Modul ke: Distinctive Strategic Management Nature of Strategic Management Fakultas FEB Dr. Adi Nurmahdi MBA Program Studi S2 Magister Manajemen www.mercubuana.ac.id
RENCANA STRATEJIK Rencana stratejik meliputi penetapan tujuan, sasaran dan strateji organisasi yang berisi kebijakan, program dan kegiatan. Rencana stratejik merupakan kelanjutan dari tahap manajemen stratejik sebelumnya yaitu Faktor Kunci Keberhasilan. Faktor kunci keberhasilan dirinci menjadi beberapa tujuan, dan tiap-tiap tujuan dirinci menjadi beberapa sasaran, dan masing-masing sasaran memiliki beberapa strateji yg dituangkan dlm kebijakan, program & kegiatan.
PENGERTIAN RENCANA STRATEJIK Suatu proses yg berorientasi pada hasil yg ingin dicapai selama 1 tahun sampai 5 tahun dgn memperhitungkan potensi, peluang & kendala yg ada atau mungkin timbul (Inpres No. 7 tahun 1999). Langkah awal yg harus dilakukan oleh instansi pemerintah agar mampu menjawab tuntutan lingkungan stratejik lokal, nasional & global dan tetap berada dlm tatanan sistem administrasi NKRI (Suryani,2004). Sebuah proses untuk menentukan arah dan capaian perkembangan organisasi kedepan yang didasarkan atas analisa (penilaian) keadaan masa lalu dan sekarang ( Ravik Karsidi, 2006).
MANFAAT PERENCANAN STRATEGIS Maksud (tujuan dasar) organisasi menjadi lebih jelas Apa yang ingin dicapai semakin realistik dan mengarah pada tujuan Arah dan tujuan organisasi terkomunikasikan dengan baik diantara anggota Rasa memiliki terhadap organisasi semakin berkembang Semakin efektif dalam mendayagunakan sumberdaya yang ada Memiliki kejelasan dalam menilai setiap perkembangan/capaian Komunikasi semakin intensif dan memudahkan dalam mengembangkan mekanisme dan instrumen-instrumen yang dibutuhkan
HASIL PERENCANAAN STRATEGIS Rumusan kesepakatan tentang mandat/maksud utama organisasi Rumusan kesepakatan tentang misi organisasi Rumusan kesepakatan tentang visi organisasi Rumusan kesepakatan tetang isu dasar dan isu strategis yang akan menjadi fokus perhatian organisasi dan tujuan akhir akhir (goal) yang ingin dicapai Rumusan tentang strategi-strategi (tujuan strategis dan program strategis) organisasi untuk mencapai tujuan akhir Rumusan tentang rencana-rencana tindakan (workplan) yang akan dilaksanakan organisasi
1. Proses membuat keputusan dan tindakan penting yang akan memandu agar organisasi dapat menentukan: apa yang harus dikerjakan?; dan mengapa organisasi harus mengerjakannya? 2. Fokus utamanya adalah pengidentifikasian isu-isu mendasar dan pemecahannya yang menjadi perhatian utama (concern) organisasi. 3. Lebih menekankan pada penilaian (assesment) terhadap lingkungan/faktor luar (external) dan dalam (internal) organisasi 4. Lebih mendorong pengumpulan versi (usulan) yang diidealkan dalam bentuk visi keberhasilan 5. Lebih berorientasi kepada tindakan
PERSIAPAN Analisa Kebutuhan Membangun Komitmen PERUMUSAN ASPEK DASAR ORGANISASI Analisa stakeholders Perumusan mandat organisasi Perumusan MISI, VISI, Nilai PERUMUSAN ASPEK STRATEGIS ORGANISASI Analisa lingkungan eksternal Analisa lingkungan internal Perumusan issue strategis Penyusunan strategi PERUMUSAN ASPEK PRAKTIS/OPERASIONAL ORGANISASI Rencana Kerja (Workplan) Rancana Anggaran dan Pembeayaan
UNSUR RENCANA STRATEJIK Visi Misi Tujuan Sasaran Strategi
VISI Gambaran ttg masa depan yg realistik dan ingin diwujudkan dlm kurun waktu tertentu. Gambaran masa depan yg dipilih & hendak diwujudkan pd suatu saat yg ditentukan. Kondisi ideal tentang masa depan yg realistik, dapat dipercaya, meyakinkan serta mengandung daya tarik.
