BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Perpustakaan Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/ bangunan, atau gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur sedemikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktuwaktu diperlukan oleh pembaca (Sutarno, 2003:7). Hanya saja dalam perkembangannya, koleksi perpustakaan bukan hanya buku-buku, tetapi di dalamnya juga terdapat bahan cetak lainnya seperti majalah, laporan penelitian, jurnal, surat kabar dan berbagai karya media audiovisual seperti film, slide, kaset, CD, DVD serta bentuk mikro seperti mikrofilm, mikrofis, dan mikroburam. Menurut Suwarno (2007:12), perpustakaan memiliki spesifikasi tersendiri mengenai fungsi dan peranannya. Ini dapat dilihat dari pengertiannya yang memiliki beberapa poin penting yang perlu digarisbawahi, yaitu: Perpustakaan sebagai suatu unit kerja Perpustakaan sebagai tempat pengumpul, penyimpan, dan pemelihara berbagai koleksi bahan pustaka 5
Bahan pustaka digunakan oleh pengguna secara kontinu Perpustakaan sebagai sumber informasi Supriyanto (2008:32) berpendapat, perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang pengelola sumber informasi yang sudah seharusnya terjamah penerapan teknologi informasi yang telah berkembang pesat. Ukuran perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur dari penerapan teknologi informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung yang dugunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya. Kebutuhan akan teknologi informasi sangat berhubungan dengan peran perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang. B. Teknologi Informasi Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat mempengaruhi berbagai bidang kehidupan dan profesi, hal ini menyebabkan perubahan sistem pada instansi atau perusahaan termasuk perpustakaan. Kebutuhan akan teknologi informasi sangat berhubungan dengan peran perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi dan ilmu pengetahuan serta pengembangan karya-karya ilmiah. Paradigma lama tentang perpustakaan dengan berbagai kerumitannya dalam 6
melakukan pengelolaan kini terhapus. Semua dapat dilakukan dengan perubahan tata cara pengelolaan perpustakaan yang memanfaatkan teknologi informasi. Penerapan teknologi informasi di perpustakaan saat ini sudah menjadi ukuran untuk mengetahui tingkat kemajuan dari perpustakaan tersebut, bukan lagi pada besarnya gedung yang dipakai atau banyaknya rak buku. Penerapan teknologi informasi di perpustakaan merupakan wujud dari suatu perubahan layanan. Perubahan ini yang mendorong perpustakaan untuk melakukan modernisasi pelayanan dan menerapkan teknologi informasi dalam aktivitas pengelolaannya. Manfaat yang didapat dari penerapan teknologi informasi di perpustakaan menurut Supriyanto (2008:23): Mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan Meningkatkan citra perpustakaan Pengembangan infrastruktur nasional, regional, dan global. Perkembangan terakhir menunjukkan kecepatan pengembangan perpustakaan telah banyak dipengaruhi oleh sentuhan teknologi. Hal ini karena pemanfaatan teknologi mampu meningkatkan fungsi peran perpustakaan sebagai media penyebaran ilmu pengetahuan dan informasi, selain juga dengan teknologi mampu 7
meningkatkan kecepatan efektivitas kerja dari pustakawan. Dengan berkembangnya teknologi informasi juga berpengaruh terhadap perpustakaan hingga muncul perpustakaan digital. C. Perpustakaan Digital Sebelum istilah perpustakaan digital menjadi populer, kalangan pustakawan sudah berbicara tentang perpustakaan elektronik. Salah satu pendukung ide tentang perpustakaan jenis ini adalah Kenneth Dowlin yang menggambarkan ciri perpustakaan elektronik sebagai berikut: Memakai komputer untuk mengelola sumberdaya perpustakaan Menggunakan saluran elektronik untuk menghubungkan penyedia informasi denga pengguna informasi Memanfaatkan transaksi elektronik yang dapat dilakukan dengan bantuan staf jika diminta oleh pengguna Memakai sarana elektronik untuk menyimpan, mengelola, dan menyampaikan informasi kepada pengguna Supriyanto (2008:31) mendefinisikan perpustakaan digital adalah sebuah sistem yang memiliki berbagai layanan dan obyek informasi yang mendukung akses obyek informasi tersebut melalui perangkat digital. 8
