BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Sistem dan Prosedur Pada dasarnya sistem merupakan rangkaian prosedur yang saling berkaitan satu dengan lainnya, yang berfungsi mempermudah transfer informasi dan untuk mempermudah tercapainya tujuan tertentu. Sistem sendiri dibuat untuk menangani sesuatu kegiatan yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi. Sistem menurut Mulyadi (2001), sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan menurut Romney dan Steinbart (2003), rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Dari pengertian di atas bisa disimpulkan bahwa sistem terbentuk dari sekumpulan prosedur yang saling berhubungan satu dengan lainnya, yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Prosedur merupakan komponen yang berada dalam sebuah sistem agar dapat berjalan sesuai dengan tujuannya. Prosedur menurut Mulyadi (2001), suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. 7
8 Dari kedua pengertian sistem dan prosedur di atas dapat diketahui perbedaan antara sistem dan prosedur. Suatu sistem terdiri dari rangkaian prosedur untuk mencapai tujuan tertentu, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen, Menurut Mulyadi (2001) kegiatan klerikal (clerical operation) terdiri dari kegiatan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar. B. Pengertian Sistem Akuntansi Sistem akuntansi dibuat untuk mempermudah dalam pengorganisasian kegiatan yang dilakukan sebuah bidang agar mudah mengontrol kegiatan yang dilakukan. Sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001), organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan sebuah organisasi/perusahaan. Mulyadi (2001) menyebutkan beberapa unsur pokok dalam kegiatan sistem akuntansi, yaitu: 1. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas. 2. Jurnal
9 Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklarifikasi, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Sumber pencatatan dalam jurnal adalah adanya dokumen yang tersedia. 3. Buku Besar Buku besar (general ledger) terdiri dari beberapa rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsurunsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. 4. Buku pembantu Buku pembantu merupakan golongan dari buku besar yang di perlukan jika ada rincian lebih lanjut tentang rekening buku besar. Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. 5. Laporan Laporan merupakan hasil akhir dari proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan realisasi anggaran dan alokasinya, daftar inventarisasi barang dan lain-lain. Sedangkan menurut Romney dan Steinbart (2003), sistem akuntansi terdiri dari lima komponen, yaitu: 1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi.
10 2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotorisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitasaktivitas organisasi. 3. Data tentang proses-proses kegiatan organisasi. 4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi. 5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung, dan peralatan untuk komunitas jaringan. Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem akuntansi terdiri dari rangkaian data akuntansi yang diproses untuk dijadikan informasi akuntansi agar bisa dijadikan untuk membuat keputusan sebuah organisasi di masa yang akan datang dan untuk menilai hasil kinerja sebuah organisasi tersebut sudah baik atau belum yang diukur dari hasil laporan keuangannya. C. Sistem dan Prosedur Akuntansi Pengeluaran Kas pada SKPD Satuan Kerja Perangkat Daerah yang sering disebut dengan SKPD menurut Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum adalah instansi pemerintah daerah yang merupakan bagian dari pemerintah daerah yang bertanggung jawab atas bidang tugas yang diemban oleh suatu Badan Layanan Umum. Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 2008 tentang Dekonsentrasi dan Tugas Pembantuan, SKPD adalah organisasi/lembaga pada pemerintah daerah yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan dekonsentrasi/tugas pemerintahan di bidang tertentu di daerah provinsi, kabupaten, atau kota. Sedangkan menurut Peraturan Menteri
11 Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah, SKPD adalah perangkat daerah selaku pengguna barang. Dapat disimpulkan dari beberapa pengertian di atas bahwa SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) adalah perangkat daerah yang bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas pemerintahan di bidang tertentu dan selaku pengguna barang di daerah provinsi, kabupaten, atau kota. Kas menurut Bastian (2006), adalah uang tunai dan setara uang tunai serta saldo rekening giro yang tidak dibatasi penggunaannya untuk membiayai kegiatan entitas pemerintah daerah. Pada dasarnya prosedur pengelolaan kas bertujuan untuk: 1. Memberikan prosedur yang baku atas aktivitas yang berkaitan dengan perolehan informasi mengenai kas dari pengakuan sampai proses penerimaan. 2. Mendapatkan data atau catatan yang akurat tentang kas sesuai dengan input dari masing-masing dinas/unit kerja. 3. Mendukung pembuatan keputusan personel yang mengendalikan fungsi kas. Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem dan prosedur akuntansi pengeluaran kas pada SKPD adalah serangkaian proses, baik manual maupun menggunakan teknologi dalam mengerjakan, mulai dari pencatatan, penggolongan sampai mendapatkan data yang akurat tentang penggunaan kas.
