BAB IV PEMBAHASAN 4.1 Deskripsi Hasil Penelitian 4.1.1 Sejarah Singkat Lokasi Penelitian Wilayah Kabupaten Bone Bolango merupakan salah satu Kabupaten di Provinsi Gorontalo yang merupakan hasil pemekaran dari Kabupaten Gorontalo pada tahun 2003 berdasarkan UU Nomor 6 Tahun 2003 Tentang Pembentukan Kabupaten Bone Bolango dan Kabupaten Pohuwato di Provinsi Gorontalo. Kabupaten Bone Bolango memiliki luas wilayah 1984,31 km 2. Luas wilayah Kabupaten ini hanya sebesar 16,44 % dari luas wilayah Provinsi Gorontalo. Kabupaten Bone Bolango terdiri dari 17 (tujuh belas) kecamatan yaitu: Kecamatan Suwawa, Suwawa Tengah, Suwawa Timur, Suwawa Selatan, Kabila, Tilongkabila, Botupingge, Kabila Bone, Bone Pantai, Bone Raya, Bulawa, Bone, Tapa, Bulango Utara, Bulango Timur, Bulango Selatan, Bulango Ulu, dan 143 (seratus empat puluh tiga) desa. Dari luas wilayah terbagi atas (sumber: Presentase RTRW Bupati Bone Bolango 2007 2027) a. Areal Hutan Lindung sebesar 26.853,88 Ha. b. Areal Taman Nasional sebesar 107.302,95 Ha. Permukaan tanah di Bone Bolango terdiri dari daratan dan pantai, memiliki 1 (satu) gunung yaitu, Gunung Tilongkabila, serta dilalui oleh Sungai Bone dan Sungai Bulango.
Setelah menjadi Kantor Perwakilan Pertanahan selama ± 5 Tahun kemudian didefinitifkan pada tahun 2007 berdasarkan Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional R.I. Nomor: 79 Tahun 2007 Tanggal 25 September 2007 tentang Pembentukan Kantor Pertanahan Kabupaten Bone Bolango. Kantor Pertanahan Kabupaten Bone Bolango merupakan instansi vertikal dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan Pertanahan Nasional melalui Kepala Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Gorontalo, serta melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Badan Pertanahan Nasional di Kabupaten. Kantor Pertanahan Kabupaten Bone Bolango sebagaimana diatur pada peraturan BPN-RI Nomor 4 tahun 2006 menyelenggarakan tugas sebagai berikut: a. Penyusunan rencana, program, dan penganggaran dalam rangka pelaksanaan tugas pertanahan. b. Pelayanan, perijinan, dan rekomendasi dibidang pertanahan. c. Pelaksanaan survey, pengukuran, dan pemetaan dasar, pengukuran dan pemetaan bidang, pembukuan tanah, pemetaan tematik, dan survey potensi tanah. d. Pelaksanaan penatagunaan tanah, landreform, konsolidasi tanah, dan penataan pertanahan wilayah pesisir, pulau-pulau kecil, perbatasan dan wilayah tertentu. e. Pengusulan dan pelaksanaan pemetaan hak tanah, pendaftaran hak tanah, pemeliharaan data pertanahan, dan administrasi tanah asset pemerintah.