Fenomena perpustakaan digital di Indonesia lebih melekat dalam dunia ilmu pengetahuan dan penelitian, sebagaimana halnya di Amerika Serikat, Eropa dan negara-negara maju lainnya. Saat ini sudah terjadi perubahan teknologi informasi yang begitu pesat, pertumbuhan internet yang luar biasa, dan ketersediaan komputer serta fasilitas telekomunikasi yang semakin luas. Kemajuan-kemajuan dalam teknologi digital ini menawarkan berbagai cara baru dalam memanfaatkan informasi dan pengetahuan. Perkembangan internet yang diikuti oleh ketersediaan sumberdaya digital yang semakin beragam telah mengubah perilaku, harapan, dan persepsi masyarakat tentang informasi dan pengetahuan. Ada tiga elemen penting yang diperlukan dalam pengembangan perpustakaan digital yaitu perangkat keras, perangkat lunak dan sumberdaya manusia. 1. Perangkat Keras/Hardware Hardware merupakan perangkat yang secara fisik ada, dapat dilihat dan dipegang. Hardware komputer secara fungsional dibedakan menjadi empat macam perangkat: a. Perangkat masukan (input device) Perangkat input merupakan peralatan yang dapat digunakan untuk menerima data yang akan diolah ke dalam komputer (Supriyanto, 2005: 55). 9
Yang termasuk perangkat input antara lain: a) Keyboard Merupakan sekumpulan tombol yang tersusun pada satu tempat seperti mesin ketik yang umumnya mempunyai antara 85 hingga 120 tombol yang terdiri atas huruf, angka, simbol serta tombol-tombol fungsi (Supriyanto, 2005:57). Gambar 1 Keyboard Sumber: http://content.hwigroup.net/images/products/xl/016593/ logitech_classic_keyboard_200.jpg b) Mouse Merupakan perangkat yang digunakan untuk memasukkan data dengan cara menekan tombol klik (Supriyanto, 2005:57). 10
Gambar 2 Mouse Sumber: http://www.artikeltik.com/wp-content/uploads/2012/03/mouse.jpg Ada empat fungsi utama mouse, yaitu klik atau single click untuk membuat pilihan tertentu pada layar, membuka klik ganda dokumen atau membuka folder, klik kanan untuk menunjuk arah pada layar komputer, dan drag and drop untuk proses pemindahan ikon atau item pada layar. c) Scanner Merupakan alat yang berfungsi seperti mesin fotokopi, yaitu dengan cara memasukkan data melalui pencahayaan dan selanjutnya diterjemahkan dalam bentuk digital (Supriyanto, 2005:60). 11
Gambar 3 Scanner Sumber: http://gmv.cast.uark.edu/wp-content/uploads/2013/02/epson_bed2_crop.jpg Scanner dapat menerjemahkan teks, barcode, gambar dan sebagainya. Hasil scanner ditampilkan pada layar monitor komputer dahulu kemudian baru dapat diubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus dan kemudian dapat disimpan sebagai file teks, dokumen, dan gambar. b. Perangkat pemroses (process device) Perangkat pemroses adalah mikroposesor atau biasa disebut CPU yang merupakan otak bagi sebuah sistem komputer. (Supriyanto, 2005:66) 12
Gambar 4 CPU Sumber: http://202.67.224.134/pdimage/14/1286514_computer-case.jpg Fungsi perangkat pemrosesan menurut Supriyanto (2008:52) adalah untuk temu kembali dan menjalankan instruksi-instruksi yang diberikan kepada komputer. Komponen perangkat keras yang paling penting adalah Central Processing Unit (CPU) dan memori utama (main memory). CPU terdiri atas VGA, memory, RAM, Hardisk, USB Card, dan Audio Card. c. Perangkat penyimpan (storage device) Perangkat penyimpan merupakan bagian dari sistem komputer yang berfungsi untuk menyimpan data dalam komputer yang sedang tidak diolah. (Gondodiyoto, 1988:82) 13
Fungsi perangkat penyimpan menurut (Supriyanto, 2008:52) adalah untuk menyimpan perangkat lunak dan data dalam bentuk yang relatif permanen, yang mudah untuk ditemu-balik ketika dibutuhkan untuk pemrosesan. Menurut Supriyanto (2005:73-78) yang termasuk perangkat penyimpanan antara lain: a) Read Only Memory (ROM) yang berfungsi untuk menyimpan program yang bersifat tetap atau permanen, tidak bergantung pada kebaeradaan arus listrik dan sifatnya hanya dapat dibaca oleh pengguna komputer. b) Random Access Memory (RAM) yang berfungsi untuk menyimpan program dan data dari pengguna komputer sehingga dapat dibaca dan ditulis. c) Hard Disk, adalah sebuah media penyimpanan permanen yang memiliki kapasitas penyimpanan yang paling besar dibandingkan dengan perangkat penyimpanan lainnya. d) CD Drive, merupakan tempat untuk meletakkan CD judul CD-R maupun CD-R/W. 14
