GUIDELINES PPI Dunia Awards 2017 Salam Perhimpunan! PPI Dunia Awards merupakan program penganugerahan apresiasi kepada para PPI Negara anggota PPI Dunia akan kiprah pemuda-pemudi Indonesia dalam mengharumkan nama Bangsa Indonesia melalui organisasi perhimpunan pelajar Indonesia yang tersebar di berbagai belahan dunia. PPI Dunia Awards 2017 merupakan program PPI Dunia Awards kedua yang dilaksanakan oleh Dewan Presidium PPI Dunia yang juga merupakan kelanjutan dari PPI Dunia Awards pertama yang diinisiasi dan dilaksanakan pada tahun 2015 silam. Tujuan PPI Dunia Awards bertujuan untuk memberikan penghargaan kepada PPI Negara anggota PPI Dunia akan kiprah kinerja organisasi selama 1 tahun kepengurusan. PPI Dunia Awards juga bertujuan untuk menginspirasi serta memfasilisati sharing program-program kerja yang inovatif, cerdas, dan kreatif dari berbagai PPI Negara guna pengembangan tiap PPI Negara di masa depan. Kategori Penghargaan Ada empat kategori besar penghargaan dalam PPI Dunia Awards 2017 ini, yaitu: 1. PPI Negara Terbaik PPI Negara Terbaik merupakan penghargaan bagi PPI Negara yang telah berhasil menjalankan roda kepengurusan organisasi dengan menyinergikan visi dan misi organisasi ke dalam bentuk realisasi program kerja nyata melalui upaya pengoptimalan berbagai sumber daya organisasi dengan manajemen kepengurusan yang efektif dan efisien. 2. PPI Negara dengan Program Kerja Terbaik Penghargaan PPI Negara dengan Program Kerja Terbaik ini diberikan bagi PPI Negara yang telah merealisasikan program-program kerja inspiratif, cerdas, dan
inovatif dalam satu periode kepengurusan. Penghargaan PPI Negara dengan Program Kerja Terbaik ini memiliki 3 sub kategori penghargaan sebagai berikut: a. PPI Negara dengan Program Kerja Terbaik dalam Bidang Pendidikan Merupakan penghargaan program kerja terbaik PPI Negara bagi PPI negara yang memiliki program kerja dalam bidang pendidikan yang mendorong, mendidik dan meningkatkan kualitas sumber daya manusia dari anggota PPI dan masyarakat di wilayah kerja PPI Negara tersebut. b. PPI Negara dengan Program Kerja Terbaik dalam Bidang Sosial dan Kemasyarakatan Merupakan penghargaan program kerja terbaik PPI Negara bagi PPI negara yang memiliki program kerja dalam bidang sosial dan kemasyarakatan dimana PPI dan anggotanya terlibat aktif dalam membantu masyarakat, baik di negara PPI yang bersangkutan maupun di negara atau tempat lainnya. c. PPI Negara dengan Program Kerja Terbaik dalam Bidang Rekreasional (Seni Budaya dan/atau Olahraga) Merupakan penghargaan program kerja terbaik PPI Negara bagi PPI negara yang memiliki program kerja rekreasional terakit seni dan budaya serta olah raga yang bersifat menghibur dan mempererat persaudaraan antar anggota PPI Negara maupun antar anggota PPI Negara dengan masyarakat sekitar. 3. PPI Negara Teraktif dalam Publikasi PPI Negara Teraktif dalam Publikasi merupakan penghargaan bagi PPI Negara yang paling aktif mengirimkan artikel atau pemberitaan melalui Tim Biro Pers PPI Dunia mengenai pelaksanaan program-program kerja PPI Negara dan issue-issue terkini yang sedang berkembang di seluruh dunia. 4. PPI Negara Terpopuler PPI Negara Terpopuler merupakan penghargaan bagi PPI Negara yang mampu menarik minat para pengguna Instagram dan Facebook melalui pemaparan profil organisasi dan segala pencapaian kinerja PPI Negara melalui sebuah video.