Ciri-ciri Pernyataan Visi yang efektif: Mengilhami kerja-kerja organisasi; Menjadi titik dasar organisasi bergerak kedepan Membantu mengarahkan kemana arah organisasi bekerja; Membantu mengambil keputusan tantang apa yang akan dan tidak akan dilakukan organisasi; Memungkin organisasi menyusun petunjuk kerja yang benar; Membantu organisasi dalam menilai clan mengukur perkembangan dalam waktu yang panjang; Rumusan singkat, tegas, dan lugas; Mudah dipahami siapapun.
MISI Misi adl tugas utama yg harus dilakukan organisasi dlm mencapai tujuan organisasi. Misi adl pernyataan mengenai hal-hal yg harus dicapai organisasi di masa mendatang olehsemua pihak yg berkepentingan dlm organisasi. Misi harus jelas menyatakan kepedulian organisasi terhadap kepentingan pelanggan maupun stakeholder.
PERNYATAAN MISI YANG EFEKTIF 1. Dapat memberikan petunjuk (direction) 2. Ringkas/singkat dan bermakna 3. Mudah dipahami dan dapat dikomunikasikan kepada siapapun 4. Mengandung motivasi dan membantu orang lain sepat memahami tujuan dasar organisasi 5. Mengidentifikasikan pada tujuan utama organisasi 6. Mengekspresikan nilai-nilai/prinsip organisasi
TUJUAN (OBJECTIVES) Tujuan adalah sesuatu (apa) yg akan dicapai/dihasilkan dlm jangka waktu satu sampai lima tahun. Tujuan merupakan bagian integral dari proses manajemen stratejik yg di dalamnya mengandung usaha utk melaksanakan suatu tindakan. Untuk itu tujuan haruslah menegaskan tentang apa (what) yg secara khusus (spesifik) harus dicapai dan kapan (when). Tujuan dapat menjadi tolok ukur untuk menilai kinerja organisasi.
KRITERIA TUJUAN Harus serasi & mengklarifikasi misi, visi dan nilai org. Pencapaian tujuan berkontribusi pemenuhan misi dan program org. Tujuan cenderung tidak berubah. Tujuan berjangka panjang (min 3 tahun) Harus dapat mengatasi kesenjangan antara tingkat pelayanan saat ini dgn yg diinginkan. Menggambarkan hasil program yg diinginkan. Menggambarkan arah yg jelas dari organisasi, program & sub program. Harus menantang namun realistik & dapat dicapai.
CONTOH TUJUAN YG TIDAK MEMENUHI KRITERIA Melanjutkan melayani pelanggan (tdk menantang). Memproses isian registrasi (tdk jelas maksudnya) Memproses kenaikan pangkat 200 pegawai pada tahun 2000 (sangat spesifik, jangka pendek). Tujuan yg memenuhi kriteria : Meningkatkan pelayanan perijinan dgn tepat-cepatmurah. Mempercepat pengolahan isian registrasi kelahiran. Memproses kenaikan pangkat pegawai sebanyak 25 % dari total pegawai pada setiap pelita.
SASARAN (GOALS) Merupakan penggambaran hal yg ingin diwujudkan melalui tindakan-tindakan yg diambil organisasi guna mencapai tujuan. Merupakan bagian integral tak terpisahkan dari proses perencanaan stratejik. Sasaran fokusnya pada action, yaitu kegiatan yg bersifat spesifik, terinci, dapat diukur dan dapat diwujudkan. Harus menyatakan alokasi anggaran sumbersumber yg akan mendukung pelaksanaan kegiatan.
CIRI-CIRI SASARAN Specifik Measurable (dapat diukur) Aggressive & attainable (agresif & dpt dicapai) Result oriented (berorientasi hasil) Timebound (kerangka waktu singkat : harian, mingguan, bulanan)
PROSES PERUMUSAN SASARAN Review misi & tujuan Tetapkan hasil yg diinginkan Tetapkan kerangka waktu bagi pencapaian hasil Membangun akuntabilitas
CONTOH SASARAN & TUJUAN Sasaran : Meningkatkan kemampuan membaca bagi siswa dewasa tahun X. Tujuan : Periode I, meningkatnya jlh siswa dewasa yg mampu membaca diatas tingkat 6 hingga 25 %. Periode II, meningkatnya jlh siswa dewasa yg mampu membaca diatas tingkat 6 hingga 30 % Periode III, meningkatnya jlh siswa dewasa yg mampu membaca diatas tingkat 6 hingga 35 %.
