BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA No.957, 2015 LIPI. Pelayanan. Standar. PERATURAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 8 TAHUN 2015 TENTANG STANDAR PELAYANAN DI LINGKUNGAN LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA, Menimbang : a. bahwa Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) sebagai penyelenggara pelayanan publik wajib menyusun, menetapkan, dan menerapkan Standar Pelayanan dengan memperhatikan kebutuhan masyarakat dan kondisi lingkungan; b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Peraturan Kepala LIPI tentang Standar Pelayanan di Lingkungan LIPI; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 96 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik
2015, No.957 2 Indonesia Tahun 2012 Nomor 215, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5357); 3. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 3 Tahun 2013; 4. Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2013; 5. Keputusan Presiden Nomor 162/M Tahun 2014 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan dari dan dalam Jabatan Struktural Eselon I di Lingkungan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia; 6. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 15 Tahun 2014 tentang Pedoman Standar Pelayanan; 7. Peraturan Kepala LIPI Nomor 1 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja LIPI; MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA TENTANG STANDAR PELAYANAN DI LINGKUNGAN LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Kepala ini yang dimaksud dengan: 1. Standar Pelayanan adalah tolok ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji satuan kerja di lingkungan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia kepada pengguna layanan dalam rangka pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan terukur. 2. Pengguna Pelayanan adalah seluruh pihak, baik sivitas maupun satuan kerja di lingkungan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia dan
3 2015, No.957 masyarakat baik perorangan, kelompok, maupun badan hukum yang berkedudukan sebagai penerima manfaat pelayanan secara langsung maupun tidak langsung. 3. Maklumat Pelayanan adalah pernyataan tertulis yang berisi keseluruhan rincian kewajiban dan janji yang terdapat dalam Standar Pelayanan. 4. Persyaratan adalah syarat (dokumen atau barang/hal lain) yang harus dipenuhi dalam pengurusan suatu jenis pelayanan, baik persyaratan teknis maupun administratif. 5. Prosedur adalah tata cara pelayanan yang dibakukan bagi Pengguna Pelayanan. 6. Jangka Waktu adalah jangka waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan seluruh proses pelayanan dari setiap jenis pelayanan. 7. Biaya/Tarif adalah ongkos yang dikenakan kepada Pengguna Pelayanan dalam mengurus dan/atau memperoleh pelayanan dari satuan kerja. 8. Produk adalah hasil pelayanan yang diberikan dan diterima sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. 9. Evaluasi Standar Pelayanan adalah rangkaian kegiatan membandingkan hasil atau prestasi suatu penerapan Standar Pelayanan yang telah ditetapkan. 10. Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, yang selanjutnya disingkat LIPI adalah Lembaga Pemerintah Nonkementerian yang mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang penelitian ilmu pengetahuan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. 11. Satuan Kerja adalah satuan kerja di lingkungan LIPI. Pasal 2 (1) Peraturan ini dimaksudkan sebagai pedoman bagi Satuan Kerja dalam menyusun, menetapkan, dan menerapkan Standar Pelayanan dengan baik dan konsisten. (2) Peraturan ini bertujuan untuk memberikan kepastian, meningkatkan kualitas, dan kinerja pelayanan Satuan Kerja sesuai dengan kebutuhan Pengguna Pelayanan. Pasal 3 Setiap Satuan Kerja wajib menyusun, menetapkan, dan menerapkan Standar Pelayanan untuk setiap jenis pelayanan.
2015, No.957 4 Pasal 4 Standar Pelayanan di lingkungan LIPI dilaksanakan berdasarkan prinsip: a. Sederhana, mudah dimengerti, mudah diikuti, mudah dilaksanakan, mudah diukur, dengan prosedur yang jelas dan biaya terjangkau bagi Pengguna Pelayanan maupun Satuan Kerj b. Partisipatif, melibatkan Pengguna Pelayanan dan pihak terkait untuk membahas bersama dan mendapatkan keselarasan atas dasar komitmen atau hasil kesepakatan. c. Akuntabel, dapat dilaksanakan dan dipertanggungjawabkan kepada pihak yang berkepentingan. d. Berkelanjutan, terus-menerus dilakukan perbaikan sebagai upaya peningkatan kualitas dan inovasi pelayanan. e. Transparansi, dapat dengan mudah diakses oleh Pengguna Pelayanan. f. Keadilan, dapat menjangkau semua Pengguna Pelayanan yang berbeda status ekonomi, jarak lokasi geografis, dan perbedaan kapabilitas fisik, dan mental. g. Konsistensi, penyusunan dan penerapan standar pelayanan memperhatikan ketetapan dalam mentaati waktu, prosedur, persyaratan dan penetapan biaya pelayanan yang terjangkau. BAB II PENYUSUNAN STANDAR PELAYANAN Bagian Kesatu Umum Pasal 5 (1) Setiap Satuan Kerja dalam menyusun Standar Pelayanan harus memperhatikan spesifikasi jenis pelayanan yang akan disusun. (2) Spesifikasi jenis pelayanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun berdasarkan komponen Standar Pelayanan, meliputi: a. Persyaratan; b. Prosedur; c. Jangka Waktu; d. Biaya/Tarif; e. Produk; dan f. Pengelolaan Pengaduan. (3) Komponen Standar Pelayanan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) wajib dipublikasikan.
