Sesuai Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara, Nomor 12Tahun 2013 Tentang Pedoman Penyelenggaraan Diklatpim Tingkat III BAHAN TAYANG MATA DIKLAT BENCHMARKING KE BEST PRACTICE DIKLATPIM TINGKAT III
PUSDIKLAT SPIMNAS LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA 2014 BENCHMARKING KE BEST PRACTICE DIKLATPIM TK III
Contents REFRESH KONSEP BENCHMARKING DESAIN BENCHMARKING KE BEST PRACTICE KESIMPULAN LAMPIRAN. OVERVIEW MITRA BENCHMARKING. LEMBAR KERJA BENCHMARKING
Tahap I Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi 1.Coaching 2.Counselling 1. wawasan kebangsaan 2. Integritas 3. Pembekalan isu strategis 4. Diagnostic Reading 5.Penjelasan Proyek Perubahan Merancang Perubahan dan Tahap II Membangun Tim Taking Ownership (Breaktrough I) 1.Pengembangan potensi diri 2.Inovasi 3.Jejaring kerja 4.Budaya Kerja dalam Efektivitas kepemimpinan 5.Membangun Tim Efektif 6.Benchmarking ke Best Practice 7.Merancang proyek perubahan 8.Seminar presentasi Proyek Perubahan 9.Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan. Tahap III Tahap IV Laboratorium Kepemimpinan (Breaktrough II) 1.Coaching 2.Counselling Tahap V Evaluasi 1.Seminar Laboratorium Kepemimpinan 2.Evaluasi Kepemimpinan LIMATAHAPAN PEMBELAJARAN DIKLATPIM III
Posisi Mata Diklat Benchmarking 1.Pengembangan potensi diri 2.Inovasi 3.Jejaring kerja 4.Budaya Kerja dalam Efektivitas kepemimpinan 5.Membangun Tim Efektif 6.Benchmarking ke Best Practice 7.Merancang proyek perubahan 8.Seminar presentasi Proyek Perubahan 9.Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan. Tahap III Merancang Perubahan dan Membangun Tim
Kompetensi yang dibangun Peserta mampu mengadopsi dan mengadaptasi best practice bidang pengelolaan program Perubahan budaya organisasi, perbaikan kinerja dan peningkatan kualitas SDM Tujuan Membaca bahan bacaan dan mendiskusikan organisasi yang memiliki best practice bidang pengelolaan program, mengunjungi organisasi tsb., mengidentifikasi best practice.
Hubungan Benchmarking ke Best Practice dengan mata diklat lainnya PENGALAMAN BELAJAR BENCHMARKING KE BEST PRACTICE PROYEK PERUBAHAN SEMINAR PRESENTASI PROYEK PERUBAHAN PEMBEKALAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN
Definisi Benchmarking 1. Gregory H. Watson Bencmarking sebagai pencarian secara berkesinambungan dan penerapan secara nyata praktikpraktik yang lebih baik yang mengarah pada kinerja kompetitif unggul. 2. David Kearns (CEO dari Xerox ) Benchmarking adalah suatu proses pengukuran terus-menerus atas produk, jasa dan tata cara kita terhadap pesaing kita yang terkuat atau badan usaha lain yang dikenal sebagai yang terbaik 3. IBM Benchmarking merupakan suatu proses terusmenerus untuk menganalisis tata cara terbaik di dunia dengan maksud menciptakan dan mencapai sasaran dan tujuan dengan prestasi dunia 4. Teddy Pawitra Bencmarking sebagai suatu proses belajar yang berlangsung secara sisitematis dan terus-menerus dimana setiap bagian dari suatu perusahaan dibandingkan dengan perusahaan yang terbaik atau pesaing yang paling unggul Essence : Proses membandingkan dan mengukur suatu kegiatan organisasi terhadap proses operasi yang terbaik di kelasnya 5. Goetsch dan Davis Benchmarking sebagai proses pembanding dan pengukuran operasi atau proses internal organisasi terhadap mereka yang trbaik dalam kelasnya, baik dari dalam maupun dari luar industri
TOOL FOR PRODUCTIVITY MANAGEMENT BENCHMARKING PRODUCTIVITY ACCELERATOR
