BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penggajian merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh Karyawan. Gaji dan Upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh Karyawan. Sistem penggajian dan pengupahan pada perusahaan manufaktur melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan dan fungsi akuntansi. It Just We merupakan sebuah perusahaan manufaktur yang memproduksi berbagai jenis dompet wanita yang berlokasi di perumahan Padasuka Indah Cimahi dan berdiri sejak tahun 2012. Perusahaan It Just We menerapkan 2 sistem produksi, yakni Make To Stock dan Make To Order, namun sebagian besar dilakukan dengan Make To Order karena Make To Stock dilakukan ketika pemilik memiliki modal yang cukup untuk berproduksi. Kapasitas maksimal produksi dalam satu minggu sebanyak 3000 pieces dan produksi dilakukan ketika ada pesanan dari distributor. Sampai saat ini It Just We memiliki 52 distributor yang melakukan pemesanan produk, pesanan dilakukan minimal 100 pieces. It Just We memiliki jumlah Karyawan sebanyak 36 orang yang terdiri dari 2 orang pegawai tetap dan 34 Karyawan kontrak. Pegawai tetap terdiri dari 1 kepala Gudang dan 1 marketing sedangkan untuk pembayaran gaji dilakukan sebulan sekali. Karyawan kontrak terdiri dari 20 Karyawan penjahit, 6 orang Karyawan gudang, 5 orang Karyawan finishing yang terbagi menjadi 2 bagian yaitu 1 kepala finishing dan 4 anggota finishing, 2 orang delivery, dan 1 orang admin umum. Pembayaran upah Karyawan kontrak dilakukan berdasarkan hari kerja dan jabatannya di perusahaan, namun Karyawan penjahit (buruh) dibayar berdasarkan jumlah produk yang dihasilkan sedangkan pembayaran upah dilakukan setiap seminggu sekali. Pencatatan kartu hadir Karyawan di It Just We dilakukan sendiri oleh Karyawan di dalam kertas absen harian berdasarkan kedatangan ke perusahaan selanjutnya akan diinputkan ke dalam Microsoft Excel oleh admin umum. Perhitungan gaji dan upah 1
dilakukan oleh Admin Umum secara manual (ditulis tangan) setiap minggu ke dalam selembar kertas yang selanjutnya akan diserahkan kepada Owner. Jurnal di It Just We dicatat dalam Buku Folio oleh Admin Umum secara manual (ditulis tangan) dan belum terdapat buku besar. Dalam pencatatan total gaji dan upah It Just We tidak menggunakan aplikasi melainkan hanya membuat kolom kolom berisi daftar gaji dan upah setiap minggunya dan akan dilaporkan kepada Owner sebulan sekali dengan menjumlahkan semua beban gaji dan upah satu periode (satu bulan) perhitungannya pun dilakukan secara manual (ditulis tangan). Masalah yang dihadapi oleh It Just We adalah sistem perhitungan upah yang masih menggunakan Microsoft Excel yang dinilai kurang efektif untuk menangani perhitungan upah dengan banyak Karyawan dan menghabiskan banyak waktu karena perhitungan dilakukan satu persatu untuk setiap Karyawan. Selain itu karena upah dihitung perhari sesuai dengan jam kerja dan jam hadir Karyawan maka pencatatan dalam upah nya berbeda dengan Karyawan penjahit borongan yang upahnya dihitung berdasarkan jumlah pekerjaan yang diselesailkan. Perhitungan upah untuk banyak Karyawan dengan menggunakan Microsoft Excel memungkinkan kesalahan pencatatan data sehingga dapat merugikan para Karyawan. Pencatatan atas pengupahan yang diberikan pemilik kepada Karyawan tidak dicatat dengan baik karena upah diberikan setiap minggu dan slip gaji masih sangat sederhana sehingga catatan pengupahan berupa selembar kertas dan dihitung secara manual. Pencatatan dan perhitungan yang terkomputerisasi akan mengatasi kendala yang dimiliki perusahaan It Just We. Dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi secara baik maka perhitungan dan pencatatan upah Karyawan akan mengurangi kesalahan data. 2
