1 Pedoman Dan Petunjuk Teknis Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP Kabupaten Sidoarjo Dilengkapi Perda Nomor 2 Tahun 2013 Dan Perbup Nomor 40 Tahun 2013 Tentang CSR Kabupaten Sidoarjo Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sidoarjo Tahun 2013
2 KATA PENGANTAR Terbitnya Peraturan Daerah Kabupaten Sidoarjo Nomor 2 Tahun 2013 Tentang Tanggungjawab Sosial dan Lingkungan Perusahaan di wilayah Kabupaten Sidoarjo merupakan tindak lanjut dari Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 4 Tahun 2011 Tentang Tanggung Jawab Sosial Perusahaan. Regulasi ini diharapkan dapat membuat Pelaku dunia usaha mendapat kepastian dan perlindungan hukum atas pelaksanaan program tanggungjawab sosialnya di Kabupaten Sidoarjo dan secara umum di Jawa Timur. Dalam kaitannya dengan pelaksanaan program dan kegiatan tanggungjawab sosial di Kabupaten Sidoarjo telah diterbitkan Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 40 Tahun 2013 tentang Petunjuk Pelaksanaan Peraturan Daerah Kabupaten Sidoarjo nomor 2 tahun 2013. Hal ini dimaksudkan agar pelaksanaan program tanggungjawab sosial dan lingkungan perusahaan dapat berjalan efektif yang didukung oleh keterlibatan masyarakat, dunia usaha dan unsur pemerintah. Karena program tanggungjawab sosial perusahaan yang baik adalah yang mampu mengakomodir kebutuhan masayarakat. Oleh sebab itu, Pemerintah Kabupaten Sidoarjo membentuk Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan Tanggungjawab Sosial dan Lingkungan Perusahaan (TJSLP) Kecamatan sebagai wadah untuk mengakomodir kepentingan pihak perusahaan, masyarakat, dan pemerintah terkait program TJSLP /CSR. Agar Tim tersebut dapat berjalan secara efektif maka disusunlah Pedoman dan Petunjuk Teknis Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan Tanggungjawab Sosial dan Lingkungan Perusahaan (TJSLP) Kabupaten Sidoarjo. Pedoman dan Petunjuk Teknis ini hendaknya dipergunakan oleh semua pihak sebagai landasan dan arah dalam menjalankan Komunikasi TJSLP /CSR Kecamatan di Kabupaten Sidoarjo. KEPALA BAPPEDA KABUPATEN SIDOARJO Selaku Ketua Tim Fasilitasi CSR Ir. S U L A K S O N O Pembina Utama Muda NIP. 19620129 198903 1 005
3 DAFTAR ISI Kata Pengantar......i Daftar Isi......ii BAB I Pendahuluan......1 BAB II Tugas Tim TJSLP/CSR......6 BAB III Struktur Organisasi Serta Tugas Pokok dan Fungsi...8 BAB IV Pelaporan Pelaksanaan Program/Kegiatan......11 BAB V Monitoring dan Evaluasi......12 Lampiran......13
4 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pasal 74 Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas memuat ketentuan bahwa perseroan yang menjalankan kegiatan usahanya dibidang dan/atau berkaitan dengan sumber daya alam wajib melaksanakan tanggung jawab sosial dan lingkungan dengan mengalokasikan dana yang diperhitungkan sebagai biaya perseroan yang pelaksanaannya dilakukan dengan memperhatikan kepatutan dan kewajiban. Selanjutnya, pasal 15 Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2007 tentang Penanaman Modal mewajibkan setiap penanam modal di Indonesia melaksanakan tanggung jawab sosial perusahaan, menghormati tradisi budaya masyarakat sekitar lokasi kegiatan usaha penanaman modal dan mematuhi semua ketentuan peraturan perundang-undangan. Berikutnya, terbit Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 4 Tahun 2011 tentang Tanggung Jawab Sosial Perusahaan yang memuat asas, prinsip, program, pelaksanaan, hingga forum pelaksana tanggungjawab sosial perusahaan. Untuk percepatan dan perluasan pembangunan ekonomi berbasis kerakyatan di Kabupaten Sidoarjo, diperlukan upaya harmonisasi dan sinergi program antara dunia usaha dengan Pemerintah Daerah melalui program Kegiatan Corporate Social Responsibility (CSR). Di Kabupaten Sidoarjo, Tanggungjawab Sosial dan Lingkungan Perusahaan, atau yang lebih dikenal dengan TJSLP atau CSR, telah berjalan. Akan tetapi, pelaksanaan program CSR tersebut dirasa belum optimal dan beberapa program belum dirasakan manfaatnya oleh masyarakat, karena program tersebut kurang dibutuhkan oleh mereka. Dalam hal penetapan program TJSLP/CSR, jarang sekali perusahaan melibatkan masyarakat maupun pemerintah daerah untuk duduk bersama dalam merencanakan program CSR yang tepat dan bermanfaat untuk masyarakat. Berdasarkan studi yang dilakukan oleh Bappeda Kabupaten Sidoarjo yang bekerjasama dengan LPEP Universitas Airlangga (2012) dengan sampel Kecamatan Taman dan Kecamatan Waru menemukan bahwa hubungan maupun komunikasi antara perusahaan dan masyarakat kurang begitu baik. Program TJSLP/CSR perusahaan di kedua Kecamatan tersebut juga menunjukkan kurang efektif, karena masih terdapat kesenjangan antara program TJSLP/CSR yang diberikan oleh perusahaan dengan program yang sebenarnya dibutuhkan masyarakat. Selain itu, kurang terjalinnya komunikasi yang baik antara perusahaan dengan pemerintah daerah akan dapat menyebabkan tumpang tindih pembiayaan program untuk masyarakat, sehingga pembiayaan menjadi tidak efisien. Berdasarkan permasalahan tersebut dan tercantumnya peran Forum Pelaksana Tanggungjawab Sosial Perusahaan (TSP) dalam Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 4 Tahun 2011, Pemerintah Daerah Kabupaten Sidoarjo membentuk Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP di tingkat Kecamatan. Tujuan dibentuknya tim tersebut adalah untuk menginventarisir
