IMPLEMENTASI JAMINAN MUTU DI RSG GAS*)

IMPLEMENTASI JAMINAN MUTU DI RSG GAS*) Pranto Busono, Warsono, Rohadi, Rofei**) ABSTRAK IMPLEMENTASI JAMINAN MUTU DI RSG GAS. Jaminan Mutu merupakan prasyarat untuk pengoperasian instalasi nuklir sehingga diperoleh suatu keyakinan bahwa struktur, sistem dan komponen instalasi berfungsi secara memuaskan. Implementasi jaminan mutu di RSG GAS dilaksanakan melalui beberapa tahapan antara lain pembuatan PJM dan audit internal. PJM di PRSG telah dimulai sejak tahun 1996 dan saat ini telah pada revisi ke 6. Audit internal dilakukan secara rutin di PRSG dan jangka waktu audit telah ditetapkan secara pasti. Pada audit internal dilakukan dalam beberapa tahap. Kata kunci : PJM, Jaminan Mutu, Audit Internal ABSTRACT IMPLEMENTATION OF QUALITY ASSURANCE IN RSG GAS. Quality Assurance represent prerequisite for operation of nuclear installation is so that obtained by confidence that structure, functioning installation component and system by gratifying. Implementation quality assurance in RSG GAS executed to through some step for example making of PJM and internal audit. PJM in RSG GAS haved been started by since year 1996 and in this time have at revised 6. Conducted internal audit routinely in PRSG and duration of audit have been specified surely. Internal audit conducted in a few phase. Key words : PJM, uality Assurance, Internal Audit *) Disampaikan pada Seminar Keselamatan Nuklir, Jakarta 2 3 Agustus 2006 **) Staff Pusat Reaktor Serba Guna BATAN 821

I. PENDAHULUAN Jaminan Mutu merupakan prasyarat untuk pengoperasian instalasi nuklir sehingga diperoleh suatu keyakinan bahwa struktur, sistem dan komponen instalasi berfungsi secara memuaskan. Untuk memperoleh keyakinan ini, manajemen menetapkan berbagai kebijakan, persyaratan dan prosedur prosedur sebagai acuan penerapan jaminan mutu. Sehingga diharapkan setiap personil yang terlibat dalam semua kegiatan yang berkaitan dengan RSG GAS dapat mematuhi dan mentaati segala kebijakan, persyaratan, prosedur dan peraturan yang ditetapkan. Selain itu mereka harus kritis dan bertanggungjawab terutama dalam hal penanganan ketidaksesuaian yang ditemukan, pengendalian barang dan jasa yang akan digunakan dan pengendalian rekaman dan catatan atas kegiatan yang dilakukan. Berdasarkan kondisi di atas maka dilakukan usaha untuk melakukan implementasi jaminan mutu di PRSG. Implementasi jaminan mutu di PRSG dilaksanakan beberapa tahap antara lain pembuatan PJM, pelaksanaan audit dsb. II. METODE Implementasi jaminan mutu di RSG GAS dilaksanakan melalui beberapa tahapan, yaitu : 1a. Pembuatan program jaminan mutu (PJM) 2b. Pembuatan Kalender audit internal 3c. Pelaksanaan audit internal 4d. Pembuatan rekomendasi dan pembuatan laporan III. HASIL DAN PEMBAHASAN Dalam penerapan jaminan mutu di PRSG maka pihak UJM melakukan audit internal di lingkungan PRSG. Dalam pelaksanaan audit internal di PRSG maka dalam beberapa tahap, antara lain : 822

