PERANGKAT LUNAK PENGAJUAN PELATIHAN KARYAWAN BERBASIS WEB PADA BAGIAN HUMAN CAPITAL DI PT. LEN INDUSTRI (PERSERO) Rikky Wisnu Nugraha., S.T., M. KOM 1, Rio Em Muhammad 2 1 Dosen Konsentrasi Teknik Informatika Prodi Manajemen Informatika PKN LPKIA 2 Mahasiswa Konsentrasi Teknik Informatika Prodi Manajemen Informatika PKN LPKIA 3 Politeknik Komputer Niaga LPKIA, Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, 1 r.wisnunugraha@gmail.com, 2 rioemmhd@gmail.com Abstrak PT. Len Industry (Persero) merupakan suatu perusahaan jasa yang bergerak dalam bidang Railway Signaling, Signaling Systems, Traction System dan Substation Systems ini beroperasi dengan standard dan kualitas internasional secara terus menerus sehingga membentuk mata rantai supply yang kuat. Namun terkadang karyawan menginginkan pelatihan yang berguna untuk mendapatkan ilmu baru dan mengembangkan kemampuan agar memiliki pengetahuan yang dibutuhkan untuk pengembangan perusahaan. Untuk mengatasi masalah tersebut, di perlukan sistem yang baru dengan memanfaatkan penggunaan teknologi informasi yang dapat memberikan kemudahaan akan kebutuhan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Penggunaaan Yii Framework sebagai alat untuk mempermudah dalam pembangunan perangkat lunak dan MySql sebagai penyimpan database nya. Kata kunci : Media Informasi, Yii framework, Web 1. Pendahuluan PT LEN (Lembaga Elektronika Nasional) didirikan pada tahun 1965 dan kemudian bertransformasi menjadi sebuah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) pada tahun 1991. Sejak saat itu Len bukan merupakan kepanjangan dari Lembaga Elektronika Nasional (LEN), tetapi telah menjadi sebuah entitas bisnis profesional dengan nama PT Len Industri. Saat ini Len berada di bawah koordinasi kementrian Negara BUMN. Selama ini LEN telah mengembangkan bisnis dan produk-produk dalam bidang elektronika untuk industri dan prasarana, serta telah menunjukkan pengalaman dalam bidang Broadcasting selama lebih dari 30 tahun dengan ratusan pemancar TV dan Radio yang telah terpasang di berbagai wilayah Indonesia. Human Capital merupakan suatu divisi dalam PT LEN (Persero) yang Melaksanakan Perencanaan, Pengaturan, Pengendalian dan pelaporan pelatihan pendidikan untuk karyawan, penyelenggaraan pelatihan di ajukan berfungsi untuk mengembangkan kemampuan para karyawan di PT LEN (Persero) agar memiliki pengetahuan yang di butuhkan untuk pengembangan perusahaan. Pelatihan yang di ajukan bisa bersifat Internal Perusahaan maupun Eksternal perusahaan. Sebagian besar pengelolaan pengajuan pelatihan menggunakan metode yang masih berbentuk lampiranlampiran suatu dokumen yang harus dikirimkan ke beberapa kepala unit bagian untuk persetujuan karena metode yang digunakan belum ideal sesuai kebutuhan dan kondisi permasalahan yang dihadapi,hal ini mengakibatkan banyak aktifitas pelayanan yang kurang teratur, lambat, tidak efisien dan bahkan menimbulkan kerugian bagi pegawai dan perusahaan. Untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi bagian Administrasi dan keuangan dibutuhkan sebuah aplikasi sistem pelayananan yang tepat, sesuai dengan kebutuhan dan dapat membantu mempermudah dalam menyelesaikan persoalan yang dihadapi maka, dibuatnya perangkat lunak pengajuan pelatihan karyawan berbasis web pada bagian Human Capital di PT LEN Industri (Persero) 2. Landasan Teori 2.1. Pengertian Human Capital Menurut Mayo (2000:115), mengukur kinerja perusahaan dari perspektif keuangan sangatlah akurat, tetapi sebenarnya, dasar penggerak nilai dari keuangan tersebut adalah sumber daya manusia (human capital) dengan segala pengetahuan, ide, dan inovasi yang dimilikinya. Selain itu, human capital juga merupakan inti dari suatu perusahaan. 2.2. Pengertian Pelatihan Menurut Daryanto dalam bukunya berjudul Manajemen Diklat (2014:31) Pelatihan/Diklat adalah suatu proses yang sistematis untuk mengembangkan pengetahuan, keterampilan dari sikap yang diperlukan dalam melaksanakan tugas seseorang serta diharapkan akan dapat mempengaruhi penampilan kerja baik orang yang bersangkutan maupun organisasi tempat bekerja. 2.3. Pengertian WEB Menurut kustiyahningsih dalam bukunya yang berjudul Pemograman Basis Data Berbasis Web Menggunakan PHP & MySQL (2011:113) mengemukakan bahwa: Web adalah layanan yang didapat oleh pemakai komputer yang terhubung ke internet.browser adalah perangkat lunak untuk mengakses halaman web seperti Internet Explorer, Mozilla Firefox,Opera, Safari, dan lain-lain.
