4 Sistem Informasi Akademik pada SLTP Adabiyah Menggunakan Metode Task Centered System Design Fernando
SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SLTP ADABIYAH MENGGUNAKAN METODE TASK CENTERED SYSTEM DESIGN Fenando Program StudiManajemen InformatikaAMIK SIGMA e-mail : fenando.rv@gmail.com Abstrak SLTP Adabiyah Palembang merupakan salah satu instansi yang bergerak dibidang pendidikan. Di dalam melakukan pengolahan data akademik SLTP Adabiyah Palembang telah menggunakan fasilitas komputer tetapi penggunaan komputer yang dilakukan belum optimal karena peran komputer di sini hanya untuk pengetikan dan pembuatan tabel, dan hasil pengetikan dan pembuatan tabel disimpan ke dalam map-map berupa arsip kertas. Sistem akademik pada SLTP Adabiyah Palembang yang sedang berjalan pada saat ini yaitu data-data guru dan siswa masih berupa arsip kertas. Dalam pemrosesan nilai siswa, guru memberikan data nilai siswa kepada tata usaha. Pada saat siswa ingin melihat informasi tentang siswa harus ke tata usaha terlebih dahulu begitu juga dengan Kepala Sekolah, untuk melihat informasi akademik, kepala sekolah harus meminta kepada tata usaha. Hal ini menyebabkan lambatnya pekerjaan yang dilakukan oleh tata usaha. Berdasarkan uraian diatas penulis tertarik dan ingin melakukan penelitian dengan judul RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SLTP ADABIYAH PALEMBANG dengan menggunakan program NetBeans 6.5 dengan bahasa pemrograman Java dan database MySql. Metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu metode TCSD meliputi 4 tahap, yaitu identification, user-centered Requirements Analysis, design as scenario, dan walkthrough evaluate. Kata Kunci:Akademik, Java, Mysql, TCSD 1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi menyebabkan informasi pun berkembang pesat, sehingga diperlukan sarana dan prasarana yang dapat mencukupi kebutuhan akan informasi tersebut. Timbulnya berbagai informasi tersebut mendorong manusia untuk mencapai dan mengembangkan teknikteknik baru agar pengolahan data dapat dilaksanakan dengan cepat, akurat, dan efisien. Sistem pengolahan data akademik pada SLTP ADABIYAH Palembang yang sedang berjalan pada saat ini kurang efisien, seperti contoh pada saat akan memasukkan nilai dan penghitungan nilai siswa ke dalam Microsoft Office Excel, tata usaha terlebih dahulu harus memasukkan rumus agar nilai siswa dapat di hitung secara otomatis, hal ini dapat menyulitkan bagi guru-guru atau staff lain yang belum mengerti. Sedangkan jadwal mengajar dibuat menggunakan Microsoft Word oleh bagian tata usaha, kemudian akan di berikan kepada masing-masing guru dan disimpan di arsip jadwal mengajar guru. Kemudian tabel-tabel yang ada di dalam komputer tidak saling berhubungan antara satu sama lain, oleh karena itu perlu 34 JURNAL SIGMATA LPPM AMIK SIGMA
dibenahi. Melihat kegiatan tersebut maka sudah selayaknya pengolahan data akademik pada SLTP ADABIYAH Palembang saat ini perlu menggunakan suatu aplikasi khusus yang digunakan untuk mengolah data serta mudah dioperasikan dan diorganisasikan dalam suatu organisasifile database yang saling berhubungan satu sama lainnya serta pengelolah sekolah tidak perlu memasukkan rumus pada saat memasukkan nilai ke dalam komputer, sehingga mampu menyajikan beragam informasi mengenai data siswa secara singkat dan akurat. Berdasarkan uraian diatas penulis tertarik dan ingin melakukan penelitian dengan judul Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik Pada SLTP ADABIYAH Palembang dengan pemrograman NetBeans IDE 6.5 menggunakan bahasa pemrograman Java dan databasemysql. 1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis mengangkat pokok permasalahan yaitu : Bagaimana Merancang Dan Membangun Sistem Informasi Akademik Pada SLTP ADABIYAH Palembang dengan menggunakan pemrograman Java NetBeans IDE 6.5 dan databasemysql?. 