5 kebutuhan program masyarakat, mempublikasikan program-program yang dibutuhkan tersebut beserta dengan total biayanya, hingga melakukan monitoring dan evaluasi. Untuk memperjelas tugas pokok dan fungsi serta menyelaraskan dengan tujuan dibentuknya Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP ini, maka diperlukan sebuah pedoman dan petunjuk teknis pelaksanannya. Diharapkan dengan adanya Pedoman dan Petunjuk Teknis Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP di Kecamatan Se Kabupaten Sidoarjo berguna untuk menghindari adanya penyalahgunaan fungsi dan posisi pengurus Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP dan memperjelas tugasnya, sehingga Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP dapat berjalan optimal. 1.2. Maksud Dan Tujuan 1.2.1. Maksud Maksud dari penyusunan Pedoman dan Petunjuk Teknis Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP di Kecamatan Se Kabupaten Sidoarjo adalah sebagai pedoman bagi pelaksanaan Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP di tingkat Kecamatan yang terdapat di Kabupaten Sidoarjo. Hal tersebut agar pelaksanaannya tidak bertentangan dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku. 1.2.2. Tujuan Tujuan dari penyusunan Pedoman dan Petunjuk Teknis Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP di Kecamatan Se Kabupaten Sidoarjo adalah sebagai berikut: 1. Sebagai pedoman pelaksanaan program/kegiatan TJSLP/CSR di Kabupaten Sidoarjo. 2. Sebagai acuan dinas di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sidoarjo dalam hal koordinasi pelaksanaan program/kegiatan CSR di kabupaten Sidoarjo. 3. Menjamin tertibnya administrasi pelaksanaan program/kegiatan CSR. 1.3. Landasan Hukum Landasan hukum yang digunakan sebagai dasar Pedoman dan Petunjuk Teknis Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP di Kecamatan Se Kabupaten Sidoarjo adalah sebagai berikut : 1. Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 70, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4297). 2. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2007 tentang Penanaman Modal (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 67, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4675); 3. Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 106, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4756);
6 4. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 1988 tentang Koordinasi Kegiatan Instansi Vertikal di Daerah. 5. Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan; 6. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian, dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan. 7. Peraturan Pemerintah Nomor 47 Tahun 2012 tentang Tanggungjawab Sosial dan Lingkungan Perusahaan (Lembaran Negara Republik indonesia Tahun 2012 Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5305); 8. Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor: PER- 95/MUB/12007, tentang Program Kemitraan Badan Usaha Milik Negara dengan Usaha Kecil dan Program Program Bina Lingkungan; 9. Terbitnya Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 4 Tahun 2011 Tentang Tanggung Jawab Sosial Perusahaan. 10. Peraturan Daerah Kabupaten Sidoarjo Nomor 2 Tahun 2013 tentang Tanggungjawab Sosial dan Lingkungan Perusahaan di Wilayah Kabupaten Sidoarjo; 11. Keputusan Bupati Sidoarjo Nomor: 188/518/404.1.3.2/2012 tentang Tim Fasilitasi Program Kegiatan CSR Kabupaten Sidoarjo Pada bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Kabupaten Sidoarjo Tahun Anggaran 2012. 12. Keputusan Bupati Sidoarjo Npmpr: 188/625/404.1.3.2/2012 tentang Sekretariat Tetap (SEKTAP) Tim Fasilitasi Program Kegiatan Corporate Social Responsibility (CSR) atau Tanggung Jawab Sosial Perusahaan (TSP) Kabupaten Sidoarjo Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sidoarjo Tahun Anggaran 2012. 1.4. Ruang Lingkup Ruang lingkup Pedoman dan Petunjuk Teknis Tim Koordinasi Pengelolaan meliputi : 1. Struktur organisasi serta tugas pokok dan fungsi Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP. 2. Pelaporan pelaksanaan program/kegiatan 3. Monitoring dan evaluasi program/kegiatan CSR oleh Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP.