5 2015, No.957 Pasal 6 (1) Komponen Standar Pelayanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (2) dilaksanakan berdasarkan langkah-langkah: a. Identifikasi Persyaratan; b. Identifikasi Prosedur; c. Identifikasi Waktu; d. Identifikasi Biaya/Tarif; e. Identifikasi Produk; dan f. Identifikasi Pengelolaan Pengaduan. (2) Identifikasi komponen Standar Pelayanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan untuk setiap jenis pelayanan. Bagian Kedua Persyaratan Pasal 7 Persyaratan Standar Pelayanan berbentuk: a. dokumen; b. barang; c. bentuk lain selain sebagaimana dimaksud pada huruf a dan huruf b sesuai kebutuhan jenis pelayanan. Pasal 8 Identifikasi Persyaratan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (1) huruf a dilakukan dengan cara: a. melihat kebutuhan yang diperlukan untuk penyelesaian proses pelayanan; b. menjadikan Standar Pelayanan sebagai rujukan; dan c. menyampaikan persyaratan dari tahap awal sampai dengan tahap akhir. Pasal 9 Hasil Identifikasi Persyaratan berupa daftar persyaratan yang diperlukan dalam setiap tahapan dari masing-masing jenis pelayanan. Bagian Ketiga Prosedur Pasal 10 Setiap jenis pelayanan wajib memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP).
2015, No.957 6 Pasal 11 Hasil Identifikasi Prosedur berupa tahapan proses pelayanan sebagai bahan penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP). Bagian Keempat Jangka Waktu Pasal 12 Penentuan Jangka Waktu diperoleh dari penjumlahan keseluruhan waktu yang dibutuhkan dari tahap awal sampai dengan tahap akhir. Pasal 13 Hasil Identifikasi Jangka Waktu berupa waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan seluruh proses pelayanan. Bagian Kelima Biaya/Tarif Pasal 14 Penghitungan Biaya/Tarif pelayanan dilakukan dengan mengidentifikasi: a. biaya yang akan dibebankan sebagian atau seluruhnya pada Pengguna Pelayanan; b. biaya yang akan dibebankan sebagian atau seluruhnya pada Satuan Kerja. Pasal 15 Hasil Identifikasi Biaya/Tarif, sebagai berikut: a. jumlah biaya yang dibebankan pada Pengguna Pelayanan dari setiap jenis pelayanan untuk pelayanan yang dipungut biaya; b. jumlah biaya yang dibebankan kepada Satuan Kerja; dan c. daftar pelayanan yang diberikan gratis pada Pengguna Pelayanan. Produk dapat berupa: a. barang b. jasa; c. produk administrasi; dan/atau Bagian Keenam Produk Pasal 16 d. produk selain sebagaimana dimaksud pada huruf a sampai dengan huruf c.
7 2015, No.957 Pasal 17 (1) Identifikasi Produk dapat dilakukan berdasarkan luaran (output) yang dihasilkan dari setiap tahap pelayanan. (2) Hasil Identifikasi Produk Pelayanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berupa daftar Produk yang dihasilkan dari setiap jenis pelayanan. Bagian Ketujuh Pengelolaan Pengaduan Pasal 18 (1) Setiap Satuan Kerja wajib membuat mekanisme Pengelolaan Pengaduan. (2) Mekanisme Pengelolaan Pengaduan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diinformasikan secara jelas nama petugas, nomor telepon, alamat e-mail, dan alamat kantor yang dapat dihubungi. Pasal 19 Bentuk Pengelolaan Pengaduan antara lain: a. penyediaan kotak saran/kotak pengaduan; b. pemanfaatan melalui media teknologi informasi, misalnya telepon, sms center, faksimile, website, e-mail, akun media sosial, PO Box; atau c. penyediaan petugas penerima pengaduan. BAB III PENETAPAN STANDAR PELAYANAN Pasal 20 (1) Penyusunan Standar Pelayanan wajib melibatkan Pengguna Pelayanan. (2) Pelibatan penyusunan Standar Pelayanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dalam hal pembahasan Rancangan Standar Pelayanan. Pasal 21 Pembahasan Rancangan Standar Pelayanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 dapat dilakukan dengan metode: a. Diskusi Grup Terfokus; b. Dengar Pendapat; atau c. Metode selain sebagaimana dimaksud pada huruf a dan huruf b.