1.3. Tujuan Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu : a. Merancang dan membuat sistem informasi akademik pada SLTP ADABIYAH Palembang dengan bahasa pemrograman Java NetBeans IDE 6.5dandatabase MySql. b. Membantu SLTP ADABIYAH Palembang dalam pengolahan data khususnya akademik dan mempercepat pancarian data serta memberikan kemudahan dalam pembuatan laporan. 1.4. Metodelogi Penelitian Task Centered System Design (TCSD) merupakan metode dalam Human Computer Interaction (HCI) yang digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan user dan kebutuhan task. (Lewis dan Reiman dalam Greenberg, 2002). Hasil identifikasi digunakan sebagai dasar perbaikan interface SIA yang didukung dengan observasi serta wawancara langsung pada user. Pengembangan interface Sistem Informasi Akademik (SIA) berfokus pada penambahan content serta tampilan informasi yang disajikan. Metode TCSD meliputi 4 tahap, yaitu identification, User- Centered Requirements Analysis, design as scenario, dan walkthrough evaluate. 2. Landasan Teori Fatta (2007:9) berasumsi bahwa informasi adalah data yang sudah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Lain lagi menurut Jogiyanto (2006:692) informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Menurut Supriyanto (2005:243) sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi, yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manjerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan, Untuk mencapainya tentu tidak hanya dapat mengandalkan tenaga manusia saja, akan tetapi memerlukan suatu alat pengolahan data yang dapat membantu manusia, salah satu alat bantu tersebut adalah komputer. MySQL adalah sebuah program database server yang mampu menerima dan mengirim kan datanya dengan sangat cepat, multi user serta menggunakan perintah standar SQL(Nugroho,2005:1). JURNAL SIGMATA LPPM AMIK SIGMA 35
Tabel 1. Desain Karakeristik Pengguna 3. Analisis dan Disain 3.1. Identification SLTP Adabiyah Palembang merupakan salah satu instansi yang bergerak di bidang pendidikan, Sistem pengolahan data akademik pada SLTP Adabiyah Palembang yang sedang berjalan pada saat ini kurang efisien, seperti contoh pada saat akan memasukkan nilai dan penghitungan nilai siswa ke dalam Microsoft Office Excel, tata usaha terlebih dahulu harus memasukkan rumus agar nilai siswa dapat di hitung secara otomatis, hal ini dapat menyulitkan bagi guru-guru atau staff lain yang belum mengerti. Sedangkan jadwal mengajar dibuat menggunakan Microsoft Word oleh bagian tata usaha, kemudian akan di berikan kepada masing-masing guru dan disimpan di arsip jadwal mengajar guru. Kemudian tabel-tabel yang ada di dalam komputer tidak saling berhubungan antara satu sama lain, sehingga menyulitkan pada saat membuat laporan. 3.2. User-Centered Requirements Analysis. Dengan mengetahui permasalahan diatas sistem informasi akademik pada SLTP Adabiyah Palembang dibagi menjadi 4 katagori pengguna, yaitu pengelola admin (Tata usaha), guru, siswa dan kepala sekolah. NO Kategori Pengguna 1. Administrator (Tata Usaha) Hak Akses Bisa mengakses setiap form yang ada, menambah, mengedit, menghapus data dan mencetak laporan. 2. Guru Guru bisa mengakses sebatas input nilai siswa, melihat jadwal mengajar, cetak laporan nilai siswa. 3. Siswa Siswa hanya bisa mengakses jadwal pelajaran dan laporan nilai. 4. Kepala Sekolah Kepala sekolah bisa mengakses semua laporan dari laporan guru, siswa, mata pelajaran, kelas, jadwal mengajar, serta laporan nilai siswa. 3.3. Design as Scenario Desain yang akan di rancang pada sistem informasi ini meliputi rancangan proses, rancangan basis data dan rancangan desain struktur menu 3.3.1. Use Case Diagram Siswa melakukan login dan mencatat mata pelajaran, guru mencatat jadwal mengajar dari tata usaha, guru memberikan data nilai kepada kepala sekolah. Siswa 36 JURNAL SIGMATA LPPM AMIK SIGMA