a. Program Jaminan Mutu (PJM) Reaktor serba guna mulai melaksanakan program jaminan mutu pada tahun 1996. PJM revisi 0 ini dibuat oleh suatu Tim jaminan kualitas dalam bentuk PJK (Program Jaminan Kualitas). Mulai tahun 1999 RSG mengalami perubahan struktu organisasi dan dibentuk suatu Unit Jaminan Mutu (UJM) sehingga PJK yang pada saat itu sudah sampai pada revisi 3 dilakukan perubahan menjadi PJM dan tanggungjawab sepenuhnya pembuatan PJM tersebut padaujm. Pada saat ini PJM yang berlaku di RSG GAS adalah PJM revisi 6 yang diterbitkan pada tahun 2005, perubahan dari revisi 5 ke revisi 6 dilakukan akibat adanya perubahan struktur organisasi di BATAN. Tujuan dari pembuatan PJM adalah Menetapkan dan melaksanakan persyaratan jaminan mutu dalam pengelolaan RSG GAS sehingga keselamatan terhadap personil, instalasi, dan lingkungan dapat dicapai. PJM ini harus dapat memberikan penjelasan yang mencakup: 1) struktur organisasi, tanggung jawab, kewenangan, dan keterkaitan organisasi untuk mengatur, merencanakan, melakukan, dan menilai suatu pekerjaan; 2) pelaksanaan sistem dokumentasi jaminan mutu. Ruang lingkup Program Jaminan Mutu (PJM) harus dilaksanakan dalam pengelolaan RSG GAS yang mencakup pengoperasian, pemeliharaan/perbaikan dan pemanfaatannya. Program ini mengikat semua personil yang terlibat dalam pengelolaan RSG GAS seperti Operator, Petugas Pemeliharaan, dan Petugas Proteksi Radiasi, maupun organisasi seperti Perancang, Pemasok, Kontraktor dan Manufaktur. Selain itu juga menjelaskan persyaratan pelatihan dan kualifikasi; Keterkaitan organisasi di RSG GAS; Pengendalian ketidaksesuaian dan tindak koreksi; Pengendalian dokumen dan rekaman; pengamanan; proteksi kebakaran; Kesiapan dan perencanaan kedaruratan; Kegiatan operasi reaktor; Pemeliharaan reaktor; Utilisasi reaktor; Keselamatan kerja dan radiasi; Desain; Pengadaan; Inspeksi dan pengujian penerimaan. Tanggung jawab dari PJM adalah : 1) Ka. PRSG bertanggungjawab atas keabsahan PJM; 2) Para Ka. Bid/Bag/Unit PRSG serta setiap personil stafnya bertanggungjawab atas implementasi PJM ini dalam pelaksanaan tugasnya masing masing; 3) Ka. Unit Jaminan Mutu (UJM) bertanggungjawab atas pelaksanaan pengawasan terhadap implementasi PJM ini. PJM akan ditinjau kembali dalam kurun waktu tertentu berdasarkan: 1) Bila ada kejadian penting seperti perubahan organisasional dalam pengelolaan RSG GAS; 823

