UNIVERSITAS UDAYANA ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAI PADA URUSAN UMUM, KEUANGAN DAN KEPEGAWAIAN DI POLITEKNIK KESEHATAN DENPASAR NI WAYAN TIRTAYANI PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS UDAYANA 2016
UNIVERSITAS UDAYANA ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAI PADA URUSAN UMUM, KEUANGAN DAN KEPEGAWAIAN DI POLITEKNIK KESEHATAN DENPASAR NI WAYAN TIRTAYANI NIM. 1420015018 PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS UDAYANA 2016 i
UNIVERSITAS UDAYANA ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAI PADA URUSAN UMUM, KEUANGAN DAN KEPEGAWAIAN DI POLITEKNIK KESEHATAN DENPASAR Skripsi ini diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA KESEHATAN MASYARAKAT NI WAYAN TIRTAYANI NIM. 1420015018 PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS UDAYANA 2016 ii
PERNYATAAN PERSETUJUAN Skripsi ini telah disetujui dan diperiksa di hadapan Tim Penguji Skripsi Program Studi Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran Universitas Udayana Denpasar, 21 Juni 2016 Pembimbing Dr. Ketut Suarjana, M.P.H NIP. 197911182006041002 iii
PERNYATAAN PERSETUJUAN Skripsi ini telah dipresentasikan dan diujikan dihadapan Tim Penguji Skripsi Program Studi Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran Universitas Udayana Denpasar, 17 Juni 2016 Tim Penguji Skripsi Ketua (Penguji I) dr. Ni Made Sri Nopiyani,M.P.H NIP. 198311042008012005 Anggota (Penguji II) Rina Listyowati, S.SiT., M.Kes NIP. 197105292008122001 iv
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadapan Ida Sang Hyang Widi Wasa/ Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat rahmat-nyalah skripsi yang berjudul Analisis Kebutuhan Pegawai Pada Urusan Umum, Keuangan Dan Kepegawaian Di Politeknik Kesehatan Denpasar dapat diselesaikan tepat pada waktunya Rampungnya skripsi ini berkat dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada: 1. Bapak dr. I Made Ady Wirawan, MPH, Ph. D, selaku Ketua Program Studi Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran Universitas Udayana. 2. Ibu Putu Ayu Indrayathi, SE, MPH, selaku Kepala bagian Analisis Kebijakan Kesehatan Program Studi Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran Universitas Udayana yang telah memberikan dukungan, arahan dan bimbingan pada penyusunan paroposal ini. 3. Bapak dr. Ketut Suarjana, MPH, selaku dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan dukungan, bimbingan, arahan dan masukan sehingga penyusunan proposal ini dapat diselesaikan 4. Bapak Anak Agung Ngurah Kusumajaya, SP, MPH selaku Direktur Poltekkes Kemenkes Denpasar. 5. Ibu Putu Theni Aryasih, SKM, M.Kes, selaku Ka. Subbag ADUM Poltekkes Denpasar yang telah memberikan arahan dan bimbingan dalam penyusunan skripsi ini beserta staf yang telah membantu dan bekerjasama dalam penyusunan skripsi ini. v
6. Keluarga, orang tua, suami dan anak-anak tercinta yang telah senantiasa memberikan doa, saran, semangat dan dukungan dalam penyusunan skripsi ini. 7. Teman-teman seperjuangan IKM matrikulasi 2014 Program Studi Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran Universitas Udayana yang selalu memberikan semangat dan motivasi kepada penulis. 8. Seluruh pihak yang telah membantu dalam penyusunan skripsi ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan skripsi ini masih terdapat kekurangan dan keterbatasan serta jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan demi perbaikan dalam penyusunan selanjutnya. Denpasar, Juni 2016 Penulis vi
PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS UDAYANA PEMINATAN ADMINISTRASI DAN KEBIJAKAN KESEHATAN Skripsi, Juni 2016 ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAI PADA URUSAN UMUM, KEUANGAN DAN KEPEGAWAIAN DI POLITEKNIK KESEHATAN DENPASAR ABSTRAK Politeknik Kesehatan Denpasar adalah Institusi Pendidikan Tinggi Kesehatan di bawah Badan Pengembangan dan Pemberdayaan Sumber Daya Manusia Kesehatan. Komponen penting yang ada di Poltekkes Denpasar adalah urusan umum, keuangan dan kepegawaian. Berdasarkan wawancara pendahuluan, diperoleh informasi bahwa di tiga urusan ini banyak pekerjaan yang bersifat segera dan mendesak, sehingga SDM biasanya melakukan lembur atau menyelesaikan pekerjaan kantor di rumah. SDM di urusan umum dan keuangan juga ada yang mempunyai tugas tambahan. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja di urusan umum, keuangan dan kepegawaian Poltekkes Denpasar. Penelitian ini merupakan penelitian observasional deskriptif dengan menggunakan metode WISN. Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh SDM yang bekerja di urusan umum, keuangan dan kepegawaian Poltekkes Denpasar. Pemilihan sampel dilakukan dengan teknik purposive sampling. Data diperoleh melalui observasi, studi dokumentasidan dan wawancara kemudian diolah dan dianalisis menggunakan softwere WISN. Hasil penelitian diperoleh AWT urusan umum sebesar 1605 jam/tahun, AWT urusan Keuangan sebaesar 1567,5 jam/tahun dan AWT urusan kepegawaian sebesar 1605 jam/tahun. Standar beban kerja masing-masing urusan berbeda-beda sesuai dengan jumlah dan jenis aktivitas utama yang dilakukan. CAS dan IAS pada urusan umum sebesar 1,12 dan 0,7. CAS dan IAS urusan keuangan sebesar 1,08 dan 0,47 CAS dan IAS urusan kepegawaia sebesar 1,16 dan 0,6. Jumlah kebutuhan pegawai pada urusan umum sebanyak 8 orang, urusan keuangan sebanyak 9 orang dan urusan kepegawaian sebanyak 4 orang. Hasil kebutuhan tersebut akan berdampak pada beban kerja. Rasio beban kerja di urusan umum sebesar 0,6, urusan keuangan sebesar 0,9 dan urusan kepegawaian sebesar 1. Simpulan dari penelitian ini menunjukkan rasio beban kerja tinggi pada urusan umum dan keuangan, sehingga perlu dilakukan penambahan pegawai pada urusan umum sebanyak 3 orang dan urusan keuangan sebanyak 1 orang. Kata kunci: Kebutuhan pegawai, Beban kerja, WISN vii
SCHOOL OF PUBLIC HEALTH FACULTY OF MEDICINE UDAYANA UNIVERSITY ADMINISTRATION AND HEALTH POLICY Essay, on June 2016 ANALYSIS OF EMPLOYEES IN MATTERS OF COMMON, FINANCIAL, AND PERSONNEL STAFF IN THE POLYTECHNIC UNIVERSITY OF HEALTH IN DENPASAR ABSTRACT Polytechnic University of Health in Denpasar is of Higher Education Health under the Agency for Develompent and Empowerment of Human Resources for Health. There are important components in Poltekkes Denpasar are public affairs, financial, and personnel staff. Based on interviews, preliminary information that in three business is a lot of working that is immediate and urgent, so that people or SDM usually do late or finish their job at home. The people or SDM in public affairs and financial are also have extra