kerja Instrumen: kuesioner standar yaitu Kuesioner Tracer Study Online DIKTI (minimalis, terdiri dari 78 variabel).
Desain dan Metodologi Metode pengumpulan data: disarankan online karena efektif, efisien dan praktis. Meskipun demikian, dapat pula dilakukan berbagai cara pengumpulan data (wawancara tatap muka, wawancara telepon, surat pos, surat elektronik). Pelaksanaan reguler, murah dan mudah untuk diimplementasikan Disarankan untuk mengoptimalkan perolehan informasi dengan cara mengadaptasi secara utuh kuesioner yang lebih lengkap.
Sistem Tracer Study Online DIKTI menyediakan fasilitas pendukung Tracer Study dan Sistem Tracer Study Online melalui laman yang beralamat di http://pkts.belmawa.ristekdikti.go.id Sistem ini menyimpan daftar akun administrator tracer study dari setiap perguruan tinggi. User atau pengguna aplikasi tracer study ini adalah perguruan tinggi. Perguruan tinggi bertindak sebagai operator dalam melakukan pengisian data.
Implementasi Tracer Study 15 1. Tahap Persiapan 2. Tahap Pelaksanaan 1. Tim Peneliti 2. Database Alumni Target Populasi Cek Sistem Database 3. Lokakarya Pengembangan/Perbaikan Kuesioner Koordinasi: Sistem Database Pengumpulan Data Sosialisasi Draft Presentasi Hasil 4. Riset: Alat Surat Menyurat 1. Email Blast 2. Mekanisme Reminder 3. Sosialisasi 4. Analisis 5. Diseminasi Hasil 6. Pemanfaatan Data
16 1. Tahap Persiapan
1.1 Tim Peneliti PI Co-PI Data Coordinator IT Coordinator Finance Assistant Researcher 1 Assistant Researcher 2 Assistant Researcher 3 Assistant Researcher 4 17
1.2 Database Alumni 18 Sensal: seluruh populasi target lulusan Target lulusan: 2 tahun setelah lulus Cakupan: 1kohort Kriteria Lulus: Siap memasuki dunia kerja
Target Populasi - Contoh TSUI 2013 Jenjang S1 Tahun Lulus FK Profesi (+1th) 2010 FKG Profesi 2011 FMIPA Sarjana + Profesi 2011 FT Sarjana 2011 FH Sarjana 2011 FE Sarjana + Profesi 2011 FIB Sarjana 2011 FPSI Sarjana + Profesi 2011 FISIP Sarjana 2011 FKM Sarjana 2011 FASILKOM Sarjana 2011 FIK Profesi 2011
1.3 LOKAKARYA Lokakarya Pengembangan Kuesioner, Cipanas 13-14 Mei 2014 Koordinasi dengan Direktorat/Bidang/Unit Lain
Pengembangan Kuesioner Kuesioner Standar Tambahan pertanyaan Kuesioner Baru Lokakarya Format Software Persiapan IVCT Upload
Kasus UI: Perbaikan Kuesioner - Pemisahan pada kompetensi : loyalitas dan integritas menjadi 2 kompetensi yang berbeda - Pertanyaan baru : - Apakah mengikuti pendidikan/kursus tambahan: - Sesuai bidang pekerjaan - Tidak sesuai bidang pekerjaan - Apakah melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi? - Bila ya, apakah sesuai dengan latar belakang pendidikan? - Bila ya, apakah sesuai dengan bidang pekerjaan saat ini? - Riwayat Pekerjaan: - Rata-rata waktu bekerja di perusahaan - Apakah anda bekerja/pernah bekerja di tempat terpencil?