f. Pelaksanaan pengendalian pertanahan, pengelolaan tanah negara, tanah terlantar dan tanah kritis, peningkatan partisipasi dan pemberdayaan masyarakat. g. Penanganan konflik, sengketa dan perkara pertanahan. h. Pengkoordinasian dan pemangku kepentingan pengguna tanah. i. Pengelolaan sistem Informasi Pertanahan Nasional (SIMTANAS). j. Pemberian penerangan dan informasi pertanahan kepada masyarakat, pemerintah dan swasta. k. Pengkoordinasian penelitian dan pengembangan. l. Pengkoordinasian pengembangan sumberdaya manusia pertanahan. m. Pelaksanaan urusan tata usaha, kepegawaian, keuangan, sarana dan prasarana, perundang-undangan serta pelayanan pertanahan. 4.1.2 Struktur Organisasi Suatu organisasi maupun suatu instansi dimana saja memiliki garis struktural yang mengatur sistem serta aturan yang ada dalam instansi tersebut. Semuanya itu ada dalam suatu struktur yang biasanya dipakai dalam periode tertentu. Struktur organisasi yang baik memngkinkan pimpinan mensosialisasikan segala yang ditempuh yang selanjutnya akan dilaksanakan oleh seluruh komponen organisasi, kebijakan yang ditetapkan oleh pimpinan merupakan keputusan yang harus dilakukan bawahan secara operasional dilapangan. Dalam pelaksanaan kebijakan tersebut mendapatkan pengawasan dari pimpinan
organisasi, sebagai bagian dari upaya yang menciptakan mekanisme kerja secara efektif dan efisien. Dalam organisasi terdapat tiga faktor atau unsur penting, yaitu : a. Adanya sekelompok orang b. Adanya hubungan dan pembagian kerja diantara mereka c. Adanya tujuan yang ingin dicapai Dalam suatu organisasidengan segala aktifitasnya, terdapat hubungan diantara orang yang menjalankan aktifitas tersebut. Makin banyak kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi makin kompleks juga hubungan tersebut termasuk hubungan antara masing-masing dengan struktur organisasi, yang menjadi dasar adalah pembagian kekuasaan dan tanggung jawab. 4.1.3 Uraian Tugas Pegawai Negeri Sipil dan Tenaga Kontrak Kantor Badan Pertanahan Nasional kabupaten Bone Bolango 1. Kepala Sub Bagian Tata Usaha terbagi 2: Kepala Urusan perencanaan Dan Keuangan Bertugas : a. Menyiapkan penyusunan rncana. b. Program dan anggaran serta laporan akuntabilitas kinerja pemerintah. c. Keuangan dan penyiapan bahan evaluasi.
Kepala urusan Umum dan Kepegawaian a. Melakukan urusan surat menyurat, kepegawaian, perlengkapan, rumah tangga. b. Sarana dan prasarana c. Koordinasi pelayanan pertanahan serta pengelolaan data dan informasi. 2. Kepala seksi survey pengukuran dan pemetaan terbagi 2: Kepala sub seksi pengukuran dan pemetaan bertugas : a. Menyiapkan perapatan kerangka dasar orde-4 b. Penetapan batas bidang tanah dan pengukuran bidang tanah. c. Batas kawasan/wilayah d. Kerjasama teknis surveyor berlisensi pembinaan surveyor berlisensi dan memelihara peta pendaftaran. e. Daftar tanah, peta bidang, dan surat ukur f. Gambar ukur dan daftar-daftar lainnya di bidang pengukuran. Kepala sub seksi tematik dan potensi bertugas : a. Menyiapkan survey b. Pemetaan c. Pemeliharaan dan pengembangan pemetaan tematik d. Survey potensi tanah e. Pemeliharaan peralatan teknis komputerisasi dan pembinaan pejabat penilai tanah. 3. Kepala seksi hak tanah dan pendaftaran tanah terbagi 4 : Kepala sub seksi penetapan hak tanah
