EVALUASI DAN USULAN PERBAIKAN SISTEM PEMENUHAN ORDER (Studi Kasus; PT Tulus Tri Tunggal Gresik) Agnes Silgan, I Nyoman Pujawan, Nani Kurniati Jurusan Teknik Industri ITS Email : silganagnes@yahoo.com.sg ABSTRAK Peningkatan pelayanan kepada customer merupakan langkah penting yang harus dilakukan oleh perusahanan dalam menghadapi persaingan diera globalisasi. Untuk menjadi kompetitif perusahaan harus meningkatkan kesanggupan pelayanan kepada customer yaitu dengan peningkatan kualitas produk dengan harga yang kompetitif dan proses pemenuhan order customer yang cepat. Untuk dapat memenuhi permintaan tepat waktu dan memenuhi kepuasan customer, harus dilakukan perbaikan proses aliran fisik dan informasi dalam internal supply chain. PT. Tulus Tri Tunggal adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang rattan furniture (mebel rotan) dengan orientasi 100% ekspor. Fluktuasi permintaan yang sangat bervariasi, ketersediaan bahan baku yang tidak pasti, order buyer yang mendadak dan prioritas ditengah rencana produksi menuntut adanya rencana produksi yang fleksibel untuk mengakomodir antara ketersediaan bahan dengan pemenuhan order ke buyer yang tepat. Disisi lain keterlambatan pemenuhan order karena masalah produksi disebabkan oleh adanya proses-proses yang tidak efisien dan adanya bottleneck pada lantai produksi. Penelitian ini dimaksudkan untuk menentukan posisi bottleneck dalam bisnis proses perusahaan yang sering mengakibatkan keterlambatan pemenuhan order dan melakukan proses perbaikan (improvement) pada posisi bottleneck untuk mengurangi keterlambatan pemenuhan order. Mengaplikasikan model simulasi yang akan membantu perusahaan dalam mengevaluasi proses improvement sebelum dimplementasikan dalam sistem yang nyata tanpa mengganggu sistem yang sebenarnya Hasil simulasi untuk besarnya waktu total ( flow time) adalah 140,87 menit sebelum perbaikan dan 16,58 menit setelah perbaikan sedangkan jumlah output per hari sebelum perbaikan adalah 43 pcs dan 91 pcs setelah perbaikan. Hal ini diakibatkan oleh adanya penurunan waktu tunggu pada proses yang mengalami bottleneck selama 120,90 menit. Kata kunci : Supply Chain Management, Bottleneck, Improvement, Simulasi PENDAHULUAN Latar Belakang Persaingan yang sangat ketat di era pasar global saat ini menuntut para pengelola bisnis untuk menciptakan model-model baru dalam pengelolaan aliran produk dan informasi. Lingkungan industri global mengalami perubahan yang drastis menyangkut persaingan yang semakin ketat, tuntutan konsumen yang semakin rumit, daur hidup produk yang sangat pendek, trend perekonomian dunia yang mengalami perubahan, stockholders yang menuntut pengembalian yang tinggi dalam investasi dan kemajuan dalam bidang teknologi informasi yang begitu cepat. Berbagai perubahan tersebut membawa pengaruh yang sangat besar terhadap pengelolaan perusahaaan sehingga
untuk tetap bertahan maka setiap perusahaan terus melakukan pembenahan mengikuti lingkungan yang baru. Mengelola keseluruhan dari supply chain merupakan faktor penentu bisnis yang sukses. Untuk menjadi kompetitif perusahaan harus meningkatkan kesanggupan pelayanan kepada customer yaitu dengan peningkatan kualitas produk (kualitas lebih baik) dengan harga yang kompetitif (biaya lebih rendah) dan proses pemenuhan order customer yang cepat (service lebih sempurna) serta mengelola industri secara cermat dan fleksibel. Untuk dapat memenuhi permintaan tepat waktu dan memenuhi kepuasan customer, harus dilakukan perbaikan proses aliran informasi dan fisik dalam internal supply chain. Supply Chain Management yang mulai dipopulerkan pada awal tahun 1990 merupakan suatu proses yang terintegrasi antara supplier, manufacturer, warehouse (gudang) dan retailer (pengecer) sedemikian sehingga produk-produk yang diproduksi dan yang dikirim ke end customer dalam jumlah yang tepat, waktu yang tepat dengan meminimalkan biaya yang akan memuaskan kebutuhan pelanggan PT. Tulus Tri Tunggal adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang rattan furniture (mebel rotan) dengan orientasi 100% ekspor. Fluktuasi permintaan sangat bervasiasi sebagai