Koordinasi dengan Fakultas/Unit Lain Penting! Koordinasi dilakukan dengan direktorat/badan lain di PT (Dit. Pendidikan, Dit. Kemahasiswaan, PPSI dan BPMA). Koordinasi dengan fakultas/departemen/prodi untuk: - Pengecekan silang mengenai database alumni - Dukungan TS dari fakultas/depatemen/prodi. - Pengembangan dan penyempurnaan kuesioner - Sosialisasi pelaksanaan dan diseminasi hasil - Peningkatan response rate TS - Penggunaan TS di fakultas /departemen/prodi
Perbaikan Sistem Database Data ini akan digunakan dalam dokumen resmi UI yaitu Ijazah, Transkrip, Surat-menyurat, dan Tracer Study (Studi Penelusuran Alumni) Data ini wajib diisi sebagai kelengkapan persyaratan untuk Ujian Akhir/Skripsi/Tesis/Disertasi/Yudisium
Kepada Alumni Baru dan Mahasiswa untuk Berpartisipasi Sosialisasi dilakukan pada saat: Acara Wisuda Sosialisasi TSUI Sambutan rektor Media promosi (video) Website Alumni dan Fakultas. Sosialisasi kepada Mahasiswa: Orientasi studi mahasiswa baru Seminar profesi mahasiswa
2.3 Sosialisasi di Laman Universitas 27
28 Sosialisasi di Laman Fakultas
Response Rate S2 TSUI 2010-2013 Fakultas TSUI 2012 TSUI 2013 FK 33.0% 62.2% FKG 38.7% 86.5% FMIPA 47.2% 71.1% FT 55.3% 76.1% FH 39.3% 58.7% FE 41.8% 74.5% FIB 47.7% 86.3% FPSI 36.9% 69.4% FISIP 33.7% 65.2% FKM 41.0% 76.6% FASILKOM 56.1% 70.2% FIK 57.1% 70.4% PASCA 39.9% 61.8% UI 41.8% 72.5%
4 Persiapan Riset 30 Alat Perangkat Telpon Pulsa Komputer Kuesioner Online Surat Menyurat Surat Pengantar Rektor Surat Pengantar Email Blast Surat Informasi Kegiatan Pengumpulan Data ke Fakultas
31 2. Tahap Pelaksanaan
2.1 Email Blast Untuk Alumni
Pengumpulan Data 33 - E-mail blast dikirim ke seluruh subyek (yang memiliki alamat e-mail di database) Surel resmi dikirim dengan ditandatangani oleh Rektor UI dan Direktur Hubungan Alumni Informasi akses kuesioner online di http://tracerstudy.ui.ac.id Nomor PIN personal untuk akses kuesioner - Dicek apakah subyek mengisi kuesioner: Mengirimkan surel ucapan terima kasih pada subyek yang mengisi kuesioner Mengirim ulang surel (email blast) ke mereka yang sama sekali tidak mengisi kuesioner, juga dilakukan kontak telepon - Pengingat/reminders/recontact dilaksanakan sebanyak 5 kali
Surat Resmi Dari UI
Akses Laman Kuesioner
Format Kuesioner TSUI 2013
Email Blast 1 Email Blast 2 Email Blast 3 Respons Harian 38 1st contact 2nd contact 3rd contact 4th contact 5th contact
2.2 Mekanisme Reminder (1) Email Blast to 2009 Alumni 7 days QTAFI Data Check Fill in QTAFI? Max 14 days Max 14 days Max 14 days No Contact 1 Contact 2 Contact 3 Contact 4 39 Yes Data Analysis End
Mekanisme Reminder (2) Phone Contact Yes Negative Response? No -Email changed? -Email Lost? -Wrong PIN/link? Yes Resend Email Max 7 days QTAFI Data Check No -Wrong Number? -Number not registered? Yes Phone Contact Stopped No Lack of motivation No Fill in QTAFI? Yes Data Analysis Yes No Phone Contact Stopped Boost Motivation Next Phone Contact 40
Staf Reminder Kegiatan reminder dalam pengumpulan data TS
2.4 Analisis Hasil 42 Tetapkan target response rate Batasi periode pengumpulan data Waktu Jumlah reminder Lakukan data cleaning Lakukan analisis sesuai standar analisis yang ada Gunakan reference yang ada 2.5 Diseminasi Hasil
Diseminasi Hasil TSUI Di Tingkat Universitas
Diseminasi Hasil TSUI Di Tingkat Fakultas
International Conference "Experiences with Link and Match in Higher Education. Results of Tracer Studies Worldwide." (EXLIMA), Bali, 22-25 October 2012 INTERNATIONAL CONFERENCE "EXPERIENCES WITH LINK AND MATCH IN HIGHER AND VOCATIONAL EDUCATION. RESULTS OF TRACER STUDIES WORLDWIDE (EXLIMA II), BALI, 25-26 NOVEMBER 2015
2.6 Pemanfaatan Data Permintaan data: Surat resmi ke CDC-UI Pengisian form untuk permintaan data TS secara online http://tracerstudy.ui.ac.id/qtafi/projects/ formtsui E-mail konfirmasi ke CDC-UI
