Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan SMP N 275 Menggunakan Net Beans Dengan Database Berbasis My SQL Hendra Kurniawan Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Teknik Informatika, Universitas Persada Indonesia Y.A.I Jl. Salemba Raya, No 7/9A Jakarta Pusat Abstrak Perpustakaan adalah infrastruktur yang sangat vital bagi suatu institusi atau bagi lembaga pendidikan, perpustakaan didirikan untuk memenuhi kebutuhan informasi masyarakat, khususnya untuk masyarakat dari ekonomi lemah. Selama ini pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan masih menggunakan cara cara yang manual dan bisa menghambat proses transaksi peminjaman di perpustakaan tersebut. Bisa di bayangkan apabila ada ratusan buku koleksi, bahkan ribuan, maka akan banyak memakan waktu yang sangat lama untuk mengelola dan melacak keberadaan buku tersebut. Dengan adanya hal ini maka untuk mengatasinya dibuatlah suatu perangkat lunak yang bisa membantu petugas perpustakaan dalam hal proses peminjaman serta pengelolaan koleksi buku perpustakaan tersebut, sehingga bagi anggota perpustakaan tersebut dapat memperoleh pelayanan yang sangat memuaskan dan tidak harus menunggu antri lama- lama dalam melakukan proses peminjaman buku di perpustakaan tersebut. Kata kunci : Perpustakaan, Net Beans, My SQL (SQLyog) 1. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pada perkembangan teknologi yang semakin pesat ini menuntut adanya pengetahuan dan penguasaan teknologi informasi. Walaupun komputer bukan merupakan satu-satunya cara untuk mewujudkan hal tersebut diatas, namun kehadirannya di dunia kerja dan bisnis saat ini tidak dapat dielakkan. Informasiinformsi yang dihasilkan dari pengolahan data tersebut sangat menunjang dalam hal pengambilan keputusan yang sangat penting, yang menyangkut kelanjutan dan produktivitas. Saat ini perangkat komputer beserta aksesorisnya dapat dimiliki dengan harga yang tidak terlalu mahal, keadaan ini sangat menguntungkan bagi para pengusaha karena dapat menunjang segala aktivitasnya. Perpustakaan didirikan untuk memenuhi kebutuhan informasi masyarakat, khususnya untuk masyarakat dari ekonomi lemah. Selama ini pelayanan yangdiberikan oleh perpustakaan masih menggunakan cara
cara yang manual dan bisa menghambat proses transaksi peminjaman di perpustakaan tersebut. Bisa di bayangkan apabila ada ratusan buku koleksi, bahkan ribuan, maka akan banyak memakan waktu yang sangat lama untuk mengelola dan melacak keberadaan buku tersebut. Dengan adanya hal ini maka untuk mengatasinya dibuatlah suatu perangkat lunak yang bisa membantu petugas perpustakaan dalam hal proses peminjaman serta pengelolaan koleksi buku perpustakaan tersebut, sehingga bagi anggota perpustakaan tersebut dapat memperoleh pelayanan yang sangat memuaskan dan tidak harus menunggu antri lama- lama dalam melakukan proses peminjaman buku di perpustakaan tersebut. B. Permusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, penulis mendapatkan beberapa permasalahan yang terjadi di perpustakaan tersebut, diantaranya : 1. Pelayanan peminjaman koleksi yang kurang cepat, menyebabkan terjadinya antrian 2. Laporan transaksi dan data koleksi yang tidak lengkap Dari identifikasi beberapa permasalahan diatas, penulis menyimpulkan dalam satu pertanyaan yaitu Bagaimana merancang aplikasi perpustakaan yang memberikan pelayanan secara cepat dan bisa memberikan laporan yang lengkap dan tepat C. Batasan Masalah Dari permasalahan diatas maka dalam tugas akhir ini, Penulis membatasi masalah yang dibahas sebagai berikut : Aplikasi ini menggunakan Java Netbeans Dan data base nya menggunakan My SQL (SQLyog). Aplikasi ini berbasis single user D. Manfaat dan Tujuan Maksud dan tujuan dibuatnya aplikasi ini untuk menunjang dan mengembangkan pelayanan perpustakaan sehingga mempermudah pengelola perpustakaan, disamping itu bagi anggota perpustakaan mendapatkan pelayanan yang lebih cepat dan teapt. 2. Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem Sistem adalah suatu jaringan kerja dari procedure - procedure yang saling berhubungan, berkumpul bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. 2.2 Pengertian Sistem Informasi Bila kita bicara tentang sistem informasi, terlebih dahulu kita harus mengerti tetntang definisi dari sistem dan informasi itu sendiri. Istilah sistem terdiri dari konteks dimana istilah itu digunakan akan tetapi dalam masalah istilah sistem lebih cocok dipandang sebagai suatu kelompok sistem yang berdiri sendiri,
dimana setiap sistemnya terdiri dari komponen - komponen yang saling terkait. Sifat dasar dari tingkat keterkaitan dalam suatu komponen sistem - sistem tersebut akan sangat penting bagi kelompok sistem yang lain dalam sistem tersebut. Bagaimanapun juga sifat sistem ini akan mencegah komponen - komponen sistem bersifat individu seperti pemakai pada suatu sistem tersebut dianalisis yaitu tidak dapat merupakan entity - entity yang berdiri sendiri. Sedangkan definisi dari informasi adalah suatu data yang diolah atau diproses dan berguna bagi penerimanya. Informasi dapat dikelompokkan menjadi 2 kelompok yaitu informasi formal dan non formal, karena informasi itu terdiri dari sekumpulan entity yang secara fisik dan secara logic. Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelola transaksi harian, mendukung operasi, yang bersifat manajerial dan kegiatan yang strategic dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu. 2.3 Siklus Daur Hidup Sistem Perangkat Lunak Dalam pembangunan dan pengembangan sistem perangkat lunak mengikuti suatu model yaitu siklus daur hidup. Pengembangan dilakukan secara bertahap yang terdiri dari : 1. System Engineering dan Analysis Suatu sistem yang akan dibangun selalu dimulai dengan menetapkan elemen sistem. Gambaran sistem yang secara menyeluruh sangatlah diperlukan karena untuk mengetahui hubungan atu interaksi antara elemen lainnya seperti perangkat keras, data, manusia dan lain sebagainya. Hal pokok yang dilakukan pada tahap ini adalah penghimpunan kebutuhan secara global dengan disertai sedikit analisa dari rancangan secara umum. 2. Software Requirement Analysis Pada tahap ini dilakukan hal yang sama pada langkah pertama tapi dilakukan untuk perangkat lunak yang dibuat, yang dilakukan pada tahap ini adalah spesifikasi perangkat lunak. 3. Design Proses perancangan dilakukan berdasarkan spesifikasi perangkat lunak yang telah disusun. 4. Coding Penulisan progam coding adalah suatu proses untuk menerjemahkan rancangan perangkat lunak menjadi progam komputer yang dapat dimengerti oleh suatu sistem komputer. 5. Testing Pengujian difokuskan pada logika dan progam, meyakinkan bahwa setiap pernyataan progam adalah benar. Meyakinkan input dan output sesuai rancangan. 6. Maintenance
Tidak bisa dihindari bahwa setelah perangkat lunak digunakan, perlu untuk dilakukan perubahan. Perubahan ini diperlukan karena kesalahan progam baru ditemui setelah dipergunakan, untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan pemakai. 2.4 NETBEANS IDE Netbeans merupakan salah satu IDE yang paling tangguh saat ini dalam melakukan pemprogaman java. Selain itu, Netbeans menyediakan paket yang lengkap akan pemprogaman dari pemprogaman standar. 