work. The purpose of this research is to know the needs of employees based on workload in public affairs, financial, and personnel staff in Polytechnic University of Health in Denpasar. In this research is a research of the observational descriptive, with WISN method. The population in this study is the entire human resources working in public affairs, financial and personnel staff Polytechnic University of Health in Denpasar. Selection of sample was done by using purposive sampling. The data obtained through observation, the documentation, and interviews, and then processed and in analysis the use of software WISN. The results obtained by AWT public affairs for 1605 hours / year, AWT Financial affairs for 1567.5 hours / year and AWT personnel staff at 1605 hours / year. The standard workload of each business vary according to the number and type of main activities undertaken. CAS and IAS in public affairs by 1.12 and 0.7. CAS and IAS financial affairs by 1.08 and 0.47 CAS and IAS personnel staff affairs of 1.16 and 0.6. Total needs of employees in public affairs as 8 people, financial affairs as 9 people and the personnel staff as 4 people. The results of these needs will have an impact on the workload. Workload ratio of 0.6 in the public affairs, financial affairs by 0,9 and the personnel staff affairs by 1. Conclusions from this research shows the ratio of high workload on public affairs and financial, so need additional staff in public affairs as much as 3 persons and financial affairs as much as 1 person. The key word : The needs for employees, the workload, WISN. viii
DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL... i HALAMAN JUDUL DENGAN SPESIFIKASI... ii PERNYATAAN PERSETUJUAN... iii KATA PENGANTAR... v ABSTRAK... vii ABSTRACT... viii DAFTAR ISI... ix DAFTAR TABEL... xii DAFTAR GAMBAR... xiv DAFTAR LAMPIRAN... xv DAFTAR SINGKATAN... xvi BAB I PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Belakang... 1 1.2 Rumusan Masalah... 5 1.3 Pertanyaan Penelitian... 5 1.4 Tujuan Penelitian... 6 1.4.1 Tujuan umum... 6 1.4.2 Tujuan khusus... 6 1.5 Manfaat Penelitian... 6 1.5.1 Manfaat teoritis... 6 1.5.2 Manfaat praktis... 6 1.6 Ruang Lingkup Penelitian... 7 BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 8 2.1 Manajemen Sumber Daya Manusia... 8 2.2 Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia... 9 2.3 Perencanaan Sumber Daya Manusia... 11 2.4 Metode Perencanaan Sumber Daya Manusia... 12 ix
2.5 Workload Indicators of Staffing Need... 15 2.5.1 Manfaat WISN... 16 2.5.2 Langkah-langkah perhitungan WISN... 16 2.6 Kinerja... 21 2.7 Tugas Urusan Umum, Keuangan dan Kepegawaian... 25 2.8 Analisis Kebutuhan Berdasarkan Metode WISN... 28 BAB III KERANGKA KONSEP DAN DEFINISI OPERASIONAL... 30 3.1 Kerangka Konsep... 30 3.2 Variabel Penelitian dan Definisi Operasional... 31 BAB IV METODE PENELITIAN... 33 4.1 Desain Penelitian... 33 4.1.1 Jenis penelitian... 33 8.1.2 Tempat dan waktu penelitian... 33 8.2 Populasi dan Sampel Penelitian... 33 4.2.1 Populasi penelitian... 33 4.2.2 Sampel penelitian... 34 4.3 Pengumpulan Data... 34 4.3.1 Jenis Data... 34 4.3.2 Teknik pengumpulan data... 35 4.3.3 Instrumen penelitian... 36 4.4 Analisis Data... 37 4.5 Metode Validasi Data... 39 BAB V HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN... 40 5.1 Gambaran Umum Poltekkes Denpasar... 40 5.2 Karakteristik Pegawai di Urusan Umum, Keuangan dan kepegawaian... 44 5.3 Perhitungan Kebutuhan Pegawai di Urusan Umum, Keuangan dan Kepegawaian Poltekkes Denpasar... 45 5.3.1 Unit kerja dan kategori SDM... 45 x