SI SWA GURU TATA USAHA KEPALA SEKOL AH Volume 4 : Nomor : 1 Edisi : Oktober 2015 Maret 2016 ISSN 2302-5786 dapat melihat nilai setelah guru mengentrykan data nilai. Tata usaha membuat laporan siswa, laporan guru, laporan kelas, laporan jadwal mengajar dan laporan matapelajaran yang di berikan kepada kepala sekolah. Tata_Usaha Guru Mengentry_Data_Siswa Mengentry_Data_Guru Melihat_jadwal_m engajar Mengentry_Data_Nilai Mengentry_DataKelas Mengentry_Matapelajaran Mengentry_JadwalMengajar Gambar 1Use Case Diagram Melihat_Lap_Sis wa Melihat_Lap_Guru Melihat_lap_kelas Melihat_Lap_Matapelajaran Melihat_Lap_JadwalMengaj ar Melihat_Lap_Nilai Mecatat_Matapelajaran Melihat_Nilai_Sis wa 3.3.2. Activity Diagram Activity diagram menjelaskan aliran aktivitas siswa, guru, tata usaha, dan kepala sekolah. Kepala_Sekol ah Siswa pengembangan dan desain berorientasi objek. Siswa. nis nama jenis_kel tempat_lahir tgl_lahir alamat agama ayah ibu wali_murid alamat_wali pekerjaan_ayah pekerjaan_ibu pekerjaan_wali kelas nama_sekolah tahun_ajaran password Nilai nis nama kelas kd_matpel kd_guru uh1 uh2 uh3 rt_uh tgs1 +n tgs2 tgs3 +n rt_tgs nh ns nr semester thn_ajaran Mata_Pelajaran kd_matpel maatpel Gambar 3Class Diagram Jadwal id_jadwal hari jam kelas kd_guru kd_matpel tahun 3.4. Disain Sistem 3.4.1. Menu utama login Form utama merupakan tampilan gambar SLTP Adabiyah dan form login untuk masuk ke dalam form utama masingmasing pengguna. +n Kelas id_kelas kelas thn_ajaran wali_kelas +n Guru. kd_guru nama alamat jenis_kel tempat_lahir tgl_lahir status_guru pendidikan_terakhir mengajar keterangan agama tgl_menjadi_guru password Mulai Login Mencatat_MataP elajaran Melihat_Nil ai Siswa Melihat_Jadw almengajar Mengenty_ Data_Nilai Entry_Data Mengentry_Dat a_siswa Menentry_Data_ guru Gambar 4 Menu Utama Login. Mengentry_Mat apelajaran Mengentry_Jadw almengajar Mengentry_Dat a_kelas Melihat_La poran 3.4.2. Desain Menu Utama Tata usaha Form menu utama tata usaha adalah form yang menginput dan mengolah datadata akademik Melihat_Lap_ Data_Siswa Melihat_La p_guru Melihat_La p_kelas Melihat_Lap_J adwalmengajar Melihat_Lap_ matapelajaran Melihat_Lap _NilaiSiswa Sel esai Gambar 2Activity Diagram Admin 3.3.3. Class Diagram Class adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari Gambar5 Menu Utama Tata Usaha JURNAL SIGMATA LPPM AMIK SIGMA 37
3.4.3. Desain Form Siswa Form siswa digunakan untuk menginput data-data siswa dan di simpan pada tabel siswa. 3.4.6. Desain Form Kelas Form kelas digunakan untuk menginput data-data kelas dan di simpan pada tabel kelas. Gambar 6 Form Siswa 3.4.4. Desain Form Guru. Form guru digunakan untuk menginput data-data guru dan di simpan pada tabel guru. Gambar 9 Form Data Kelas 3.4.7. Desain Form Jadwal Form jadwal digunakan untuk menginput data-data jadwal dan di simpan pada tabel jadwal. Terdiri dari id_jadwal(primary key), hari, jam, kelas, kd_guru, kd_matpel, tahun. Gambar 7 Form Data Guru 3.4.5. Desain Form Mata Pelajaran Form mata pelajaran digunakan untuk menginput data-data mata pelajaran dan di simpan pada tabel mata pelajaran. Gambar 10 Form Jadwal 3.4.8. Desain Form Pengajaran Form pengajaran digunakan untuk menginput data-data pengajaran dan di simpan pada tabel pengajaran. Gambar 8 Form Mata pelajaran 38 JURNAL SIGMATA LPPM AMIK SIGMA
3.4.11. Laporan Jadwal Desain Output laporan Siswa ini berfungsi menampilkan laporan siswa secara keseluruhan. Gambar 11Form Pengajaran 3.4.9. Desain Form Input Nilai Form Input Nilai digunakan untuk menginput nilai siswa. Gambar 14Form Jadwal Keseluruhan 3.4.12. Laporan Nilai Siswa Desain Output laporan nilai siswa ini berfungsimenampilkan laporan nilai per siswa Gambar 15Form Nilai Siswa Gambar 12.Form input nilai siswa 3.4.10. Laporan Siswa keseluruhan Desain Output laporan Siswa ini berfungsi menampilkan laporan siswa secara keseluruhan. Gambar 13Form Laporan Siswa 4. HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil yang akan ditampilkan merupakan implementasi sesuai rancangan yang telah dibuat. Form menu utama memiliki empat (4) macam jalur akses. Masing-masing pengguna dapat memiliki akses yang berbeda sesuai dengan penggunaan username dan password. Tingkatan pengguna dibedahkan menjadi hak akses admin atau tata usaha, kepala sekolah, guru dan siswa. 4.1. Form Utama Form utama merupakan tampilan gambar SLTP. Adabiyah dan login untuk masuk ke dalam form utama masingmasing. JURNAL SIGMATA LPPM AMIK SIGMA 39