Bentuk Penghargaan PPI Dunia Awards 2017 akan memilih pemenang penghargaan sebagai berikut: 1) 1 (satu) PPI Negara Terbaik 2) 3 PPI Negara dengan Program Kerja Terbaik, yang terdiri dari: - 1 PPI Negara dengan Program Kerja Terbaik di Bidang Pendidikan - 1 PPI Negara dengan Program Kerja Terbaik di Bidang Sosial Kemasyarakatan - 1 PPI Negara dengan Program Kerja Terbaik di Bidang Rekreasional 3) 1 PPI Negara Teraktif dalam Publikasi 4) 1 PPI Negara Terpopuler Total awards berjumlah 6 (enam) dan akan diumumkan pada saat pelaksanaan Simposium Internasional ke-9 PPI Dunia 2017 di Warwick. Masing-masing PPI Negara yang terpilih akan mendapatkan: o Plakat Penghargaan o Sertifikat Penghargaan atas Nama Dewan Presidium PPI Dunia Persyaratan Peserta: Peserta yang dapat berpartisipasi dalam PPI Dunia Awards 2017 adalah seluruh PPI Negara yang termasuk dalam keanggotaan PPI Dunia. Program kerja yang dicantumkan dalam PPI Dunia Awards 2017 ini adalah program kerja yang telah dilaksanakan dalam kurun waktu antara Juli 2016 Juni 2017 Khusus untuk penghargaan PPI Negara dengan Program Kerja Terbaik, setiap PPI Negara dapat melakukan pendaftaran lebih dari satu kategori (pendaftaran dilakukan terpisah). Mekanisme Penilaian dan Penentuan Penilaian berdasarkan review berkas administrasi (formulir dan kelengkapannya) oleh Dewan Juri
Dewan Juri terdiri dari 7 orang (anggota Dewan presidium aktif dan alumni Dewan Presidium) Pada setiap kategori, penilaian akan dilakukan oleh 7 Dewan Juri yang terdiri dari Dewan Presidium dan Alumni Dewan Presidium. Penilaian akan dilakukan secara objektif dan berdasarkan rata-rata nilai dari ke 7 Dewan Juri. Apabila terdapat anggota dewan juri yang berasal dari PPI negara yang menjadi peserta PPI Dunia Awards 2017, maka Dewan Juri yang bersangkutan tidak akan ikut menilai untuk menjaga netralitas penilaian. Khusus untuk kategori penghargaan PPI Negara Terpopuler, penjurian dan penilaian dilakukan dengan jumlah Like dan Share terbanyak dari video profil PPI Negara yang di-repost di akun Instagram PPI Dunia dan diunggah ke halaman Facebook Fanpage PPI Dunia. Satu Like di Instagram dan Facebook bernilai satu poin, sedangkan satu Share di Facebook bernilai dua poin. Kriteria penilaian PPI Negara Terbaik meliputi: 1) Relevansi visi misi dengan perencanaan program kerja 2) Koordinasi & struktur organisasi 3) Daftar program kerja yang telah terealisasi Kriteria penilaian PPI Negara dengan Program Kerja Terbaik meliputi: 1) Ide dan konsep program kerja 2) Inovasi 3) Publikasi 4) Outreach dan frekuensi 5) Publikasi program kerja di media (online dan offline) Penilaian PPI Negara Teraktif dalam Publikasi berdasarkan rekapitulasi berita yang telah diterbitkan oleh setiap PPI Negara melalui Tim Biro Pers PPI Dunia
TIMELINE PPI DUNIA AWARDS 2017 10 Juni - 30 Juni 2017: Pendaftaran online sekaligus pengumpulan berkas yang dibutuhkan. 5 Juli - 20 Juli 2017: Proses penilaian dan penjurian oleh Dewan Juri dan pengumpulan Like dan Share terbanyak di Instagram PPI Dunia dan Facebook Fanpage PPI Dunia. 25 Juli 2017: Pengumuman dan penyerahan plakat penghargaan PPI Dunia Awards dalam Simposium Internasional PPI Dunia 2016 di Kairo.
PANDUAN PENJURIAN Kriteria Penilaian PPI Negara Terbaik 1) Visi dan Misi Sangat kurang (1): Tidak bersemangat dalam berkerja, sangat lambat dalam menyelesaikan program kerja, tidak solid sebagai tim, tidak banyak manfaat yang ditawarkan dalam organisasi maupun program kerja. Kurang (2): Semangat kerja dapat dilihat namun sangat minim, bergerak dan berkerja secara minimum, kurang solid sebagai tim, manfaat yang ditawarkan dalam organisasi maupun program kerja sangat minim. Cukup (3): Semangat kerja cukup terlihat, bergerak dan berkerja cukup cepat, tidak konsisten dalam mempertahankan semangat dan cara berkerja, cukup solid sebagai tim, cukup banyak manfaat yang ditawarkan dalam organisasi maupun program kerja. Tinggi (4): Semangat kerja dapat terlihat, bergerak dan berkerja secara cepat dan juga konsisten dalam mempertahankan semangat dan cara berkerja, solid sebagai tim, manfaat yang ditawarkan dalam organisasi maupun program kerja tinggi. Sangat tinggi (5): Penuh semangat dalam berkerja dan mempublikasikan PPI, bergerak dan berkerja sangat cepat dalam menyelesaikan program kerja, sangat solid sebagai tim, manfaat yang ditawarkan dalam organisasi maupun program kerja sangat tinggi dan beragam. 2) Kualitas dari program kerja: 1: secara rata-rata program kerja sangat standard (atau dibawah standard), tidak ada objektif yang jelas, kurang persiapan dalam perencanaan program, program kerja tidak beragam. 2: secara rata-rata program kerja cukup baik, terdapat objektif namun dalam realisasi acara objektif tidak tercapai, persiapan dan perencanaan program terlihat sangat minim, ada sedikit keberagaman dalam maksud dan tujuan dari program kerja.
