BAB IV HASIL RANCANGAN 4.1 Perancangan Kebutuhan Sistem Dalam merancang Sistem Monitoring Tunjangan Kinerja Biro Keuangan dan Perlengkapan, Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian dibutuhkan beberapa spesifikasi Hardware dan Software, diantaranya : 4.1.1 Spesifikasi Hardware Dalam menunjang sistem Monitoring Tunjangan Kinerja ini maka diperlukan perangkat keras yang digunakan untuk mendukung berjalannya sistem dengan baik, diantaranya adalah : a. Spesifikasi minimal hardware PC : 1. Processor setara pentium dual core 2. Media storage Hardisk 80 GB 3. Memory (RAM) 2 GB 4. Modem 5. Monitor 6. Keyboard dan mouse b. Jaringan Internet 76
77 4.1.2 Spesifikasi Software Spesifikasi perangkat lunak yang digunakan dalam perancangan Sistem Monitoring Tunjangan Kinerja Biro Keuangan dan Perlengkapan adalah sebagai berikut : 1. Sistem Operasi Microsoft Windows 7 Ultimate 2. Internet explorer atau mozilla firefox, sebagai browser 3. Justinmind Prototyper sebagai software perancangan layar 4.2 Rancangan Layar Berikut ini adalah rancangan layar dari Sistem Monitoring Tunjangan Kinerja Biro Keuangan dan Perlengkapan, Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian. a. Halaman Login Gambar 4.1 Rancangan halaman Login
78 Halaman login, merupakan halaman awal ketika sistem dibuka dimana halaman ini digunakan untuk login bagi pengguna, baik pengguna sebagai admin, pegawai ataupun sebagai Kasub TU. Semua pengguna akan bisa masuk ke menu selanjutnya apabila berhasil melakukan login pada halaman ini. b. Halaman Menu Utama Gambar 4.2 Halaman Menu Utama Halaman ini merupakan halaman menu utama, ketika admin atau kasub TU berhasil melakukan login, menu inilah yang akan muncul. Terdapat 5 menu, yaitu : 1. Menu Laporan
79 Menu ini berisi segala macam laporan mengenai data kehadiran dan besaran tunjangan kinerja dari para pegawai. 2. Menu Kelola Data Pegawai Pada menu ini, admin dapat menambahkan, mengupdate ataupun mutasi data pegawai. 3. Menu Kelola Data Kehadiran Pada menu ini, admin dapat menambahkan data kehadiran pegawai sesuai dengan bukti yang diserahkan oleh masing-masing pegawai. 4. Menu Utility Menu ini berisikan backup dan restore data, jadi apabila suatu ketika terjadi sesuatu dengan komputer dimana sistem ini terinstall, datanya masih bisa diapakai. c. Halaman Menu Kelola Data Pegawai Gambar 4.3 Menu Kelola Data Pegawai
80 Admin dapat melakukan penambahan juga perubahan data pegawai pada menu ini. Pada halaman ini terdapat 4 pilihan menu, yaitu tambah data pegawai, ubah data pegawai, mutasi pegawai, serta kembali. Tambah data pegawai digunakan untuk menambah data pegawai, apabila terdapat pegawai baru yang masuk, baik itu berasal dari penerimaan CPNS ataupun dari pindahan pegawai dari unit kerja lain ke Biro Keuangan dan Perlengkapan. Terhitung dari tanggal surat keputusan dari pegawai yang bersangkutan, maka pada laporan kehadiran pegawai otomatis akan masuk namanama pegawai yang baru masuk. Ubah data pegawai, merupakan form untuk memperbaharui data pegawai apabila terdapat perubahan terkait jabatan, unit kerja, kelas jabatannya, pangkat dan golongan, meski perubahan pangkat dan golongan tidak mempengaruhi besaran tunjangan kinerja yang didapat seorang pegawai. Mutasi data pegawai, form untuk menginput para pegawai yang meninggal dunia, pensiun, atau dipindah tugaskan keluar dari Biro Keuangan dan Perlengkapan. Terhitung dari tanggal yang ada pada Surat Keputusan pensiun, surat Mutasi, ataupun surat keterangan meninggal dunia, pegawai yang bersangkutan, datanya tidak akan tampil di laporan kehadiran pegawai pada bulan berikutnya. Kembali adalah menu untuk kembali ke halaman utama.