pada tabel guru. Terdiri dari kode guru, nama, jenis kelamin, tempatlahir, tanggal lahir, statusguru, pendidikan terakhir, bidang keahlian,keterangan, agama, tanggal menjadiguru, alamat, password. Gambar 16Form Login 4.2. Form menu utama Form menu utama tata usaha adalah form yang menginput dan mengolah datadata akademik seperti data siswa, data guru, data kelas, data jadwal,pengajaran, serta laporan. Terdapat pula menu untuk admin baru dan perubahan password admin. Menu utama tata usaha dapat tampil jika yang login admin. Gambar 19 Form input data guru 4.5. Form mata pelajaran Form mata pelajaran digunakan untuk menginput data-data mata pelajaran dan di simpan pada tabel mata pelajaran. Gambar 17 Form Menu Utama 4.3. Form siswa Form siswa digunakan untuk menginput data-data siswa dan di simpan pada tabel siswa.. Gambar 20 Form Mata Pelajaran. 4.6. Form kelas Form kelas digunakan untuk menginput data-data kelas dan di simpan pada tabel kelas. Terdiri dari kode kelas, kelas, tahun ajaran, walikelas. Gambar 18Form input data siswa 4.4. Form guru Form guru digunakan untuk menginput data-data guru dan di simpan 40 JURNAL SIGMATA LPPM AMIK SIGMA
4.9. Form nilai Form Input Nilai digunakan untuk menginput nilai siswa. Gambar 21. Form Kelas 4.7. Form jadwal Form jadwal digunakan untuk menginput data-data jadwal dan di simpan pada tabel jadwal. Terdiri dari id jadwal, tahun, hari, jam, kelas, kode pelajaran, kode guru, nama guru. Gambar 24. Tampilan Form Nilai 4.10. Laporan siswa keseluruhan Output laporan Siswa ini berfungsi menampilkan laporan siswa secara keseluruhan Gambar 22 Form jadwal mengajar 4.8. Form pengajaran Form ini digunakan untuk menginput data-data pengajaran guru. siswa Gambar 25. Tampilan laporan 4.11. Laporan jadwal keseluruhan Output laporan jadwal ini berfungsi menampilkan laporan jadwal secara keseluruhan Gambar 23. Tampilan Form Pengajaran. Gambar 26. Tampilan laporan jadwal JURNAL SIGMATA LPPM AMIK SIGMA 41
4.12. Laporan nilai keseluruhan Output laporan nilai ini berfungsi menampilkan laporan nilai secara keseluruhan disarankan agar sistem informasi ini nantinya dapat dikembangkan lagi menjadi aplikasi yang berbasis web/online. b. Untuk pemeliharaan sistem informasi ini perlu adanya evaluasi secara rutin sehingga dapat dilihat apakah perlu diadakan perbaikan atau penyempurnaan kembali DAFTAR PUSTAKA Gambar 27. Tampilan laporan jadwal 5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan Berdasarkan hasil dan pembahasan yang telah penulis lakukan, maka kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Sistem Informasi yang dihasilkan adalah sistem informasi akademik pada SLTP ADABIYAH Palembang di implementasikan dengan menggunakan Netbeans 6.5 dan DatabaseMySql. Sistem informasi ini dibangun menggunakan tahap pengembangan sistem Task Centered System Design (TCSD) yang meliputi 4 tahap, yaitu identification, user-centered requirements analysis, design as scenario, dan walkthrough evaluate. b. Dengan adanya sistem informasi akademik pada SLTP ADABIYAH Palembang dapat mempermudah dalam proses pembuatan ataupun pencarian data yang berhubungan dengan siswa, guru, jadwal, nilai sekaligus dapat membantu dalam pembuatan laporan data siswa, data guru, data jadwal dan laporan nilai. 5.2. Saran Berdasarkan kesimpulan diatas maka penulis menyarankan sebagai berikut: Fatta, Hanif Al. 2007. Analisa & PerancanganSistem Informasi. Andi. Yogyakarta. Greenberg, S.2002 Working through Task- Centered System Design.Kanada Jogiyanto.2006.PengenalanKomputer.Andi. Yogyakarta. Nugroho,Adi.2005.Rational Rose untuk Permodelan Berorientasi Objek. Informatika: Bandung. Supriyanto,Aji.2005. Pengantar Teknologi Informasi. Salemba Infotek:Jakarta. a. Sesuai dengan kebutuhan pelayanan informasi dan untuk selanjutnya, 42 JURNAL SIGMATA LPPM AMIK SIGMA