3: secara rata-rata program kerja diatas standar, terdapat objektif yang jelas dan dalam realisasi acara objektif dapat tercapai, pesiapan yang cukup matang dapat terlihat dalam perencanaan program, program kerja cukup beragam. 4: secara rata-rata program kerja jauh diatas standar, terdapat objektif yang unik dan dalam realisasi acara objektif dapat tercapai, persiapan yang sangat matang dapat terlihat dalam perencanaan program. 3) Keaktifan dalam menyebarkan berita tentang PPI (facebook, instagram dan website) 1: Tidak mempublikasikan berita tentang PPI, media social tidak aktif atau hanya aktif satu sampai tiga kali dalam sebulan. 2: Mempublikasikan beberapa berita tentang PPI, media social aktif setiap minggu. 3: Mempublikasikan semua berita tentang PPI, media social aktif setiap hari. 4: Sangat aktif dalam mempublikasikan berita tentang PPI dan sangat responsif terhadap pertanyaan di social media. 4) Kerja tim Sangat kurang (1): Tidak terlihat adanya kerja tim, tidak ada struktur kerja tim yang jelas, anggota tidak bersemangat dalam berkerja dan tidak tahu arah bekerja. Kurang (2): Kerja tim terlihat namun sangat minim, struktur kerja tim ada namun tidak konsisten dan jarang terlihat, semangat kerja sangat minim. Cukup (3): Kerja tim cukup terlihat, ada struktur kerja tim yang cukup jeas dan konsisten, semangat kerja tim cukup terlihat baik. Baik (4): Kerja tim terlihat jelas, terdapat struktur organisasi yang jelas dan konsisten, semangat kerja tim terlihat lebih dari baik. Sangat baik (5): Kerja tim dapat terlihat sangat jelas, terdapat struktur kerja tim yang jelas, setiap anggota bersemangat dan membantu anggota lain dalam berkerja.
5) Struktur organisasi Sangat kurang (1): Tidak ada struktur organisasi dan komunikasi, visi dan misi tidak dapat terlihat. Kurang (2): Struktur organisasi dan komunikasi dapat dilihat namun tidak jelas, terdapat visi dan misi namun tidak ada usaha untuk merealisasikannya. Cukup (3): Struktur organisasi dan komunikasi cukup baik dan cukup terlihat, visi dan misi cukup terlihat dan terkomunikasikan, tidak konsisten dalam merealisasikannya. Baik (4): Struktur organisasi dan komunikasi baik dan dapat terlihat, visi dan misi terlihat, dikomunikasikan secara minim, cukup konsisten dalam merealisasikannya. Sangat baik (5): Struktur organisasi dan komunikasi sangat baik dan dapat terlihat sangat jelas, visi dan misi terlihat jelas, dikomunikasikan pada anggota secara sangat konsisten dan dapat terealisasikan. 6) Dampak sosial terhadap anggota PPI Kurang (1): Tidak terdapat program kerja yang bermanfaat terhadap anggota PPI (ex: di bidang edukasi), organisasi memberi manfaat yang sangat minim terhadap anggotanya. Cukup (2): Terdapat program kerja yang cukup bermanfaat terhadap anggota PPI (ex: di bidang edukasi), organisasi memberi manfaat yang cukup tinggi terhadap anggotanya. Tinggi (3): Terdapat program kerja yang sangat bermanfaat terhadap anggota PPI (ex: di bidang edukasi), organisasi memberi manfaat yang sangat tinggi terhadap anggotanya. PPI Negara dengan Program Kerja Terbaik: 1. Tujuan acara Cukup baik (1): serupa dengan acara-acara sebelumnya, tidak ada unsur baru atau innovative yang dapat terlihat. Baik (2): terdapat beberapa unsur unik yang berbeda dengan acara-acara sebelumnya, sesuai dengan makna dinamis.