Benchmarking Paradigm (J.Nazarko,2007) Benchmarking does not mean uncritical copying, which can be very risky when the company does not understand the essence of their individual condition (Benchmarking bukan berarti penyalinan tanpa kritik yang bisa sangat berisiko, ketika perusahaan tsb.tidak mengerti intisari dari kondisi individual mereka) Benchmarking cannot be limited to comparison or ranking ( false benchmarking), Benchmarking tidak terbatas pada pembandingan atau renking ( itu Benchmarking yang salah) 4 3 5 The limits of benchmarking application are primarily inside the company. ( Batas batas aplikasi benchmarking, terutama ada di perusahaan) 2 Benchmarking as a process of learning from others requires modesty, because firstly you have to admit that somebody is better than you in some field. ( Benchmarking yaitu Proses pembelajaran dari orang lain membutuhkan kerendahan hati, karena harus mengakui keunggulan orang lain ) 1 Benchmarking is one of the basic pillars of learning organizations, because if encourages people to watch other and Learn from them. ( Benchmarking salah satu pilar organisasi pembelajaran, untuk memperhatikan orang lain dan belajar dari mereka)
Summary of benchmarking concept Outputs, Results, Success Factors Benchmark WHAT? Data collection Who/what Is BEST? US DATA ANALYSIS Them How do WE do it? Data collection How do THEY do it? Processes,Practices, Methods
Classification of benchmarking Product Benchmarking Process Benchmarkin g Strategic Benchmarkin g Organizational Benchmarking Type of Benchmarking Internal Benchmarking External Benchmarking Enterprise Benchmarking Competition Benchmarking Corporation Benchmarking Branch Benchmarking Branch independent Benchmarking
Processes Levels of benchmarking Comparisons World Leader National Leader Sector Leader Sector standards Best practices in company Range Borrowing good ideas Drawing conclusions from own success
Phase of benchmarking Implementation
The benchmarking wheel(andersen) (Bjorn Adapt: Choose 5 best practice Adapt to the company s conditions, and implemen changes Plan: Critical success factoer, select a process for Benchmarking, document the process, And develop Performance measures 1 4 Analyze: Identify gaps in performance And find the root causes for the performance gaps Observe: Understand and document the partners process, both Performance and practice Search: Find benchmarking partners 2 3
PROSES BENCHMARKING Sumber: Longbottom dalam Nunuk Supraptini,(2000) IDENTIFIKASI TERHADAP MITRA POTENSIAL PERTUKARAN INFORMASI SALING MENGUNJUNGI LOKASI DAN PROSES OBSERVASI MELAKUKAN EVALUASI DAN PENGULANGAN DENGAN SEMANGAT PERBAIKAN DAN BERKELANJUTAN PERENCANAAN ANALISIS PENERAPAN EVALUASI PROSES BENCHMARKING PENGAMATAN MENDALAM KONDISI INTERNAL PERUSAHAAN ANALISIS KEKUATAN DAN KELEMAHAN PENGUKURAN KINERJA PERSIAPAN BENCHMARKING PROSES ADAPTASI DAN PENERAPAN
DESAIN BENCHMARKING
SCOPING BENCHMARKING VISIT DIKLATPIM TK III DENGAN PENDEKATAN PENGELOLAAN PROGRAM PROGRAM TEKNIS GENERIK
PROGRAM Sumnber: Pedoman penyusunan Renstra. PROGRAM TEKNIS Program yang menghasilkan pelayanan kepada masyarakat, program bersifat khusus tidak duplikatif, harus dapat dievaluasi pencapaian kinerja berdasarkan periode waktu tertentu, dilaksanakan dalam periode jangka menengah, perubahan hanya dapat dilakukan setelah melalui tahapan evaluasi. PROGRAM GENERIK Program yang bersifat pelayanan internal untuk mendukung pelayanan aparatur dan / atau administrasi pemerintahan, nomenklatur program dibuat unik dengan membedakan kode programnya, ditujukan untuk menunjang pelaksanaan program teknis).
