RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI KOPERASI SIMPAN PINJAM BERBASIS WEB (STUDI KASUS : KOPERASI KARYAWAN KITA DI PT. UBS) Sumantri 1, Rangsang Purnama 2 1,2 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Narotama 1 sumn.xfuerra77@gmail.com, 2 rangsangpurnama@gmail.com Abstrak Koperasi KITA adalah salah satu badan usaha yang bergerak di bidang simpan pinjam, yang melayani anggota khususnya dalam bidang pelayanan simpan pinjam. Pengelolahan data pada Koperasi KITA masih menggunakan cara manual. Hal ini mengakibatkan laporan yang dihasilkan kurang akurat. Selain itu anggota yang akan melakukan simpanan atau pinjaman membutuhkan waktu yang cukup lama. Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan sistem informasi koperasi simpan pinjam berbasis web. Metode yang dipergunakan adalah metode waterfall menggunakan document flowchart, system flowchart, diagram konteks (contex diagram), DFD (Data Flow Diagram), CDM (Conceptual Data Model) dan PDM (Physcal Data Model). Hasil penelitian ini adalah desain sistem, desain user interface dan desain database yang sesuai kebutuhan koperasi KITA. Desain sistem ini dapat diimplementasikan menjadi sistem informasi koperasi simpan pinjam berbasis web. Kata kunci : sistem informasi, koperasi simpan pinjam, waterfall, DFD, CDM, PDM 1. Pendahuluan Koperasi KITA merupakan koperasi simpan pinjam yang dibangun oleh beberapa karyawan PT. Untung Bersama Sejahtera, dengan tujuan membantu karyawan untuk mendapatkan dana dalam upaya memperbaiki taraf kehidupan, pemenuhan kebutuhan sehari hari maupun dalam pengembangan usaha. Selain itu koperasi simpan pinjam juga bisa dijadikan sebagai salah satu pilihan untuk menginvestasikan dana karena pendapatan yang didapat dari sisa hasil usaha (SHU) dan bunga setiap tahunnya. Koperasi simpan pinjam saat ini dikelola oleh karyawan PT. Untung Bersama Sejahtera yang anggota dan pengurusnya terdiri dari berbagai macam level jabatan, setiap anggota maupun pengurusnya berada pada divisi yang berbeda beda. Pelaksanaan yang berjalan dalam Koperasi KITA saat ini masih menggunakan cara yang manual dan semua pencatatan serta penyimpanan datanya dilakukan menggunakan aplikasi Microsoft Excel. Pengelolahan data yang masih manual menjadikan koperasi simpan pinjam KITA mengalami beberapa kendala dalam proses bisnisnya seperti pengurus yang tidak selalu berada ditempat, laporan yang disajikan membutuhkan waktu yang lama dan kurang akurat, dan anggota yang kesulitan untuk mendapatkan informasi mengenai transaksi baik simpanan, pinjaman ataupun angsuran. Pada penelitian terdahulu yang berjudul Perancangan Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam Pada Koperasi Sarwo Gampang menggunakan analisa PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efisiensi, Service) meneliti tentang sistem sebelumnya masih dilakukan manual yaitu pencatatan pada buku, sulitnya melakukan pencarian data dan pembuatan laporan. (Singgih Wicaksana Wijaya, 2012). Keluaran penelitian tersebut berupa aplikasi program yang mampu mengurangi pekerjaan yang selama ini dilakukan secara manual menjadi komputerisasi. Pada penelitian ini, dilakukan rancang bangun sistem informasi koperasi simpan pinjam menggunakan tools Microsoft Visio, Power Designer 6, Power Designer 6, XAMPP, Dreamweaver. Tahapan selanjutnya dapat digunakan untuk pengembangan perangkat lunak sesuai kebutuhan perusahaan. Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan sistem informasi koperasi simpan pinjam yang dapat membantu pihak terkait dalam proses pengelolaan koperasi KITA yang ada di PT. UBS agar menjadi lebih baik. 2. Metode Model perancangan penelitian ini mengadopsi pendekatan sistematis dari metode waterfall yang dipopulerkan oleh sommerville (2011). Pada perancangan sistem informasi manajemen pemeliharaan ini hanya dilakukan 5 (lima) tahapan, yaitu: Requirement Analysis and Definition, System and Software Design, Implementation and Unit Testing, Operation and
Maintenance. Untuk selanjutnya, digambarkan bagan alir penelitian pada Gambar 1. Gambar 1. Bagan Alir Penelitian Requirement Analysis and Definition Merupakan tahap awal dalam penelitian, dimulai dari berkomunikasi dengan pihak terkait untuk mengerti dan memahami maksud serta tujuan utama pembuatan perancangan sistem koperasi simpan pinjam. Selain itu, juga untuk pengumpulan informasi dan data-data yang diperlukan serta menyusun dan menganalisa kebutuhan pengguna (user requirement). Ada 3 (tiga) tahapan dalam teknik pengumpulan data, antara lain: a. Tahap Wawancara Wawancara dilakukan kepada wakil ketua koperasi dengan mengajukan pertanyaan langsung mengenai proses simpan pinjam pada Koperasi KITA untuk mengetahui kebutuhan yang diperlukan dalam perancangan sistem informasi koperasi simpan pinjam. b. Tahap Pengamatan Teknik ini dilakukan dengan cara pengamatan langsung terhadap proses atau kegiatan yang dilakukan oleh Koperasi Simpan Pinjam KITA yang berada di PT. Untung Bersama Sejahtera yang beralamat di Jl. Raya Kenjeran 395-399, Surabaya. Teknik pengamatan ini dilakukan khususnya dalam melakukan pendaftaran anggota baru, transaksi pinjaman, angsuran pinjaman, transaksi simpanan dan pembuatan laporan. c. Tahap Studi Literatur dan Dokumentasi Proses studi literatur melibatkan pencarian dasardasar teori dan penelitian pendamping yang telah dilakukan sebelumnya. Teori-teori terkait dengan permasalahan penelitian seperti prinsip-prinsip koperasi, macam-macam koperasi dan teori pendukung lain yang berusaha digali dengan menuliskan secara singkat dan telah disesuaikan dengan tingkat yang diperlukan. Studi literatur dilakukan dengan membaca langsung dari media buku, beberapa jurnal terdahulu dan internet, merangkumnya dan kemudian menulisnya kembali dengan metode yang telah ditentukan. Sedangkan dokumentasi pada penelitian ini dimaksudkan untuk pengumpulan data-data atau dokumen yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi sistem informasi koperasi simpan pinjam di koperasi KITA. System and Software Design Pembuatan model dilakukan untuk mempermudah dalam memahami masalah yang ada pada Koperasi Kita dan memahami kebutuhan perangkat lunak yang akan dibangun. Desain yang dibuat harus sesuai dengan kebutuhan user. Tahapan rancang bangun sistem yang akan dibuat dalam bentuk model meliputi : 1. Pembuatan alur dokumen (document flowchart). 2. Pembuatan alur sistem aplikasi (System Flowchart). 3. Diagram berjenjang. 4. Konteks Diagram. 5. DFD Level 0. 6. DFD Level 1. 7. CDM (Conceptual Data Model). 8. PDM (Physical Data Model). 9. Struktur tabel. Rancang bangun sistem pada Koperasi Kita menggunakan beberapa tools yaitu : 1. Microsoft Visio 2003, digunakan dalam pembuatan document flow dan system flow. 2. Power Designer 6 digunakan dalam pembuatan context diagram, DFD Level 0 dan DFD Level 1. 3. Power Designer 15 digunakan dalam pembuatan CDM dan PDM.