81 d. Halaman Form Tambah Data Pegawai Gambar 4.4 Form Tambah Data Pegawai Keterangan: Halaman ini digunakan untuk menambah data pegawai. Setelah Admin memilih Tambah Data Pegawai, akan keluar form ini. Terdapat beberapa item yang harus diinput ke dalam form ini, antara lain, NIP, Nama, pangkat, golongan, jabatan, memilih jenis kelamin, kelas jabatan serta memilih ID unit kerja. Klik tombol Tambah untuk menyimpan penambahan data. Tombol Batal untuk membatalkan isian form, sedangkan tombol Keluar untuk keluar dari form ini kembali ke halaman sebelumnya.
82 e. Halaman Form Ubah Data Pegawai Gambar 4.5 Form Ubah Data Pegawai Form ini digunakan untuk mengubah data pegawai yang sudah ada di database. Admin tinggal memilih NIP dari pegawai yang ingin diubah datanya, yaitu dengan meng-klik radio button. Maka akan keluar NIP yang dipilih serta nama dari pemilik NIP tersebut, jika sesuai dengan yang diinginkan klik pilih, jika tidak sesuai yang diinginkan klik batal maka pilihan akan kembali kosong. Klik keluar untuk kembali ke menu Kelola Data Pegawai. Ketika tombol pilih diklik maka akan muncul form seperti tambah data pegawai, namun telah terisikan data pegawai yang dipilih. Admin tinggal mengubah data pegawai yang diperlukan.
83 f. Halaman Form Mutasi Pegawai Gambar 4.6 Form Mutasi Pegawai Form mutasi pegawai ini digunakan untuk para pegawai yang pensiun, meninggal atau dipindahtugaskan ke unit kerja lain di luar Biro Keuangan dan Perlengkapan. Admin memilih NIP pegawai yang dimaksud, maka akan keluar nama, juga unit kerjanya saat ini. Kemudian pilih salah satu dari jenis mutasi, pensiun, meninggal, atau pindah ke unit kerja lainnya, diisikan juga tanggal terhitungnya mutasi tersebut.
84 g. Halaman Menu Kelola Data Kehadiran Gambar 4.7 Halaman Menu Kelola Data Kehadiran Pada menu Kelola Data Kehadiran ini, terdapat lima buah sub menu untuk memandu admin untuk masuk ke form yang diinginkan, yaitu sub menu cuti, sakit, ijin, dinas luar serta sub menu kembali ke halaman sebelumnya atau halaman utama.
85 h. Halaman Form Cuti Gambar 4.8 Halaman Form Cuti Berdasarkan surat cuti yang diserahkan pegawai, admin menginput cuti melalui form ini, memasukkan NIP, nama pegawai yang bersangkutan. Kemudian pilih jenis cuti, hal ini akan mempengaruhi besaran tunjangan kinerja yang diterima pegawai. Cuti tahunan, tunjangan kinerja yang diterima pegawai tidak dipotong. Cuti alasan penting kerabat meninggal maksimal 3 hari dan tunjangan kinerja tidak dipotong. Cuti besar dan cuti alasan penting lain-lain tunjangan kinerja dipotong sebesar 4% per hari.
86 i. Halaman Form Sakit Gambar 4.9 Halaman Form Sakit Form ini digunakan untuk menginput pegawai yang sedang sakit. Masukkan NIP dan Nama pegawai, kemudian pilih jenis perawatannya, rawat inap atau rawat jalan. Masukkan tanggal sesuai dengan surat keterangan yang dilampirkan. Pemilihan jenis perawatan berkaitan dengan pemotongan tunjangan kinerja. Untuk rawat jalan, tunjangan kinerja dipotong 2% per hari, sedangkan untuk rawat inap tunjangan kinerja tidak dipotong.
87 j. Halaman Form Ijin Gambar 4.10 Halaman Form Ijin Form ini digunakan untuk menginput pegawai yang tidak masuk karena suatu hal atas ijin dari atasan. Ijin dari atasan harus berupa surat, dan tunjangan kinerja pegawai yang bersangkutan tetap dipotong sebesar 4%, namun pegawai yang bersangkutan tidak terkena sanksi sesuai Peraturan Pemerintah Nomor 53 tahun 2010 mengenai Disiplin Pegawai. Admin menginput NIP dan Nama pegawai, serta memasukkan tanggal sesuai surat ijin yang dilampirkan. Klik Simpan untuk menyimpan, Batal untuk mengulang input, dan Keluar untuk kembali ke menu sebelumnya.