Sangat baik (3): unik, berbeda dengan acara-acara sebelumnya, innovative, sesuai dengan makna dinamis. 2. Realisasi acara 1: Acara terealisasikan tidak sesuai dengan rencana awal, objektif tidak tercapai. 2: Acara terealisasikan kearah rencana (cukup jauh dari rencana), objektif yang tercapai sangat minim. 3: Acara terealisasikan sesuai rencana, beberapa objektif tercapai. 4: Acara terealisasikan sesuai (sangat mendekati) dengan rencana, semua objektif tercapai. 3. Publikasi acara 1: hanya dipublikasikan pada skala internal (sangat minim), tidak ada poster atau publikasi di sosial media. 2: dipublikasikan lebih dari internal (sangat minim ke eksternal), tidak ada poster namun ada publikasi di sosial media (twitter atau pengumuman di fb). 3: dipublikasikan secara cukup luas, terdapat poster yang beberapa kali dipublikasikan melalui sosial media. 4: dipublikasikan secara sangat luas, terdapat poster yang dipublikasikan secara konstan melalu beberapa sosial media, acara dipublikasikan melalui newsletter PPI. Contact Person Segala bentuk komunikasi (pertanyaan, dll) dapat dikirimkan melalui kontak WA dan/atau email atas nama: Muhammad Ramadhan ( +62 821 5451 0230 / +7 985 878 75 70) contact@ppidunia.org
BERKAS YANG DIPERLUKAN 1. Kategori PPI Negara Terbaik Struktur Organisasi PPI Negara Daftar Program Kerja PPI Negara Daftar program kerja PPI Negara harus berisi nama program-program yang telah dilaksanakan mulai juli 2016 hingga juni 2017, deskripsi program, tujuan program, sasaran program, manfaat program, parameter keberhasilan program, waktu dan tempat pelaksanaan, realisasi program dan dokumentasi. 2. Kategori PPI Negara dengan Program Kerja Terbaik Laporan Kegiatan Laporan kegiatan ini harus berisi tujuan acara, deskripsi acara, realisasi acara, bukti publikasi acara (link berita atau lainnya), bukti dokumentasi dan laporan keuangan (jika acara tersebut membutuhkan dana). 3. Kategori PPI Negara Terpopuler PPI Negara mengunggah video berdurasi maksimal 1 menit yang berisi profil PPI Negara serta hasil pencapaian terbaik dari program kerja-program kerja PPI Negara dalam kurun waktu bulan Juli 2016-Juni 2017 di akun Instagram PPI Negara masing-masing atau jika PPI Negara tersebut tidak memiliki akun instagram, maka diperbolehkan untuk mengunggah video tersebut di akun instagram ketua PPI Negara tersebut atau pengurus lainnya. Video dibuat semenarik mungkin untuk mengundang banyaknya respon Like di Intagram dan Facebook dan Share di Facebook. PPI Negara diperbolehkan menyampaikan alasan mengapa PPI Negara tersebut layak untuk mendapatkan penghargaan PPI Negara Terpopuler. Video tidak diperbolehkan mengandung unsur SARA. Link video yang telah diunggah ke Instagram PPI Negara masing-masing, mohon untuk copy-paste ke formulir pendaftaran pada bagian Link Video untuk Kategori PPI Negara Terpopuler.
PANDUAN PENDAFTARAN ONLINE 1. Perhatikan uraian di bawah ini! Untuk pendaftaran kategori PPI Negara Terbaik, silahkan klik link berikut: https://www.cognitoforms.com/overseasindonesianstudentsassociationallianc e/formulironlineppiduniaawards2017kategorippinegarat ERBAIK Untuk pendaftaran kategori PPI Negara dengan Program Kerja Terbaik, silahkan klik link berikut: https://www.cognitoforms.com/overseasindonesianstudentsassociationallianc e/pendaftaranppiduniaawardskategorippinegaradengan PROGRAMKERJATERBAIK Untuk pendaftaran kategori PPI Negara Terpopuler, silahkan klik link berikut: https://www.cognitoforms.com/overseasindonesianstudentsassociationallianc e/pendaftaranppiduniaawards2017kategorippinegaraterp OPULER 2. Isi formulir pendaftaran dengan seksama. 3. Untuk Kategori PPI Negara dengan Program Kerja Terbaik, pilih salah satu subkategori. Jika ingin melakukan pendaftaran lagi dengan sub-kategori yang berbeda, mohon pendaftaran dilakukan secara terpisah. 4. Unggahlah berkas yang diperlukan sesuai dengan kategori yang Anda pilih. 5. Periksa kembali setiap data dan berkas yang telah diinput. 6. Submit formulir pendaftaran jika Anda telah memeriksa data dan/atau berkas yang Anda input. 7. Anda akan menerima pesan konfirmasi melalu e-mail setelah Anda melakukan pendaftaran online.