d. Perangkat keluaran (output device) Merupakan perangkat yang dipakai untuk menampilkan hasil proses. Berfungsi untuk menampilkan informasi yang dihasilkan oleh sistem komputaer. Yang termasuk perangkat output antara lain: a) Monitor Disebut juga screen atau display. Fungsi dari layar monitor adalah untuk menampilkan informasi grafis yang dihasilkan dari komputer melalui alat yang disebut kartu grafis (VGA Card). Gambar 5 Monitor Sumber: http://1.bp.blogspot.com/- _RcIYcHNUF4/UMr5CYOVJAI/AAAAAAAABKM/snCps71rlYo/s1600/crt.jpg Monitor bentuk fisiknya hampir sama seperti televisi, hanya saja televisi biasanya mampu menampilkan informasi grafis dengan ukuran 15
resolusi yang lebih tinggi. Berdasarkan jenisnya monitor dibagi menjadi dua jenis yaitu CRT dan LCD. b) Printer Printer merupakan perangkat pencetak hard copy yang dihasilkan dari hasil pemrosesan komputer dan input dari penggunanya (Supriyanto, 2005:64). Gambar 6 Printer Sumber: http://3.bp.blogspot.com/- ow_okgd2r4y/twq9vqo22xi/aaaaaaaaagy/gdm_v7jel_i/s1600/printer+2.jp g Printer biasanya terbagi atas beberapa bagian, yaitu picker yang berfungsi sebagai alat mengambil kertas dari tray. Tray adalah tempat menaruh kertas. Tinta 16
atau toner adalah alat pencetak sesungguhnya, karena ada sesuatu yang disebut tinta atau toner yang digunakan untuk menulis/ mencetak pada kertas. c) Speaker Merupakan sebuah perangkat elektronika yang berfungsi mengubah arus listrik menjadi sinyal suara yang dapat kita dengar. Speaker bisa juga di artikan sebagai alat yang merubah arus listrik menjadi gelombang getaran dan selanjutnya menjadi gelombang bunyi. Komponen pada speaker terdiri dari magnet permanen, membran sebagai penyalur getaran dan kumparan kawat email. 2. Perangkat Lunak/Software Perangkat lunak adalah suatu perangkat yang berisi serangkaian instruksi, program, prosedur, pengendali, pendukung, dan aktivias-aktivitas pengolahan perintah pada sistem komputer (Supriyanto, 2005:84). Perangkat lunak sering juga disebut Software Operating System (OS). Contoh OS antara lain Windows dan Linux. Sedangkan software khusus yang digunakan untuk kegiatan spesifik disebut program aplikasi, misalnya Microsoft Word, program untuk mengetik; Microsoft Excel, program untuk menghitung dan membuat tabel; Corel Draw, program untuk menggambar, dan sebagainya. (Supriyanto, 2008:55) 17
3. Sumberdaya Manusia/Brainware Yang dimaksud dengan brainware adalah unsur manusia, yaitu para petugas yang menangani suatu sistem pengolahan data secara elektronik (Gondodiyoto, 1988:81). Komponen perangkat keras dan perangkat lunak tidak akan bisa berjalan dengan sempurna tanpa adanya sumberdaya manusia yang mengoperasikannya. Yang termasuk sumberdaya manusia menurut Pendit (2007:186) adalah: a. Database Administrator (DBA) yang bertanggung jawab terhadap kelancaran operasional dari basis data. b. Network Administrator yang bertanggung jawab terhadap kelancaran operasional jaringan komputer di dalam lingkungan organisasi. c. System Administrator yang tugas lebih terfokus pada sistem komputer yang meliputi sistem operasi, utilitas-utilitas, serta program aplikasi yang ada didalamnya. d. Web Master yang bertugas menjaga agar website beserta seluruh halaman yang ada di dalamnya tetap beroperasi sehingga dapat diakses oleh pengguna. 18
e. Web Designer yang bertanggung jawab untuk merancang tampilan website sekaligus mengatur isi website. Seluruh koleksi yang ada dalam perpustakaan digital dapat diakses dari komputer mana saja asalkan terhubung dengan internet, memang tidak dapat dipungkiri terciptanya perpustakaan digital tidak terlepas dari kehadiran komputer personal (PC), World Wide Web (WWW), dan internet. Dengan sebuah komputer dan koneksi internet maka pengguna bisa mengakses pepustakaan digital darimanapun. D. Internet Internet merupakan kata yang sudah tidak asing lagi bagi masyarakat modern seperti saat ini. Menurut Supriyanto (2005:336) internet adalah sebuah jaringan komputer global yang terdiri dari jutaan komputer yang saling terhubung dengan menggunakan protokol yang sama untuk berbagai informasi secara bersama. Jadi internet merupakan kumpulan atau penggabungan jaringan komputer lokal atau LAN menjadi jaringan komputer global atau WAN. Jaringan-jaringan tersebut saling berhubungan atau berkomunikasi satu sama lain dengan berbasiskan protokol IP (Internet Protocol) dan TCP (Transmission Control Protocol) atau UDP (User Datagram Protocol), sehingga setiap pengguna pada setiap jaringan dapat mengakses semua layanan yang disediakan oleh setiap jaringan. 19