7 BAB II TUGAS TIM KOORDINASI PENGELOLAAN PROGRAM DAN KEGIATAN TJSLP Tugas Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP di Kecamatan berdasarkan Keputusan Bupati Sidoarjo Nomor : 188/ 1137 /404.1.3.2/2013 tentang Pembentukan Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP atau Tanggung Jawab Sosial dan Lingkungan Perusahaan di Kecamatan Se Kabupaten Sidoarjo adalah: 1. Melakukan pertemuan secara berkala dalam rangka koordinasi, integrasi, sinergi, dan sinkronisasi perencanaan pelaksanaan Program Kegiatan CSR (Corporate Social Responsibility) atau Tanggung Jawab Sosial dan Lingkungan Perusahaan (TJSLP) dalam mendukung upaya percepatan dan perluasan pembangunan ekonomi berbasis kerakyatan di Kecamatan Se Kabupaten Sidoarjo. 2. Menyusun rencana program kegiatan tahunan Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP atau Tanggung Jawab Sosial dan Lingkungan Perusahaan di Kecamatan Se Kabupaten Sidoarjo. 3. Melaksanakan program kegiatan tahunan Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP di Kecamatan Se Kabupaten Sidoarjo. 4. Menyampaikan masukan kepada Ketua Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP Kabupaten Sidoarjo tentang pelaksanaan program kegiatan tahunan Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP di Kecamatan Se Kabupaten Sidoarjo. 5. Melakukan monitoring dan evaluasi yang hasilnya akan digunakan sebagai bahan laporan dan masukan kepada segenap perusahaan di Kecamatan Se Kabupaten Sidoarjo dalam rangka menyusun perencanaan lebih lanjut. 6. Merencanakan kegiatan pameran, informasi, dan hasil produk serta publikasi kegiatan CSR oleh Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP di Kecamatan Se Kabupaten Sidoarjo dengan pihak terkait. 7. Melaporkan secara berkala hasil kegiatan pelaksanaan program kegiatan CSR oleh Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP di Kecamatan Se Kabupaten Sidoarjo Kepada Pemerintah Daerah Kabupaten Sidoarjo.
8 BAB III STRUKTUR ORGANISASI SERTA TUGAS POKOK DAN FUNGSI 3.1. Struktur Organisasi Susunan Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP di kecamatan terdiri dari lima komponen, yakni ketua, wakil ketua, bendahara, sekretaris, dan terdapat tiga bidang. Bidang-bidang tersebut terdiri dari bidang sosial, fisik prasarana, dan pemberdayaan ekonomi. Bidang-bidang tersebut diketuai oleh seorang koordinator bidang. Berikut ini adalah stuktur organisasinya: Gambar 3.1 Struktur Organisasi Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP 3.2. Tugas Pokok dan Fungsi Dalam rangka optimalisasi Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP, maka diperlukan tugas pokok dan mekanisme kerja yang jelas. Agar tidak terjadi tumpang tindih fungsi. Tugas pokok masing-masing komponen Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP di Kecamatan disesuaikan dengan macro process skema pelaksanaan Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP. Tugas masing-masing komponen tersebut adalah :
9 Tabel 3.1 Tugas Pokok dan Fungsi Posisi Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP Posisi Ketua dan wakil ketua Sekretari s Tugas - Memimpin pertemuan secara berkala dalam rangka koordinasi, integrasi, sinergi, dan sinkronisasi perencanaan pelaksanaan program kegiatan CSR. - Memimpin rapat penyusunan rencana program kegiatan tahunan Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP. - Memimpin rapat penentuan prioritas program tingkat kecamatan. Inventarisasi program/kegiatan hasil musrenbang kecamatan yang tidak terakomodasi dalam APBD. Menyusun prioritas program/kegiatan kecamatan, baik yang belum terakomodir penuh oleh APBD maupun hasil musrenbang kecamatan yang tidak terakomodir dalam APBD. Menyusun Key Performance Indicator (KPI) untuk setiap program/kegiatan yang menjadi prioritas Menghitung potensi CSR pada tahun bersangkutan Menyusun daftar isian program/kegiatan, Key Performance Indicator (KPI), dan kebutuhan anggaran. - Memimpin rapat pengesahan program/kegiatan tahun terkait. Sumber dari hasil inventarisasi yang dilakukan koordinator bidang