Pemanfaatan Data TSUI Study Program/Faculty Date Purpose 2013 F. of Nursing UI March Accreditation, material for program improvement Postgraduate Program UI March Accreditation, material for program improvement F. of Medicine UI April Accreditation, AUN data, material for program improvement Communication Office UI May Study Program Education Exhibition F. of Economics UI June Accreditation, AUN data, material for program improvement F. of Social and Political Science UI July Accreditation, material for program improvement F. of Psychology UI August Accreditation, material for program improvement F. of Public Health UI August Accreditation, material for program improvement 49
Pemanfaatan Data TSUI Study Program/Faculty Date Purpose 2014 F. of Social and Political Science UI April Accreditation, material for program improvement F. of Public Health UI April Accreditation, AUN data, material for program improvement F. of Medicine UI May Accreditation, AUN data, material for program improvement Communication Office UI May Study Program Education Exhibition 50
PEMANFAATAN DATA TSUI Study Program/Faculty Date Purpose 2013 F. of Nursing UI March Accreditation, material for program improvement Postgraduate Program UI March Accreditation, material for program improvement F. of Medicine UI April Accreditation, AUN data, material for program improvement Communication Office UI May Study Program Education Exhibition F. of Economics UI June Accreditation, AUN data, material for program improvement F. of Social and Political Science UI July Accreditation, material for program improvement F. of Psychology UI August Accreditation, material for program improvement 51
Study Program/Faculty Date Purpose 2014 F. of Social and Political Science UI Pemanfaatan Data TSUI April Accreditation, material for program improvement F. of Public Health UI April Accreditation, AUN data, material for program improvement F. of Medicine UI May Accreditation, AUN data, material for program improvement Communication Office UI May Study Program Education Exhibition F. of Engineering June Accreditation, material for program improvement F. Social & Political Sciences Dept. of Industrial Engineering Septembe r Accreditation, material for program improvement October Accreditation, material for program 52 improvement
Pemanfaatan Data TSUI Fakultas Bulan Tujuan Penggunaan Data 2015 Fakultas Psikologi April Akreditasi, materi untuk peningkatan program Fakultas Teknik April Akreditasi, AUN, materi untuk peningkatan program Fakultas Hukum Mei Akreditasi, AUN, materi untuk peningkatan program Program Pascasarjana Mei Materi untuk peningkatan program Fakultas Farmasi Juni Akreditasi, AUN, materi untuk peningkatan program Fakultas MIPA Juni Akreditasi, AUN, materi untuk peningkatan program 53
Pemanfaatan Data TSUI Study Program/Faculty 2015 Fakultas Ilmu Keperawatan Fakultas Ekonomi dan Budaya Fakultas Ilmu Komputer Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Fakultas Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokeran Date Agustus Agustus September September September September Purpose Akreditasi, materi untuk peningkatan program Akreditasi, materi untuk peningkatan program Akreditasi, materi untuk peningkatan program Akreditasi, Data AUN, materi untuk peningkatan program Akreditasi, materi untuk peningkatan program Akreditasi, materi untuk peningkatan program 54
Study Program/Faculty 2015 Fakultas Kedokteran Gigi Pemanfaatan Data TSUI Date September Purpose Akreditasi, materi untuk peningkatan program Fakultas Ilmu Budaya Oktober Materi untuk peningkatan program Fakultas Ilmu Komputer November Fakultas Kedokteran Gigi Fakultas MIPA Desember Desember Program Pascasarjana Desember Akreditasi, materi untuk peningkatan program AUN, materi laporan tahunan Akreditasi, AUN, materi laporan tahunan, materi untuk peningkatan program Akreditasi, AUN, materi laporan tahunan, 55 materi untuk peningkatan program
Pemanfaatan Data TSUI Study Program/Faculty Date Purpose 2016 Fakultas Kedokteran Gigi Februari Akreditasi, materi untuk peningkatan program Fakultas Psikologi Februari Materi untuk peningkatan program Fakultas Ekonomi dan Bisnis Maret Akreditasi, materi untuk peningkatan program Fakultas Ilmu Keperawatan Maret Akreditasi AUN Fakultas Farmasi Maret Materi untuk peningkatan program 56
TERIMA KASIH