2.4 Teori Perangkat Lunak Menurut Jogiyanto mengatakan bahwa perangkat lunak (software) adalah: lunak (software). Teknologi yang canggih dari perangkat keras akan berfungsi apabila instruksiinstruksi tertentu telah di berikan kepada perangkat keras tersebut. Instruksi-instruksi tersebut disebut dengan perangkat. ( Jogiyanto,2005:358) 3.3. Perancangan data 1. Class Diagram 2.5 Pengertian YII Framework Menurut Prayitno dalam bukunya yang berjudul YII Framework : Menguasai Framework Php Terbaik (2013:1) mengemukakakn bahwa YII (Yes It Is) adalah merupakan salah satu dari sederetan PHP Framework yang bersifat open source. Sedangkan menurut Situs resminya (http://www.yiiframework.com) YII adalah Framework (kerangka kerja) PHP berbasis komponen, berkinerja tinggi untuk pengembangan aplikasi web berskala besar. 3. Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak 3.1. Gambaran umum perusahaan Perangkat lunak yang dibuat ialah perangkat lunak yang berada pada Divisi Sumber Daya Manusia PT LEN di bagian Human Capital yang mempunyai fungsi dan peranan merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi serta melakukan kegiatan pengajuan pelatihan oleh karyawan. Untuk merealisasikan tujuan tersebut dilakukan peningkatan dalam hal informasi yang dapat dijadikan parameter dalam rangka pencapaian dari sasaran yang telah dicanangkan. Perangkat lunak yang akan dikembangkan ini merupakan perangkat lunak yang baru di lingkungan PT LEN yang digagas dengan tujuan untuk memudahkan dalam hal pengajuan pelatihan oleh karyawan dan pemberian informasi kepada setiap kepala bagian serta pembuatan laporan oleh bagian human capital. 3.2. Analisis fungsional Analisis fungsional untuk aplikasi ini antara lain : 1. Dapat memberikan informasi yang sesuai sehingga dapat dipertanggung jawabkan kepastian dan kebenaranya. 2. Dapat mencari dan menampilkan data-data yang dibutuhkan petugas. 3. Mampu mengontrol pengajuan pelatihan yang akan di ajukan. 4. Dapat memberikan laporan secara berkala atau periodik sesuai dengan tingkat manajemen. Gambar 3.1 Class Diagram 3.4. Perancangan procedural 1. Use Case Diagram Gambar 3.2 Use case Diagram
3.5. Perancangan antar muka Nama Dialog Screen : Halaman Informasi Perusahaan : Digunakan sebagai halaman awal website Nama Dialog Screen : Halaman Login : Digunakan masuk ke halaman akun. Gambar 3.5 Dialog Screen Login Nama Dialog Screen : Upload Pelatihan : Digunakan Untuk Upload pelatihan Gambar 3.3 Menu Home Nama Dialog Screen : Halaman Jadawal Pelatihan : Digunakan melihat informasi jadwal pelatihan Gambar 3.6 Upload Pelatihan Nama Dialog Screen : Data Karyawan : Digunakan untuk memasukan data karyawan Gambar 3.4 Jadwal Pelatihan Gambar 3.7 Data Karyawan
Nama Dialog Screen : Tambah data karyawan : Digunakan Untuk menambah data karyawan 4.2. Petunjuk Penggunaan Program 1. Rancangan dialog screen Nama Dialog Screen: Menu Utama : Untuk memilih menu program Gambar 3.8 Tambah data karyawan Nama Dialog Screen : Halaman kelola Pelatihan : Digunakan untuk mengelola Pelatihan Gambar 4.1 Form Menu Utama a. Halaman ini akan muncul setelah karyawan maupun admin memasukan alamat website b. Halaman ini bisa dilakukan untuk melihat informasi perusahaan seperti struktur organisasi untuk melihat forum ini karyawan tidak harus login. Nama Dialog Screen : Jadwal Pelatihan : Digunakan melihat informasi jadwal pelatihan Gambar 3.9 Halaman kelola Pelatihan 4. Implementasi 4.1. Kebutuhan Sumber daya 1. Kebutuhan Software a. Sistem Operasi Microsoft Windows XP / Linux, b. Framework Yii c. PHP d. Macromedia Dreamwaver e. Database MySQL f. Web Browser (Internet Explorer, Firefox) 2. Kebutuhan Hardware a. Processor 2.66 Ghz b. Memory/RAM 2 GB c. Memory 1 GB, d. VGA Onboard 128 MB atau Lebih, e. Hardisk 80 GB atau lebih f. Input Device (Keyboard, Mouse) g. Output Device (Monitor) Gambar 4.2 Jadwal Pelatihan a. Halaman ini akan muncul setelah karyawan maupun admin memasukan alamat website b. Halaman ini bisa dilakukan untuk melihat informasi Jadwal pelatihan yang telah disetujui oleh kepala unit bagian,kepala unit SDM dan admin Human Capital, untuk mengakases halaman ini karyawan atau admin tidak harus melakukan proses login.
