Rancangan Sistem Informasi Akademik Pada Lembaga Pendidikan Bahasa Inggris IEC Metland Menteng Dengan Metodologi Berorientasi Obyek Ahmad Ramadhan Sistem Informasi,FakultasTeknologiInformasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 Telp. (021) 5853753, Fax. (021) 5866369 E-mail :adhan44@gmail.com ABSTRAK Lembaga Pendidikan IEC Metland Menteng adalah organisasi yang bergerak dalam bidang pendidikan kursus bahasa inggris yang berlokasi di Jl. Menteng Niaga No. 19 Cakung Jakarta Timur. Dalam kesempatan ini, penulis melakukan analisa mengenai sistem akademik dimana sistem yang sedang berjalan pada Lembaga Pendidikan IEC Metland Menteng masih dilakukan secara tertulis, sehingga memperlambat pembuatan laporan yang akan diberikan kepada pimpinan karena terjadinya penumpukan dokumen yang menyebabkan kesulitan dalam pencarian data. Untuk mengatasi semua keterbatasan dan kekurangan yang ada, maka diperlukan sebuah sistem akademik yang mampu menggantikan sistem yang ada. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah sistem informasi baru yang terkomputerisasi. Dan untuk menyusun Tugas Akhir ini penulis mengambil judul RANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BAHASA INGGRIS IEC METLAND MENTENG DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK. Proses pembuatan sistem dimulai dari menganalisa sistem yang sedang berjalan. Hasil analisa inilah yang dikembangkan menjadi sebuah sistem yang baru.penulis berharap dengan adanya rancangan sistem informasi akademik yang terkomputerisasi dapat mengatasi permasalahan yang ada pada sistem berjalan, serta mempermudah dalam hal kegiatan akademik lembaga pendidikan sehingga informasi yang diperlukan dapat disampaikan dengan cepat, akurat dan tepat waktu. Kata kunci : sistem informasi akademik, metodologi berorientasi obyek
1. PENDAHULUAN LatarBelakang Pendidikan merupakan salah satu hal dibutuhkan oleh manusia di dalam kehidupan. Dengan pendidikan, manusia dapat mengembangkan akal, pikiran, pola dan tingkah laku kehidupannya. Saat ini sudah sangat banyak lembaga-lembaga yang menyediakan tempat untuk mendapatkan pendidikan selain di sekolah yang bersifat formal, salah satunya adalah kursus bahasa asing. Pada umumnya lembaga pendidikan merupakan wadah untuk mendapatkan ilmu pengetahuan, namun lembaga pendidikan siswa tidak memiliki keterikatan yang kuat dibandingkan dengan sekolah-sekolah pada umumnya. Dalam penyelenggaraan pendidikan, pengelolaan akademik yang baik sangat dibutuhkan untuk dapat memberikan pelayanan kepada pihak-pihak terkait dan untuk dapat menghasilkan kinerja yang baik. Adapun Lembaga Pendidikan Bahasa Inggris IEC Metland Menteng, dalam melaksanakan pengelolaan akademik masih banyak terjadi kesalahan-kesalahan sehingga dalam pelaksanaannya kurang optimal. Masalah yang ada pada pelaksanaan akademik lembaga pendidikan yang sedang berjalan masih sering terjadi, misalnya dalam pengolahan data, pencarian dokumen (data siswa), pendaftaran siswa baru, absensi, nilai siswa, dan pembuatan laporan yang tidak dapat dilakukan secara maksimal. Berdasarkan permasalahan tersebut maka Lembaga Pendidikan IEC Metland Menteng memerlukan suatu sistem informasi akademik yang baik untuk mendukung kelancaran mutu pendidikan dilembaga tersebut. Solusi yang penulis berikan adalah dengan suatu rancangan sistem yang baru yang diharapkan dapat membantu memberikan pemecahan masalah yang terjadi dalam proses pengolahan akademik lembaga pendidikan. Masalah Selama melakukan riset dan menganalisa sistem yang berjalan pada IEC Metland Menteng penulis menemukan