LAMPIRAN PERATURAN WALIKOTA SURABAYA NOMOR : 15 TAHUN 2008 TANGGAL : 22 APRIL 2008 JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN PEGAWAI NEGERI SIPIL DAN PEJABAT NEGARA PEMERINTAH KOTA SURABAYA NO. JENIS ARSIP AKTIF IN AKTIF KETERANGAN 1 2 3 4 5 1. Formasi Pegawai a. Usulan dari unit kerja b. Usulan permintaan formasi ke Menpan dan Kepala Badan Kepegawaian Nasional c. Persetujuan Menpan d. Penetapan Formasi setelah tahun anggaran setelah tahun anggaran setelah tahun anggaran setelah tahun anggaran 2. Pengadaan Pegawai a. Proses Penerimaan Pegawai meliputi Pengumuman Seleksi Administrasi Pemanggilan peserta Test Pelaksanaan Ujian tertulis Keputusan Hasil ujian Wawancara b. Penetapan Tahap Akhir/Kelulusan c. Berkas lamaran yang tidak diterma d. Nota Usul dan Kelengkapan penetapan NIP e. Nota Usul Pengankatan CPNS menjadi PNS f. Keputusan CPNS/PNS kolektif seteleh semua diangkat setelah semua diangkat PNS 1 tahun setelah tahun anggaran setelah petikan SK ditetapkan Dinilai kembali
2 1 2 3 4 5 3 Pembinaan Karir Pegawai a. Diklat /Kursus/Magang/Tugas Belajar/ujian dinas/izin belajar pegawai Surat perintah /Surat Tugas/SK/Surat Izin Laporan kegiatan Pengembangan Diri b. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPL)/Sertifikat c. Daftar Penilian Pelaksanaan Pekerjaan(DP3) d. Daftar Usul Penetapan Angka Kredit 1 tahun setelah anggaran berjalan kecuali SK PAK Masuk e. Disiplin Pegawai Daftar Hadir Rekapitulasi Daftar Hadir 1 tahun anggaran berjalan f. Berkas Hukuman Disiplin 1 tahun anggaran berjalan kecuali BAP dan SK Masuk g. Penghargaan dan Tanda Jasa setelah SK ditetapkan kecuali SK masuk berkas perseorangan 4 Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai 1 tahun setelah memperoleh keputusan yang tetap 5 tahun Dinilai kembali kecuali SK penetapan masuk
5 Mutasi Pegawai 3 a. Alih tugas,pindah Instansi,Pindah Wilayah Kerja Diperbantukan,Dipekerjakan,Penugasan Sementara dan Mutasi antar Unit,kecuali Nota dan SK masuk b. Nota Persetujuan /Pertimbangan Kepala BKN c. Mutasi Keluarga Surat ijin Pernikahan / Perceraian Surat Penolakan ijin Pernikahan / Pernikahan Akta Nikah/Cerai Akta kelahiran Anak Surat keterangan Meninggal Dunia d. Usul Kenaikan Pangkat/Golongan /Jabatan kecuali nota dan SK masuk e. Usul Pengangkatan dan Pemberhentian dalam jabatan Struktural dan Fungsional kecuali nota dan SK masuk f. Usul Penetapan perubahan Data Dasar/Status / Kedudukan Hukum Pegawai,kecuali surat persetujuan dan SK masuk g. Peninjauan Masa Kerja setelah SK ditetapkan kecuali nota dan SK masuk h. Berkas Baperjakat 5 tahun
4 6. Administrasi Pegawai a. Surat perintah /Surat Tugas setelah pelaksanaan, kecuali SK masuk berkas perseorangan b. Cuti Besar c. Cuti Sakit,Cuti Bersalin,Cuti Tahunan d. Cuti Alasan Penting e. Cuti di luar Tanggungan Negara (CLTN) 1 tahun setelah pelaksanaan 1 tahun setelah pelaksanaan 1 tahun setelah pelaksannan setelah pelaksanaan f. Dokumentasi Identitas Pegawai 1 tahun setelah identitas ditetapkan Usul Pembuatan Karpeg/KPE/Karis/Karsu Keanggotaan Organisasi Profesi / Kedinasan Laporan Pajak Penghasilan Pribadi (LP2P) Keterangan Penerimaan Pembayaran Penghasilan Pegawai ( KP4) g. Berkas Kepegawaian dan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) 7 Kesejahteraan Pegawai a. Berkas tentang Layanan Pemeliharaan Kesehatan b. Berkas tentang Layanan Asuransi Pegawai c. Berkas tentang Layanan Tabungan Perumahan