akibat dari variasi produk yang disesuaikan dengan permintaan buyer. Variasi produk menunjukkan jumlah dari tipe produk yang berbeda yang diproduksi oleh perusahaan. Sebagai contoh, variasi produk yang besar biasanya diartikan bahwa permintaan masing-masing produk relatif kecil dan pengiriman untuk satu tipe produk dalam satu truk atau kontainer sering kali tidak ekonomis. Keanekaragaman produk tersebut sebagai akibat dari kebutuhan buyer yang berbedabeda. Jumlah buyer yang relatif banyak itu tersebar di USA, Canada, Eropa dan Asia menyebabkan style design-nya berbeda-beda. Selain itu kelompok produk yang diproduksi bervariasi sesuai dengan fungsinya yaitu living set, dining set, bed set, chair/occational dan table dimana masing-masing kelompok tersebut terdiri produkproduk. Masing-masing produk tersebut ada yang dikirim dalam bentuk unfinish (tanpa warna) dan bentuk finishing (proses pengecatan). Warna yang digunakan juga bermacam-macam seperti warna natural, pecan, walnut, honey, candy brown, dark brown, red mahogany, glaze dengan beberapa kategori gloss/kilap yang sering dipakai yaitu 0%, 30%, 50%, 75% dan high gloss. Variasi yang lain adalah jenis bahan baku rotan yang digunakan. Adapun rotan yang digunakan berdasarkan prosesnya adalah rotan asalan, rotan poles, rotan semi poles, rotan core, dan rotan fitrit sedangkan jenis rotan yang dipakai adalah jenis tarumpu, pahit, tohiti, umbulu, batang, manau dan lambang. Hal ini juga di pengaruhi oleh size atau ukuran yang ada berdasarkan ukuran yang favorit atau ukuran yang non favorit dimana ukuran tersebut berpengaruh terhadap fungsi dan kontruksi pada produk yang dihasilkan. Kualitas dari bahan baku rotan yang dijadikan standar juga bervariasi tergantung pada kriteria warna, fisik, panjang, dan banyaknya pinhole. Walaupun rotan sebagai bahan baku utama memiliki jenis, ukuran, dan kualitas yang bervariasi namun karaktristik variasi tersebut terbatas juga pada penggunaan rotan pada design produk. Hal yang perlu dipertimbangkan adalah kelangkaan bahan rotan untuk jenis dan ukuran rotan favorit sehingga bisa mengakibatkan ketidakpastian bahan baku. Karena itu sulit menyediakan (membeli) bahan baku sesuai dengan kebutuhan dari rencana produksi. Sebagai akibat dari hal tersebut maka rencana produksi harus banyak mengalami revisi terutama untuk menyesuaikan dengan availability (ketersediaan) bahan baku. Selama ini komplain buyer sering dibebankan ke perusahanaan selain masalah kualitas produk juga tentang keterlambatan pemenuhan order buyer karena lamanya A-17-2
selang waktu antara pemesanan dan pengiriman produk buyer dan juga karena ketersediaan bahan yang ada yang akan menyebabkan kerugian bagi para buyer kerena akan kehilangan kesempatan untuk mendapatkan keuntungan. Fenomena yang lain adalah adanya perilaku buyer yang sering melakukan order secara mendadak (bersifat prioritas) ditengah pengerjaan order sebelumnya. Oleh karena itu dibutuhkan rencana produksi yang flexibel untuk mengakomodir antara ketersediaaan bahan dengan pemenuhan order buyer tepat. Dari data realisasi loading perusahaan (pengiriman produk ke buyer) sejak Januari 2004 sampai Oktober 2005 diperoleh persentase ratarata keterlambatan pemenuhan order buyer karena masalah produksi sebesar 43,30 % dan keterlambatan pemenuhan order karena masalah marketing sebesar 23,80%. Hal ini disebabkan oleh adanya proses-proses yang tidak efisien dan adanya bottleneck pada lantai produksi yang perlu diperbaiki (improvement). Perumusan Masalah Dari latar belakang permasalahan diatas maka salah satu hal yang mungkin untuk diperbaiki dalam meningkatkan kecepatan waktu pemenuhan order adalah rancangan proses yang lebih baik. Oleh karena itu pertanyaan pokok yang akan dicoba dijawab adalah dimana posisi bottleneck dalam proses pemenuhan order serta bagaimana melakukan perbaikan (improvement) dari proses tersebut. Tujuan Penelitian Adapun tujuan dilakukannya penelitian ini adalah 1. Menentukan posisi bottleneck dalam bisnis proses perusahaan yang sering mengakibatkan keterlambatan pemenuhan order. 