SOP ALUR KEUANGAN BEM IKM FKUI 2015 Syarat dan Ketentuan Pengajuan Proposal 1. Proposal diajukan paling lambat 1 bulan sebelum pelaksanaan kegiatan kecuali proposal pendelegasian yaitu 7 hari sebelum pelaksanaan kegiatan. 2. Proposal diemail ke a.bemikmfkui@yahoo.co.id untuk diperiksa Sekretaris dan Controller sebelum diprint. Setelah dibalas, print sebanyak 1 kali dan difotokopi 2 rangkap lalu diletakkan di ruang BEM untuk meminta tanda tangan ketua BEM dan coordinator kemahasiswaan. 3. Proposal yang dapat diajukan adalah proposal kegiatan yang tertera pada RKAT dan total permohonan dana yang diajukan ke PPKM harus sama dengan rencana permohonan dana yang tertera di RKAT. 4. Setelah proposal diperiksa dan disetujui oleh controller BEM IKM FKUI, pemohon dana harus mengisi form pengajuan dana PPKM & form permohonan dana 1A yang dipegang oleh Treasurer. Syarat Pemberian Uang PPKM dari Treasurer: 1. Badan terkait tidak ada hutang LPJ. 2. Apabila terdapat hutang LPJ, maka badan terkait dapat menyelesaikan dulu LPJnya dan apabila sudah beres maka uang PPKM akan diturunkan. Dana PPKM Turun
Diterima oleh Treasurer (Vivi 2013) lalu akan diinfokan ke bendahara dept/biro/badan terkait Treasurer mengisi form 1C dan panitia mengambil formnya untuk ditempel di LPJ Uang di transfer ke rekening pihak terkait Uang di transfer ke rekening pihak terkait Setiap badan/dept/biro wajib memiliki 1 rekening BNI untuk penyaluran dana PPKM. Semua dana PPKM yang masuk untuk badan/dept/biro akan ditransfer ke rekening tersebut. LPJ Lpj dikumpulkan maksimal H+14 setelah acara selesai atau dana PPKM turun (apabila dana PPKM terlambat turun dari PPKM bukan terlambat turun karena di tahan oleh Treasurer BEM IKM FKUI akibat hutang LPJ). Lebih dari waktu yang ditentukan maka dinyatakan HUTANG. Jika form 1C hilang, denda Rp. 5000. Form 1C bisa diminta ke treasurer. (Vivi 2013) Bon-bon yang disertakan di LPJ harus diurutkan sesuai dengan anggaran biaya dan diberi nomor.
Bon-bon yang menggunakan uang ppkm ditempelkan paling awal. Bon-bon yang berasal dari dana PPKM, pada kuitansi harus atas nama PPKM FKUI. Sebelum LPJ dinaikkan, LPJ akan diperiksa oleh controller terlebih dahulu sehingga di sarankan untuk TIDAK DIJILID sebelum dinyatakan sudah BENAR oleh Controller dan Sekretaris/ Mbak Mimin LPJ akan diperiksa oleh controller setiap hari Senin-Jumat pukul 15.00-16.00. Untuk mencegah hilangnya data dari bon / bukti pembayaran / bukti transfer pengembalian dana, bon / bukti pembayaran / bukti transfer pengembalian dana difotokopi dan ditempelkan di sebelah kanan yang asli. Setelah diperiksa controller (plus sekretaris) dan telah diperbaiki, LPJ dijilid dan diperbanyak lalu dikumpulkan pada mbak Mimin. Keterlambatan pengumpulan LPJ akan diberikan sanksi berupa penahanan dana PPKM yang turun untuk kegiatan lain yang berasal dari badan kelengkapan yang sama. Lampiran LPJ Urutan : 1. Bukti Pemasukan 2. Bukti Pengeluaran 3. Bukti Sisa Dana Keterangan : 1. Bon-bon dipisah sesuai dengan jenis pemasukan (bon dekanat, bon ppkm, bon mandiri, dll)
2. Di tiap lampiran diberi judul apakah bukti pemasukan atau pengeluran dan apa jenisnya apakah bon ppkm atau bon mandiri 3. Bon ditempel urut sesuai dengan deskripsi anggaran Bukti-bukti keuangan yang valid Kriteria tanggal penerimaan nama dan tanda tangan pihak yang memberi dana jumlah penerimaan mekanisme pembayaran (kas/transfer) nama dan tanda tangan penerima dana (bendahara/panitia lain yang berwenang) Keterangan Lembaran tersebut boleh berupa copy dari lembaran asli yang diserahkan pada sponsor/donatur. Lembaran asli harus dilengkapi materai sebesar: Rp 6.000,00 untuk penerimaan lebih atau sama dengan Rp 1.000.000,00 (biaya pembelian materai dicantumkan dalam bukti pembelian) dan Rp 3.000,00 untuk penerimaan diantara Rp 500.000,00 Rp 1.000.000,00 (biaya pembelian materai dicantumkan dalam bukti pembelian) Bukti pemasukan dana mandiri seperti iuran panitia atau iuran peserta yang memang tidak ada buktinya tidak usah ditempel di LPJ. Bukti Pengeluaran Semua pengeluaran yang ditulis di LPJ harus memiliki bukti pengeluaran! 1. Bukti yang memadai dianggap sah dan harus memiliki kriteria serta mencantumkan hal-hal sebagai berikut : Kepala (kop) surat dan atau cap perusahaan