masalah yang dihadapi pada sistem berjalan sebagai berikut : a. Kesulitan mencari data, disebabkan tidak memiliki file-file yang disusun secara lengkap. b. Data-data administrasi masih tersimpan dalam bentuk kertas, sehingga data tidak terorganisir dengan baik. c. Sering terjadi kesalahan pencatatan dan perhitungan atas proses-proses yang terjadi. d. Dalam penyajian laporan sering terjadi keterlambatan, sedangkan laporan tersebut sangat berguna untuk pengontrolan dan pengawasan serta pengambilan keputusan. e. Keterlambatan dan kurang akuratnya dalam menyajikan laporan kepada pimpinan lembaga. TujuanPenulisan Tujuan dari penulisan rancangan sistem informasi akademik pada IEC Metland Menteng adalah : a. Meningkatkan mutu pelayanan akademik Lembaga Pendidikan IEC Metland Menteng. b. Mengatasi permasalahan akdemik lembaga pendidikan. c. Memberikan efektifitas dan efisiensi dalam hal tenaga dan waktu. d. Meminimalkan kelemahan dan kekurangan dari sistem yang sedang berjalan dengan membantu mengatasi masalah-masalah yang terjadi di ruang lingkup lembaga pendidikan e. Mempermudah dan mempercepat proses pencatatan, pencarian, penyajian data serta meminimalkan adanya kesalahan dan kehilangan data.
2. LANDASAN TEORI Pengertian Sistem Informasi Akademik Sistem Informasi Akademik merupakan suatu sistem yang berfungsi untuk mengolah datadata yang berhubungan dengan bagian akademik pada suatu lembaga pendidikan. Menurut Agus Saputra (2012:11), Sistem akademik merupakan sistem yang diciptakan untuk memenuhi kebutuhan manajemen kampus. Pada umumnya data-data yang diolah pada suatu sistem informasi akademik diantaranya meliputi data siswa, data pengajar, absensi, data mata pelajaran, dan data-data lain yang bersifat intern berdasarkan kebutuhan masing-masing lembaga pendidikan. Pengertian Lembaga Pendidikan Lembaga pendidikan merupakan salah satu wadah/tempat pembelajaran informal dimana setiap siswa/siswi mendapatkan pelajaran tambahan selain disekolah dengan kurikulum pembelajaran yang sama. Adapun arti pendidikan menurut Bapak Ki Hajar Dewantara (Bapak Pendidikan Nasional Indonesia, 1889-1959) yaitu : Pendidikan umumnya berarti daya upaya untuk memajukan budi pekerti (karakter, kekuatan bathin), pikiran dan jasmani anak-anak selaras dengan alam dan masyarakat. Lembaga pendidikan biasanya menawarkan metode pembelajaran yang berbeda-beda dimana tujuan untuk memudahkan dan mempercepat cara belajar mereka di sekolah maupun di rumah, serta menjamin kelulusan dan keberhasilan siswa/siswi. Pengertian Package Diagram Package Diagram untuk mengorganisasikan sebuah diagram yang besar. Package digambarkan dalam sebuah direktori (file folder) yang berisi model-model elemen Pengertian Class Diagram Suatu grafik diagram yang menapilkan class dan subclass didalam sebuah sistem. Setiap class mempunyai satu atau lebih tingkatan yang lebih rendah disebut subclass menerima turunan method dan atribut obyek dalam tingkatan class yang lebih tinggi disebut perwarisan/inheritance. Class diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class peckage dan obyek beserta hubungan satu sama lain seperti containment, pewarisan, asosiasi dan lain lain. Class memiliki 3 area pokok, yaitu Nama, Atribut dan Method. 3. RANCANGAN SISTEM DAN APLIKASI Tahapan selanjutnya adalah pembuatan erd yang didalamnya terdapat tempat untuk menyimpan datadata berupa master, transaksi, serta laporan yang digunakan pada aplikasi pemrograman pada analisa masukan. Berdasarkan analisa proses diatas dan analisa dokumen yang telah dilakukan,maka akan terbentuk Entity-Relationshop Diagram sebagai berikut. Pengertian Activity Diagram Teknik untuk mendeskripsikan logika procedural, proses bisnis dan aliran kerja dalam banyak kasus. Activity Diagram mempunyai peran seperti halnya flowchart, akan tetapi perbedaannya dengan flowchart adalah activity diagram bisa mendukung perilaku pararel sedangkan flowchart tidak. Gambar 1: Entity-Relationship Diagram
