Modul ke: Analisis Jabatan Hakikat analisis jabatan, fungsi dan tujuannya Fakultas PSIKOLOGI Program Studi PSIKOLOGI www.mercubuana.ac.id Dr. Antonius Dieben Robinson Manurung, MSi
Lahir : Tanjung Balai, 5 Oktober 1969 Pendidikan : Magister Sains Psikologi UI Doktor Psikologi UPI Y.A.I Keluarga : Istri : dr. Yosephin S.S.MS., SpOk Anak : 1. Angela Virgini Tio Megarani Manurung (Fakultas Kedokteran UKRIDA) 2. Angelo Basario Marhaenis Manurung (Budi Mulia Lourdes Junior High School) Prestasi Selama Studi: 1. Masuk PTN melalui jalur PMDK 2. Penerima Beasiswa Tunjangan Ikatan Dinas Depdikbud 3. Mahasiswa Terbaik Tingkat Fakultas (1989-1990) 4. Mahasiswa Terbaik Tingkat Universitas (1990) 5. Juara III Lomba Karya Tulis Ilmiah Nasional 6. Wisudawan Terbaik USU 7. Wisudawan Terbaik Program Doktor UPI Y.A.I Aktivitas Sosial/Profesi : 1. Ketua Yayasan Angela Indonesia 2. Alumni GMNI 3. Eksponen 27 Juli 4. Anggota Asosiasi Psikologi Industri dan Organisasi
Latar Belakang Pekerjaan : 1. Direktur Eksekutif Institute of People Development 2. Wakil Direktur Lembaga Psikologi Terapan,Success Centre Fakultas Psikologi UMB 3. Dosen Tetap pada Fakultas Psikologi Universitas Mercu Buana 4. Dosen Luar Biasa pada Fakultas Psikologi UPI YAI (2001-2012) 5. Dosen Luar Biasa pada Fakultas Ilmu Komunikasi YAI (2004-2012) 6. Dosen Luar Biasa pada Fakultas Psikologi UKRIDA 7. Konsultan Ahli pada YAI Training & Learning Center (2011-2012) 8. Dosen Luar Biasa pada President University 9. Dosen Luar Biasa pada Program Magister Managemen PPM 10. Dosen Luar Biasa pada Program Pasca Sarjana (MM) UMB Training yang pernah Diberikan : 1. 2. 3. 4. Heroic Leadership Training Pelatihan Analisa Jabatan New Spirit Motivational Training Pelatihan Etos Kerja menuju Service Excellence 5. Pelatihan Motivasi Berprestasi 6. Pelatihan Kepemimpinan dan Manajemen Diri 7. Pelatihan Nation & Personal Character Building (Angkatan I X) 8. Pelatihan Motivasi & Etos Kerja untuk Peningkatan Kinerja Pegawai 9. Pelatihan Authentic Personal Branding 10.Psikologi Kerja dan Ergonomika di Tempat Kerja 11.Pelatihan Komunikasi Efektif
Definisi Manajemen SDM Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan danpengendalian dari pengadaan pengembangan, kompensasi, pengintegrasian,pemeliharaan dan pemberhentian karyawan, dengan maksud terwujudnya tujuanperusahaan, individu, karyawan, dan masyarakat. (Edwin B. Flippo ) Kebijakan dan praktik yang dibutuhkanseseorang untuk menjalankan aspek orang atau sumber daya manusia dari posisiseorang manajemen, meliputi perekrutan, penyaringan, pelatihan, pengimbalan dan penilaian. (Gary Dessler, 2012)
Definisi Manajemen SDM The design, implementation and maintenance of strategies to manage people for optimum business performance including the development of policies and process to support these strategies. (strategi perancangan, pelaksanaan dan pemeliharaan untuk mengelola manusia untuk kinerja usaha yang optimal termasuk kebijakan pengembangan dan proses untuk mendukung strategi). - The Chartered Institute of Personnel and Development (dalam Mullins, 2005) Manajemen SDM adalah suatu seni untuk mencapai tujuantujuan organisasi melalui pengaturan orang-orang lain untuk melaksanakan berbagai pekerjaan yang diperlukan, atau dengan kata lain tidak melakukan pekerjaan-pekerjaan itu sendiri. (Mary Parker Follett)
Definisi Manajemen SDM Manajemen SDM merupakan suatu prosedur berkelanjutan dengan tujuan memasok suatu perusahaan atau organisasi dengan pegawai atau orang-orang yang benar-benar tepat untuk menempati jabatan atau posisi ketika organisasi dan atau perusahaan tersebut membutuhkannya. (A.F.Stoner )
rencana strategik Manajemen SDM: What new jobs will be created? What skills and knowledge are necessary to perform them? Where can good people be found to fill them? What level of compensation is appropriate? How long will it take or train people?