Mencantumkan tanggal pengeluaran Jumlah dan deskripsinya yang jelas Tanda tangan pihak yang berkepentingan Nama jelas pihak yang berkepentingan Pengeluaran lebih atau sama dengan Rp 1.000.000,- harus menggunakan materai Rp6.000,- Pengeluaran antara Rp 500.000,- sampai Rp 1.000.000,- harus menggunakan materai Rp3.000,- 2. Untuk pembuktian biaya telepon melalui wartel, maka bukti tersebut harus mengungkapkan : Nama wartel Jumlah biaya telepon Nomor telepon yang dituju Nama penelepon Siapa yang dituju Untuk keperluan apa 3. Untuk pembuktian biaya telepon melalui handphone, maka bukti pembayaran berupa kuitansi. 4. Kuitansi harus dilengkapi materai* sebesar Rp 6.000,00 untuk pengeluaran lebih dari sama dengan Rp 1.000.000,- dan materai Rp3.000,- untuk pengeluaran antara Rp 500.000,- sampai Rp 1.000.000,- 5. Dalam setiap tanda bukti tidak diperkenankan adanya coretan, catatan tambahan atau catatan dengan tinta yang lain yang dapat mengaburkan keandalan bahan bukti (jadi kalau isi kuitansi salah, harus diulang pembuatan kuitansinya. Tidak menerima kuitansi yang ada coretan atau tipe-x) 6. Tidak menerima bukti pengeluaran berupa kertas polos! Bentuk bukti paling minimal adalah kuitansi. *Pembelian materai dicantumkan dalam bukti pembelian
Pelanggaran Hilang form 1 C dan ingin meminta gantinya denda Rp5.000 (treasurer : Vivi 2013) Telat mengumpulkan LPJ penahanan uang PPKM yang sudah turun dan dipegang oleh treasurer untuk acara badan/dept/sa terkait selanjutnya. Lain-lain Advance System Ketua Departemen atau ketua kegiatan mengisi Form Advance yang dapat diambil di kotak form. Setelah diisi, form diberikan ke treasurer untuk di cek kelayakannya dan ditandatangani oleh kedua pihak selambat-lambatnya H-2. Dana diberikan oleh treasurer. Bukti penggunaan dana diserahkan kepada treasurer paling lambat 3 hari setelah kegiatan berlangsung, beserta sisa dana (jika ada). Jika tidak diserahkan H+3 kegiatan berlangsung, denda sebesar Rp 2000,-. Jika bukti tidak diberikan karena alasan apapun, advance berikutnya tidak akan dikabulkan. Reimbursement System Ketua Departemen atau ketua kegiatan mengisi Form Reimbursement yang dapat diambil di kotak form. Setelah diisi, form diberikan ke treasurer untuk di cek kelayakannya dan ditandatangani oleh kedua pihak selambat-lambatnya H+2. Dana diberikan oleh treasurer. Bukti penggunaan dana diserahkan kepada treasurer bersamaan dengan form reimbursement (H+2). Jika bukti dan form tidak diserahkan H+2 kegiatan berlangsung, reimbursement tidak akan dikabulkan.
Sistem Pinjaman Sistem pinjaman berlaku untuk semua kegiatan BEM yang mengajukan dana ke PPKM dan Dekanat yang proposalnya telah naik namun dana ppkmnya belum turun. Ketua departemen atau ketua kegiatan mengajukan permohonan pinjaman terlebih dahulu ke treasurer. Besarnya pinjaman ditentukan oleh treasurer dan controller dengan nilai maksimal 50% permohonan dana PPKM / Dekanat. Setelah treasurer dan controller menyetujui, form pinjaman diisi oleh pihak pemohon dan diberikan ke treasurer untuk di cek dan ditandatangani oleh kedua pihak. Dana diberikan oleh treasurer. Pengembalian Pinjaman Pengembalian pinjaman akan langsung dipotong oleh treasurer dari dana PPKM atau Dekanat yang sudah turun. Setelah dipotong, treasurer akan mengisi form pengembalian pinjaman dan harus ditandatangani oleh kedua belah pihak. Proses Pengembalian Sisa Dana Jika pemasukan kegiatan hanya dari PPKM, sisa dana ditransfer langsung ke rekening BNI atas nama PPKM FKUI no rek 0006690622, dan mengirimkan SMS ke sekretaris PPKM Bu Silvi perihal jumlah sisa uang yang telah ditransfer, nama proker, asal dept/biro/badan. Bukti transfer kemudian di tempel di LPJ Jika pemasukan acara terdiri dari dana PPKM dan Sumbangan BEM, namun pengeluarannya telah melebihi dana yang diberikan PPKM, sisa dana dikembalikan ke treasurer max H+3 setelah pengumpulan LPJ, dan selanjutnya pengembali dana harus mengisi dan ttd form sisa dana. Untuk pemasukan acara terdiri dari Dana PPKM dan Dana Mandiri : 1. Sisa dana kurang dari 1 juta rupiah dikembalikan semua ke BEM via treasurer dan harus mengisi serta ttd form sisa dana.
2. Sisa dana lebih atau sama dengan 1 juta rupiah 80% ke BEM dan 20% ke dept/sa terkait. 3. Untuk acara BEM yang ditenderisasikan ke angkatan, berapapun sisa dananya 20% ke BEM dan 80% ke angkatan. Sumbangan BEM Sumbangan BEM diberikan untuk acara yang memenuhi kriteria: Nonprofit Ada proposal Anggaran yang melebihi Rp 5.000.000 Bukan acara BEM yang ditenderisasikan ke angkatan Sumbangan BEM tidak berperan sebagai dana tunggal untuk suatu acara. Sumbangan BEM tidak akan diberikan untuk proposal yang telat naik menurut SOP. Jika pemasukan acara terdiri dari dana PPKM, Dana Mandiri, dan Sumbangan BEM, urutan dana yang digunakan adalah dana PPKM, Dana Mandiri, dan Sumbangan BEM. Sumbangan dana BEM untuk delegasi diatur tersendiri oleh controller treasurer serta biro hubungan eksternal.