2.5 MySQL Merupakan software RDBMS (Server database) yang dapat mengelola database dengan cepa, dapat menampung data dalam jumlah sangat besar, dan dapat diakses oleh banyak user. 3.2 Struktur Progam Yang Dirancang Berikut adalah struktur progam yang akan diusulkan untuk sistem informasi perpustakaan SMP N 275 Jakarta Timur. 3. Pembahasan dan Perancangan Sistem Perancangan sistem informasi perpustakaan adalah sistem informasi yang mengelola data dan informasi mengenai data yang terdapat dalam perpustakaan. Sistem ini akan membantu dalam mengorganisir data koleksi perpustakaan serta membentuk laporan sesuai. 3.1 Sistem yang Dirancang 3.3 ERD (Entity Relation Diagram) Untuk memodelkan data dan menggambarkan hubungan antara data
yang ada pada sistem yang sedang berjalan digunakan alat bantu yaitu diagram E-R. Usulan ukntuk perancangan diagram E-R yaitu dapat membedakan dengan atribut lainnya sehingga tabel tersebut dapat dijadikan raferensi untuk tabel lainnya. Usulan tabel yang akan dibuat untuk membantu dalam pengolahan data perpustakaan yaitu tabel buku, tabel anggota, tabel peminjaman, dan table pengembalian, Seperti gambar dibawah ini. 4.1 Tampilan Menu Progam Berikut adalah tampilan menu progam yang dirancang pada Perpustakaan SMP N 275 Jakarta Timur. 4.1.1 Menu Login Tampilan Login sebelum awal masuk kedalam progam utama. Admin harus menuliskan user name dan password. 3.3.1 Tabel Relasi Tabel Relasi merupakan transformasi dari bentuk relasi diagram E- R yang digambarkan dalam bentuk relasi perancangan tabel. Berikut ini merupakan gambar tabel relasi.
4.1.2 Menu Utama Dalam Menu ini terdapat beberapa menu tampilan, yaitu menu File, Proses, Dan Laporan. 4.1.4 Menu Buku Pada Tampilan Form ini data buku yang ada di perpustakaan SMP N 275 Jakarta Timur dimasukkan kedalam sistem. 4.1.3 Menu Anggota Pada tampilan ini data-data anggota dimasukkan ke sistem perpustakaan, disini data dapat disimpan, dihapus dan Diedit. 4.1.5 Menu Kategori Pada tampilan form ini jenis kategori buku dimasukkan kedalam sistem informasi perpustakaan SMP N 275 Jakarta Timur
4.1.6 Menu Petugas Pada tampilan ini, Petugas yang bekerja di perpustakaan SMP N 275 dimasukkan ke dalam sistem. Disni data disimpan, dihapus, dan diedit. 4.1.8 Menu Pengembalian Buku 4.1.7 Menu Pinjaman Buku Anggota yang mengembalikan buku akan dimasukkan kedalam sistem informasi SMP N 275 Jakarta Timur. Dimana, datanya disimpan, dihapus, dan diedit. Pada tampilan ini anggota yang meminjam buku datanya akan dimasukkan kedalam sistem informasi perpustakaan SMP N 275 Jakarta Timur. Dimana datanya disimpan, dihapus, dan diedit.
5. Kesimpulan Dan Saran 5.1 Kesimpulan Setelah aplikasi perpustakaan didesain dan dicoba dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Dengan Aplikasi perpustakaan ini, proses peminjaman koleksi buku dapat dilakukan dilakukan dengan cepat. 2. Laporan transaksi dan data koleksi buku dapat disajikan secara cepat dan akurat. Th. Ari Prabawati (2010). Aplikasi Database Berbasis JavaDB Dengan Netbeans Budi Raharjo. (2011). Belajar Otodidak membuat database menggunakan MySQL: Informatika Bandung Yakub. (2012). Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi 5.2 Saran Berdasarkan hambatan - hambatan yang ditemui dalam proses perancangan dan pembuatan aplikasi ini dan guna mengembangkan lebih lanjur perangkat lunak ini, ada beberapa saran yang dapat diberikan antara lain : 1. Sebaiknya aplikasi ini dikembangkan dengan berbasis multipleuser 2. Dilakukan maintenance secara berkala agar aplikasi dapat berjalan sesuai dengan fungsi-fungsinya 6. Daftar Pustaka Jogianto, M. (2005). Pengenalan Komputer. Yogyakarta: Andi. Subari, T. (2004). Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Sugianto. (2005). Analisis Dan Desain Informasi. Yogyakarta: Andi