SISTEM INFORMASI RESERVASI RESORT WISATA PANTAI GEDAMBAAN KOTABARU M. Kamil Saukani 04204114 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer Universitas Narotama ABSTRAKS Sistem informasi reservasi merupakan program komputer yang dirancang untuk memudah kan kerja bagian front office resort wisata pantai gedambaan kotabaru, dimana dalam perkembangannya resort tersebut masih menggunakan sistem pengolahan data secara manual dalam pelayanan reservasi. Apabila dilihat dari segi efisien, hal ini masih belum optimal, karena sistem pencarian masih manual sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama. Dengan ada nya sistem reservasi yang akan dibuat diharapkan mampu mengatasi masalah yang ada saat ini, khususnya dalam peningkatan kualitas keefisienan, yang nantinya akan berpengaruh kepada peningkatan kualitas pelayanan terhadap pelanggan. Kata kunci: Sistem Informasi, Reservasi. 1. Latar Belakang Perkembangan teknologi yang semakin maju pada saat ini memacu manusia untuk semakin berfikir lebih maju. Karena didorong oleh perkembangan teknologi, manusia menginginkan segala sesuatu dilaksanakan dengan cepat, tepat dan teliti. Dengan alasan tersebut, pemakaian komputer sebagai alat bantu makin rumitnya proses pengolahan data. Untuk mempermudah proses proses yang dilakukan, maka dibuat suatu perencanaan sistem yang mengacu pada pengolahan data secara sistematis yang diimplementasikan pada suatu program dengan tujuan agar para pemakai dapat dengan mudah memahami cara kerja dan mekanisme dari suatu sistem secara tepat, cepat dan akurat. banyak digunakan, mengingat semakin 1
Resort Wisata Pantai Gedambaan Kotabaru adalah salah satu cabang usaha yang dimiliki oleh dinas pariwisata pemerintah daerah kabupaten Kotabaru. Resort ini memiliki tingkat hunian yang tinggi sehingga memerlukan proses komputerisasi yang dapat meningkatkan keefisienan dan kualitas pelayanan kepada pelanggan. Proses reservasi yang ada sekarang ini masih manual dengan cara mencatat setiap order transaksi ke dalam sebuah kertas besar. Apabila dilihat dari segi efisien, hal ini masih belum optimal, karena sistem pencarian masih manual sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama. 3. Pembatasan Masalah Agar dalam penelitian ini tidak terlalu meluas dan terfokus pada permasalahan, maka dalam penelitian ini hanya dibatasi pada: 1. Sistem hanya membahas pada masalah reservasi Resort Wisata Pantai Gedambaan Kotabaru. 2. Sistem ini tidak mencakup proses akuntansi yang terjadi pada Resort Wisata Pantai Gedambaan Kotabaru. 3. Sistem ini tidak membahas masalah penyewaan fasilitas-fasilitas lain yang ada di Wisata Pantai Gedambaan Kotabaru. 4. Sistem ini digunakan untuk komputer stand alone. 2. Perumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka perumusan masalah dalam Tugas Akhir ini adalah Bagaimana 4. Tujuan Membuat suatu Sistem Informasi Reservasi Pada Resort Wisata Pantai Gedambaan Kotabaru. membuat suatu sistem reservasi penginapan pada Resort Wisata Pantai Gedambaan Kotabaru. 5. Manfaat Manfaat dari Tugas Akhir ini adalah : 2
1. Melatih Mahasiswa untuk membuat suatu aplikasi yang dapat berguna pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. bagi masyarakat. 2. Membantu Perusahaan untuk mengurangi masalah-masalah yang ada di perusahaan khususnya yang berkaitan dengan Teknologi Informasi. Manfaat dari Sistem Informasi Reservasi ini adalah : 1. Mempermudah kerja dari bagian Front Office pada Resort Wisata Pantai Gedambaan Kotabaru. 2. Data-data tentang reservasi resort dapat tersimpan dengan rapi dan mudah untuk dicari. 6. Landasan Teori 6.1. Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan 6.2. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Analisa sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian sub sistem dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan dan hambatan yang terjadi serta kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Perancangan sistem adalah proses merancang atau menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang lama menjadi sistem informasi yang baru. Dalam tahap ini dapat dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan sistem informasi dapat dipenuhi. Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pengguna untuk mendapatkan informasi. Tujuan dari perancangan adalah untuk menghasilkan suatu model atau representasi dari entity 3
yang akan dibuat. Pendekatan perancangan software komputer melibatkan disiplin ilmu yang lain, berubah secara berkelanjutan, analisa yang lebih baik, dan pengetahuan yang dilengkapi dengan penjelasan yang lengkap mengenai identifikasi proses dan nama proses. Beberapa simbol yang digunakan pada DFD untuk mewakili : terus berkembang. 6.3.Sistem Reservasi Sistem reservasi dalam konteks front office suatu hotel berarti proses pemesanan kamar atau pemeliharaan kamar (akomodasi) oleh customer, dan melibatkan suatu tipe kamar tertentu yang Gambar 1. Bagan Simbol DFD dipelihara untuk orang tertentu, dalam jangka waktu tertentu. Arus data di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini digunakan untuk 6.4 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu alat yang digunakan untuk pemodelan atau menggambarkan sistem yang akan dirancang. Perancangan sistem dengan menggunakan DFD ini diawali dengan masuknya arus data kedalam proses dan dihasilkan arus data yang menunjukkan arah aliran data dari proses, kesatuan luar dan file yang dibuat. Simpanan data merupakan nama file untuk menyimpan data atau untuk mengambil data sesuai proses apa yang sedang di kerjakan. Kesatuan luar merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang keluar dari proses. Dan setiap proses dapat berupa orang, organisasi atau sistem 4
lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang akan keluar dari proses. Identifikasi proses dapat berupa angka yang ditulis pada bagian atas proses yang digunakan sebagai nomor acuan dari proses. Nama proses menunjukkan kegiatan yang dilakukan oleh proses tersebut dan diletakkan dibawah identifikasi proses. Pada Data Flow Diagram (DFD) terdapat beberapa tingkatan, biasanya disebut dengan level yang dimulai dari level 0, level 1 dan seterusnya. DFD level 0 disebut juga dengan context diagram yang merupakan gambaran global dari suatu sistem. DFD level 1 dan seterusnya merupakan gambaran yang lebih detail dari setiap proses yang dilakukan dalam sistem. 6.5 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram digunakan untuk menginterpretasikan, menentukan dan mendokumentasikan kebutuhan kebutuhan untuk sistem pemrosesan database. ERD menyediakan bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data dari aplikasi. Adapun elemen elemen dari ERD ini adalah : a. Entitas, adalah sesuatu yang dapat diidentifikasikan di dalam lingkup pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dari sistem yang akan dikembangkan. b. Atribut, entitas memiliki atribut yang berfungsi untuk menjelaskan karakteristik dari entitas. c. Pengidentifikasi, data-data entitas memiliki nama yang berfungsi untuk mengidentifikasikan mereka. Sebuah identifikasi dapat bersifat unik atau tidak unik. Hubungan atau relasi berfungsi untuk menunjukkan hubungan satu entitas dengan entitas yang lain. Hubungan ini 5