12 Elemen-elemen dari sistem dan prosedur akuntansi pengeluaran kas pada SKPD menurut Bastian (2006) sebagai berikut: 1. Fungsi yang terkait Fungsi yang terjadi pada sistem dan prosedur akuntansi pengeluaran kas pada Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) terdiri dari akuntansi pada Pejabat Penatausahaan Keuangan Satuan Kerja Perangkat Daerah (PPK- SKPD). 2. Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan pada sistem dan prosedur akuntansi pengeluaran kas pada SKPD terdiri atas: a. Bukti transfer yang merupakan dokumen atau bukti atas transfer pengeluaran daerah. b. Nota debit bank yang merupakan dokumen atau bukti dari bank yang menunjukkan adanya transfer uang keluar dari rekening kas umum daerah. c. Jurnal yang merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas. d. Buku besar kas yang merupakan ringkasan catatan (posting) yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk menggolongkan semua transaksi, baik penerimaan kas, pengeluaran kas, maupun transaksi nonkas. e. Buku besar pembantu pengeluaran kas yang merupakan ringkasan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk
13 menggolongkan transaksi-transaksi pengeluaran kas menurut rincian yang dianggap perlu. D. Bukti Transaksi dalam Prosedur Akuntansi Pengeluaran Kas pada SKPD Bukti transaksi atau dokumen merupakan keterangan tertulis pada setiap transaksi-transaksi yang dilakukan. Menurut Bastian (2006) bukti transaksi yang digunakan dalam prosedur akuntansi pengeluaran kas mencakup: 1. Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D), yaitu dokumen yang digunakan sebagai dasar pencairan dana yang diterbitkan oleh BUD berdasarkan SPM. 2. Nota debit bank. 3. Bukti transaksi pengeluaran kas lainnya. Bukti transaksi dilengkapi dengan: 1. Surat Perintah Membayar (SPM), yaitu dokumen yang digunakan atau diterbitkan oleh pengguna anggaran atau kuasa pengguna anggaran untuk penerbitan SP2D atas beban pengeluaran DPA-SKPD. 2. Surat Penyediaan Dana (SPD), yaitu dokumen yang menyatakan tersedianya dana untuk melaksanakan kegiatan sebagai dasar penerbitan SPP. 3. Kuitansi pembayaran dan bukti tanda terima barang atau jasa. E. Sistem Akuntansi Belanja Akuntansi digunakan baik pada setor publik maupun sektor non publik untuk tujuan yang berbeda. Menurut Mardiasmo (2002), komponen lingkungan yang mempengaruhi organisasi sektor publik meliputi faktor ekonomi, politik, kultur dan demografi. Dalam akuntansi sektor publik, data akuntansi digunakan
14 untuk memberikan informasi tentang kegiatan yang telah dilakukan pemerintah pada tahun anggaran yang sedang berlangsung, menilai kinerja pemerintah untuk menilai kinerja apakah sudah efektif apa belum dan sebagai langkah pengambil keputusan untuk tahun anggaran yang akan datang. Pengertian belanja atau biaya menurut Bastian (2003), penurunan ekonomis masa depan atau jasa potensial selama periode pelaporan dalam bentuk arus kas keluar atau konsumsi aktiva atau terjadinya kewajiban yang ditimbulkan, sebagai akibat pengurangan aktiva atau ekuitas neto selain dari yang berhubungan dengan distribusi ke entitas ekonomi itu sendiri. Sedangkan belanja menurut Nordiawan dan Hertianti (2010), semua rekening pengeluaran dari rekening kas umum negara atau daerah yang mengurangi ekuitas dana lancar dalam periode tahun anggaran bersangkutan yang tidak akan diperoleh pembayarannya kembali oleh pemerintah. Akuntansi pada satuan kerja meliputi akuntansi belanja Uang Persediaan (UP), Ganti Uang (GU), dan akuntansi belanja Langsung (LS). Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi belanja adalah organisasi dokumen, catatan dan laporan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan transaksi pengeluaran kas daerah dari rekening kas umum negara atau daerah dalam tahun anggaran yang sedang berlangsung atau bersangkutan.