pemahaman umum mengenai struktur, jabatan, dan posisi. Struktur sebagai bangunan yang terbentuk karena adanyaserangkaian aktivitas yang harus diselesaikan agar tujuan tercapai. Jabatan Sejumlah aktivitas atau kegiatan yang dilakukan seseorang untuk mencapai sasaran tertentu. Jabatan merupakan sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lainnya dan pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat. Posisi Menunjukkan kedudukan jabatan dalam organisasi dan hubungan kerja. Jumlah kedudukan di dalam suatu perusahaan atau instansi adalah sama dengan jumlah pegawai atau pekerjanya. Pekerjaan (occupation) merupakan sejumlah kedudukan (posisi) yang memiliki persamaan kewajiban atu tugas-tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisis jabatan, suatu pekerjaan dapat diduduki oleh satu orang atau beberapa orang yang tersebar di berbagai tempat. Posisi menggambarkan kombinasi dari tanggung jawab dan tugas-tugas yang dilakukan oleh perorangan.
pemahaman umum mengenai struktur, jabatan, dan posisi. Unsur Komponen yang paling kecil dari pekerjaan, misalnya memutar, menggosok, menarik, mengangkat, menekan, dan sebagainya. Tugas Sekumpulan dari beberapa unsur pekerjaan. Tugas merupakan kegiatan fisik atau mental yang membentuk langkah-langkah wajar yang diperlukan dalam pelaksanaan kerja. Tugas adalah koordinasi dan kumpulan rangkaian elemen-elemen pekerjaan yang digunakan untuk menghasilkan suatu keluaran (misal suatu unit produksi atau pelayanan kepada pelanggan). Pekerjaan kelompok posisi yang tugas-tugasnya serupa, seperti programmer komputer atau spesialis kompensasi. Rumpun pekerjaan kelompok dari dua atau lebih pekerjaan yang mempunyai tugas-tugas serupa.
Analisis Jabatan 5W+1H
Definisi Analisis Jabatan Analisis jabatan adalah suatu kegiatan pengumpulan, penilaian dan penyusunan berbagai informasi secara sistematis yang berkaitan dengan jabatan. Analisis jabatan merupakan kegiatan untuk mempelajari dan menyimpulkan keteranganketerangan ataupun fakta-fakta yang berkaitan dengan jabatan secara sistematis dan teratur.
Definisi Analisis Jabatan Mondy (2008), analisis jabatan adalah proses sistematis untuk menentukan keterampilanketerampilan, tugas-tugas untuk mejalankanas, dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk mejalankan pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi.
Terminologi Analisis Jabatan Analisis jabatan adalah ilmu pengetahuan yang mempelajari tentang pekerjaan dan proses menentukan persyaratan yang harus disiapkan, termasuk didalamnya sistematika rekrutmen, evaluasi atau pengendalian, dan organisasi atau perusahaannnya. Dengan kata lain analisis pekerjaan adalah mempelajari mencari, dan menentukan gambaran atau desain dari aktivitas-aktivitas yang menentukan tugas-tugas, kewajian dan wujud tanggung jawab dari setiap pekerjaan yang dilakukan keryawan.
Terminologi Analisis Jabatan Analisis jabatan adalah pengumpulan, penilaian, penyusunan informasi secara sistematis mengenai tugas-tugas dalam perusahaan, yang biasanya dilakukan oleh seorang ahli yang disebut job analyst. Informasi yang dikumpulkan secara lebih rinci meliputi tugas-tugas (duties), tanggung jawab (responsibility), kemampuan manusia (human ability), dan standar kerja (performance standard). Analisis jabatan adalah proses, dalam hal ini departemen SDM meninjau ulang posisi isi tugas. Analisis ini terjadi sebelum penilaian pekerjaan, klasifikasi ulang, perekrutan untuk posisi baru pada kesempatan lain jika dibutuhkan.
Tujuan dari Analisis Jabatan Untuk menyusun deskripsi/uraian jabatan (job description) dan spesifikasi/persyaratan jabatan (job specification). Sebagai dasar untuk melaksanakan kegiatan MSDM.