4. HASIL DAN PEMBAHASAN a. Berikut adalah Rancangan Dialog Layar Struktur Tampilan: Gambar 2: Rancangan struktur tampilan Dimana rancangan tersebut memiliki menu menu yang terdiri dari master, transaksi dan laporan.untuk berguna untuk mengentry data nilai siswa dan mencetak academic transkrip nilai siswa. Selanjutnya untuk menu laporan, terdapat laporan pendaftaran, laporan pembayaran, laporan absensi siswa, laporan absensi guru, laporan nilai siswa, dan laporan rekap level pendaftaran. a. Layar Menu Utama Gambar 3:Rancangan Layar Menu Utama b. Rancangan layar entry pendaftaran Menu master di dalamnya terdapat master data siswa yang berguna untuk mengetahui data siswa. Menu master data guru yang berguna untuk mengetahui data guru. Menu master data kelas yang berisikan data kelas dan waktu kelas tersebut. Menu master data level yang berisikan data level atau tingkatan siswa. Menu master data jenis pembayaran yang berisikan data jenis pembayaran Dan yang terakhir menu master data buku yang berisikan data buku. Sedangkan untuk menu Transaksi di dalamnya terdapat menu Entry Pendaftaran adalah menu yang berguna untuk menginput data pendaftaran siswa yang berisi kelas, level, data siswa. Menu pembayaran bertujuan untuk mengentry data pembayaran siswa dan mencetak bukti pembayaran. Entry absensi siswa berguna untuk mengentry data absensi siswa. Entry absensi guru berguna untuk mengentry data absensi guru. Dan entry nilai siswa Gambar 4:Rancangan Layar Entry Pendaftaran Dari modul Entry Pendaftaran tersebut sistem yang data pendaftaran dapat tersimpan ke database. Sehingga meminimalisasi kesalahan dalam melakukan proses pencatatan pendaftaran.
c. Rancangan layar entry pembayaran e. Rancangan Layar entry absensi guru Sistem Informasi Akademik IEC Metland Menteng Entry Pembayaran Data Siswa tambah pembayaran Kode Pembayaran : <<autonumber>> Kode Jenis Pembayaran Nama Pembayaran Jumlah Kode Pendaftaran : cari Kode Kelas : Kode Level : Nama Level : Kode Siswa : Nama Lengkap : Tanggal Transaksi : dd-mm-yyyy hapus detil Total Keseluruhan : Rp 99999999999 Cetak Batal Simpan Keluar Gambar 5:Rancangan Layar Entry Pembayaran Dari modul Entry Pembayaran tersebut sistem yang data pembayaran dapat tersimpan ke database. Selain itu dapat pula untuk mencetak kuitansi pembayaran siswa. Sehingga meminimalisasi kesalahan dalam melakukan proses pencatatan pembayaran. d. Rancangan layar entry absensi siswa Gambar 7: Rancangan Layar Entry Absensi Guru Dari modul Entry Absensi Guru tersebut sistem yang data absensi guru dapat tersimpan ke database. Sehingga meminimalisasi kesalahan dalam melakukan proses pencatatan pembayaran. f. Rancangan Layar Entry Nilai Siswa Gambar 6:Rancangan Layar Entry Absensi Siswa Dari modul Entry Absensi Siswa tersebut sistem yang data absensi siswa dapat tersimpan ke database. Sehingga meminimalisasi kesalahan dalam melakukan proses pencatatan pembayaran. Gambar 8 : Rancangan Layar Entry Nilai Siswa Dari modul Entry Nilai Siswa tersebut sistem yang data nilai siswa dapat tersimpan ke database. Selain itu dapat pula untuk mencetak academic transcript siswa. Sehingga meminimalisasi kesalahan dalam melakukan proses pencatatan nilai siswa.
