A. Pengertian Sistem Secara umum sistem dapat diartikan sebagai sekumpulan objek, ide, berikut sating keterhubungannya (inter-relasi) dalam mencapai tujuan atau sasaran bersama. Kemudian, istilah subsistem digunakan untuk memudahkan analisis dan pengkomunikasian. Sebagai contoh, suatu sistem dapat dideskripsikan oleh komponen-komponennya atau dapat juga dijelaskan oleh subsistemsubsistemnya. Jika kompleksitasnya cukup tinggi, sistem dapat dibagi dalam beberapa subsistem pada analisis dan perancangannya untuk tujuan-tujuan kemudahan pengendalian dan implementasi. Dengan demikian, sistem yang mempunyai kompleksitas tinggipun dapat dipahami lebih mudah. Suatu sistem, subsistem, dan komponen-komponen sistem bisa merupakan suatu realitas maupun suatu sifat logika semata. Sebagai misal, tubuh manusia dapat dipandang sebagai suatu sistem. Kita boleh saja mulai mendeskripsikan atau menganalisa tubuh manusia dengan mengindentifikasi dan mendaftarkan komponenkomponen fisiknya (jantung, paru-paru, hati, dan sebagainya). Di lain pihak, jika cara ini dipandang tidak praktis, kita dapat mengidentifikasi subsistemsubsistem yang utama saja (reproduksi, endokrin, pernapasan, dan sebagainya). Deskripsi lain dari manusia dapat mempertimbangkan aspek-aspek fisik, intelektual, moral, dan emosi sebagai komponen atau subsistem. Nilai pendekatan suatu realitas dari perspektif sistem dapat sesederhana teknik untuk menganalisa atau merancang mesin-mesin kompleks, proyek, atau sebuah teori atau bahkan pada peningkatan yang lain, kita dapat beragumentasi bahwa nilai yang benar dari persepsi realitas ini terletak di dalam kenyataan bahwa "whole is greater than the sum of its parts". Dengan kata lain, efektifitas komponen-komponen yang dianggap terkait sebagai suatu sistem, kemungkinan besar, lebih tinggi dari jumlah efektifitas dari setiap komponen yang terpisah. Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam memahami suatu sistem, yaitu pendekatan yang menekankan pada (a) prosedur dan (b) komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut :
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkuimpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaiakn suatu sasaran tertentu. Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur Iebih menekankan urut-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure) didefinisikan sebagai berikut ini. Prosedur adalah urutan-urutan operasi klerikal (tulis menulis), biasanya melibatkan beberapa pelaku di dalam satu atau lebih departemen/bagian yang ditetapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksitransaksi/aktivitas bisnis yang terjadi Atau; Prosedur adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangakan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya Pendekatan sistem yang Iebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut. Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu Kedua kelompok definisi adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Mempelajari suatu sistem akan lebih mengena bila mengetahui terlebih dahulu apakah suatu sistem itu. Lebih lanjut pengertian tentang sistem pertama kali dapat diperoleh dari definisinya. Dengan demikian definisi ini akan mempunyai peranan yang penting di dalam pendekatan untuk mempelajari suatu sistem. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem-sistem bagian. Sebagai misal, sistem produksi
pertanian dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem penyiapan lahan, subsistem penanaman, subsistem pemeliharaan tanaman, subsistem pemanenan, subsistem pengolahan hasil pertanian, subsistem dan lain sebagainya. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen akan lebih mudah di dalam mempelajari suatu sistem untuk tujuan analisis dan perancangan suatu sistem. Untuk menganalisis dan merencanakan suatu sistem, analisis dan perancang sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai komponen-komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem dari sistem tersebut. Untuk masingmasing subsistem kemungkinan terdapat subsistem yang lebih kecil lagi atau terdapat elemen-elemen atau komponen-komponen dari sistem tersebut. Komponen-komponen dari sistem biaya produksi pada usaha tani dapat terdiri dari dokumen-dokumen dasar sebagai komponen masukan, catatan-catatan seperti misalnya buku pemasukan dan pengeluaran, neraca saldo serta peralatanperalatannya merupakan komponen pengolah dan laporan-laporan keuangan seperti misalnya laporan rugi/laba, laporan perubahan modal, serta laporanlaporan lainnya yang merupakan komponen pengeluaran. Selain elemen-elemen dari sistem tersebut harus berinteraksi, sistem produksi pertanian sebagai subsistem dari sistem pertanian harus dapat berintegrasi dengan subsistemsubsistem lainnya. Integrasi ini dapat dilakukan dengan diterapkan prosedurprosedur. Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Tujuan dapat dihubungkan dengan ruang lingkup yang Iebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang Iebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem pertanian, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem produksi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem pertanian, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup dan mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.
B. Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal). Adapun secara terinci diskripsi masing-masing komponen tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut. 1. Komponen Sistem Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemenelemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra sistem. Misalnya suatu perusahaan pengolahan hasil pertanian dapat disebut sebagai suatu sistem dan industri pertanian adalah suatu sistem yang lebih besar, maka sistem industri pertanian dapat disebut sebagai supra sistem. Kalau dipandang industri pertanian sebagai suatu sistem, maka perusahaan pengolahan hasil pertanian dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan tersebut dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem penyediaan bahan baku adalah subsistemnya. Kalau sistem penyediaan bahan baku dipandang sebagai suatu sistem, maka perusahaan pengolahan adalah supra sistem dan industri pertanian adalah supra dari supra sistem. 2. Batas Sistem Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang Iainnya atau dengan Iingkungan Iuarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandana sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut atau lingkungan yang terkontrol dan tidak dapat terkontrol. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem. 4. Penghubung Sistem Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumbersumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. 5. Masukan Sistem Masukkan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukkan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. 6. Keluaran Sistem Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukkan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
7. Pengolah Sistem Sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah (process) yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. 8. Sasaran Sistem Sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Secara skematis gambaran sistem beserta komponen-komponennya secara sederhana dapat diilustrasikan seperti pada Gambar 1.
C. Klasifikasi Sistem Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya, sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang dapat digambarkan secara fisik jelas terlihat. Misalnya sistem komputei, sistem pertanian, sistem prod uksi dan lain sebagainya. 2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human-made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses clam, tidak dibuat oleh manusia. Misalnya, sistem perputaran bumi, sistem perubahan iklim (cuaca). Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. 3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan programprogram yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. 4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatip tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengarah dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem Iainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka sustu sistem harus mempunyai pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatip tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.