2) Rekomendasi manajemen PRSG ; 3) Bila dari hasil pengawasan implementasi PJM diperoleh bahwa penyimpangan yang terjadi bersumber dari ketentuan yang ada dalam PJM itu sendiri. Tahap pembuatan PJM, secara garis besar dapat digambarkan sebagai berikut : i. Unit Jaminan Mutu PRSG menyiapkan draft revisi PJM ii. Draft revisi PJM tersebut diserahkan masing masing ke Ka. Bid/Bag/Unit yang ada di PRSG untuk minta masukan dan koreksi. iii. Berdasarkan koreksi dari Ka. Bid/Bag/Unit tersebut kemudian dilakukan perbaikan oleh pihak UJM iv. Setelah perbaikan selesai diserahkan lagi ke masing masing ke Ka. Bid/Bag/Unit untuk minta persetujuan. v. Setelah persetujuan tersebut selesai lalu dimintakan persetujuan oleh Ka. Pusat Reaktor Serba Guna. vi. Setelah semua persetujuan tersebut dibuat maka maka dibuat copy untuk diserahkan ke Kapus, PSJMN, Bapeten dan setiap eselon III dan eselon IV dilingkungan PRSG. 1 b. Pembuatan Kalender Audit Tahunan Pembuatan kalender audit ini dapat dilaksanakan apabila revisi PJM sudah disahkan. Pada tahap ini pihak UJM membuat draft kalender audit internal yang akan dilakukan di RSG GAS. Pada kalender audit ini sudah direncanakan tentang materi audit dan waktu pelaksanaan audit. Materi yang akan dilakukan audit berdasarkan prosedur dari bidang/unit/ bagian yang ada di RSG dan hasil evaluasi pihak UJM dari audit tahun sebelumnya. Sedangkan untuk menetapkan waktu pelaksanaan audit didasarkan berdasarkan beban kerja dari materi yang akan diaudit. Waktu pelaksanaan audit untuk kalender audit yang sedang berjalan (tahun 2006) adalah audit bulanan, tiga bulanan, enam bulanan dan tahunan. Setelah draft kalender audit selesai, kemudian diserahkan masing masing ke Ka. Bid/Bag/Unit yang ada di RSG GAS untuk minta masukan dan koreksi. Langkah selanjutnya yaitu dilakukan perbaikan kalender audit tersebut berdasarkan koreksi dan masukan dari Ka. Bid/Bag/Unit. Setelah perbaikan selesai diserahkan lagi ke masingmasing ke Ka. Bid/Bag/Unit untuk minta persetujuan dan juga dimintakan persetujuan dari Ka. Pusat Reaktor Serba Guna. Baru dibuat copy untuk diserahkan ke Kapus dan setiap eselon III dan eselon IV dilingkungan PRSG. c. Pelaksanaan Audit Audit internal ini mempunyai tujuan untuk pengawasan secara terencana maupun 824

tak terencana untuk melaksanakan audit dalam bentuk pemeriksaan dokumen hasil kegiatan dan kualifikasi personil, pemeriksaan peralatan, barang, material, sistem, instalasi RSG GAS dan fasilitas pendukungnya, termasuk survei dan witness. Setelah kalender audit internal sudah ditetapkan maka UJM baru bisa melaksanakan audit tersebut berdasarkan kalender audit tersebut. Paling lambat satu minggu sebelum audit dilaksanakan maka pihak UJM mengirimkan notifikasi audit kepada bidang/bagian/unit yang akan diaudit. Pemberitahuan tentang rencana audit disampaikan kepada auditee, pemberitahuan ini harus mencakup jadual, jangka waktu, para auditor yang bertugas, lingkup audit dan metode audit yang digunakan. Notifikasi dapat disampaikan dengan cara tertulis atau lisan (langsung atau melalui telepon). Notifikasi audit dalam bentuk tertulis menggunakan format pada lampiran 1. Setelah notifikasi dikirim maka dilakukan pertemuan pra audit yaitu pertemuan antara auditor dengan auditee, tujuan pokok dari pertemuan ini adalah perkenalan individu antara auditor dan auditee; kesepakatan lingkup audit dan metode audit; dan penentuan counter part bagi setip auditor. Langkah selanjutnya adalah proses audit, Proses audit dapat dilakukan dengan cara berikut : Pemeriksaan dokumen; Survei/ Inspeksi; dan Witness. Pada proses ini auditor harus menggunakan check list sebagai pedoman untuk melaksanakan kegiatan dan mencatat setiap informasi dengan benar dan disaksikan oleh counter partnya. Catatan dan informasi harus jelas dan disetujui oleh yang diwawancarai (auditee). Format dari check list dapat dilihat pada lampiran 2. d. Pembuatan Rekomendasi dan Pembuatan Laporan Pada tahap ini dilakukan 4 kegiatan utama, yaitu : pertemuan post audit; pembuatan berita acara; pembuatan permintaan tindak perbaikan (PTP) dan pembuatan laporan audit. i. Pertemuan post audit; Pertemuan dilaksanakan setelah seluruh proses audit selesai. Pada pertemuan ini semua pihak auditee yang terkait atau yang mewakilinya harus hadir untuk pemutakhiran data audit. ii. iii. Pembuatan berita acara audit; Setelah pemutakhiran data audit selesai maka dibuat dokumen berita acara audit yang ditandatangani oleh auditor dan auditee. Format dari berita acara dapat dilihat pada lampiran 3. Pembuatan Permintaan tindak perbaikan; Berdasarkan berita acara audit dan laporan auditor maka pimpinan UJM harus menyampaikan kepada auditee secara tertulis PERMINTAAN TINDAK PERBAIKAN terhadap seluruh temuan yang ada dalam berita acara tersebut. Dokumen ini harus memuat : 825