2. Melakukan proses perbaikan ( improvement) pada posisi bottleneck untuk meminimalkan keterlambatan pemenuhan order. Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini adalah 1. Membantu perusahaan untuk membuat proses yang lebih streamlined sehingga mampu memenuhi order customer secara tepat dan cepat. Asumsi Asumsi yang dipakai untuk menyelesaikan masalah ini adalah 1. Jaringan supply chain tidak berubah selama kurun waktu penelitian 2. Perusahaan tidak melakukan perubahan kebijakan yang berarti selama diadakan penelitian 3. Proses produksi berjalan dalam keadaan normal 4. Mesin dan peralatan produksi yang digunakan dalam proses produksi dalam keadaan baik A-17-3
METODA Business Process Improvement Business Process adalah sejumlah aktivitas yang mengubah sejumlah input menjadi sejumlah output (barang dan jasa) untuk orang lain atau proses yang menggunakan orang atau alat. Semua orang melakukan hal ini dan dengan satu atau lain cara memerankan peran supplier atau customer. Proses bisnis seperti ini dapat dilukiskan secara sederhana seperti segitiga pada Gambar 1 berikut ini ; Gambar 1. Aliran Proses Bisnis Tujuan dari model ini adalah untuk menggambarkan supplier, proses input, proses customer dan customer dengan output lain yang terkait. Juga ditunjukkan feedback atau umpan balik dari customer. Model ini mencoba mengukur dan memahami proses yang sekarang dilakukan dan melakukan perbaiakan sesaui dengan pemahaman dan pengukuran tersebut. Proses atau model semacam ini biasa dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Mencatat dan memperhatikan apa yang dilakukan sekarang 2. Mengukur proses tersebut bardasarkan apa yang dikehendaki oleh para pelanggan. 3. Melakukan proses kembali berdasarkan kebutuhan dan kehendak para pelanggan tersebut. 4. Mengukur hasil dengan proses yang baru tersebut yang telah dicapai berdasarkan asumsi kehendak para pelanggan. 5. Mencatat serta meneliti perbaikan yang telah dilakukan. 6. Selanjutnya lingkaran tindakan ini diulang-ulang sampai dicapai titik kepuasan tertentu. Simulasi dengan Arena Arena merupakan salah satu software yang sesuai dengan penggunaan microsoft office sehingga pengunaannya sama dengan microsoft office. Arena menyediakan fasilitas pembentukan, mengubah,mensimulasikan modul dan menganalisa hasil simulasi. Salah satu jenis Arena yaitu Arena 5.0 adalah software yang dapat digunakan untuk membuat modul dan menganalisa proses bisnis dan supply chain perusahaan secara lengkap. A-17-4
HASIL DAN DISKUSI Pengukuran Performansi Awal Pengukuran performansi awal dilakukan untuk mengetahui seberapa besar performansi existing pada proses bisnis ditinjau dari segi performansi waktunya. Pengukuran dilakukan terhadap waktu-waktu proses dari setiap aktivitas yang ada dalam proses pembuatan item BC-747 Ottoman. Dengan melihat proses produksi secara langsung serta hasil wawancara dengan kepala bagian terkait didapatkan urutan proses pengerjaan item tersebut. Ini akan sangat berguna untuk menyusun dan mengukur besarnya waktu proses pengerjaan item BC-747 Ottoman. Pengukuran performansi awal berguna sebagai sebuah performansi standar, dimana akan digunakan sebagai pembanding dengan performansi sistim hasil simulasi maupun performansi sistim setelah dilakukan perbaikan, sehingga performansi awal ini dapat dijadikan sebagai standar validasi untuk hasil simulasi sistem. Dari hasil pengukuran waktu total berdasarkan data yang ada, didapatkan bahwa rata-rata besarnya waktu total 29,18 menit. Ini berarti bahwa durasi penyelesaian BC-747 Ottoman adalah adalah sebesar 29,18 menit. Perbaikan Proses Perbaikan yang dilakukan untuk meminimalkan pemenuhan order BC-747 Ottoman adalah perbaikan dengan streamlining sehingga proses bisnis menjadi ramping dan efisien. Dalam streamlining dapat dilakukan dengan penyederhanaan proses, pengkombinasian proses, eliminasi proses yang non value added dan otomasi. Masalah yang sering dihadapi bagian assembling yang sering mengakibatkan adanya bottleneck adalah karena adanya proses inspeksi yang berlebihan dan adanya tumpang tindih antara QC perusahaan dan QC Buyer. Bagian assembling ini terdiri dari proses poles, proses