INDIKATOR HASIL BELAJAR. MENGIDENTIFIKASI BEST PRACTICE PENGELOLAAN PROGRAM. MENYUSUN LESSON LEARNT DARI BEST PRACTICE. MENGADOPSI BEST PRACTICE. MENGADAPTASI BEST PRACTICE
Proses Pelaksanaan Benchmarking ke Best Practice TINDAKAN STRATEJIK INPUT OUTPUT IDENTIFIKASI MASALAH INTERNAL IDENTIFIKASI MITRA BENCHMARKING. PENGUMPULAN INFORMASI. PENELITIAN. ANALISIS MELAKUKAN SURVEY TERHADAP MITRA BENCHMARKING UNTUK LANGKAH PRAKTEK SELANJUTNYA. MELAKUKAN KUNJUNGAN UNTUK MENGAMATI DAN MEMPELAJARI BEST PRACTICE MEREKA. LAKUKAN IDENTIFIKASI PRAKTEK MEREKA UNTUK KEUNGGULAN ORGANISASI KITA DIMASA DATANG UMPAN BALIK MENGIMPLEMENTASIKAN STRATEGI USAHA BARU UNTUK MENINGKATKAN KINERJA ORGANISASI KITA
Beberapa Pertanyaan...? Seberapa bagus yang kita kerjakan dibanding institusi lain? Kita ingin menjadi seperti apa? Siapa yang saat ini kinerjanya terbaik? Bagaimana mereka mencapai kinerja terbaik tersebut? Bagaimana kita mengadopsi apa yang mereka lakukan untuk institusi kita? Bagaimana kita bisa menunjukkan kita lebih baik dibanding mereka?
TAHAPAN Implementasi Benchmarking. Identifikasasi. Memandang Organisasi. Kenali dan survey organisasi. Metode penyelidikan. Faktor faktor kritis dan pemecahannya. Susun daftar pertanyaan. Kumpulkan informasi dari pasangan organisasi. Informasi dari sumber lain. Dokumentasi. Check dan uji kebenaran. Perhatikan implementasi. Gabungkan dengan rencana. Siapkan rencana perubahan.. Implemenatasi rencana. 1 TENTUKAN APA YANG AKAN DI BENCHMARKING 3 PENGUMPULAN INFORMASI 5 IMPLEMENTASI 2 IDENTIFIKASI MITRA BENCHMARKING 4 ANALISIS. Bandingkan organisasi sendiri dengan organisasi yang akan di Benchmarking. Lakukan penelitian untuk menemukan organisasi yg berpraktek terbaik (Best Practice). Pengolahan data daninformasi.. Pengendalian kualitas informasi.. Koreksi terhadap unsur yg di benchmarking. Identifikasi perbedaan. Manfaatkan analisis
Kesimpulan Benchmarking bertujuan untuk menentukan kunci atau rahasia sukses dari organisasi pesaing yg paling unggul /Best practice Benchmarking diperlukan untuk memungkinkan organisasi dapat membandingkan dengan organisasi kopetitor dan selanjutnya menjadi alat strategi bagi manajemen untuk meningkatkan kinerjanya Sedangkan keuntungan yang diperoleh melalui Benchmarking adalah untuk mengurangi biaya karena kesalahan, menurunkan pencegahan sebelum kesalahan terjadi, penyederhanaan proses
LEMBAR KERJA BENCHMARKING SEBELUM KUNJUNGAN KE LOKUS (MEMPELAJARI DOKUMEN LOKUS YANG AKAN DIKUNJUNGI DAN MEMPRESENTASIKAN DI KELAS)