Modul ke: PRODUKSI MEDIA PR CETAK PRODUKSI MEDIA NEWSLETTER Fakultas FIKOM Program Studi Public Relations www.mercubuana.ac.id Enjang Pera Irawan, S.Sos, M.I.Kom
Pengertian Newsletter Newsletter merupakan salah satu media yang dibuat oleh praktisi PR. Asal mulanya, newsletter merupakan house journal, yaitu terbitan berkala yang diperuntukan untuk kalangan sendiri. Sekarang, ada perusahaan yang membuat newsletter secara khusus untuk masing-masing public, yaitu internal dan eksternal newsletter.
Lanjutan Dirancang sebagai publikasi informal untuk menyebarkan informasi kepada khalayak sasaran secara berkala, newsletter persis merupakan dua bagian dengan nama yang menunjukan: newsberita yang disampaikan dengan gaya singkat, semacam obrolan dalam sebuah letter-surat. Newsletter sering kali digunakan korporasi untuk mengkomunikasikan kepada karyawannya atau pemegang saham; oleh lembaga nirlaba dan asosiasi untuk menjumpai anggotaanggota dan relasi-relasinya, dan oleh bagian penjualan untuk menyampaikan informasi dan obrolan karyawan kepada perwakilan di lapangan. Opini pakar dan saran dari dalam perusahaan mengenai bidang-bidang khusus juga dijual ke pelanggan dalam bentuk newsletter oleh penerbit komersial
Fungsi Newsletter 1. Dapat memberikan dorongan untuk memperkuat komitmen memberikan yang terbaik bagi perusahaan serta perbaikan moral karyawankaryawannya. Antara lain sebagai wahana pengakuan terhadap prestasi kerja karyawan. 2. Sebagai media komunikasi yang menjembatani pihak manajemen dan karyawan, sehingga terjadi komunikasi dua arah. Karyawan misalnya, bisa memperoleh informasi tentang strategi dan tujuan perusahaan serta informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik. 3. Sebagai media publikasi melalui penyampaian informasi tentang kegiatan atau apa saja yang berkaitan dengan perusahaan kepada pihak lain. 4. Sebagai wahana penjalin hubungan dengan publik internal dan eksternal 5. Sebagai refresentatif citra korporat di mata public, baik buruknya kualitas newsletter akan menunjukan citra siapa pembuatnya.
Isi dan Rubrik Newsletter 1. Kegiatan-kegiatan penting (rutin maupun insidental) yang dilakukan perusahaan, baik yang sasarannya untuk publik internal maupun eksternal. 2. Kegiatan-kegiatan (rutin maupun insidental) yang dilakukan karyawan. Misalnya, kegiatan karyawan dalam proses produksi, olah raga bersama, dan sebagainya 3. Tulisan khusus tentang profil karyawan dan pemberian penghargaan kepada karyawan berprestasi. 4. Artikel-artikel opini, baik dari PR maupun dari manajemen dan karyawan serta publik eksternal. 5. Surat pembaca, berupa penyampaian ide, gagasan, kritik atau harapan-harapan karyawan 6. Artikel-artikel dari publik eksternal yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan 7. Artikel-artikel umum sebagai variasi dan daya tarik isi. Misalnya, berita tentang kenaikan BBM atau tips-tips menyetir mobil yang baik. Termasuk disini informasiinformasi ringan, seperti pengalaman selebritis menggunakan produk-produk perusahaan. Tentu saja, porsi liputannya jangan terlalu banyak.
Teknis Penulisan Newsletter Newsletter jumlah halamannya biasanya sedikit, yakni 2 hingga 8 halaman, dan biasanya berukuran A4. Sebagian besar isinya berupa tulisan-tulisan singkat dengan atau tanpa gambar, juga berisi pokok-pokok berita yang diperuntukan bagi pembaca yang sibuk.
Teknis Penulisan Newsletter 1. Menentukan materi informasi. Materi dari informasi yang akan disampaikan haruslah disesuaikan dengan jenis publiknya. 2. Mencari dan menulis berita 3. Tentukan batas deadline 4. Memberi foto atau gambar menarik 5. Mengedit dan mengatur naskah 6. Proses mencetak. Proses mencetak adalah proses yang meliputi beberapa kegiatan antara lain sinkronisasi pewarnaan, pembuatan montage dan film, percetakan, lipat jilid, package, dan distribusi. 7. Newsletter bukan media promosi produk. Newsletter bukan media penjualan produk. Meski diperbolehkan, pemuatan pesan penjualan produk secara langsung (iklan), harus dibatasi pemuatannya. 8. Melakukan ulasan (evaluasi). Setelah newsletter terbit, tugas PR sebagai editor adalah mengulas terbitan baru tersebut. 9. Siapkan peralatan pracetak 10. Peralatan percetakan. Untuk mencetak, biasanya PR menggunakan jasa pihak eksternal (percetakan).
News letter (1)
Newsletter (2) Newsletter merupakan penerbitan inggriya yang sederhana dan sangat memungkinkan untuk dikerjakan secara ingriya dengan fasilitas desktop publishing yang kini banyak tersedia.
Newsletter (4) Karena terbatasnya halaman newsletter, halaman depan yang menjadi sampul seringkali sudah dimanfaatkan sebagai halaman berita. Untuk ini diperlukan kreativitas desain visual agar tampilan newsletter menarik bagi pembaca untuk membukanya.
Newsletter (5) Newsletter menampilkan beritaberita pendek secara berurutan atau dengan memanfaatkan boks. Penulisan untuk setiap judul harus singkat, padat, namun kaya dengan informasi yang menggugah.
Newsletter (6) Meskipun hanya berisi naskah yang singkat (dan padat), komunikasi visual newsletter juga harus diolah secara optimal agar dapat menarik perhatian khalayak sasarannya.
Terima Kasih Enjang Pera Irawan, S.Sos, M.I.Kom