MODUL PERKULIAHAN Perencanaan Sumber Daya Accounting and Finance in System Fakultas Program Studi TatapMuka Kode MK DisusunOleh Program Magister Teknik B11536BA Pascasarjana Industri (M-203) 07 Abstract Introduction, Accounting Activities, Using for Accounting Information, Operational Decision- Making Problem: Credit Management, Credit Management in SAP, Product Profitability Analysis, Management Reporting with Systems, Financial Transparency, Trends in Financial Reporting (XBRL), summary. Kompetensi After completing this chapter, you will be able to: Describe the differences between financial and managerial accounting Identify and describe problems associated with accounting and financial reporting in unintegrated information systems Describe how systems can help solve accounting and financial reporting problems in an unintegrated system Explain accounting and management-reporting benefits that accrue from having an system Explain the importance of Extensible Business Reporting Language (XBRL) in financial reporting.
Introduction Modul ini akan menjelaskan mengenai aktivitas-aktivitas area fungsional akuntansi, bagaimana bagian ini terintegrasi dengan seluruh area fungsional lainnya, serta aktivitas akuntansi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Accounting Activities Secara garis besar area akuntansi meliputi: a. Akuntansi keuangan. b. Akuntansi manajerial. A. Akuntansi keuangan Bagian ini berfungsi untuk: 1. Mendokumentasikan semua transaksi perusahaan yang berdampak pada kondisi keuangan perusahaan. 2. Menggunakan dokumen tersebut untuk membuat laporan untuk pihak eksternal dan lembaga/instansi. 3. Laporan atau pernyataan keuangan, harus mengikuti peraturan yang telah ditetapkan dan pedoman dari berbagai instansi. Laporan keuangan pada umumnya terdiri dari neraca dan laporan laba rugi. Neraca Keuangan Pernyataan yang menunjukkan saldo rekening yang dimiliki, seperti: a. Kas. b. Piutang atau jumlah hutang pelanggan kepada perusahaan. c. Biaya bahan baku dan persediaan barang jadi. d. Aset jangka panjang seperti bangunan. e. Jumlah hutang perusahaan kepada vendor, bank, dan kreditur lainnya. f. Jumlah investasi perusahaan. 2
Gambar 7-1 Fitter Snacker sample balance sheet Laporan Laba Rugi Merupakan pernyataan Laba Rugi (P & L), yang menunjukkan tingkat penjualan perusahaan, biaya penjualan, dan laba atau rugi untuk jangka waktu tertentu (biasanya empat bulan sekali). Sistem informasi yang terintegrasi menyederhanakan proses tutup buku dan penyusunan laporan keuangan. 3
Gambar 7-2 Fitter Snacker sample income statement Gambar 7-3 Balance sheet and income statement for Fitter Snacker in SAP system 4
B. Akuntansi Manajerial Bagian ini berfungsi untuk: 1. Menentukan biaya-biaya dan profit dari kegiatan perusahaan. 2. Menyediakan informasi rinci yang akan digunakan oleh manajer untuk membuat keputusan yg tepat, membuat anggaran serta menentukan profit. 3. Informasi tersebut digunakan untuk mengawasi aktivitas setiap hari dan mengembangkan rencana jangka panjang. Using for Accounting Information Permasalahan yang sering terjadi terkait dengan sistem yang tidak terintegrasi, antara lain: a. Data yang digunakan bersama biasanya tidak terjadi secara real time, salah satunya adalah data akuntansi yang sering out of date. b. Karyawan bagian ini harus melakukan penelitian yang signifikan. Sebagai penyelesaian masalah tersebut dapat digunakan sistem dengan database yang terpusat. Dalam akuntansi tradisional, rekening perusahaan disimpan dalam catatan yang disebut buku besar. Sementara dalam sistem SAP, input ke buku besar terjadi bersamaan dengan transaksi bisnis. Beberapa modul SAP terkoneksi dengan buku besar, meliputi: Sales and Distribution (SD) Materials Management (MM) Financial Accounting (FI) Controlling (CO) Human Resources (HR) Asset Management (AM) 5