4. Dreamweaver CS5 digunakan untuk mendesain web secara visual dan mengelola situs atau halaman web. 5. XAMPP digunakan untuk menyimpan data pada server web pada komputer. XAMPP juga dapat digunakan untuk melakukan preview sehingga dapat memodifikasi website tanpa harus online atau terakses dengan internet. Implementation and Unit Testing Tahap Implementasi adalah tahap coding program dan proses upload file sql pada server localhost. Berikut penjelasan pada tahap implementasi sistem : 1. Pengkodingan Program. Dalam tahap ini, coding menggunakan bahasa pemrograman PHP yang dijalankan Browser. 2. Upload File.sql ke Server Localhost. Pada proses upload file ke server localhost, harus terlebih dahulu membuat konsep dari desain database yang akan dibuat. Mulai dari tahap pembuatan CDM, lalu digenerate ke PDM, kemudian dari PDM digenerate lagi ke Database. Lalu hasil yang dihasilkan adalah file database dengan ekstensi file.sql. Integration and System Testing Pada tahap ini dilakukan penggabungan modul-modul yang sudah dibuat dan dilakukan pengujian untuk memastikan bahwa semua kebutuhan dan persoalan dapat diselesaikan dan benar. Proses pengujian fokus pada logika perangkat lunak, memastikan bahwa dari proses input, pemrosesan, hingga output benar dan sesuai dengan yang diinginkan. Pengujian dilakukan dengan proses black box testing. Output yang dihasilkan dari tahap ini berupa dokumentasi testing. Operation and Maintenance Pada tahap ini sistem yang sudah jadi dioperasikan di Koperasi Kita serta dilakukan pemeliharaan. Pemeliharaan termasuk dalam memperbaiki kesalahan yang tidak ditemukan pada tahap sebelumnya. Pada tahap ini dapat juga dilakukan evaluasi dan perubahan atau perbaikan bila diperlukan. 3. Hasil Dan Pembahasan Berdasarkan analisa yang dilakukan pada tahapan requirement, maka didapat hasil wawancara dengan pihak terkait yakni wakil ketua koperasi. Hasil wawancara diolah sedemikian rupa untuk mendapatkan alur proses bisnis perusahaan pada saat sistem yang lama masih berjalan. Peneliti dapat menganalisa lebih lanjut pada tahapan planning, dimulai dari analisa kebutuhan, asumsi-asumsi yang digunakan, dan analisa pengguna. Selanjutnya, peneliti menggambarkannya dalam document flowchart. Document flowchart pendaftaran anggota diperlihatkan pada Gambar 3, menjelaskan urutan prosedur yang dilakukan pada saat pendaftaran anggota baru. Proses pendaftaran anggota di Koperasi KITA yaitu karyawan akan meminta form pendaftaran anggota pada wakil ketua koperasi dan mengisi form tersebut sesuai dengan data diri, form yang sudah diisi akan dikirimkan ke ketua koperasi untuk dilakukan persetujuan, apabila disetujui maka form tersebut akan diteruskan ke bendahara dan apabila ditolak maka karyawan bisa mengajukan menjadi anggota dilain waktu atau bisa dengan memeriksa ulang kelengkapan form apakah sudah benar atau belum. Bendahara yang sudah menerima form yang sudah disetujui akan membuatkan buku koperasi yang nantinya diberikan ke anggota koperasi. Buku tersebut berfungsi sebagai buku untuk pencatatan simpanan, pinjaman ataupun angsuran. Document flowchart pinjaman anggota diperlihatkan pada Gambar 4, menjelaskan urutan prosedur yang dilakukan pada saat pengajuan pinjaman. Anggota yang ingin melakukan pinjaman akan meminta form peminjaman yang sudah disediakan oleh wakil ketua koperasi, form yang sudah terisi akan diberikan kepada ketua koperasi untuk dilakukan persetujuan, ketua koperasi akan melihat