2015, No.957 8 Pasal 22 Proses pembahasan Rancangan Standar Pelayanan dapat mempertimbangkan antara lain: a. sarana dan prasarana; b. kompetensi pelaksana; c. mekanisme pengawasan internal; d. jumlah pelaksana; e. jaminan pelayanan; dan f. jaminan keamanan dan keselamatan pelayanan. Pasal 23 (1) Hasil Pembahasan Rancangan Standar Pelayanan dibuat dalam Berita Acara Pembahasan Standar Pelayanan sebelum dilakukan penetapan Standar Pelayanan. (2) Berita Acara Pembahasan Standar Pelayanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh Kepala Satuan Kerja dan Pengguna Pelayanan. Pasal 24 (1) Standar Pelayanan yang telah disepakati dalam Berita Acara Pembahasan Standar Pelayanan ditetapkan menjadi Standar Pelayanan Satuan Kerja. (2) Format Standar Pelayanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebagai berikut: Standar Pelayanan 'X' (diisi sesuai jenis pelayanan) 1. Persyaratan: 2. Prosedur: 3. Jangka Waktu: 4. Biaya/Tarif: 5. Produk: 6. Pengelolaan Pengaduan: BAB IV PENERAPAN STANDAR PELAYANAN Pasal 25 (1) Standar Pelayanan yang sudah ditetapkan wajib diterapkan oleh Satuan Kerja.
9 2015, No.957 (2) Standar Pelayanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib disosialisasikan kepada Pengguna Layanan. Pasal 26 (1) Satuan Kerja wajib mengintegrasikan penerapan Standar Pelayanan dalam perencanaan program, kegiatan, dan anggaran. (2) Integrasi Standar Pelayanan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilakukan sejak tahap perencanaan, penganggaran, pelaksanaan, pemantauan, dan evaluasi hasil penyelenggaraan pelayanan. BAB V MAKLUMAT PELAYANAN Pasal 27 (1) Satuan Kerja wajib menyusun dan menetapkan Maklumat Pelayanan. (2) Maklumat Pelayanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh Kepala Satuan Kerja. Maklumat Pelayanan memuat: Pasal 28 a. Pernyataan janji dan kesanggupan untuk melaksanakan pelayanan sesuai dengan Standar Pelayanan. b. Pernyataan memberikan pelayanan sesuai dengan kewajiban dan akan melakukan perbaikan secara terus-menerus. c. Pernyataan kesediaan untuk menerima sanksi dan/atau memberikan kompensasi apabila pelayanan yang diberikan tidak sesuai standar. Pasal 29 Maklumat Pelayanan wajib dipublikasikan secara luas, jelas, dan terbuka kepada Pengguna Pelayanan melalui media yang mudah diakses oleh Pengguna Pelayanan. BAB VI PEMANTAUAN DAN EVALUASI Pasal 30 Satuan Kerja wajib melakukan pemantauan dan evaluasi kinerja pelayanan secara berkala yang dapat dijadikan dasar perbaikan berkelanjutan. Pasal 31 (1) Metode pemantauan dan evaluasi antara lain dengan cara: a. analisis dokumen;
2015, No.957 10 b. survei; c. wawancara; atau d. observasi. (2) Pemantauan dan evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mempertimbangkan pengaduan pelayanan dari Pengguna Pelayanan. BAB VII PENUTUP Pasal 32 Peraturan Kepala ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 26 Juni 2015 KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA, ISKANDAR ZULKARNAIN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 26 Juni 2015 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, YASONNA H. LAOLY
11 2015, No.957 LAMPIRAN PERATURAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 8 TAHUN 2015 TENTANG STANDAR PELAYANAN DI LINGKUNGAN LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA A. Contoh Berita Acara Pembahasan Standar Pelayanan BERITA ACARA PEMBAHASAN STANDAR PELAYANAN (disebutkan jenis pelayanan) Pada hari ini..., tanggal... bulan... tahun... (ditulis angka arab), bertempat di... telah dilakukan pembahasan Standar Pelayanan (disebutkan jenis pelayanan yang dibahas) berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 15 Tahun 2014 tentang Pedoman Standar Pelayanan, yang dihadiri oleh: Disebutkan pihak-pihak yang terlibat dalam pembahasan disertai dengan nama dan tanda tangan masing-masing pihak. Adapun hasil dari pembahasan Standar Pelayanan (disebutkan jenis pelayanan yang dibahas) dimaksud seperti dalam lampiran Berita Acara ini. Demikian Berita Acara ini dibuat untuk diketahui bersama. (tempat dan tanggal pembahasan) (pejabat penandatangan) (nama pejabat penandatangan) (NIP pejabat penandatangan)
2015, No.957 12 B. Contoh Maklumat Standar Pelayanan (KOP SURAT) MAKLUMAT PELAYANAN DENGAN INI, KAMI MENYATAKAN SANGGUP MENYELENGGARAKAN PELAYANAN SESUAI STANDAR PELAYANAN YANG TELAH DITETAPKAN DAN APABILA DALAM PENYELENGGARAKAN PELAYANAN KAMI, TIDAK SESUAI DENGAN STANDAR PELAYANAN YANG TELAH DITETAPKAN, KAMI BERSEDIA MENERIMA SANKSI SESUAI KETENTUAN PERUNDANG-UNDANGAN. Jakarta,... Kepala Satuan Kerja