Penandatanganan komitmen dan perusahaan yang bersedia Menyusun rekapitulasi program/kegiatan, keuangan, dan Key Performance Indicator (KPI). Menyusun action plan setiap program/kegiatan - Melaporkan secara berkala hasil kegiatan pelaksanaan program kegiatan CSR oleh Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP di Kecamatan kepada Ketua Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP Kabupaten Sidoarjo. - Mengagendakan rapat - Menyusun notulensi rapat dan mengumpulkan risalah rapat. - Korespondensi dalam dan luar - Filing dokumen - Upload daftar isian program/kegiatan. - Upload rekapitulasi program. - Mengkompilasi pelaporan dari korbid. - Diseminasi hasil kegiatan/program
10 Bendaha ra Koordina tor Bidang (Korbid) - Tidak mengelola keuangan - Menghitung potensi CSR di tahun tersebut - Mengkoordinasikan penyusunan laporan keuangan - Inventarisasi program/kegiatan hasil musrenbangcam yang tidak terakomodasi dalam APBD. - Menyusun prioritas program/kegiatan kecamatan, baik yang belum terakomodir penuh oleh APBD maupun hasil musrenbangcam yang tidak terakomodir dalam APBD - Menyusun KPI untuk setiap program/kegiatan yang menjadi prioritas - Menyusun rencana program kegiatan tahunan Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP dan menyampaikannya kepada ketua Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP. - Inventarisasi dan validasi usulan komitmen/partisipasi perusahaan pada program/kegiatan - Menyusun action plan per kegiatan/program - Merencanakan kegiatan pameran, informasi, dan hasil produk. - Melakukan monitoring, evaluasi & pelaporan.
11 BAB IV PELAPORAN PELAKSANAAN PROGRAM/KEGIATAN Setiap koordinator bidang yang terlibat dalam implementasi kegiatan CSR membuat rancangan program kegiatan dan penganggaran dana program CSR. Kemudian menyampaikannya kepada Ketua Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP. Ketua Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP membuat laporan alokasi pembiayaan CSR dan pelaksanaannya kepada masyarakat dan Kepada Pemerintah Daerah Kabupaten Sidoarjo. Laporan tersebut akan dipublikasikan melalui website. Format laporan sebagaimana dimaksud di atas adalah sebagai berikut : LAMPIRAN 1 Format Laporan Pelaksanaan Kegiatan KETUA TIM
12 BAB V MONITORING DAN EVALUASI Tujuan dilakukannya monitoring dan evaluasi adalah sebagai berikut: 1. Mengetahui kemajuan dan capaian program. 2. Menilai kesesuaian pelaksanaan program dengan kebijakan. 3. Mendokumentasikan berbagai kegiatan sebagai bahan untuk menyusun tindakan perbaikan program. Kegiatan monev dilakukan secara partisipatif oleh pengurus Tim Koordinasi Pengelolaan Program dan Kegiatan TJSLP di Kecamatan se Kabupaten Sidoarjo. Adapun format laporan evaluasi yang harus dilaporkan adalah seperti yang terdapat di Lampiran. LAMPIRAN 2 Format Laporan Evaluasi Kegiatan KETUA TIM
13 LAMPIRAN 3 Tim Koord CSR Kecamatan Mekanisme ( Macro Process ) Program Pembangunan Inklusif dan Partisipatif START (RPJMD, Musrenbang & APBD) 1. Penyusunan prioritas program pembangunan tingkat kecamatan Mengumpulkan data program musrenbang dari kelurahan yang tidak didanai namun menjadi program prioritas beserta dengan total pendanaannya Tim Koord CSR Kecamatan Perusahaan 2. Diseminasi prioritas program dan anggaran program pembangunan tingkat kecamatan 3. Pengisian form komitmen partisipasi perusahaan pada program pembangunan Melakukan publikasi program prioritas melalui website beserta anggarannya. Perusahaan memilih program yang sesuai dengan yang direncanakannya Perusahaan mengisi formulir kesediaan untuk berpartisipasi Tim Koord CSR Kecamatan 4. Rapat Koord prog CSR kecamatan untuk pengesahan program pembangunan Rapat bertujuan untuk menetapkan pihak yang berhak melaksanakan program untuk CSR. Tim Koord CSR Kecamatan 5. Pelaksanaan program pembangunan Perusahaan atau pihak ketiga melaksanakan program yang telah ditetapkan Tim Koord CSR Kecamatan 6. Monitoring, evaluasi, dan pelaporan Mengevaluasi program & Melaporkan pertanggung jawaban ke perusahaan dan steering commitee FINISH