Untuk lebih meningkatkan kualitas sumberdaya manusia di Indonesia, sudah waktunya para profesional Indonesia memanfaatkan jaringan internet dan menjadi bagian dari masyarakat informasi dunia. Layanan yang tersedia di internet menurut Supriyanto (2005:340) antara lain: 1. WWW (World Wide Web) WWW yang juga biasa disebut Web tidak hanya berfungsi sebagai media untuk mencari informasi, tetapi juga sudah banyak digunakan secara komersial oleh hampr semua perusahaan di seluruh dunia untuk mengiklankan usaha mereka. Jika dulu Web hanya dapat menyajikan informasi, saat ini Web dapat berinteraksi dengan pengguna melalui pengisian form, validasi atau transaksi online. Untuk mengakses Web dapat menggunakan web browser seperti Netscape Navigator, Internet Explorer, Neoplanet dan lain sebagainya. 2. FTP (File Transfer Protocol) FTP adalah suatu aplikasi program yang merealisasikan konsep klien-server antarhost di internet atau semua host yang memakai TCP (Transmission Control Protocol) sebagai transport protokolnya. FTP menyajikan hubungan yang interaktif antara client dan server. Dengan FTP komputer-komputer dapat saling men-download file melalui jaringan internet. 20
3. E-Mail Merupakan komponen utama yang paling banyak digunakan dalam komunikasi informasi saat ini. Protokol yang digunakan untuk mengirim e-mail adalah Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), sedangkan untuk men-download-nya menggunakan protokol Post Office Protocol (POP) atau Internet Message Access Protocol (IMAP). 4. Gopher Gopher adalah komponen internet yang digunakan untuk mencari dan mengambil informasi berdasarkan konsep klien-server. Informasi tersebut dapat berupa data teks atau biner, gambar maupun suara. E. Proses Digitalisasi Dalam dunia perpustakaan, proses digitalisasi menurut Pendit (2007:241) adalah sebuah proses yang mengubah dokumen tercetak menjadi dokumen digital. Proses digitalisasi dapat dilakukan terhadap berbagai bentuk bahan pustaka, seperti buku, karya ilmiah, peta, naskah kuno, foto, karya seni, audiovisual dan sebagainya Proses digitalisasi dapat bertujuan untuk pendidikan, penyebaran informasi dan ilmu pengetahuan, maupun untuk tujuan konservasi atau pelestarian. Melalui 21
digitalisasi, perpustakaan dapat menyimpan ribuan bahkan jutaan karya tanpa dibatasi ruang dan waktu. Dokumen yang sering didigitalisasi adalah koleksi grey literature seperti, Tugas Akhir, Skripsi, Tesis, dan Disertasi. Proses diawali dengan membongkar dokumen tercetak menjadi lembaran-lembaran kertas yang siap dipindai (di-scan). Proses digitalisasi menurut Pendit (2007:244-255) dibedakan menjadi tiga kegiatan utama, yaitu: 1. Scanning, yaitu proses memindai (men-scan) dokumen yang berbentuk tercetak dan mengubahnya menjadi bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan adalah berkas PDF. 2. Editing, adalah proses mengolah berkas PDF di dalam komputer dengan cara memberikan, password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan sebagainya. Hal-hal apa saja yang perlu diedit dan dilindungi di dalam berkas disesuaikan dengan kebijakan setiap perpustakaan. 3. Uploading, adalah proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen ke digital library. Berkas yang di-upload adalah berkas PDF yang berisi full text dokumen yang akan di upload Setelah dokumen diubah menjadi bentuk digital maka perlu dilakukan proses penyimpanan, termasuk didalamnya adalah pemasukan data (data entry), editing, 22
pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan subyek dari dokumen sehingga akan mempermudah dalam proses temu kembali informasi dari dokumen. F. Pengertian Grey Literature Grey literature atau literatur kelabu adalah literatur yang bersifat nonkomersial, jenis dokumen yang jumlah cetakan/terbitannya sangat terbatas sehingga sukar atau tidak mungkin ditemukan di pasaran bahkan tidak semua perpustakaan memilikinya, misalnya: prosiding seminar, laporan penelitian, skripsi, tesis, disertasi, naskah-naskah kerjasama, kertas kerja pertemuan ilmiah/seminar, terbitan pemerintah. Untuk bisa mendapatkan grey literature, perpustakaan harus memiliki hubungan yang baik dengan suatu lembaga/instansi. G. Pengertian Digitalisasi Grey Literature Digitalisasi grey literature adalah proses mengubah dokumen grey literature yang masih berbentuk tercetak menjadi dokumen digital, yang kemudian diproses sesuai dengan kebijakan masing-masing seperti pemberian password, watermark, dan lain sebagainya. 23