BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Teknologi berkembang pesat seiring berjalannya waktu. Terutama di era digital ini yang hampir semuanya terkomputerisasi dan bersifat online. Contoh yang paling umum adalah layanan sistem pembayaran online (Online payment) atau transaksi online yang muncul sebagai alternatif dalam dunia bisnis pengiriman uang elektronik yang mendukung kegiatan ecommerce. Hal ini menunjukkan, untuk dapat bersaing dalam dunia bisnis tentu perusahaan membutuhkan sumber daya sejenis yang dapat meningkatkan mutu pengelolaan setiap kegiatan dalam rangka mengembangkan usahanya. Oleh karena itu peranan tiap-tiap elemen perusahaan sangat penting. Misalnya karyawan dalam sebuah perusahaan merupakan hal yang paling diperhitungkan dalam meningkatkan kinerja perusahaan. Tapi apa yang terjadi ketika kualitas karyawannya buruk atau tidak disiplin? Tanpa adanya partisipasi yang optimal dan kooperatif dari karyawan, perusahaan akan sulit berkembang. PT Fasa Centra Artajaya yang beralamatkan di Jl. Cempaka Baru No.09 Karang Asem, Condong Catur, Depok, Sleman, 55283 Yogyakarta adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengiriman uang elektronik. PT Fasa Centra Artajaya menghubungkan transaksi pembayaran melalui website dengan fasilitas transfer uang secara lokal melalui rekening bank-bank di Indonesia, seperti Bank BCA, BNI, Mandiri dan lain-lain ke perusahaan pasar modal atau broker asing (pialang asing) dari luar negeri. FasaPay terbentuk di Indonesia untuk melayani proses pengiriman atau pembayaran transaksi online, baik transaksi jual beli online seperti toko pakaian online, toko buku online, barang eletronik, pembayaran belanja online, transfer dan menerima dana yang super cepat, layanan SCI, layanan API serta produk lainnya, atau jasa toko online di internet yang sudah menjadi afiliasi FasaPay. Total karyawan di PT Fasa Centra Artajaya (Fasapay) adalah 37 karyawan, yang terdiri dari staff, supervisor, manajer, akunting, HRD, direktur. 1
2 Proses presensi karyawan yang berlaku di PT Fasa Centra Artajaya (Fasapay) sudah menerapkan atau menggunakan sistem presensi yang berbasis web yang terkoneksi dengan jaringan lokal. Namun developer sistem yang saat ini berjalan di perusahaan telah mengundurkan diri sebelum sistem tersebut selesai dibangun. Hal ini berakibat fatal pada beberapa fungsi utama seperti pengajuan/approve cuti, lembur dan fungsi rekap data presensi. Karenanya pengajuan/approve dan rekap masih harus dilakukan secara manual. Dari permasalahan diatas dapat disimpulkan bahwa sistem yang berjalan saat ini hanya dapat berperan untuk menyimpan data presensi karyawan (tidak termasuk cuti lembur). Untuk melakukan presensi, karyawan diharuskan mengakses web lokal via komputer pada perusahaan dengan melakukan login terlebih dahulu pada sistem untuk selanjutnya mengisikan data presensi. Sedangkan untuk pengajuan cuti lembur diharuskan dibicarakan langsung ke atasan dari suatu bawahan. Sistem presensi yang berjalan saat ini digunakan oleh tiga perusahaan secara berdampingan, sehingga data presensi tercampur pada satu sistem. Berdasarkan permasalahan tersebut, perlu dibangun sebuah sistem yang mampu menangani proses pengajuan cuti, lembur, dan pengelolaan data presensi yang masih manual menjadi pengelolaan yang secara otomatis dapat menghitung rekapitulasi presensi. Sistem ini mampu menangani proses data presensi yang kemudian bisa dijadikan pelaporan hasil rekapitulasi presensi per-karyawan, pelaporan hasil rekapitulasi seluruh karyawan dan pelaporan cuti, lembur, dan izin karyawan. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka permasalahan dalam penelitian ini yaitu bagaimana membangun Sistem Informasi Presensi Karyawan PT Fasa Centra Artajaya dengan berbasis web yang mampu menangani proses pengajuan cuti dan lembur, presensi karyawan, izin karyawan, mengolah data presensi karyawan, menampilkan informasi karyawan, menghasilkan pelaporan data presensi, cuti, lembur serta izin karyawan.