Yoder (2013), tujuan analisa jabatan 1. Menentukan kualifikasi yang diperlukan oleh pemegang jabatan 2. Melengkapi bimbingan dalam rekrutmen dan seleksi 3. Mengevaluasi kebutuhan pegawai untuk pemindahan atau promosi jabatan 4. Menetapkan kebutuhan untuk program pelatihan 5. Menentukan tingkat upah (gaji, insentif, dan benefit) pegawai 6. Mempertimbangkan keadilan dari prinsip pengupahan dan kebijakannya 7. Menetapkan tanggung jawab, pertanggungjawaban, dan otoritas 8. Menetapkan tuntutan yang esensial dalam menetapkan standar produksi 9. Meningkatkan metode dan penyederhanaan kerja Membuat strategi untuk menyederhanakan kerja Bekerja seminimal untuk menghasilkan sesuatu yang maksimal
Teknis Analisis Jabatan suatu proses dimana sejumlah pekerjaan dibagi-bagi untuk menentukan tugas dan tanggung jawab yang ada hubungannya dengan pekerjaan, persyaratan apa saja yang harus dipenuhi dimana pekerjaan tersebut dilakukan dan kapabilitas personal yang disyaratkan untuk mencapai kinerja yang maksimal.
Elemen Analisis jabatan Job description Job specification
Job Description suatu catatan yang sistematis mengenai tugas maupun tanggung jawab pada jabatan tertentu, ditulis berdasarkan fakta yang telah ada dan penting sekali untuk dibuat yang nantinya akan berguna untuk: 1. menghindari terjadinya perbedaan pemahaman. 2. menghindari terjadinya pekerjaan yang rangkap. 3. mengetahui batas-batas tanggung jawab maupun batas wewenang pada setiap jabatan yang diduduki oleh pekerja.
Komponen Job Description Identifikasi jabatan/pekerjaan Ringkasan jabatan/pekerjaan Rincian tugas yang dilaksanakan Pengawasan yang diberikan dan diterima Hubungan dengan jabatan atau jenis pekerjaan lainnya Bahan, alat, dan mesin yang dipergunakan Kondisi lingkungan kerja
Job Specification Persyaratan yang harus dipenuhi oleh pekerja yang akan menduduki suatu jabatan, agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan maksimal. Adapun beberapa hal yang perlu dimasukan kedalam job specification, diantaranya berikut ini: 1. Persyaratan mengenai minimal pendidikan, pelatihan dan pengalaman kerja yang dimiliki. 2. Persyaratan menegnai wawasan dan kemampuan apa saja yang dimiliki. 3. Persyaratan mengenai jenis kelamin dan umur. 4. Persyaratan mengenai kesehatan sepeti keadaan fisik dan mental.
Komponen Job Specification Identifikasi Jabatan (Nama, Kode, Bagian) Persyaratan Jabatan Pendidikan Tingkat kecerdasan (kecerdasan intelektual, kecerdasan emosi, dan kecerdasan lainnya yang diperlukan Pengalaman yang diperlukan Pengetahuan dan keterampilan Persyaratan fisik Status perkawinan Jenis kelamin Usia Kewarganegara an Kemampuankemampuan khusus lainnya
Manfaat Analisis Jabatan Penarikan dan seleksi tenaga kerja. Penempatan posisi dari tenaga kerja. Menentukan pendidikan maupun pelatihan dari tenaga kerja. Keperluan penilaian kerja. Perbaikan syarat-syarat dalam pekerjaan. Promosi jabatan pada tenaga kerja. Perencanaan organisasi.
Manfaat Analisis Jabatan- 2 1. Menetapkan dasar-dasar rasional pengupahan dan penggajianyang obyektif. 2. Menghapuskan persyaratan-persyaratan kerja yang dapat menyebabkan diskriminasi dalam pengadaan karyawan. 3. Merencanakan kebutuhan-kebutuhan sumber daya manusia di waktu yang akan datang dan sebagai basis perencanaannya. 4. Menentukan lamaran-lamaran dengan lowonganlowongan pekerjaan yang tersedia. 5. Menentukan dasar-dasar dan kebutuhan penyelenggaraan latihan baik bagi karyawan baru maupun karyawan lama.
Manfaat Analisis Jabatan (lanjutan) 6. Menentukan pola atau pokok-pokok sistem pengembangan karier karyawan yang tepat dan menyeluruh. 7. Menetapkan standar-standar prestasi kerja yang realistic 8. Menempatkan karyawan pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan keterampilannya secara efektif. 9. Penataan jabatan dan pengembangan organisasi. 10. Membantu kemudahan dalam memahami tugas terutama bagi karyawan baru. 11. Memperbaiki aliran atau alur kerja 12. Memperlancar hubungan kerjasama dan saling pengertian antar karyawan dan antarsatuan organisasi.
Terima Kasih