5 d. Berkas tentang Layanan Beras /Pakaian Dinas e. Berkas tentang Layanan Pengurusan Jenazah 8 Pemberhentian Pegawai Tanpa Hak Pensiun 9 Perselisihan /Sengketa Kepegawaian 1 tahun setelah memperoleh keputusan bersifat tetap setelah hak dan kewajiban habis Dinilai kembali 10 Usul Pemberhentian dan Penetapan Pensiun Pegawai/Janda / Dudanya dan PNS yang meninggal,kecuali SK masuk berkas perseorangan 11. Berkas Perseorangan Pegawai Negeri Sipil ; a Nota Penetapan NIP dan Kelengkapannya b. Nota Persetujuan/pertimbangan Kepala BPN c. SK Pengangkatan CPNS d. Hasil Pengujian Kesehatan e. SK Pengangkatan CPNS f. SK Peninjauan Masa Kerja g. SK Kenaikan Pangkat h. Surat Pernyataan MelaksanakanTugas/ Menduduki Jabatan/Surat Pernyataan Pelantikan i. SK Pengangkatan dalam atau Pemberhentian dari Jabatan Struktural/Fungsional j. SK Perpindahan Wilayah Kerja k. SK Perpindahan Antar Instansi l. SK Cuti Diluar Tanggungan Negara (CLTN) m. Berita Acara Pemeriksaan 1 tahun Setelah berhenti/pensiun setelah hak kewajiban habis kecuali Pejabat Eselon I dan Pejabat lain yang secara Individual ditentukan oleh Instansi dan PNS yang berjasa/terlibat peristiwa berskala nasional
n. SK Hukuman Jabatan/Hukum Disiplin PNS o. SK Perbantuan/Diperkerjakan Diluar Instansi Induk p. SK. Penarikan Kembali dari perbantuan/diperkerjakan q. SK Pemberian Uang Tunggu r. SK Pembebasan dari Jabatan Organik karena Diangkat sebagai Pejabat Negara s. SK Pengalihan PNS t. SK Pemberhentian sebagai PNS u. SK Pemberhentian Sementara v. Surat Keterangan Pernyataan Hilang w. Surat Keterangan Kembalinya PNS yang Dinyatakan Hilang x. SK Penggantian Nama y. Perbaikan Tanggal Tahun Kelahiran z. Akta Nikah/Cerai aa. Akta Kelahiran bb. Isian Formulir PUPNS cc. Berita Acara Pengambilan Sumpah/Janji PNS dan Jabatan dd. Surat Permohonan menjadi Anggota Parpol ee. Surat Keterangan Mutasi Keluarga ff. Surat Keteranga Meninggal Dunia gg. Surat Keterangan Peningkatan Pendidikan hh. Penetapan Angka Kredit Jabatan Fungsional ii. Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus jj. Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala kk. Surat Tugas/Izin Belajar Dalam/Luar Negeri ll. Surat Izin Berpergian ke Luar Negeri mm.ijazah/sertifikat nn. SK Penempatan/Penarikan Pegawai 6
oo. SK Pengangkatan pada Jabatan di Luar Instansi Induk pp. Surat Pertimbangan Status PNS qq. SK Pengaktifan Kembali PNS rr. Surat Pernyataan Pengunduran Diri dari Jabatan Organik dicalonkan sebagai Kepala/Wakil Kepala Daerah ss. SK Pensiun 7 12 Berkas Perseorangan Pejabat Negara Walikota dan Wakil Walikota 1 tahun setelah berhenti/pensiun dari jabatan setelah hak dan kewajibanya habis Permanen 13 Berkas Perseorangan Pejabat lainnya a. Ketua,Wakil Ketua,Anggota DPRD 1 tahun setelah berhenti/pensiun dari jabatan Setelah hak dan kewajibannya habis Permanen b.ketua,wakil Ketua, Anggota KPU 1 tahun setelah berhenti / pensiun dari jabatan Setelah hak dan kewajibannya habis Permanen Salinan sesuai dengan aslinya a.n. SEKRETARIS DAERAH Asisten Bidang Administrasi Pemerintahan u.b Kepala Bagian Hukum, WALIKOTA SURABAYA, ttd BAMBANG DWI HARTONO GATOT SOENYOTO, SH. MHum. Penata Tingkat I NIP. 010 251 424