3 1.3 Batasan Masalah Agar pembahasan penelitian lebih terarah dan sesuai dengan tujuan dan masalah yang telah dijelaskan di atas, maka diperlukan adanya batasan suatu masalah. Adapun batasan masalah yang harus diperhatikan pada perancangan Sistem Informasi Presensi ini adalah sebagai berikut: 1. Sistem hanya bisa berjalan pada jaringan lokal saja, untuk dapat mengakses sistem ini haruslah terhubung dengan jaringan lokal Perusahaan PT Fasa Centra Artajaya. 2. Sistem informasi ini tidak melakukan penghitungan penggajian karyawan. 1.4 Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian tugas akhir ini adalah membangun Sistem Informasi Presensi Karyawan PT Fasa Centra Artajaya yang dapat membantu proses presensi karyawan yang dapat diakses oleh masing-masing karyawan dan mengelola data presensi serta merekapnya secara otomatis sehingga dapat menyajikan pelaporan rekapitulasi presensi, cuti, lembur, izin karyawan dalam waktu singkat. 1.5 Manfaat Penelitian 1. Membantu Perusahaan PT Fasa Centra Artajaya dalam meningkatkan kinerja dan etos kerja serta kedisiplinan kerja kepada para karyawannya. 2. Meningkatan kinerja sistem dalam pengolahan data. 3. Sebagai bahan perbaikan pada sistem presensi karyawan yang sudah ada. 4. Mengetahui tingkat kedisiplinan karyawan. 5. Mengukur indeks prestasi karyawan. 6. Menentukan jumlah reward yang tepat. 7. Mempermudah pembuatan laporan rekapitulasi dengan data yang akurat dan valid dari sistem.
4 8. Mengoptimalkan proses rekapitulasi presensi karyawan PT Fasa Centra Artajaya seperti penghitungan rekapitulasi presensi yang setiap bulannya dilakukan oleh akunting yang bertugas dan bertanggung jawab terhadap penghitungan rekapitulasi presensi, dengan sistem ini akunting tidak harus melakukan hitung manual, dikarenakan proses tersebut telah diselesaikan oleh sistem sehingga proses penghitungan rekapitulasi akan menjadi lebih cepat dan akurat. 1.6 Metodologi Penelitian Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, metode yang dipergunakan adalah, sekuensial linier, yang sering disebut juga dengan siklus kehidupan klasik atau model air terjun. Sekuensial linier mengusulkan sebuah pendekatan kepada perkembangan perangkat lunak yang sistematik dan sekuensial yang mulai pada tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain, kode, pengujian, dan pemeliharaan. Model sekuensial linier melingkupi aktivitas-aktivitas sebagai berikut (Pressman, 2002) : 1. Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis untuk penelitian ini, yaitu: a. Wawancara Wawancara di lakukan dengan IT manager Perusahaan PT Fasa Centra Artajaya selaku penanggung jawab semua masalah IT yang menangani Software, Jaringan, Hardware. Wawancara tersebut dilakukan dengan tujuan mendapatkan informasi dan data-data mengenai sistem presensi yang berlangsung selama ini. Informasi yang diperoleh melalui wawancara akan dapat mendukung sistem informasi yang akan dibangun sesuai dengan kebutuhan sistem yang diharapkan oleh seluruh pihak karyawan Perusahaan PT Fasa Centra Artajaya agar nantinya sistem informasi presensi ini dapat diimplementasikan secara maksimal, efektif, dan efisien.