a. Menyiapkan pelaksanaan pemeriksaan b. Saran dan pertimbangan mengenai penetapan hak milik c. Hak guna bangunan dan hak pakai d. Perpanjangan jangka waktu e. Pembaharuan hak f. Perijinan g. Peralihan hak atas tanah h. Penetapan dan atau rekomendasi perpanjangan jangka waktu pembayaran uang pemasukan dan atau pendaftaran hak tanah perorangan. Kepala sub seksi pengaturan tanah pemerintah bertugas : a. Menyiapkan pelaksanaan pemeriksaan b. Saran dan pertimbangan mengenai penetapan hak milik c. Hak guna bangunan d. Hak pakai dan hak pengelolaan bagi instansi pemerintah e. Badan hokum pemerintah f. Perpanjangan jangka waktu g. Pembaharuan hak h. Perijinan i. Peralihan hak atas tanah j. Rekomendasi pelepasan dan tukar menukar tanah pemerintah Kepala sub seksi pendaftaran hak bertugas : a. Menyiapkan pelaksanaan pendaftaran hak atas tanah b. Pengakuan dan penegasan konversi hak-hak lain
c. Hak milik atas satuan rumah susun d. Tanah hak pengelolaan e. Tanah wakaf dan yuridis lainnya f. Data fisik bidang tanah g. Warkah serta daftar lainnya Kepala sub seksi peralihan, pembebanan hak dan PPAT bertugas : a. Menyiapkan pelaksanaan pendaftaran b. Peralihan c. Pembebanan hak atas hak tanah d. Pembebanan hak tanggungan dan bimbingan PPAT serta sarana daftar isian dibidang pendaftaran tanah 4. Kepala seksi pengaturan dan penataan pertanahn terbagi 2 : Kepala seksi penatagunaan tanah dan kawasan tertentu bertugas: a. Menyiapkan bahan penyusunan rencana persediaan b. Peruntkan, pemeliharaan dan penggunaan tanah c. Rencana penataan kawasan d. Pelaksanaan koordinasi, monitoring dan evaluasi pemeliharaan tanah Kepala sub seksi landreform dan konsolidasi tanah bertugas : a. Menyiapkan bahan usulan penetapan tanah menjadi objek landreform b. Penguasaan tanah-tanah objek landreform c. Pemberian ijin retribusi tanah luasan tertentu
d. Usulan penerbitan surat keputusan retribusi tanah dan pengeluaran tanah dari objek landreform e. Monitoring dan evaluasi retribusi tanah 5. Kepala seksi pengendalian pertanahan dan pemberdayaan terbagi 2: Kepala sub seksi pengendalian pertanahn bertugas : a. Menyiapkan pengelolaan basis data dan melakukan inventarisasi dan identifikasi b. Penyusunan saran tindak dan langkah penanganan c. Serta menyiapkan bahan koordinasi usulan penertiban dan pendayagunaan dalam rangka penegaka hak dan kewajiban pemegang hak atas tanah. d. Pemantauan, evaluasi, harmonisasi dan pensigergian kebijakan dan program pertanahan dan sektoral dalam pengelolan tanah Negara, penangan tanah terlantar dan tanah kritis. Kepala sub seksi pembeedayaan masyarakat bertugas : a. Menyiapkan bahan inventarisasi potensi, sistensi, fasilitas dalam rangka penguatan penguasaan b. Melaksanakan pembinaan partisipasi masyarakat, lembaga masyarakat, mitra kerja teknis dalam pengelolaan pertanahan c. Serta melakukan kerjasama perberdayaan dengan pemerintah kabupaten/kota, d. Lembaga keuangan dan dunia usaha 6. Kepala seksi sengketa, konflik dan perkara terbagi 2 : Kepala sub seksi sengketa dan konflik pertanahn bertugas:
a. Menyiapkan pengkajian hukm, social, budaya, ekonomi dan politik terhadap sengketa dan konflik pertanahan b. Usulan rekomendasi pembatalan dan penghentian hubungan hokum antara orang dan badan hokum dengan tanah c. Pelaksanaan alternative penyellesaian sengketa melalui mediasi, fasilitasi, dan koordinasi penanganan sengketa dan konflik. Kepala sub seksi perkara pertanahan bertugas : a. menyiapkan penanganan dan penyelesaian perkara, b. koordinasi penangan perkara c. usulan rekomendasi pembatalan dan penghentian hubungan hokum antara orang dan badan hokum dengan tanah sebagai pelaksanaan keputusan lembaga penelitian. 4.1.4 Keadaan pegawai Keadaan Pegawai yang ada pada Kantor Badan Pertanahan nasioanl Kabupaten Bone Bolango diuraikan pada tabel, diagram dan grafik dibawah ini : Tabel 4.I: Keadaan pegawai berdasarkan tingkat jenis Kelamin Jenis Kelamin Jumlah Laki-Laki 11 Perempuan 11 Tabel 4.2: Keadaan pegawai berdasarkan tingkat Pendidikan
Pangkat/Golongan Jumlah Penata Muda Tkt 1, II/a 2 Penata Muda Tkt 1, II/b 2 Penata Muda Tkt 1, II/c 2 Penata Muda Tkt 1, II/d 4 Penata Muda Tkt 1, III/a 4 Penata Muda Tkt 1,III/b 5 Penata Muda Tkt 1, III/c 1 Penata Muda Tkt 1,III/d 2 Tabel 4.3: Keadaan pegawai berdasarkan tingkat status/jabatan N A M A JABATAN Acmad Ramli, SH Kepala Seksi Survei pengukuran dan pemetaan Benny Hermawan, SH Kepala seksi pengendalian dan pemerdayaan. Aznuddin Ampo Kepala seksi pengaturan penataan pertanahan. Kepala Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Yusuf Ano, S.SiT,MH Sarce Baa Lusye Daliuwa Bone Bolango Kepala sub seksi peralihan, pembenaan hak dan PPAT Kepala sub bagian tata usaha
Istiana Prasetia Tri Utami,S.ST Sulasri aksara Zufran Amuati, SH Tajuddin, S.ST Suci H.Hamim, A.Md Kepala sub seksi penatagunaan tanah dan kawasan tertentu Kepala Urusan perencanaan dan keuangan Kepala seksi sengketa konflik dan perkara Kepala sub seksi pengukuran dan pemetaan Kepala sub seksi penetapan hak Aisa M. Saba Kepala sub seksi pemberdayaan masyarakat Ilkham Mooduto, SH Lismaryati hamzah, S.ST Abd. Rahman Dunggio Yakob Hunowu Kepala seksi sengketa konflk dan perkara Kepala sub seksi pendaftaran tanah Kepala sub seksi pemetaan tamatik dan optensi tanah Kepala sub seksi sengketa dan konflik pertanahan Noor Fatimah - Zulkarnain yahya - Sri Dewi Puluhulawa - Farian aditya, A.Md - Isnawan tarmiji - Fatmawatyzakaria A.Md - 4.1.5 Visi dan Misi Visi kantor Bandan pertanahan Nasional kabupaten Bone Bolango Yaitu : Menjadi lembagan ang mampu mewujudkan tanah dan pertanahan untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat, serta keadilan dan berkelanjutan sistem kemasyarakata, kebangsaan dan kenegaraan republik indonesia.
Misi kantor Bandan pertanahan Nasional kabupaten Bone Bolango Yaitu : menggambarkan dan menyelenggarakan politik dan kebudayaan pertanahan untuk : 1. peningkatan kesejahteraan rakyat, penciptaan sumber-sumber baru kemakmuran rakyat, pengurangan kemiskinan dan kesejangan pendapatan, serta pemantapan ketahanan pangan. 2. Peningkatan tatanan kehidupan bersama dan lebih berkeadilan dan bermatabat dalam kaitannya dengan penguasaan, pemilikan, penggunaan dan pemanfaatan tanah. 3. Perwujudan tatanan kehidupan bersama yang harmonis dengan mengatasi berbagai sengketa, konflik dan perkara pertanahan di seluruh tanah air dan penataan perangkat hukum dan sistem pengelolaan pertanahan sehingga tidak melahirkan sengketa, konflik dan perkara di kemudian hari. 4. Keberlanjutan sistem kemasyarakatan, kebangsaan dan kenegeraan indonesia dengan akses seluas-luasnya pada generasi yang akan datang terhadap tanah sebagai sumber kesejahteraan masyarakat. 5. Menguatkan lembaga pertanahan sesuai dengan jiwa, semangat, prinsip dan aturan yang tertuap dalam UUPA dan aspirasi rakyat secara luas.