STRATEGI Suatu pernyataan mengenai arah & tindakan yg diinginkan oleh organisasi di waktu yg akan datang. Strategi meliputi : kebijakan, program dan kegiatan utk melaksanakan misi organisasi. Strategi mencakup bagaimana sasaran kinerja harus dipenuhi, bagaimana suatu organisasi akan memperbaiki kinerja pelayanan dan bagaimana suatu organisasi akan melaksanakan misinya.
KEBIJAKAN Agar strategi dpt diterapkan perlu komitmen pimpinan terutama dlm menentukan kebijakan organisasi. Strategi menentukan garis besar/ dasar-dasar pokok pedoman pencapaian tujuan & sasaran organisasi. Untuk mencapai tujuan & sasaran organisasi maka strategi memerlukan persepsi & tekanan khusus dlm bentuk kebijakan. Kebijakan adl pedoman pelaksanaan tindakantindakan tertentu.
PROGRAM Merupakan upaya utk implementasi strategi. Proses penentuan jumlah & jenis sumber daya yg diperlukan dlm pelaksanaan rencana. Penjabaran riil ttg langkah-langkah yg diambil utk menjabarkan kebijakan. Dpt Bersifat jangka panjang/menengah/tahunan Didasarkan pada visi, misi, tujuan, sasaran & kebijakan yg telah ditetapkan.
KEGIATAN Merupakan penjabaran dari program kerja operasional yg telah dibuat organisasi. Berdimensi waktu tdk lebih dari 1 tahun. Menjadi bahan utk evaluasi & perbaiki program kerja. Merupakan cerminan dari strategi konkrit organisasi utk diimplementasikan dgn sebaikbaiknya dlm rangka pencapaian tujuan & sasaran.
PENGUKURAN KINERJA Pengukuran kinerja merupakan alat manajemen untuk menilai keberhasilan maupun kegagalan pelaksanaan strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi. Indikator kinerja adl ukuran kuantitatif/ kualitatif untuk dapat menggambarkan tingkat pencapaian sasaran dan tujuan organisasi baik pada tahap perencanaan, pelaksanaan maupun setelah kegiatan selesai.
INDIKATOR KINERJA Input (masukan) : segala sesuatu yg dibutuhkan agar pelaksanaan kegiatan dapat menghasilkan keluaran yg ditentukan, misal : dana, SDM, informasi, kebijakan, dll. Output (keluaran) : sesuatu yg diharapkan langsung dicapai dari kegiatan yg berupa fisik & nonfisik. Outcomes (hasil) : segala sesuatu yg mencerminkan berfungsinya keluaran kegiatan pd jangka menengah. Benefit (manfaat) : sesuatu yg terkait dgn tujuan akhir dari pelaksanaan kegiatan. Impact (dampak) : pengaruh yg ditimbulkan (+/-) pada setiap tingkatan indikator asumsi yg telah diterapkan.
CONTOH INDIKATOR KINERJA Kegiatan: Penyediaan ObatGenerik utk Puskesmas Indikator Kinerja : 1. Masukan : jumlah dana yg dibutuhkan. 2. Keluaran : jumlah obat generic yg tersedia. 3. Hasil : kualitas pengobatan lebih baik. 4. Manfaat : tingkat kesembuhan pasien. 5. Dampak : tingkat kesehatan masyarakat.
IMPLEMENTASI STRATEGI Pelaksanaan tindakan atau aktifitas dari strategi yang dikembangkan dalam proses formulasi strategi.
SISTEM PELAKSANAAN, PEMANTAUAN & PENGAWASAN Sistem pelaksanaan : cara (strategi) mencapai tujuan & sasaran. Strategi diperinci menjadi kebijakan, program operasional & kegiatan. Pemantauan : proses utk mengetahui adanya kesesuaian/ penyimpangan antara pelaksanaan dengan rencana dlm rangka mencapai tujuan/sasaran organiasi. Pengawasan : untuk menemukan apakah informasi mengenai jalannya kegiatan/program dan keuangan telah dilakukan secara akurat & dapat dipercaya.
PENGENDALIAN & EVALUASI STRATEGI Monitoring dan evaluasi proses manajemen strategi supaya terjadi kesesuaian antara saat formulasi strategi dan implementasi strategi untuk menjamin agar implementasi strategi berjalan secara tepat.
Terima Kasih Dr. Adi Nurmahdi MBA