g. Rancangan Layar Laporan i. Sequence Diagram Entry Pendaftaran Gambar 9:Rancangan Layar Laporan Dari modul cetak laporan tersebut sistem yang dibuat dapat diunggulkan, karena dari form tersebut data dapat tersimpan kedatabase, dan memudahkan dalam pencetakan laporan laporan. Untuk mencetak laporan tersebut admin menginput periode yang diinginkan lalu cetak. h. Sequence Diagram Master Siswa Gambar 11: Sequence Diagram Entry Pendaftaran j. Entity Class Diagram Gambar 10: Sequence Diagram Master Siswa Gambar 12: Entity Class Diagram
k. Boundary Class Diagram m. Rancangan Keluaran Laporan Absensi Guru Gambar 15 : Rancangan Keluaran Absensi Guru Gambar 13: Boundary Class Diagram n. Rancangan Keluaran Laporan Nilai Siswa l. Rancangan Keluaran Laporan Absensi Siswa Gambar 14 : Rancangan Keluaran Laporan Absensi Siswa Gambar 16 : Rancangan Keluaran Laporan Nilai Siswa
5. KESIMPULAN DAN SARAN Setelah mempelajari permasalahan yang dihadapi dan solusi yang ditawarkan, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan yang dapat dirinci sebagai berikut: 1. Kesimpulan a. Penerapan sistem komputerisasi dapat meminimalkan kesalahan proses pengarsipan atau human error dan mempermudah pekerjaan. b. Penyimpanan data pada database yang terkomputerisasi akan memudahkan akses kepada arsip. Ini berarti penyajian data atau informasi akan lebih cepat dan aman. c. Metodelogi berorientasi objek dapat menjadi solusi dalam pembangunan dan pengembangan sistem, karena dalam prosesnya kita dapat memodelkan sistem dengan pendekatan paradigma obyek. d. Dalam metodologi berorientasi obyek data dan proses dipisah sehingga kita menyelesaikan permasalahan ataupun dalam implementasi coding tidak begitu rumit. e. Meminimalisasi penggunaan dokumen sehingga mempermudah pemrosesan data. 2. Saran Selama menjalankan riset pada IEC Metland Menteng penulis mempunyai saran yang dapat bermanfaat bagi perkembangan dan kemajuan usaha di masa yang akan datang: a. Agar dipersiapkan dukungan hardware dan software yang dapat mendukung jalannya sistem yang akan diterapkan. b. Memberikan pelatihan kepada karyawan yang terkait dalam pengoperasian sistem, agar dapat berjalan dengan baik. c. Pengecekan terhadap kebenaran data yang akan di entry agar informasi yang dihasilan sesuai dengan keinginan pengguna. d. Disarankan melakukan Backup terhadap data secara periodik untuk menjaga halhal yang tidak diinginkan. DAFTAR PUSTAKA 1. A.S, Rosa., M. Shalaludin. Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung : Informatika Bandung, 2014. 2. Fathansyah. Basis Data. Bandung : Informatika, 2012. 3. Hidayat, Deddy.Definisi Sistem. Tangerang: Jurnal Cyber Raharja, 2010 4. Irsyad, Muhammad, Cepy Slamet, Ate Susanto. Perancangan Website Sekolah Pada SubSystem User Interface. Sekolah Tinggi Teknologi Garut, 2012 5. Kadir, Abdul., dan Terra CH. Triwahyuni. Pengenalan Teknologi Informasi. Yogyakarta :Andi, 2012. 6. Michalko, Michael. Cracking Creativity: The Secrets of Creative Genius. Ten Speed Press, 2011 7. Mulyanto, Agus. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta : Pustaka Pelajar, 2009. 8. Mulyono, Sugi dan Sartono Agus. Kumpulan Software Pilihan Paling Dicari. Jakarta:MediaKita, 2008 9. Saputra, Agus. Sistem Informasi Akademik :PT Elex Media Komputindo, 2012. 10. Sutabri, Tata. Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta :Andi, 2012. 11. Sutarman.Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: BumiAksara, 2012