88 k. Halaman Form Dinas Luar Gambar 4.11 Halaman Form Dinas Luar Apabila terdapat pegawai yang sedang mendapatkan Surat Tugas dinas luar, admin menginput melalui form ini. Pegawai yang melakukan dinas luar tidak dipotong tunjangan kinerjanya. Admin memilih pegawai-pegawai yang sedang melakukan dinas luar dan memasukkan tanggal sesuai dengan surat tugas. Karena sering kali surat tugas diberikan kepada lebih dari satu orang maka digunakan check box untuk memilih pegawai yang bersangkutan.
89 l. Halaman Unduh Data Kehadiran Gambar 4.12 Halaman Unduh Data Kehadiran Untuk dapat mengunduh data kehadiran, admin harus menggunakan aplikasi atau software yang disertakan dalam pembelian mesin tersebut. File hasil pengunduhan tersebut yang akan digunakan di halaman ini. Admin melakukan pencarian file dengan mengklik browse, kemudian cari file hasil pengunduhan dari mesin daftar hadir elektronik. Setelah file yang dimaksud didapatkan, klik mulai, otomatis file data kehadiran pegawai akan masuk ke dalam database aplikasi Sistem Monitoring Tunjangan Kinerja ini.
90 m. Halaman Menu Utility Gambar 4.13 Halaman Menu Utility Halaman ini adalah halaman menu utility. Pada halaman ini terdapat menu Backup dan Restore Data, Data Unit Kerja, Data Kelas Jabatan, dan Kembali. Backup dan Restore Data digunakan untuk membackup dan merestore data untuk keamanan data apabila, terjadi sesuatu dengan aplikasi ini, data yang ada masih tetap aman dan dapat digunakan di komputer lain. Data Unit Kerja digunakan untuk mengedit data unit kerja, apabila terjadi restrukturisasi unit kerja. Data kelas jabatan digunakan untuk mengedit data kelas jabatan apabila terjadi perubahan kelas dan besaran tunjangan kinerja yang diterima.
91 n. Halaman Menu Backup dan Restore Data Gambar 4.14 Menu Backup dan Restore Data Admin dapat melakukan backup data melalui halaman ini, dengan memilih Backup Data dan mengklik mulai maka data akan terbackup pada folder backup. Kemudian apabila admin akan merestore data, admin memilih Restore Data, selanjutnya admin memimlih file yang akan direstore dengan mengklik browse. Klik Mulai untuk proses restore data ke dalam aplikasi.
92 o. Halaman Menu Data Unit Kerja Gambar 4.15 Menu Data Unit Kerja Menu ini digunakan untuk mengubah, menambah ataupun menghapus unit kerja yang ada di Biro Keuangan dan Perlengkapan. Hal ini dimungkinkan bila pada suatu saat terjadi restrukturisari organisasi yang mengakibatkan berubahnya nama-nama unit kerja yang ada di Biro Keuangan dan Perlengkapan. Admin memilih unit kerja yang akan diubah atau dihapus, kemudian klik ubah untuk mengubah dan klik hapus untuk menghapus. Admin juga dapat menambahkan unit kerja dengan mengklik Tambah. Admin kemudian memasukkan nama unit kerja sesuai dengan nomenklatur organisasi yang baru di Biro Keuangan dan Perlengkapan.
93 p. Halaman Menu Data Kelas Jabatan Gambar 4.16 Data Kelas Jabatan Menu ini digunakan untuk memperbaharui data kelas jabatan, apabila terjadi perubahan pada Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 103 tahun 2012 tentang Tunjangan Kinerja Pegawai di Lingkungan Kementerian Pertanian. Admin memilih kelas jabatan yang akan disesuaikan besaran tunjangan kinerjanya. Admin juga dapat menambahkan kelas baru seandainya terjadi penambahan kelas jabatan.