Operational Decision-Making Problem: Credit Management Sistem informasi yang tidak terintegrasi dapat menyebabkan data akuntansi yang tidak akurat dan out-of-date, sehingga dapat menyebabkan permasalahan ketika perusahaan membuat keputusan operasional. Industrial Credit Management Manajemen kredit memerlukan keseimbangan yang baik antara: a. Pemberian kredit yang cukup untuk mendukung penjualan dan b. Memastikan bahwa perusahaan tidak kehilangan terlalu banyak uang Menetapkan batas piutang (berapa banyak pelanggan dapat berutang) pada satu waktu, dengan memantau jumlah order yang masuk dan pembayaran yang diterima. Sales representative harus mampu untuk meninjau rekening saldo piutang yang up-to-date pada saat pesanan masuk. Permasalahan akan timbul jika bagian Pemasaran dan Akuntansi memiliki sistem informasi yang tidak terintegrasi, karena kurang kerja sama yang penuh. Sementara pada sistem informasi yang terintegrasi permasalahan tidak terjadi karena piutang segera diperbarui Fitter Snacker s Credit Management Procedures Karyawan bagian penjualan FS mengacu pada hasil printout neraca mingguan dan batas kredit untuk menentukan kredit yang baru, dengan prosedur: a. Data Penjualan dikirim ke bagian Akuntansi menggunakan CD tiga kali seminggu b. Karyawan bagian akuntansi dapat menggunakan input penjualan untuk mempersiapkan faktur pelanggan c. Bagian Akuntansi harus membuat penyesuaian untuk pengiriman parsial sebelum menyiapkan faktur d. Karyawan bagian Akuntansi memproses pembayaran pelanggan 6
Credit Management in SAP Manfaat menggunakan SAP dalam manajemen kredit, antara lain: a. SAP akan memungkinkan FS untuk menetapkan batas kredit untuk setiap pelanggan. b. Perusahaan dapat mengkonfigurasi sejumlah pilihan credit-check. c. Prosesnya otomatis serta data yang tersedia secara real time Gambar 7-5 Credit management configuration Product Profitabilitas Analysis Manajer bisnis menggunakan data akuntansi untuk melakukan analisis profitabilitas perusahaan dan produk-produknya. Bila data yang digunakan tidak akurat atau tidak lengkap, maka analisis yang dilakukan akan cacat. Alasan utama mengapa data tidak akurat atau tidak lengkap adalah: a. Pencatatan tidak konsisten. Pencatatan yang tidak konsisten terjadi karena: 1. Masing-masing divisi pemasaran FS mempertahankan catatan sendiri dan melacak data penjualan yang berbedaa. 7
2. Catatan kertas mungkin tidak akurat atau hilang, sehingga validitas laporan akhir dipertanyakan 3. Tanpa sistem informasi yang terintegrasi, membuat akuntansi dan pelaporan kepada manajemen, bekerja dengan keterbatasan sistem informasi untuk menghasilkan output yang berguna b. Sistem persediaan tidak akurat Hal ini terjadi karena: a. Menghitung biaya persediaan dengan benar, merupakan salah satu tugas akuntansi yang paling penting dan menantang dalam setiap perusahaan manufaktur. b. Latar belakang akuntansi biaya persediaan, yaitu bahwa setiap item yang diproduksi memiliki tiga unsur: Biaya bahan baku, Biaya tenaga kerja langsung serta biaya overhead Biaya langsung, meliputi biaya material dan tenaga kerja, yang dapat diperkirakan dengan cukup akurat. Biaya tidak langsung, meliputi biaya overhead, dimana sulit untuk mengasosiasikan dengan produk tertentu Biaya standar untuk produk yang ditetapkan oleh: 1. Mempelajari pola biaya langsung dan tidak langsung 2. Dengan mempertimbangkan efek dari perubahan manufaktur saat ini. Biaya varians, merupakan perbedaan antara biaya aktual dan biaya standar. c. Masalah konsolidasi data dari anak perusahaan Gambar 7-6 Credit management for Health Express 8
Gambar 7-7 Blocked sales order Summary a. Perusahaan perlu sistem akuntansi untuk mencatat transaksi dan menghasilkan laporan keuangan. b. Sistem informasi terintegrasi dapat menyediakan data yang real time dan akurat. c. Sistem untuk modul akuntansi sangat bermanfaat dalam membuat laporan keuangan. DaftarPustaka Monk Ellen F. & Wagner Bret J. Wagner. (2009). Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition. Course Technology Cengage Learning 9