5 b. Observasi Observasi di lakukan di Perusahaan PT Fasa Centra Artajaya, kegiatannya meliputi wawancara dengan IT manager Perusahaan PT Fasa Centra Artajaya, dan mengamati permasalahan-permasalahan yang di hadapi pada sistem yang diterapkan saat ini. c. Studi Literatur Studi literatur dilakukan dengan mempelajari informasi-informasi, teori-teori yang mendasari penelitian ini, baik yang ada di Perusahaan PT Fasa Centra Artajaya, buku literature, situs web, presentasi, modul praktikum dan penelitian yang pernah dilakukan sebelumnya. Studi literature digunakan sebagai data pendukung terhadap kasus di lapangan yang berhubungan dengan pembahasan pada penelitian ini. 2. Perancangan dan Pengembangan Sistem Metode ini dilakukan sebagai tahap penerapan dari tujuan penelitian yang ingin dicapai. Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan, yaitu: a. Analisis Metode ini dilakukan dengan menganalisis permasalahan sesuai kondisi yang ada. Metode ini diintensifkan dan difokuskan dalam analisis kebutuhan sistem, analisis kebutuhan data, kebutuhan fungsional dan kebutuhan nonfungsional sistem yang akan dibangun. b. Desain Proses desain menejemahkan dari hasil analisis yang telah dilakukan kedalam bentuk yang mudah dimengerti oleh pengguna berupa perancangan dari sistem informasi presensi karyawan yang akan dibuat. Perancangan yang dibuat meliputi perancangan basis data menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD), perancangan proses menggunakan Usecase Diagram, Activity Diagram,
6 perancangan struktur menu dan perancangan antarmuka pada sistem informasi presensi ini. c. Pembuatan kode program Tahap ini merupakan tahap pembuatan kode program untuk membangun sistem informasi sesuai perancangan yang telah dibuat. Pembuatan kode program pada sistem informasi presensi karyawan ini menggunakan bahasa pemrograman Hypertext Preprocessor (PHP), Framework Codeigniter version3.0.0, dan basis data MySQL. d. Pengujian Merupakan tahap pengujian sistem informasi presensi karyawan yang berfokus pada logika internal perangkat lunak. Tujuannya adalah menguji proses-proses pada sistem yang sudah dibangun agar sesuai dengan kebutuhan dan mencari kekurangan/kesalahan dari sistem dan memastikan sistem informasi ini dapat digunakan. e. Pemeliharaan Penanganan terhadap perubahan-perubahan yang dibutuhkan pada sistem informasi yang telah selesai dibangun. f. Dokumentasi dan Pelaporan Tahapan dokumentasi dan pelaporan merupakan tahap pembuatan laporan dan dokumentasi dari sistem informasi Perusahaan PT Fasa Centra Artajaya yang telah dibuat. 1.7 Sistematika Penulisan Agar laporan tugas akhir ini dapat memberikan gambaran masalah yang ada secara menyeluruh, maka sistematika penulisan laporan ini dibagi dalam tujuh bab. Berikut sistematika penulisan laporan tugas akhir ini: BAB I PENDAHULUAN Bab I merupakan bab pendahuluan yang berisi latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian, serta sistematika penulisan.
7 BAB II TINJAUAN PUSTAKA Bab II merupakan bab tinjauan pustaka yang berisi uraian sistematis tentang informasi hasil penelitian sebelumnya yang disajikan dalam pustaka dan membandingkannya dengan sistem informasi yang akan dibuat dengan tujuan mencari pembeda dari sistem yang akan dibuat. BAB III LANDASAN TEORI Bab III merupakan bab landasan teori yang berisi konsep dan teori yang mendukung dalam pembuatan sistem informasi presensi. Dalam bab ini menjelaskan tentang komponen yang digunakan dalam membangun sistem pada penelitian ini. BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab IV merupakan bab analisis dan perancangan sistem yang memaparkan analisis kebutuhan sistem dan perancangan yang akan dibangun berdasarkan permasalahan yang ada di Perusahaan PT Fasa Centra Artajaya. Analisis tersebut meliputi analisis sistem, analisis pengguna dan analisis kebutuhan sistem. Sedangkan proses perancangan meliputi desain basis data, desain proses, desain struktur menu dan desain antarmuka pengguna. BAB V IMPLEMENTASI SISTEM Bab V merupakan bab implementasi sistem yang berisi tentang penerapan perancangan sistem dalam bentuk dasar sistem. Bab ini juga menampilkan antarmuka dan potongan kode program disertai penjelasan cara kerja sistem. BAB VI PENGUJIAN DAN PEMBAHASAN Bab VI merupakan bab pengujian dan pembahasan yang menguraikan tentang pengujian sistem yang telah dibuat. Bab VII PENUTUP Bab VII merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan dan saran terhadap seluruh kegiatan tugas akhir yang telah dilakukan. Saran diperlukan sebagai upaya pengembangan sistem selanjutnya.
8 DAFTAR PUSTAKA Memuat tentang sumber referensi literature yang digunakan dalam penyusunan laporan tugas akhir ini.