1.2 Rumusan Masalah Menurut latar belakang yang ada di atas, dapat disimpulkan bahwa masalah-masalah yang dihadapi adalah sebagai berikut. a. Bagaimana menampilkan data Karyawan? b. Bagaimana membuat kartu kehadiran Karyawan dan kartu jam kerja? c. Bagaimana mengelola perhitungan dan pencatatan gaji dan upah, THR, serta upah lembur? d. Bagaimana menampilkan Jurnal, Buku Besar, Slip Gaji? e. Bagaimana menampilkan grafik total gaji Karyawan per periode? 1.3 Tujuan Tujuan dari pembuatan Proyek Akhir ini adalah sebagai berikut. a. Membangun aplikasi yang dapat menginputkan dan menampilkan data Karyawan. b. Membangun aplikasi yang dapat menampilkan kartu kehadiran karyawan dan kartu jam kerja. c. Membangun aplikasi yang dapat mengelola perhitungan dan pencatatan gaji dan upah, THR, serta upah lembur. d. Membangun aplikasi yang dapat menampilkan Jurnal, Buku Besar, dan Slip Gaji. e. Membangun aplikasi yang dapat menampilkan grafik total gaji Karyawan per periode. 3
1.4 Batasan Masalah Batasan masalah dari perancangan aplikasi ini adalah sebagai berikut. a. Aplikasi hanya menghasilkan jurnal, buku besar, kartu hadir, kartu jam kerja, laporan gaji dan upah berupa grafik. b. Aplikasi ini tidak menangani pajak. c. Dalam Aplikasi ini ketentuan Upah Lemburan disesuaikan dengan kebijakan Owner. d. Aplikasi ini menampilkan grafik total gaji Karyawan selama satu periode yaitu satu bulan. e. Tahap pengembangan aplikasi hanya sampai tahap pengujian. f. Aplikasi dibuat menggunakan bahasa pemrograman PHP dan menggunakan basis data MySQL. 1.5 Definisi Operasional Definisi operasional pada Proyek Akhir ini adalah sebagai berikut. a. Penggajian dan Pengupahan Gaji dan Upah merupakan salah satu komponen dalam perusahaan sebagai imbalan atas jasa seseorang pada perusahaan. b. Kartu hadir Kartu hadir adalah suatu catatan yang digunakan untuk mencatat jam kehadiran Karyawan, yaitu jangka waktu antara jam hadir dan jam meninggalkan perusahaan. c. Kartu jam kerja Kartu jam kerja untuk mencatat pemakai waktu hadir Karyawan pabrik, dalam mengerjakan berbagai pekerjaan atau produk. 4
d. Laporan Penggajian dan Pengupahan Laporan ini berisi detail gaji dan upah yang diberikan secara tunai kepada para pekerja dan dapat dijadikan sebagai laporan berupa buku besar dan jurnal. e. Aplikasi Berbasis Web Aplikasi berbasis web adalah sebuah aplikasi yang dapat dijalankan melalui browser. Permintaan dilakukan melalui jendela Browser dan ditampilkan jendela Browser. 1.6 Metode Pengerjaan Proyek Akhir ini akan dikerjakan menggunakan metodologi Software Development Life Cycle (SDLC) dengan model Waterfall, yaitu sebagai berikut. a. Analisis Tahap ini dilakukan untuk mengumpulkan data-data yang dibutuhkan untuk membangun aplikasi. Pengumpulan data-data dilakukan dengan melakukan tanya jawab kepada Owner, melihat data Karyawan yang ada, meminta contoh bukti penggajian dan pengupahan maupun dan proses bisnis dalam penggajian dan pengupahan. b. Desain Tahap ini mencakup desain sistem informasi yang akan dibuat serta desain aplikasi yang akan dibuat. Tahap desain membutuhkan aplikasi pendukung seperti Microsoft Office Visio untuk membuat Flow Map, ER-Diagram, serta UML, dan aplikasi tambahan lain untuk membuat Mockup dari aplikasi yang akan dibuat. c. Coding Desain yang telah dibuat kemudian diterjemahkan ke dalam kode program menggunakan bahasa pemrograman PHP dan didukung dengan basis data atau Database MySQL. 5
Output atau hasil yang akan didapat dari proses ini adalah aplikasi yang siap diuji fungsionalitasnya dan dapat digunakan oleh User. d. Pengujian Di dalam tahap ini, dilakukan pengujian terhadap fungsionalitas aplikasi yang telah dibuat sebelumnya. Pengujian dilakukan oleh User dan pihak terkait lainnya. 1.7 Jadwal Pengerjaan Jadwal pengerjaan Proyek Akhir ini adalah sebagai berikut. Tabel 1-1 Jadwal Pengerjaan Bulan- Jan Feb Mar April Mei Juni Minggu ke- 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Analisis Desain Coding Pengujian Dokument asi 6