4.2 Pengelolaan kearsipan pada Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Bone Bolango Pengelolaan adalah sebuah istilah yang diangkat dari konsep manajemen. Manajemen yang baik dapat memanfaatkan fungsi-fungsi manajemen yang ada dengan tujuan untuk dapat dilaksanakan dengan baik mulai dari perencanaan sampai dengan pengawasannya pada kegiatan yang dilakukan. Substansinya adalah adanya proses kegiatan yang dilakukan secara berkesinambungan dan sungguh-sungguh dengan menggunakan cara-cara ilmiah maupun praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditatapkan melalui kerjasama yang teratur antara berbagai orang yang terlibat didalamnya. Kaitannya dengan hal tersebut, maka seorang pemimpin diharapkan mampu menggunakan fungsi-fungsi manajemen dalam organisasi yang dipimpinnya. Pengelolaan arsip dikatakan baik jika pada waktu yang diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Kunci utamanya agar arsip ditemukan kembali dengan mudah terletak pada ketepatan dalam mengenali arsip sesuai petunjuk. Adapun prosedur pengelolaan arsip yang ada pada kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Bone Bolango adalah : 1. Penciptaan / Penerimaan Warkat 2. Pengendalian / Pencatatan Warkat / Arsip 3. Pendistribusian Warkat / Arsip 4. Penyimpanan Warkat / Arsip 5. Penyusutan / Pemusnahan Arsip
4.3 Pembahasan 4.3.1 Pengelolaan Arsip Pada Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Bone Bolango Kegiatan kearsipan pada umumnya dilakukan dalam rangka penyelenggaraan tata kerja kantor yang bertujuan untuk dapat memenuhi tujuan utama suatu instasi / kantor yakni dapat melayani masyarakat dengan baik. Untuk itu diperlukan penanganan dan pengelolaan arsip yang baik pada kantor itu sendiri. kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Bone Bolango adalah salah satu dari beberapa instansi yang ada di Kabupaten Bone Bolango, dimana tujuan utamanya adalah Menjadi lembagan ang mampu mewujudkan tanah dan pertanahan untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat, serta keadilan dan berkelanjutan sistem kemasyarakata, kebangsaan dan kenegaraan republik indonesia. Hal ini sesuai dengan visi dari kantor itu sendiri. Sebagaimana hasil penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti, dan berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Bagian tata Usaha, Ibu Lusye Daliuwa bahwa pelaksanaan pengelolaan kearsipan telah dilakukan sebagaimana mestinya, meskipun masih ada beberapa hal yang menjadi hambatan dalam penanganan arsip pada kantor tersebut. Hal ini terlihat pada beberapa masalah yang ditemui pada kantor tersebut diantaranya ; sering terjadinya keterlambatan dalam penemuan kembali warkat arsip yang dibutuhkan. Selain itu tidak jarang pula hal yang sering terjadi yaitu, pada tiap bagian / unit yang ada pada kantor tersebut akan menghubungi
bagian umum untuk mendapatkan warkat yang diperlukan. Hal ini dikarenakan arsip yang ada disetiap unit yang kantor tersebut juga terdapat pada bagian umum kantor tersebut (Arsip Induk kantor). Masalah lain yang ditemukan adalah tidak diterapkan sistem yang seharusnya pada proses pemusnahan arsip yang sudah lewat masa aktif suatu warkat. Hal Ini berdasarkan hasil wawancara peneliti dengan petugas kearsipan pada Kantor tersebut, Pemusnahan arsip yang sudah lewat masa aktifnya dilakukan secara masal yaitu setiap 5 tahun sekali. Dan pemusnahan arsip yang dilakukan bukanlah