BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang. Perkembangan teknologi dan informasi di era globalisasi saat ini menimbulkan banyak sekali persaingan yang kompleks di dalam segala bidang kehidupan, baik yang dihadapi oleh masyarakat secara individu maupun organisasi atau perusahaan dan pendidikan yang mengakibatkan informasi menjadi pemegang peranan penting dalam setiap pengambilan keputusan. Dalam kompleksitas permasalahan yang dihadapi baik itu oleh sebuah lembaga, organisasi maupun perusahaan menuntut pemberdayaan seluruh sumber daya yang dimiliki demi terselesaikannya permasalahan dengan cepat dan tepat. Tidak terkecuali manajemen sumber daya konseptual berupa informasi. Manajemen informasi yang tepat akan dapat mendukung semua aktivitas lembaga yang berujung pada peningkatan produktivitas, profit yang diperoleh lembaga dan pengambilan keputusan. Akan tetapi tidak jarang kekacauan manajemen atau penanganan pada informasi seperti adanya pemberian informasi yang tidak tepat mengakibatan kekacauan pada suatu informasi atau lambatnya aliran informasi yang diterima mengakibatkan kesalahan dalam pengambilan keputusan sehingga sebuah lembaga harus menanggung resiko bahkan kerugian. Rekaman informasi sebuah lembaga dapat dilihat dari keberadaan arsipnya. Sebenarnya arsip tidak pernah diciptakan secara khusus, akan tetapi arsip akan lahir apabila ada aktivitas di dalam lembaga. Dengan demikian, arsip akan menjadi bukti dokumen atau sebagai alat pengingat sekaligus pengawas diberbagai kegiatan lembaga yang bersangkutan. Arsip merupakan koleksi penyimpanan catatan dan data-data, dan juga merujuk kepada tempat dimana catatan dan data-data ini disimpan. Sebuah arsip 1
mirip dengan perpustakaan, perbedaannya adalah bahwa sebuah arsip tidak selalu bebas dikunjungi atau dilihat oleh siapa saja. Sistem Informasi Dokumentasi dan Kearsipan (SIDAK) merupakan suatu sistem yang digunakan untuk membantu pengelolaan dokumen-dokumen arsip dengan prosedur kearsipan. Dengan menggunakan sistem ini user akan dipermudah dalam menyusun laporan laporan data serta mengelola dokumendokumen kearsipan yang ada pada suatu lembaga pendidikan. Dengan hal ini penulis ingin melakukan penelitian dan ingin membuat sistem informasi dokumentasi dan kearsipan pada SMA Al-Mubarak pondok aren kota Tangerang. Pada lembaga pendidikan tersebut informasi dokumentasi dan kearsipan atau rekaman informasinya masih dilakukan secara manual yaitu dengan cara menyimpan suatu arsip dan dokumen yang masih dalam berbentuk fisik di rak-rak kearsipan, sehingga sering kali dapat menimbulkan suatu masalah yang bila tidak ditangani dengan benar dapat mengakibatkan kerugian pada lembaga tersebut, diantaranya dokumen rusak, hilang, sulit untuk dicari jika suatu saat diperlukan, pemborosan kertas dan juga media penyimpanan data yang banyak sehingga membutuhkan ruang atau tempat yang cukup banyak dan hal tersebut kurang praktis serta efisien dalam pencarian data mupun untuk menyimpan suatu dokumen maupun arsip. Dengan penjelasan diatas, maka dapat penulis simpulkan bahwa pada SMA Al Mubarak membutuhkan sebuah sistem informasi yang cepat, efisien dan juga dapat memberikan informasi yang tepat dan akurat? Oleh karena itu penulis bermaksud membangun suatu sistem yaitu PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DOKUMENTASI DAN KEARSIPAN BERBASIS WEB PADA SMA AL MUBARAK dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP MySql. 2
Dengan penerapan sistem tersebut maka diharapkan masalah yang terjadi pada suatu lembaga yang berkaitan dengan dokumen dan arsip dapat diminimalisasi dan diharapkan juga sistem ini dapat mempercepat waktu pencarian data dokumen dan arsip yang di butuhkan. 1.2. Perumusan Masalah. Berdasarkaan latar belakang diatas dapat diambil suatu pokok masalah dari perancangan sistem informasi dokumentasi dan kearsipan pada SMA Al Mubarak yaitu: 1. Bagaimana merancang sistem informasi dokumentasi dan kearsipan berbasis web pada SMA Al Mubarak. 2. Bagaimana prosedur sistem informasi dokumentasi dan kearsipan berbasis web pada SMA Al Mubarak. 1.3. Batasan Masalah. Dalam penyusunan laporan penelitian ini, penulis memberikan batasan masalah yaitu: 1. Membahas mengenai proses pembuatan sistem informasi dokumentasi dan kearsipan pada SMA Al Mubarak. 2. Dalam membangun sistem ini, penulis menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan database MySQL. 3. Aplikasi basis data yang digunakan adalah MySql (phpmyadmin). 4. Sistem yang dibangun memuat Arsip Dokumen antara lain : SK kepala sekolah, surat kerjasama, surat undangan, SK mengajar, SK libur bersama, SK cuti, SK ujian, SK rapat. 5. Tidak membahas tentang keamanan untuk sistem yang akan dirancang. 3