histori anggota apakah masih terdapat pinjaman yang belum lunas dan apakah anggota selalu lancar dalam melakukan simpanan ataupun angsuran jika ada. Pengajuan yang sudah disetujui akan diteruskan ke administrasi untuk dibuatkan bukti pinjaman, bukti pinjaman rangkap 1 akan diberikan ke peminjam bersama dengan uangnya sedangkan rangkap 2 akan disimpan oleh bendahara berdasarkan tanggal pinjaman. Document flowchart simpanan anggota diperlihatkan pada Gambar 5, menjelaskan urutan prosedur yang dilakukan pada saat simpanan. Anggota yang melakukan simpanan harus mencatat pada buku koperasi yang selanjutnya akan diberikan kepada bendahara untuk diperiksa ulang apakah uang yang disimpan sama dengan buku koperasi, apabila tidak sama maka simpanan akan dikembalikan ke anggota untuk diperiksa ulang apabila sama maka bendahara akan melakukan validasi dengan memberikan tanda tangan pada buku koperasi. Bendahara juga akan memasukkan data simpanan pada aplikasi microsoft excel sebagai catatan untuk bendahara. Document flowchart angsuran anggota diperlihatkan pada Gambar 6, menjelaskan urutan prosedur yang dilakukan pada saat angsuran. Anggota yang melakukan angsuran akan mencatat pada buku koperasi dan disetorkan kepada bendahara, bendahara akan memeriksa ulang uang angsuran dengan buku koperasi yang sudah dicatat oleh anggota. Angsuran yang diberikan tergantung kepada kesanggupan anggota hanya saja pada saat tanggal terakhir jatuh tempo angsuran yang dibayar
harus sudah dilunasi. Apabila uang angsuran sama dengan catatan di buku koperasi maka bendahara akan memvalidasi buku koperasi dan diberikan ke anggota. Selanjutnya bendahara akan memasukkan data anguran pada aplikasi microsoft excel sebagai catatan bendahara. Apabila uang angsuran tidak sama dengan catatan yang ada dibuku koperasi maka akan dikembalikan ke anggota untuk diperiksa ulang. Tahapan selanjutnya adalah pembuatan context diagram penelitian ini yang dirancang dari document flowchart yang dijabarkan sebelumnya. Terdapat 3 (tiga) entitas yang berperan dalam sistem ini, yaitu ketua koperasi, bendahara, dan anggota. Seluruh kegiatan yang terjadi dalam sistem informasi manajemen pemeliharaan ini dapat dilihat pada diagram konteks (Gambar 7), selanjutnya dilakukan perancangan database (Gambar 8) dan tampilan user interface koperasi simpan pinjam yang sudah jadi (Gambar 9). 6. Kesimpulan dan Saran Hasil penelitian diperoleh sebuah aplikasi sistem informasi koperasi simpan pinjam yang menjadi solusi yang dapat diimplementasikan oleh pihak terkait untuk mempermudah pengelolahan koperasi yang salama ini masih dilakukan dengan cara manual. Setelah sistem informasi koperasi ini dianalisa ada beberapa saran dari penulis yang berhubungan dengan sistem informasi ini : 1. Sistem informasi ini dapat dikembangkan lagi dengan cara pemotongan angsuran melalui gaji yang diterima karyawan sehingga waktu dapat lebih efektif. 2. Pembayaran dapat dilakukan dengan cara transfer ke salah satu rekening sehingga anggota tidak perlu melakukan penyetoran ke bendahara. Daftar Pustaka Sommerville, Ian, 2011, Software Engineering (9 th Edition), Addison-Wesley, Boston. Wijaya, Singgih Wicaksana, 2012, Perancangan Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam Pada Koperasi Sarwo Gampang, Skripsi Jurusan Sistem Informatika, STIMIK Amikom Yogyakarta diperoleh dari http://repository.amikom.ac.id/files/publikasi _08.12.3462.pdf diakses tanggal 24 September 2014 Document Flow pendaftaran anggota Wakil Ketua Karyawan Ketua Berdahara mulai A Form pendaftaran sudah terisi dan disetujui Form pendaftaran Form pendaftaran Form pendaftaran sudah terisi ya Buat buku koperasi Cek Buku koperasi Mengisi form tidak ya Setujui B Form pendaftaran sudah terisi A B Buku koperasi tidak selesai Gambar 2. DocumentFlowchat Pendaftaran anggota