pemusnahan arsip seutuhnya, melainkan arsiparsip tersebut dipindah tempatkan di gudang dengan alasan untuk menjaga suatu waktu jika ada arsip yang dibutuhkan namun sudah dimusnahkan. Adapun prosedur pelaksanaan pengelolaan kearsipan yang ada pada kantor tersebut adalah sebagai berikut : 1. Penciptaan / Penerimaan Warkat a. Penciptaan Warkat / Arsip Surat yang dibuat adalah yang akan dikeluarkan oleh kantor tersebut dan akan disetujui oleh pimpinan untuk proses selanjutnya. b. Penerimaan warkat / Arsip Surat yang diterima adalah berasal yang berasal dari instansi lain yang diterima dari kurir, yang kemudian diterima oleh penerima surat dan ditanda tangani oleh penerima surat dan selanjutnya akan diproses. 2. Pencatatan arsip
Surat yang telah disetujui piminan ataupun yang telah diterima oleh kantor tersebut, dalam hal ini surat yang masuk maupun yang akan dikeluarkan, kemudian dicatat dalam buku agenda. Untuk surat keluar, dicatat dalam buku agenda surat keluar dan akan diberi nomor surat surat. Dan untuk surat yang masuk dicatat dalam buku agenda masuk sesuai dengan jenis surat tersebut dan selanjutnya akan diberi nomor agenda surat masuk, selanjutnya isi ringkas surat tersebut akan dicatat kembali pada lembar disposisi, dan selanjutnya akan diberikan pada pimpinan. 3. Pendistribusian Warkat / Arsip Surat masuk yang diterima dan telah dicatat pada buku agenda tersebut diteruskan kepada pimpinan untuk mendapatkan disposisi dari piminan. Tindak lanjut surat tersebut adalah keputusan dari piminan yang dituliskan pada lembar disposisi yang diisi oleh pimpinan. Apabila pada lembar disposisi tersebut pimpinan menuliskan difile, maka oleh pengelola arsip tersebut harus segera difile sesuai disposisi dari pimpinan. Akan tetapi sebelum difile, syarat tersebut dicatat kembali disposisinya pada buku agenda. 4. Penyimpanan Adapun sistem penyimpanan yang dipakai pada kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Bone Bolango adalah menggunakan sistem klasifikasi subjek / pokok surat yang diterma. Yaitu mengklasifikasikan jenis surat yang masuk sesuai dengan hal yang tertera pada surat tersebut, misalnya untuk surat masuk dalm bentuk undangan, masuk pada file penyimpanan surat masuk khusus untuk undangan. Begitu pula dengan jenis surat
lainnya, misalnya SK, dan lain sebagainya. Demikian penyimpanan arsip untuk surat keluar. 5. Penyusutan arsip. Penyusutan arsip adalah pemusnahan arsip yang sudah tidak digunakan lagi. Arsip digolongkan menjadi 2 macam yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi kantor. Sedngkan arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan secar langsung dalam kegiatan aktifitas sehari-hari. Penyusutan atau pemusnahan yang ada pada kantor Badan Pertanahn Nasional adalah arsip dipisahkan antara arsip yang masih aktif dan yang in-aktif. Arsip yang in-aktif kemudian dikumpulkan dan dipindahkan ke gudang. Sedangkan arsip yang dianggap masih aktif dan masih digunakan, disimpan dalam lemari arsip, misalnya arisp gambar ukur, arsip tata usaha, dan arsip aktif lainnya yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan administrasi kantor tersebut. Arsip yang ada pada lemari arsip adalah arsip penting yang masih diperlukan. Sedangkan arsip-arsip yang dianggap tidak penting, dipindahkan ke gudang. Namun arsip yang ada pada lemari arsip tersebut hanya akan disimpan selama 5 tahun. Setelah itu akan dipindahkan ke gudang.