15 F. Pengertian Anggaran dan Fungsi Anggaran 1. Pengertian Anggaran Anggaran pada dasarnya berisi tentang rencana kegiatan yang akan dilakukan sebuah organisasi dalam satu periode tahun anggaran yang sedang berlangsung. Anggaran menurut Mardiasmo (2002), merupakan pernyataan mengenai estimasi kinerja yang hendak dicapai selama periode waktu tertentu yang dinyatakan dalam ukuran finansial. Sedangkan menurut Freeman (2003), anggaran adalah sebuah proses yang dilakukan oleh organisasi sektor publik untuk mengalokasikan sumber daya yang dimilikinya ke dalam kebutuhan-kebutuhan yang tidak terbatas. 2. Fungsi Anggaran Anggaran sektor publik mempunyai beberapa fungsi utama menurut Mardiasmo (2002), yaitu: a. Anggaran sebagai alat perencana. Anggaran merupakan alat perencanaan manajemen untuk mencapai tujuan organisasi. Anggaran sebagai alat perencanaan digunakan untuk: 1) Merumuskan tujuan serta sasaran kebijakan agar sesuai dengan visi dan misi yang ditetapkan. 2) Merencanakan berbagai program dan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi serta merencanakan alternatif sumber pembiayaannya. 3) Mengalokasikan dana berbagai program dan kegiatan yang telah disusun.
16 4) Menentukan indikator kinerja dan tingkat pencapaian strategi. b. Anggaran sebagai alat pengendalian Anggaran sebagai alat pengendalian digunakan untuk menghindari adanya tingkat penyerapan anggaran yang rendah (underspending), tingkat penumpukan belanja di akhir tahun (overspending) dan salah sasaran (misappropriation) dalam pengalokasian anggaran pada bidang lain yang bukan merupakan prioritas. Pengendalian anggaran sektor publik dapat dilakukan dengan empat cara, yaitu: 1) Membandingkan kinerja aktual dengan kinerja yang dianggarkan. 2) Menghitung selisih anggaran. 3) Menemukan penyebab yang dapat dikendalikan dan tidak dapat dikendalikan atas suatu varians. 4) Merevisi standar biaya atau target anggaran untuk tahun berikutnya. c. Anggaran sebagai alat kebijakan fiskal Anggaran sebagai alat kebijakan fiskal digunakan untuk menstabilkan ekonomi dan mendorong pertumbuhan ekonomi. d. Anggaran sebagai alat politik Anggaran merupakan dokumen politik sebagai bentuk komitmen eksekutif dan kesepakatan legislatif atas penggunaan dana publik untuk kepentingan tertentu.
17 e. Anggaran sebagai alat koordinasi dan komunikasi Anggaran sebagai alat koordinasi dan komunikasi digunakan untuk mengkoordinasi antar bagian dalam pemerintah untuk mencapai tujuan organisasi. f. Anggaran sebagai alat penilai kinerja Anggaran merupakan wujud komitmen dari eksekutif kepada pemberi wewenang. Kinerja eksekutif dinilai berdasarkan pencapaian target anggaran dan efisiensi anggaran. g. Anggaran sebagai alat motivasi Anggaran dapat digunakan sebagai alat motivasi dan stafnya agar bekerja secara ekonomis, efektif, dan efisien dalam mencapai target dan tujuan organisasi yang telah ditetapkan. h. Anggaran sebagai alat untuk menciptakan ruang publik Anggaran publik tidak boleh diabaikan oleh kabinet, birokrasi, dan DPR/DPRD. Masyarakat, LSM, Perguruan tinggi, dan berbagai organisasi kemasyarakatan harus terlibat dalam proses penganggaran publik. G. Pengertian APBD dan Fungsi APBD 1. Pengertian APBD Berdasarkan UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara, APBD (Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah) adalah rencana keuangan tahunan pemerintah daerah yang disetujui oleh Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD). Sedangkan di UU No. 32 Tahun 2004
18 tentang Pemerintah Daerah, Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, selanjutnya disebut APBD, adalah rencana tahunan daerah yang ditetapkan dengan peraturan daerah. Dapat disimpulkan dari uraian di atas bahwa APBD adalah rencana keuangan tahunan pemerintah daerah yang disetujui oleh Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) dan sesuai dengan peraturan daerah. Menurut Halim dan Kusufi (2012), APBD mempunyai unsur-unsur sebagai berikut: a. Rencana kegiatan suatu daerah, beserta uraiannya secara rinci. b. Alat sumber penerimaan yang merupakan target minimal untuk menutupi biaya terkait aktivitas tersebut, dan adanya biaya yang merupakan batas maksimal pengeluaran yang akan dilaksanakan. c. Jenis kegiatan dan proyek yang dituangkan dalam bentuk angka. d. Periode anggaran, biasanya satu tahun. 2. Fungsi APBD Menurut UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dibagi menjadi enam fungsi, yaitu: a. Fungsi otorisasi Anggaran daerah merupakan dasar untuk melaksanakan pendapatan dan belanja pada tahun yang bersangkutan. b. Fungsi perencanaan Anggaran daerah merupakan pedoman bagi manajemen dalam merencanakan kegiatan pada tahun anggaran yang bersangkutan.