Rekomendasi dari auditor untuk digunakan oleh para auditee sebagai pedoman untuk melakukan tindak perbaikan yang diperlukan; Respons yang diperlukan dari auditee; Perlu tidaknya reaudit setelah jangka waktu yang ditetapkan.format permintaan tindak perbaikan ini pada lampiran 4. iv. Pembuatan Laporan hasil audit; Setelah proses audit selesai maka pimpinan UJM harus secepatnya membuat laporan hasil audit untuk disampaikan kepada Ka. PRSG. Format laporan hasil audit mengikuti lampiran 5. e. Hasil Implementasi Jaminan Mutu di PRSG Sejak diperlakukan jaminan mutu di PRSG yaitu mulai tahun 1996, maka telah terjadi beberapa perubahan yang mengarah pada kebaikan. Pada awal diterapkannya, masih sedikit prosedur yang dibuat oleh bidang dan format prosedur juga belum standar. Setelah jaminan mutu diterapkan maka sudah banyak prosedur yang dibuat oleh bidang bidang, format yang digunakan sudah standar dan prosedur dari setiap bidang telah mempunyai kode tertentu. Pada awal diterapkan jaminan mutu, sering dilakukan audit internal (periode mingguan) dan temuan audit masih banyak. Sedangkan pada kondisi saat ini periode audit berkurang dan temuan hasil audit juga berkurang. IV. KESIMPULAN i. Implementasi jaminan mutu di PRSG telah dimulai sejak tahun 1996, yaitu sejak PJK diterapkan di PRSG. ii. Dalam implementasi jaminan mutu di PRSG telah mempunyai format yang baku yaitu mulai program tersebut direncanakan sampai pelaksanaan serta evaluasi. 826

ACUAN a. Safety series No : 50 C Q; IAEA, Vienna, 1995 b. Safety series No : 50 SG Q5 ; IAEA, Vienna, 1995 c. Safety series No: 50 SG Q10 ; IAEA, Vienna, 1995 d. Peraturan Kepala Badan Tenaga Nuklir Nasional no. 392/KA/XI/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Batan e. SK. Ka. Bapeten No.: 07/Ka BAPETEN/V 99 tentang Jaminan Kualitas Instalasi Nuklir 827

828

829

830

831

832

DISKUSI DAN TANYA JAWAB Penanya: Sukardi ( BAPETEN ) Pertanyaan: a.hasil implementasi jaminan mutu di PRSG telah terjadi perubahan yang lebih baik. Namun belum memberikan informasi yang konkrit, sehingga masih menimbulkan pertanyaan lagi, misal; jumlah prosedur sedikit menjadi banyak, dan sebagainya. Jawaban: a.perubahan tersebut berdasarkan hasil dari tahun 1999 sampai dengan tahun 2005. Tentang data selengkapnya akan diberikan pada kesempatan lain. Penanya:Yudi Prabowo ( BAPETEN ) Saran: a.agar hasil implementasi jaminan mutu yang diberikan dilengkapi dengan hasil kuantifikasi ( bukan kualitatif ). b.penyajian sudah cukup bagus. Tanggapan: a.saran diterima, hasil akan dilengkapi pada kesempatan yang lain. Penanya: Pudji Susanti ( PSJMN Serpong ) Saran: a.pada implementasi dan kesimpulan; agar pernyataan tidak disebutkan relatif terhadap sesuatu yang tidak ada jumlah kuantitatifnya. Pada kesimpulan lebih baik di tambah hasil evakuasi cukup atau perlu perbaikan berkelanjutan. Tanggapan: a.saran diterima, untuk kesempatan yang lain akan dilengkapi data tentang hasil tersebut. 833