4.3.2 Faktor- faktor yang mempengaruhi dalam kegiatan pengelolaan kearsipan pada Kantor badan Pertanahan Nasioanl kabupaten Bone Bolango Pada dasarnya pengelolaan arsip yang ada pada Kantor badan Pertanahan Nasioanl kabupaten Bone Bolango, sudah sesuai dengan lajur yang seharusnya dilaksanakan dalam kegiatan administrasi kantor. Mulai dari proses penciptaan / penerimaan surat, pencatatan, pemberian nomor surat, pendisposisian, penggandaan surat, hingga pada penyimpanan arsip, dilakukan berdasarkan aturan dan tata kerja kearsipan yang seharusnya. Namun masih ada beberapa masalah yang ditemukan dalam pelaksanaan pengelolaan arsip pada kantor tersebut. Yang Pada proses pengelolaannya dianggap belum optimal Diantaranya sering terjadinya keterlambatan dalam penemuan kembali warkat arsip yang dibutuhkan. Selain itu tidak jarang pula hal yang sering terjadi yaitu, pada tiap bagian / unit yang ada pada kantor tersebut akan menghubungi bagian umum untuk mendapatkan warkat yang diperlukan. Hal ini dikarenakan arsip yang ada disetiap unit yang kantor tersebut juga terdapat pada bagian umum kantor tersebut (Arsip Induk kantor). Masalah lain yang ditemukan adalah tidak diterapkan sistem yang seharusnya pada proses pemusnahan arsip yang sudah lewat masa aktif suatu warkat. Sementara pada fenomena yang ada, Pemusnahan arsip yang sudah lewat masa aktifnya dilakukan secara masal yaitu setiap 5 tahun sekali. Dan pemusnahan arsip yang dilakukan bukanlah pemusnahan arsip seutuhnya, melainkan arsip-arsip tersebut dipindah tempatkan di gudang dengan alasan untuk menjaga suatu waktu
jika ada arsip yang dibutuhkan namun sudah dimusnahkan. Maka hal inilah yang dianggap masih belum optimalnya penerapan dalam pengelolaan kearasipan yang ada pada kantor tersebut. 4.3.3 Upaya yang Dilakukan Untuk Pembenahan Pengelolaan Kearsipan Pada Kantor Kantor badan Pertanahan Nasioanl kabupaten Bone Bolango Pada dasarnya pengelolaan kearsipan yang ada pada kantor badan Pertanahan Nasioanl kabupaten Bone Bolango sudah mengikuti perkembangan teknologi dan pengetahuan pada era seperti saat ini. Namun dibalik itu ada beberapa faktor yang mempengaruhinya sehingga terdapat beberapa masalah seperti yang telah diuraikan sebelumnya. Dimana pegawai pengelola arsip menangani semua surat baik yang masuk dan keluar. Sementara itu banyak bagain dan seksi-seksi yang ada pada kantor tersebut yang tidak lepas dari kegiatan administrasi dan arsip itu sendiri. Sehingga apa bila suatu saat ada bagian atau seksi yang membutuhkan arsip yang segera, hanya akan menghubungi bagian umum, untuk menemukan kembali warkat yang diperlukan. Selain itu ruangan yang dipakai hanya seadanya, serta ruang penyimpanan yang sedanya pula. Berdasrkan hasil penelitian yang telah dilakukan penliti, ada beberapa cara yang telah dilakukan pimpinan untuk mengatasi masalah tersebut, diantaranya dengan memberikan arahan dan petunjuk bagi pegawainya dalam penanganan administrasi yang baik dan yang
seharusnya. Sehingga akan berdampak positf bagi setiap pegawainya dalam pelaksnaan kegiatan administrasi dalam aktifitas sehari-hari. Terbukti sampai saat ini terlihat jelas hubungan yang harmonis dalam kantor tersebut sehingga pada kegiatan administrsasi sehari-hari khusunya penanganan arsip, setiap pegawai merasa nyaman dalam melaksankan tugasnya masing-masing.