19 c. Fungsi pengawasan Anggaran daerah menjadi pedoman untuk menilai apakah kegiatan penyelenggaraan pemerintah daerah sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. d. Fungsi alokasi Anggaran daerah diarahkan untuk mengurangi pengangguran dan pemborosan sumber daya, serta meningkatkan efisiensi dan efektivitas perekonomian. e. Fungsi distribusi Anggaran daerah harus mengandung rasa keadilan dan kepatutan. f. Fungsi stabilisasi Anggaran daerah harus mengandung arti atau harus menjadi alat untuk memelihara dan mengupayakan keseimbangan fundamental perekonomian. H. Penggunaan Bantuan APBD Pada Bidang Pendidikan Bantuan APBD untuk pendidikan ditujukan demi peningkatan kualitas pendidikan menurut Pergub. No. 49 Tahun 2015 batuan dana APBD digunakan untuk: 1. Rehab ruang kelas yang rusak, yaitu untuk memperbaiki ruang kelas yang sudah perlu adanya perbaikan. 2. Pembangunan ruang baru, yaitu untuk membangun ruangan baru untuk kegiatan pembelajaran siswa.
20 3. Pengadaan buku baru, yaitu untuk mengganti buku yang rusak atau untuk memenuhi kekurangan buku. 4. Pengadaan alat laboratorium, yaitu untuk menambah persediaan yang ada dan mengganti alat-alat laboratorium yang sudah rusak. 5. Pembiayaan penyelenggaraan pendidikan, yaitu untuk menyelenggarakan pendidikan seperti penelitian, pembelajaran wisata edukasi, penyelenggaraan pendidikan inklusi, dll. 6. Pemberian bantuan beasiswa kepada siswa dari keluarga yang kurang mampu. I. Pengertian Bantuan Operasional Sekolah Daerah dan Penggunaan Bantuan Operasional Sekolah Daerah 1. Pengertian Bantuan Operasional Sekolah Daerah Bantuan Operasional Sekolah Daerah yang biasa disebut BOSDA, menurut Peraturan Bupati Karanganyar Nomor 15 tahun 2014 menyebutkan BOSDA adalah penyediaan pembiayaan operasional sekolah yang bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Daerah Kabupaten Karanganyar. 2. Penggunaan Bantuan Operasional Sekolah Daerah Menurut Peraturan Bupati Karanganyar Nomor 8 Tahun 2016 Pasal 4, menyebutkan penggunaan Bantuan Operasional Sekolah, meliputi: a. Untuk pengembangan perpustakaan. b. Untuk kegiatan dalam rangka penerimaan siswa baru. c. Kegiatan pembelajaran dan ekstra kurikuler siswa. d. Untuk kegiatan Ulangan dan Ujian.
21 e. Pembelian bahan-bahan habis pakai kebutuhan sehari-hari. f. Untuk langganan daya dan jasa. g. Untuk perbaikan sarana dan prasarana sekolah bagi kerusakan yang bersifat ringan, termasuk untuk pengadaan tralis, pengadaan sarana cuci tangan. h. Untuk pembayaran honorarium/jasa guru dan petugas sekolah yang belum dibiayai dari BOS Pusat atau APBD lainnya. i. Untuk peningkatan kapasitas sumber daya manusia guru dan karyawan. j. Untuk membantu siswa miskin. k. Untuk pembiayaan pengelolaan dana BOSDA. l. Untuk pengadaan alat atau bahan praktek peraga siswa. m. Untuk pengadaan meubelair. n. Untuk pengembangan manajemen sekolah atau madrasah. o. Untuk pengelolaan sekolah adiwiyata.