94 q. Halaman Menu Laporan Gambar 4.17 Menu Laporan Menu ini digunakan untuk melihat laporan. Terdapat beberapa sub menu antara lain laporan per pegawai, laporan kehadiran pegawai per unit kerja, rekapitulasi tunjangan kinerja pegawai, serta persetujuan laporan. Laporan per pegawai menunjukkan laporan dari masing-masing pegawai dalam satu bulan. Laporan kehadiran pegawai per Unit Kerja digunakan untuk melihat data kehadiran pegawai dari satu unit kerja dalam bulan tertentu. Rekapitulasi tunjangan kinerja dipakai untuk melihat data tunjangan kinerja yang diterima pegawai dalam bulan tertentu. Kasub TU melakukan persetujuan rekapitulasi melalui menu Persetujuan Laporan.
95 r. Halaman Laporan Per Pegawai Gambar 4.18 Menu Laporan Per Pegawai Menu laporan per pegawai digunakan untuk melihat laporan kehadiran, potongan, serta besaran tunjangan kinerja dari masing-masing pegawai. Admin memasukkan NIP dari pegawai yang akan dilihat datanya, otomatis data pegawai akan memfilter pegawai sesuai dengan NIP yang dimasukkan oleh admin. Kemudian admin memilih bulan dan tahun yang akan dilihat datanya dari pegawai tersebut. Klik pilih untuk memproses permintaan ini.
96 Gambar 4.19 Laporan per pegawai Halaman ini merupakan hasil dari pemilihan pada menu laporan per pegawai. Terdapat nama, NIP dan kelas jabatan dari pegawai yang dipilih, serta bulan yang akan dilihat datanya. Terlihat data kehadiran pegawai per tanggal pada bulan yang dipilih. Tabel data berisikan tanggal, waktu kedatangan serta pulang, keterlambatan dan pulang cepat, nampak keterlambatan dan pulang cepat. Terdapat pula kolom prosentase potongan dan jumlah potongannya.
97 s. Halaman Laporan Kehadiran Pegawai per Unit Kerja Gambar 4.20 Halaman Laporan Kehadiran Pegawai per Unit Kerja Untuk dapat melihat data kehadiran pegawai per unit kerja, digunakan halaman ini. Admin memilih kode unit kerja yang akan dilihat data kehadirannya, kemudian pilih bulan dan tahunnya. Pemilihan unit kerja akan berpengaruh dengan data yang akan ditampilkan. Ketika memilih salah satu bagian, maka akan nampak di laporan data pegawai-pegawai dari sub sub bagian yang ada dalam satu bagian tersebut.
98 Gambar 4.21 Laporan Kehadiran pegawai per unit kerja Gambar ini menunjukkan data kehadiran pegawai pada unit kerja tertentu pada bulan yang dipilih. Terdapat nama - nama dan NIP pegawai dari unit kerja yang dipilih, serta data kedatangan dan kepulangan dari masing-masing pegawai. Terdapat pula keterangan dari pegawai-pegawai yang tidak masuk.
99 t. Halaman Rekapitulasi Tunjangan Kinerja Gambar 4.22 Rekapitulasi Tunjangan Kinerja Pada saat admin memilih menu rekapitulasi Tunjangan Kinerja Pegawai, maka akan ditampilkan data sebagaimana ditunjukkan pada gambar 4.21. Terdapat nama dan NIP pegawai, grade, besaran tunjangan kinerja, jumlah potongan, serta besarnya tunjangan kinerja yang diterima. Tanda tangan dari Kepala Sub Bagian Tata Usaha akan terisi otomatis setelah Kepala Sub Bagian Tata Usaha menyetujui data tersebut.
100 u. Halaman Rekapitulasi Kinerja Pegawai Gambar 4.23 Rekapitulasi Kinerja Pegawai Halaman ini berisikan Rekapitulasi Kinerja Pegawai yang menampilkan rekapitulasi cuti, ijin, sakit, dinas luar, tanpa keterangan dari masing-masing pegawai pada unit kerja tertentu. Hal ini digunakan untuk mengetahui jumlah ketidakhadiran pegawai dalam kurun waktu tertentu.
101 v. Halaman Persetujuan Laporan Gambar 4.23 Persetujuan Laporan Laporan rekapitulasi tunjangan kinerja akan sah dan berlaku untuk dasar pencairannya jika telah disetujui oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha. Menu ini hanya untuk Kepala Sub Bagian Tata Usaha. Apabila dirasa tidak ada ketidakwajaran dari data maka, Kepala Sub Bagian Tata Usaha akan menyetujui laporan rekapitulasi data tunjangan kinerja pada awal bulan berikutnya untuk dasar pencairan tunjangan kinerja pegawai oleh bagian gaji.