Nama Dialog Screen : Halaman Login : Digunakan masuk ke halaman akun. e. Setelah selesai melakukan pengajuan pelatihan karyawan dapat menekan tombol logout untuk keluar dari hak akses sebagai karyawan. Nama Dialog Screen : Halaman Kelola Pelatihan : Digunakan untuk mengelola Pelatihan Gambar 4.3 Login a. Halaman akan muncul sesudah menekan tombol login. b. User mengisikan username dan password untuk masuk ke dalam web. c. Menu akan dimunculkan sesuai hak akses. d. Setelah selesai melakukan login, admin dapat menekan tombol logout untuk keluar dari hak akses admin. Nama Dialog Screen : Upload Pelatihan : Digunakan Untuk Upload pelatihan Gambar 4.5 Kelola Pelatihan a. Halaman ini muncul sesudah karyawan berhasil login dan memilih menu upload pelatihan b. Halaman ini akan tampil setelah karyawan melakukan proses pengajuan pelatihan. c. Pada halaman ini karyawan dapat melakukan proses pengeditan pelatihan, penghapusan pelatihan dan melakukan proses pencarian pelatihan yang pernah diajukan d. Setelah selesai melakukan pengajuan pelatihan karyawan dapat menekan tombol logout untuk keluar dari hak akses sebagai karyawan. Nama Dialog Screen : Halaman Kelola Pelatihan : Digunakan untuk mengelola Pelatihan hak ases Admin, Kepala Unit Bagian dan Kepala Unit SDM Gambar 4.4 Upload Pelatihan a. Halaman ini akan muncul sesudah karyawan berhasil login dan memilih menu upload pelatihan. b. Halaman ini bisa dilakukan untuk melakukan proses upload pelatihan dengan melakukan pengisian sesuai konten yang telah disediakan. c. Tekan tombol Choose File untuk memilih laporan yang akan di upload. d. Tekan tombol create untuk menyelesaikan proses pengajuan pelatihan. Gambar 4.6 Kelola Pelatihan hak ases Admin, Kepala Unit Bagian dan Kepala Unit SDM
a. Halaman ini akan muncul sesudah admin, kepala unit bagian dan kepala unit SDM berhasil login dan memilih menu Upload pelatihan. b. Halaman ini dilakukan untuk menggunduh, approved dan rejected oleh admin, kepala unit bagian dan kepala unit SDM yang sudah login. c. Tekan tombol link nama file yang di upload karyawan untuk mengunduh pengajuan pelatihan. d. Tekan tombol link approved untuk menyetujui pengajuan pelatihan e. Tekan tombol rejected untuk menolak pengajuan pelatihan yang nanti akan ada informasi kepada karyawan yang melakukan proses pengajuan pelatihan. f. Setelah selesai melakukan kelola pelatihan admin,kepala unit bagian dan kepala unit SDM dapat menekan tombol logout untuk keluar dari hak aksess admin, kepala unit bagian dan kepala unit SDM. Nama Dialog Screen : Tambah data karyawan : Digunakan Untuk menambah data karyawan f. Setelah selesai melakukan edit, admin dapat menekan tombol logout untuk keluar dari hak akses admin. 5. Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan terhadap Sistem Aplikasi Pengelolaan Surat Tagihan (Invoice) PT Hariff DTE, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : a. Dengan adanya perangkat lunak media informasi berbasis web ini, setiap karyawan pada perusahaan dapat menerima informasi mengenai perusahaan berdasarkan bagian-bagian nya dan sesuai dengan kebutuhan karyawan. Karyawan hanya perlu memasukan url di browser. Setelah itu, memilih informasi yang dibutuhkan. Informasi umum internal perusahaan dapat dilihat oleh karyawan tanpa melakukan login. Setelah melakukan login, karyawan dapat turut berkontribusi dalam berbagai informasi perusahaan. b. Pencatatan pengajuan pelatihan dapat diproses dengan baik sesuai tanggal dan permintaan karyawan sehingga pengajuan pelatihan menjadi efisien. c. Pencarian informasi mengenai pengajuan pelatihan pada bagian Human Capital menjadi lebih mudah dan cepat. Daftar Pustaka [1] Bintoro, ST., MT dan Drs. Daryanto. 2014, Manajemen Diklat. Gava Media, Malang [2] kustiyahningsih. 2011, Pemograman Basis Data Berbasis Web Menggunakan PHP & MySQL.Elex Media Komputindo, Jakarta. Gambar 4.7 Tambah data karyawan a. Halaman ini akan muncul sesudah admin berhasil login dan memilih menu Data Karyawan. b. Halaman ini bisa dilakukan untuk menambah, merubah dan menghapus oleh admin yang sudah login. c. Tekan tombol tambah, maka admin bisa menambahkan data karyawan pada halaman ini d. Tekan tag edit, maka admin bisa merubah data karyawan pada halaman ini. e. Tekan tag hapus, maka admin bisa melakukan hapus data forum pada halaman ini.