1.4. Tujuan Penelitian. Tujuan dari perancangan dan pembangunan sistem informasi dokumentasi dan kearsipan adalah dengan maksud dan tujuan sebagai berikut : a. Meningkatkan kemampuan kinerja Arsip pada SMA Al Mubarak agar tercapai efektifitas dan efisiensi unit kearsipan yang melayani pelaksanaan kerja di berbagai bidang / suatu unit kerja. b. Mengembangkan sistem teknologi informasi kearsipan dan memanfaatkannya sebagai sumber informasi dengan menghasilkan sistem informasi kearsipan yang akuntabel untuk menunjang kelancaran tugas Lembaga. Output yang diharapkan dari perencanaan dan pembangunan sistem informasi kearsipan ini adalah : a. Tersediannya Sistem Informasi Kearsipan yang handal sehingga menunjang efektivitas dan efisiensi aktivitas lembaga. b. Memberikan kemudahan bagi pengelolaan, akses dan distribusi arsip sehingga dapat mempertinggi nilai informasi dan mengoptimalkan, memperlancar dan meningkatkan kinerja lembaga. 4
1.5. Metodologi Pengumpulan Data. 1. Penelitian kepustakaan. Dalam penelitian ini dimaksudkan untuk memperoleh bahan-bahan teori dari pengertian pokok yang berhubungan dengan Permasalahan skripsi. Dengan membaca dan mengumpulkan data-data dari sumber-sumber tertulis baik buku-buku, diktat, atau sumber tertulis lainnya yang erat hubungannya dengan masalah yang dibahas dalam skripsi. 2. Penelitian lapangan. Disamping penelitian kepustakaan, juga digunakan penelitian lapangan dengan mengadakan: Pengamatan (observasi). Observasi adalah pengamatan secara langsung hal-hal yang akan diteliti, dan digunakan dalam analisis dan penulisan skripsi ini yang diperoleh secara langsung maupun tidak langsung dengan meneliti perusahaan/organisasi. Wawancara (interview). Penulis mengadakan pembicaraan langsung atau wawancara dengan pihakpihak yang bersangkutan mengenai data perusahaaan atau organisasi yang di perlukan unutk membahas skripsi ini. 5
1.6. Metode Perancangan Sistem. Metode perancangan sistem yang penulis gunakan adalah metode Waterfall, berikut tahapan-tahapan dalam metode Waterfall menurut Pressman (2001, 29) : 1. Analisis (Analysis). Analisis merupakan tahap awal dimana dilakukan proses pengumpulan data, identifikasi masalah, dan analisis kebutuhan sistem hingga aktivitas pendefinisian sistem. 2. Perancangan (Design). Pada tahap ini dilakukan pembuatan model dari perangkat lunak. Maksud pembuatan model ini adalah untuk memperoleh pengertian yang lebih baik terhadap aliran data dan kontrol, proses-proses fungsional, tingkah laku operasi dan informasi-informasi yang terkandung di dalamnya. Terdiri dari aktivitas yang sedang berjalan. 3. Pengkodean (Code). Pada tahap ini sistem yang telah dianalisis dan dirancang mulai diterjemahkan ke dalam bahasa mesin melalui bahasa pemrograman. Terdiri dari dua aktivitas yaitu pembuatan koding program dan pembuatan interface program untuk tampilan website. 4. Ujicoba (Test). Selanjutnya program harus diuji coba dimana difokuskan terhadap tiga aktivitas yakni logika internal perangkat lunak, pemastian bahwa semua perintah yang ada telah dicoba berfungsi akan menghasilkan keluaran sesuai dengan yang dikehendaki. 6
1.7. Sistematika Penulisan. Untuk mempermudah dalam penyusunan Tugas Akhir ini maka penulis membaginya dalam beberapa bab sistematika sebagai berikut: BAB I Pendahuluan Menguraikan latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan pembahasan, metodologi penyelesaian masalah, metodologi penelitian dan sistematika penulisan. BAB II Landasan Teori Membahas tentang dari teknik yang akan digunakan penulis untuk aplikasi dalam data. Selain itu, akan menjelaskan teori-teori yang mendukung dalam penelitian tugas akhir ini. BAB III BAB IV Analisa dan Perancangan Berisi tentang objek penelitian, dan menjelaskan tentang perancangan basis data aplikasi pengelolaan tenaga kerja. Implementasi dan Pengujian Berisi tentang penjelasan implementasi dan pengujian dari rancangan basis data penerimaan pengelolaan tenaga kerja. BAB V Kesimpulan dan Saran Memberikan kesimpulan terhadap pembahasan pada bab-bab sebelumnya dan memberikan beberapa saran untuk pengembangan aplikasi ini lebih lanjut agar lebih bermanfaat. 7