5.3.2 Waktu kerja tersedia... 46 5.3.3 Komponen beban kerja... 49 5.3.4 Standar aktivitas... 51 5.3.5 Beban kerja standar... 56 5.3.6 Faktor kelonggaran... 58 5.3.7 Kebutuhan pegawai urusan umum, keuangan dan kepegawaian Poltekkes Denpasar berdasarkan metode WISN... 60 5.3.8 Perbedaan jumlah pegawai yang tersedia di urusan umum, keuangan dan kepegawaian dengan jumlah hasil perhitungan WISN... 68 5.3.9 Perhitungan rasio beban kerja pegawai di urusan umum, Keuangan dan kepegawaian Poltekkes denpasar... 70 5.4 Keterbatasan Penelitian... 72 BAB VI SIMPULAN DAN SARAN... 73 6.1 Simpulan... 74 6.2 Saran... 74 DAFTAR PUSTAKA... 75 LAMPIRAN... 78 xi
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1.1 Jumlah SDM pada Urusan Umum, Keuangan dan Kepegawaian Poltekkes Denpasar Tahun 2015... 3 Tabel 3.1 Variabel Penelitian dan Definisi Operasional... 32 Tabel 5.1 Karakteristik Pegawai di Urusan Umum, Keuangan dan Kepegawaian... 44 Tabel 5.2 Perhitungan AWT pada Urusan Umum, Keuangan dan Kepegawaian Poltekkes Denpasar... 48 Tabel 5.3 Komponen Beban Kerja Urusan Umum, Keuangan dan Kepegawaian Poltekkes Denpasar... 50 Tabel 5.4 Standar Layanan Pegawai di Urusan Umum, Keuangan dan Kepegawaian Poltekkes Denpasar... 52 Tabel 5.5 CAS Pegawai pada Urusan Umum, Keuangan dan Kepegawaian Poltekkes Denpasar... 54 Tabel 5.6 IAS Pegawai pada Urusan Umum, Keuangan dan Kepegawaian Poltekkes Denpasar... 55 Tabel 5.7 Beban Kerja Standar Pegawai pada Urusan Umum, Keuangan dan Kepegawaian Poltekkes Denpasar... 57 Tabel 5.8 Faktor Kelonggaran Kategori dan Faktor Kelonggaran Individu Pegawai pada Urusan Umum, Keuangan dan Kepegawaian Poltekkes Denpasar... 59 Tabel 5.9 Perhitungan Kebutuhan Pegawai Urusan Umum Poltekkes Denpasar Berdasarkan Metode WISN... 62 Tabel 5.10 Perhitungan Kebutuhan Pegawai Urusan Keuangan Poltekkes Denpasar Berdasarkan Metode WISN... 64 Tabel 5.11 Perhitungan Kebutuhan Pegawai Urusan Kepegawain Poltekkes Denpasar Berdasarkan Metode WISN... 66 Tabel 5.12 Perbedaan Pegawai pada Urusan Umum, Keuangan dan Kepegawaian Poltekkes Denpasar dengan Jumlah Pegawai Hasil Perhitungan WISN... 68 xii
Tabel 5.13 Rasio Beban Kerja di Urusan Umum, Keuangan dan Kepegawaian Poltekkes Denpasar... 71 xiii
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Konsep Perencanaan SDM... 14 Gambar 3.1 Kerangka Konsep Penelitian... 30 Gambar 4.1 Langkah-Langkah Metode Workload Indicators of Staffing Need... 38 xiv
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Lembar Informasi Observasi dan Wawancara Lampiran 2 Lembar Persetujuan Menjadi Responden Lampiran 3 Rencana Jadwal Penelitian Lampiran 4 Pedoman wawancara Lampiran 5 Form observasi WISN Lampiran 6 Surat-surat Lampiran 7 Hasil Perhitungan Softwere WISN Lampiran 8 Dokumentasi Penelitian xv
DAFTAR SINGKATAN SIMAK BMN SDMK WISN WHO KPKNL : Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi : Barang Milik Negara : Sumber Daya Manusia Kesehatan : Workload Indicator of Staffing Need : World Health Organization : Kantor Pelayanan Keuangan Negara dan Lelang xvi