1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Kegiatan administrasi atau yang lebih dikenal dengan kegiatan ketata usahaan pada sebuah lembaga mempunyai output yang sangat penting, terkait diberbagai bidang, baik hukum, sosial maupun ekonomi. Dalam Jurnal Ilmu Administrasi, Volume V, Nomor 3, Asropi (2008:252) menyebutkan bahwa Kelancaran dan kecepatan arus informasi sangat penting untuk keberhasilan suatu kegiatan yang proses pendukungnya berada pada banyak satuan/unit kerja. Agar informasi dapat mengalir cepat dan lancar, lembaga pada umumnya melakukan transformasi proses dengan mendasarkan pada kemampuan teknologi. Dalam rangka memberikan pelayanan yang baik, tentu hal ini menjadi tantangan untuk menciptakan format data administrasi dan sistem pengelolaan data administrasi yang mampu mengakomodir berbagai keperluan. Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin cepat, tentu format administrasi yang ada harus mengikuti perkembangan teknologi informasi saat ini. PT. Rogers Karya Gelar merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang penyediaan jasa ekspor dan impor. PT Rogers Karya Gelar juga mempunyai beberapa cabang, yaitu di Surabaya dan Bali dan berkantor pusat di Jakarta. Dalam kegiatan administrasinya seperti pengurusan surat masuk dan surat keluar, penyimpanan data pegawai dan data transaksinya masih bersifat manual. Karena banyaknya kegiatan yang harus di tangani dengan cepat dan tepat, maka perlu kiranya dibuat sistem kontrol yang dapat dikendalikan dengan sistem yang terkomputerisasi sehingga kondisi terbaru (terakhir) bisa diketahui secara cepat dan akurat. Dan masalah - masalah dalam penginputan data yang ada dapat diatasi, seperti kesalahan penginputan atau pencatatan data-data yang disebabkan oleh cara yang masih manual, pencarian data yang 1
2 tidak tersimpan secara komputerisasi sehingga menyebabkan pencarian data kembali menjadi lebih lama. Berdasarkan permasalahan tersebut maka penulis membuat penelitian yang berjudul Perancangan Sistem Administrasi Pada PT. Rogers Karya Gelar Berbasis Web. 1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut, maka dapat di identifikasikan bahwa sistem yang manual tersebut membuat proses bisnis tidak berkembang karena lambatnya pemrosesan data sedangkan banyaknya kegiatan yang harus ditangani dengan cepat dan tepat. Adapun masalah masalah yang terjadi antara lain : 1. Bagaimana prosedur kegiatan administrasi yang ada di PT. Rogers Karya Gelar? 2. Bagaimana proses dalam pengagendaan surat masuk dan surat keluarnya? 3. Bagaimana proses pembuatan konsep suratnya? 4. Bagaimana proses penyimpanan data tersebut? 5. Bagaimana membuat laporan transaksi yang terkomputerisasi? 1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan Berdasarkan permasalahan tersebut, tujuan penulisan adalah sebagai berikut : 1. Untuk membuat sebuah sistem administrasi yang dapat mempermudah dan mempercepat proses bisnis yang ada di PT. Rogers Karya Gelar. 2. Untuk membuat proses pengolahan data yang ada di PT. Rogers Karya Gelar menjadi lebih mudah. 3. Untuk memudahkan penyimpanan data yang ada di PT. Rogers Karya Gelar, karena menggunakan database yang terstruktur. 4. Untuk membuat proses pencarian data secara cepat dan tepat. 5. Untuk mengetahui bagaimana membuat laporan yang terkomputerisasi.
3 Manfaat dalam penulisan ini adalah sebagai berikut : a. Untuk menambah pengetahuan dan wawasan mengenai sistem administrasi. b. Untuk dijadikan sebagai pembanding atau literatur dalam penyusunan tugas akhir di masa yang akan datang. c. Untuk menambah referensi perpustakaan dalam meningkatkan kualitas pendidikan. d. Serta untuk menambah khasanah ilmu pengetahuan. 1.4 Batasan Masalah Batasan masalahnya hanya meliputi : 1. Perancangan sistem administrasi tata usaha yang meliputi pengagendaan surat masuk, surat keluar, dan pembuatan konsep surat. 2. Perancangan sistem administrasi yang mengelola data kepegawaian. 3. Sistem administrasi transaksi pembayaran. 4. Sistem administrasi pencatatan pengeluaran (ATK). 5. Permodelan sistemnya mengunakan Unified Modeling Language (UML) yang berupa activity diagram, use case diagram, class diagram, sequence diagram, kemudian mengidentifikasi kebutuhan sistem yang akan datang. 6. Menggunakan model air terjun yaitu melalui tahap perencanaan, analisis, desain, implementasi, pengujian dan pemeliharaan. 7. Pembuatan sistem administrasi menggunakan bahasa pemrograman PHP. 8. Pembuatan sistem administrasi menggunakan database My SQL. 1.5 Metode Penelitian Adapun metode penelitian yang dilakukan adalah metode pengumpulan data, yaitu sebagai berikut : 1. Metode Observasi Yaitu melakukan pengamatan secara langsung pada bagian Administrasi PT. Rogers Karya Gelar, Jakarta Indonesia.
4 2. Metode Wawancara Yaitu mengadakan wawancara (Komunikasi langsung) dengan Staff Administrasi PT. Rogers Karya Gelar, Jakarta Indonesia. 3. Metode Pustaka Mencari dan membaca referensi yang berkaitan dengan permasalahan yang akan dibahas, seperti buku-buku, artikel, dan jurnal ilmiah. 1.6 Sistematika Penelitian Untuk dapat membahas masalah yang bersifat ilmiah, tentu diperlukan ketelitian dan informasi yang cukup lengkap. Begitu pula dengan pembahasannya, perlu disusun secara sistematis. Sehingga para pembaca dapat dengan mudah mengerti dan dapat memahami isi dalam laporan tersebut dan memudahkan pembaca untuk mengambil keputusan. Perancangan sistem ini terdiri dari 5 (lima) bab yang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut : BAB I : Pendahuluan Bab ini membahas secara singkat tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penulisan, kerangka pemikiran atau metode penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II : Landasan Teori Bab ini membahas tentang penjelasan, pengertian, landasan teori tentang analisa dan perancangan sistem berorientasi objek serta teori pendukung lainnya yang berkaitan dengan masalah yang dibahas. BAB III : Analisa dan Perancangan Sistem Bab ini membahas mengenai tinjauan organisasi, uraian prosedur, analisa sistem yang digunakan sebagai dasar pembangunan aplikasi yang dibangun. Di samping itu juga permodelan sistem yang menggambarkan
5 muatan dan aliran informasinya, manggambarkannya dengan mengunakan Unified Modeling Language (UML) yang berupa activity diagram, use case diagram, class diagram, sequence diagram, kemudian mengidentifikasi kebutuhan sistem yang akan datang. BAB IV: Implementasi dan Pengujian Bab ini menjelaskan tentang uraian spesifikasi program dan pengelolaan data yang terdiri dari hasil tampilan program dan skenario pengujian, rancangan kode, rancangan keluaran, rancangan masukan, rancangan dialog layar yang berupa struktur tampilan layar dan terakhir rancangan activity diagram. BAB V : Kesimpulan dan Saran Kesimpulan Bab ini menjelaskan apakah sistem yang dibuat ini dapat memecahkan masalah dan apakah dapat diterapkan bagaimana serta bagaimana cara penerapannya berdasarkan hasil pembahasan. Saran Saran berupa pengembangan yang cukup memiliki alasan yang kuat untuk dapat diterapkan pada sistem yang ada.