TUGAS AKHIR METODE DAN PROSEDUR KEARSIPAN PADA PERPUSTAKAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Oleh : ANNISA 072103076 PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2010
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR NAMA : ANNISA NIM : 072103076 PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN JUDUL : METODE DAN PROSEDUR KEARSIPAN PADA PERPUSTAKAAN EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Tanggal:.. Ketua Prodi D-III Kesekretariatan (Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi) NIP: 19620513 199203 2 001 Tanggal: Dekan (Drs. Jhon Tafbu Ritonga, SE, M.Ec) NIP: 19550810 198303 1 004
PENAGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR NAMA : ANNISA NIM : 072103076 PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN JUDUL : METODE DAN PROSEDUR KEARSIPAN PADA PERPUSTAKAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Medan, Maret 2010 Menyetujui Pembimbing, (Dra. Lucy Anna, MS) NIP: 19510421 197603 2 003
KATA PENGANTAR Assalamu alaikum Wr. Wb. Syukur Alhamdulillah Penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi. Serta salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh ilmu pengetahuan. Adapun judul Tugas Akhir ini adalah Metode dan Prosedur Kearsipan Pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi. Dimana dalam uraian teoritis digunakan bahan referensi dari daftar pustaka yang ada. Data yang diperoleh Penulis melalui wawancara dengan penanggung jawab Perpustakaan Fakultas Ekonomi. Dengan kemampuan yang masih terbatas, Penulis menyadari Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu saran dan kritik yang sangat membangun sangat penulis harapkan demi perbaikan dan kesempurnaan Tugas Akhir ini. Dalam penulisan Tugas Akhir ini, Penulis mengucapkan terima kasih dengan setulus hati kepada semua pihak yang turut membantu dan mendukung Penulis baik langsung dan tidak langsung. 1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, SE, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi.
2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan. 3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, MBA selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan. 4. Ibu Dra. Lucy Anna, MS selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan dorongan kepada Penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini. 5. Bapak OK. Rafi i selaku Kepala Bagian Perpustakaan sekaligus narasumber Penulis yang telah memberikan bantuan dan masukan kepada Penulis. 6. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi. 7. Teristimewa untuk kedua Orang Tua Penulis, Edi Arifin (Ayahanda) dan Hanim A. Basri (Ibunda) yang telah membesarkan, mendidik dan memberikan dukungan moril dan materil serta limpahan kasih sayang dan doa yang tidak ternilai mulai dari Penulis belajar hingga dapat menyelesaikan pendidikan di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi. 8. Untuk Abang dan Kakak yang tercinta Ulfahmi dan Fachriza yang telah banyak membantu dan memberikan motivasi, bimbingan dan arahannya. 9. Teman-teman seperjuangan selama magang Group 13: Mardiyah Irfah (Ketua), Nevy V. R, Nurul Huda Siregar, Ratna Mutiara, dan Muthia Adhani (yang selalu setia membantu).
10. Sahabat-sahabatku Dwi Ayu Wulandari, Nurma Yunita, dan Wahyuni Maisyarah yang selalu membantu disaat aku menghadapi beerbagai kesulitan. 11. Teman-temanku di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk 2007. Rina Agustina (teman curhatku yang lucu), Eva Rosalina, Ratna Sari Dewi (terima kasih sudah meminjamkan baju), K Sari Ramadhani. Seluruh teman-teman DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lainnya. Kalian adalah teman terbaikku saat berada di kampus, yang telah banyak memberikan dorongan dan membantu setiap masalah Penulis. Segala budibaik dan yang telah diberikan selama penulisan Tugas Akhir ini, kiranya mendapat Ridho dan balasan dari Allah SWT. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi kita semua. Amin Wassalam. Medan, 2010 Penulis, Annisa
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... iv DAFTAR TABEL... v DAFTAR GAMBAR... vi BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang... 1 B. Perumusan Masalah... 3 C. Tujuan Penelitian... 3 D. Manfaat Penelitian... 4 E. Jadwal Kegiatan... 4 F. Sistematika Penulisan... 5 BAB II PROFIL INSTANSI... 7 A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU... 7 B. Jenis Usaha/Kegiatan... 10 C. Struktur Organisasi... 10 D. Job Description... 13 E. Kinerja Usaha Terkini... 19 BAB III PEMBAHASAN... 21 A. Pengertian Arsip... 21 B. Pengorganisasian dan Penataan Arsip... 22 C. Metode dan Prosedur Kearsipan Pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU... 26 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 36 A. Kesimpulan... 36 B. Saran... 38 DAFTAR PUSTAKA... 39
DAFTAR TABEL No. Halaman 1. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir... 5 2. Tabel 3.1 Jumlah Buku yang Tersimpan Pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU... 28 3. Tabel 3.2 Jumlah Arsip Skripsi Pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU... 29
DAFTAR GAMBAR No. Halaman 1. Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi 12