Gambar 3. DocumentFlowchart Pinjaman anggota Gambar 4. DocumentFlowchat simpanan anggota
Gambar 5. DocumentFlowchat angsuran anggota anggota user & password data pengajuan pinjaman data anggota baru lap penarikan 0 data bagian data golongan status pinjaman k_user & password data anggota baru data pinjaman data simpanan data angsuran user & password data penarikan laporan simpanan laporan pinjaman Laporan angsuran Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam (Koperasi Kita) + lap penarikan lap calon anggota blm validasi lap simpanan lap angsuran lap anggota keluar user & password data divisi data user data jabatan ketua koperasi lap pinjaman blm validasi lap data anggota bendahara lap pinjaman blm validasi lap anggota lap simpanan lap angsuran lap pinjaman k_user & password lap anggota keluar lap pinjaman k_user & password Gambar 6. Digram konteks
id_pinjaman tgl_pinjaman tgl_realisasi besar_pinjaman lama_pinjaman realisasi_pinjaman angsuran_perbulan total_pinjaman status status_lunas id_angsuran tgl_angsuran besar_angsuran denda angsuran_ke total_angsuran user password hak_akses mempunyai pinjaman Characters (10) Date Date angsuran Variable characters (30) Characters (1) mempunyai Characters (10) Date user Characters (8) Variable characters (40) Characters (1) membayar kode_golongan nama_golongan min_pinjaman max_pinjaman mempunyai id_anggota id_karyawan nama_karyawan email no_rek alamat no_telp status tgl_validasi foto tgl_msk_prshn Relationship_11 master golongan Variable characters (3) Variable characters (20) memiliki anggota memiliki mempunyai memiliki Characters (8) Variable characters (8) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (255) Variable characters (20) Variable characters (30) Date Variable characters (255) Date memiliki kode_bagian nama_bagian kode_divisi password kode_jabatan nama_jabatan Variable characters (3) Variable characters (50) Characters (3) Variable characters (40) simpanan master bagian master divisi Characters (2) Variable characters (40) master jabatan id_simpanan Characters (10) tgl_simpanan Date simpanan wajib simpanan pokok total_simpanan id_penarikan tgl_penarikan besar_penarikan penarikan Characters (10) Date kode_simpanan min_simpanan status_simpanan master_simpanan Characters (3) Characters (1) Gambar 7. CDM Sistem Informasi Koperasi KITA memiliki Gambar 8. Tampilan Login
Gambar 9. Tampilan Master Divisi Gambar 10. Tampilan Master Jabatan Gambar 11. Tampilan Master Bagian
Gambar 12. Tampilan Master Golongan Gambar 13. Tampilan Master Simpanan Gambar 14. Tampilan Transaksi Pendaftaran Anggota
Gambar 15. Tampilan Validasi Pendaftaran Anggota Gambar 16. Tampilan Transaksi Pengajuan Pinjaman Gambar 17. Tampilan Validasi Pinjaman Anggota
Gambar 18. Tampilan Angsuran Gambar 19. Tampilan Transaksi Simpanan Gambar 20. Tampilan Transaksi Penarikan
Gambar 21. Tampilan Anggota Gambar 22. Tampilan Laporan Profil Anggota
Gambar 23. Tampilan Laporan Pendaftaran Anggota Gambar 24. Tampilan Laporan Simpanan Anggota Gambar 25. Tampilan Laporan Penarikan Anggota Gambar 26. Tampilan Laporan Pinjaman Belum Validasi