bending, proses assembling dan proses ikat. Hal yang mendasar yang tidak boleh diabaikan dalam proses inspeksi di bagian assembling adalah pada waktu proses poles dan bending dilakukan karena sangat menentukan kualitas bentuk dan bahan rotan yang akan di-assembly. Dengan adanya pengurangan (eliminasi) proses QC setelah penggabungan proses gosok dan proses bending tidak akan mengakibatkan reject yang banyak. Adanya integrasi atau penggabungan antara QC perusahaan dengan QC buyer untuk meminimalkan waktu pengontrolan apalagi proses inspeksi dilakukan satu per satu (pcs by pcs) yang mana akan membutuhkan waktu yang relatif lama. Perlunya panduan panel toleransi bahan sebagai acuan standar antara QC perusahaan dan QC buyer akan memperkecil kesalahan persepsi terhadap bahan yang akan di inspeksi. Disisi lain penerapan operator dan pengawas sebagai QC 100% (QC bagi diri sendiri) akan menegaskan bahwa pengurangan salah satu proses inspeksi akan tetap menjamin kualitas produk. Adanya standar kualitas tertentu yang harus dipenuhi oleh tiap operator akan mendukung perbaikan ini. Jika oparator mencapai tuntutan kualitas tersebut akan diberikan bonus dan jika tidak akan diberi sangsi. Hasil Simulasi Arena Dari hasil running simulasi didapatkan rata-rata waktu tunggu part, rata-rata total part, rata-rata waktu siklus operasi dan rata-rata waktu tunggu total part pembuatan item. Dari data tersebut dilakukan pengukuran performansi waktu dari sistem setelah perbaikan. Simulasi juga dilakukan terhadap sistem awal sebelum A-17-5
dilakukan perbaikan. Pengukuran performansi waktu dilakukan dengan melakukan urutan proses pengerjaan, waktu proses, waktu tunggu dan waktu penyelesaian dari sistem awal dan sistem setelah perbaikan. Simulasi dijalankan dengan replikasi sebanyak 5 kali dengan panjang simulasi selama 480 menit/part (waktu produktif kerja dalam 1 hari) dan jumlah entities yang disimulasikan sebanyak 94 part. Tabel 1 Perbandingan Perfomansi Model Simulasi Performansi Model Usulan 1 Usulan 2 Usulan 3 Awal Rata-rata waktu siklus operasi (menit) 27,94 26,25 25,21 16,588 assembling dalam antrian (menit) 120,90 99,65 43,86 0,00 assembling 2 dalam antrian (menit) 38,11 0,00 finishing dalam antrian (menit) finishing 2 dalam antrian (menit) 4,38 0,00 0,00 Flow Time/part 140,87 122,10 69,67 16,588 Output/hari 43 52 73 91 Dari hasil perbandingan performansi model simulasi di atas, maka disimpulkan : Waktu tunggu part pada proses assembling yang mengalami bottle neck dapat diturunkan dalam simulasi. Flow time/ part dapat dikurangi menjadi 16,588 menit Output/hari dapat ditingkatkan sampai 91 part. KESIMPULAN Dari hasil pembahasan dan analisa yang dilakukan pada penelitian ini ditarik beberapa kesimpulan antara lain. 1. Aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam proses pengerjaan item BC-747 Ottoman terlihat bahwa posisi bottleneck terdapat pada bagian proses assembling. 2. Proses perbaikan terhadap exising process dilakukan dengan streamlining pada posisi bottleneck yakni mengurangi (eliminasi) proses inspeksi yang tidak penting dan penggabungan (integrasi) QC perusahaan dan QC buyer, proses poles dan proses bending serta proses assembling dan ikat. 3. Berdasarkan hasil simulasi, besarnya waktu total dari sistem setelah dilakukan perbaikan adalah 16,58 menit dengan jumlah output per hari adalah 91 pcs. Output tersebut bisa meningkat dari outpul awal sebesar 43 pcs karena adanya penurunan waktu tunggu part pada proses assembling sebesar dari 120,90 menit. A-17-6
DAFTAR PUSTAKA Chang, Yoon. Makatsoris, Harris, 2002, Supply Chain Simulation Modeling Using Simulation, Journal Of Simulation Vol. 2 No.1 Kelton, W. David, Sadowski, Randall P., Sadowski, Debora A., 2002, Simulation With ARENA, Second Edition, McGraw-Hill Companies, Inc. Law, Averill M., Kelton, W. David, 1991, Simulation Modelling And Analysis, Second Edition, McGraw Hill International Edition. Pujawan, I. N, 2005, Supply Chain Management, Edisi Pertama, Penerbit Guna Widya, Surabaya. Rockwell Automation Company, 2000, User s Guide, Rockwell Software, United States of America. A-17-7