Tamu FrontOffice boleh memiliki atribut. Banyaknya entitas Start Melakukan Pemesanan Cek Pemesanan Terpenuhi dalam suatu relasi menunjukkan tingkat dari relasi yang bersangkutan, namun Melakukan Tidak Ya Membuat DB Order Wisma yang banyak digunakan dalam aplikasi- aplikasi adalah model yang menggunakan relasi tingkat dua atau yang disebut dengan hubungan biner. Hubungan biner Pemby. Melakukan Membuat Pemby. Membuat ini memiliki tiga tipe yaitu hubungan Order Lundry / DB biner satu ke satu, hubungan biner satu ke banyak dan hubungan biner banyak ke Tidak ya Order Lundry tidak Order ya Membuat Lundry DB Order banyak. Melakukan DB Order 7. Analisa dan Desain Sistem Membuat Wisma End Gambar 3. Flowchart Sistem Data Order Wisma Tamu Wisma Gambar 4. Konteks Diagram 0 Sistem Informasi Penginapan + 0 Sistem Inform asi Penginapan 1 2 Order 1.1 P 1.2 P 2.1 P 2.2 P Order Wisma Tamu Pem bayaran Gambar 2. Flowchart Dokumen Gambar 5. Diagram Berjenjang 6
Data Tamu Tamu Data Order Wisma Wisma 1 Order Detil Tamu 1 DB Customer + Detil Order 2 DB Order Wisma Pembay Order Order 2 + Detil Detil 3 Wisma 4 5 6 DB Detil Order Detil Order 7 8 DB Order DB Order Gambar 6. DFD Level 0 Tamu [Data Order Wisma] [ Wisma] 1.1 Order Wisma [Detil Tamu] 1 DB Customer [Data Tamu] [Detil Order] 2 DB Order Wisma 1.2 [ ] [ ] Detil Pemby [Pembay ] Gambar 8. ERD PDM Gambar 7. DFD Level 1.1 Tamu [] [Order ] [Order ] 2.1 Tamu [Detil ] [Detil Order ] 6 DB 8 DB Order [ ] [Detil Order ] 7 DB Order 2.2 [Detil ] 3 Wisma [] [ ] 4 ] [ ] 5 [Pembay ] Gambar 8. DFD Level 1.2 Gambar 9. ERD CDM 7
8. Rancangan Input Output Setelah membuat dokumen flow, sistem flow, DFD, ERD, dan perancangan database maka dapat di buat suatu desain input dan output untuk mengartikan suatu desain sistem. Adapun desain input dan Form pemesanan terdiri dari daftar wisma yang akan dipesan, data customer tanggal checkin dan checkout, atau uang muka yang harus diisi minimal 50% dari keseluruhan harga dan status deadline. outputnya antara lain :.:: Form Order Wisma ::..:: Form Pindah Wisma ::. Oder Wisma ID Customer ID Check In Nama Wisma Kamar Harga Check Out Customer ID Alamat Jenis Kelamin Male Female Wisma Lama Wisma ID Nama Wisma Wisma Baru Wisma ID Nama Wisma Description Kota Telepon Check In Check In Tambah Edit Hapus Status Check Out Check Out Status Deadline Aktif Tidak Aktif Simpan Keluar Deadline Total Harga Uang Muka Simpan Edit Batal Keluar Form Pindah Wisma.:: Form O rder W ism a ()::. W ism a ID W ism a N am a Jenis Identitas N o ID Form pindah wisma digunakan untuk pindah wisma yang bisa terjadi karena dua alasan yaitu pindah kamar karena pihak resort yang meminta dan pindah kamar atas permintaan customer Sim pan B atal K eluar sendiri. Form Order () 8
.:: Form Order ::..:: Form Pembatalan Order ::. No Customer ID Order Wisma ID Nama Wisma Check In Check Out Operator Jenis Harga Jumlah Harga Total Pesan RP Hapus Kembali Hangus 75% Simpan Batal Keluar Form order laundry Simpan Keluar.:: Form Order ::. Form Pembatalan Order No Operator Form pembatalan order Jenis Menu RP digunakan untuk membatalkan order yang sudah dipesan. Dalam pembatalan order ini, bisa hangus dan bisa kembali 75%. User dapat memilih order mana saja Harga Jumlah Harga Total Pesan Simpan Batal Form order restoran Hapus Keluar yang akan dibatalkan dengan menekan enter saat fokus di order wisma id, dan melakukan pembatalan dengan menekan tombol batalkan. Form order laundry digunakan untuk melakukan transaksi laundry. Begitu juga form transkasi restoran. dan restoran dapat dilakukan lebih dari satu pesanan. ini akan didasarkan pada nama customer yang sedang menginap atau wisma dengan status transaksi. 9
9. Daftar Pustaka Jogiyanto, 1999, Analisis dan desain sistem informasi: pendekatan terstruktur teori dan aplikasi bisnis, Andi, Yogyakarta Wahana Komputer, 2002, Pemrograman Visual Basic 6.0, Andi, Yogyakarta Jogiyanto, 2005, Sistem Teknologi Informasi Edisi H, Andi, Yogyakarta Winarko Edi, 2006, Perancangan Database dengan Power Desainer, prestasi pustaka, jakarta. Media Elektronik: http://id.wikipedia.org/wiki/sistem_info rmasi http://arviant.web.ugm.ac.id/content/inf ormation_system 10