Muhammad Bagir, S.E.,M.T.I Strategi Pengelolaan Informasi 1
PENGERTIAN Gordon B. Davis (Management Informations System : Conceptual Foundations, Structures, and Development) menyatakan Informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan. Barry E. Cushing (Accounting Information System and Business Organization) menyatakan Informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya
PENGERTIAN Robert N. Anthony & John Dearden (Management Control Systems) menyatakan Informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin (Accounting Information Systems : Concepts and Practise) menyatakan Informasi sebagai kenyataan atau bentuk bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis
PENGERTIAN Bill Gates (Business @ the Speed of Thought ) Menyatakan Informasi yang di-share-lah yang memiliki kekuatan dahsyat, karena informasi ini telah berubah dari informasi pasif menjadi informasi aktif, yaitu informasi yang bisa memberi nilai tambah bagi kegiatan misalnya bisnis perusahaan. Informasi sudah menjadi salah satu sumber daya dari sekian banyak sumber daya
PENGERTIAN Informasi adalah merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan
Pengetahuan Pengetahuan terdiri dari informasi yang sudah diorganisasikan dan diproses untuk memperoleh pemahaman, pengalaman, pembelajaran yang terakumulasi, sehingga dapat diaplikasikan dalam masalah atau proses bisnis tertentu. Pengetahuan dapat juga diartikan sebagai informasi yang diproses untuk mengekstrak implikasi kritis dan merefleksikan pengalaman masa lampau menyediakan penerima dengan pengetahuan yang terorganisasi dengan nilai yang tinggi.
Pengorganisasian Data dan Informasi (cont.) Hirarki Data Bits Fields Record Metode Akses Record : File Index Sequential Access Method(ISAM) Direct File Access Method Permasalahan Pendekatan File Data redundancy (Duplikasi) Data inconsistency (Data tidak Konsisten) Data Isolasion (Pemisahan) Data Integrity Aplikasi/data berdiri sendiri (independence)
Pengorganisasian Data dan Informasi (cont.) Pendekatan Modern : Basis Data Data Terpusat (Centralized Database) Data Terdistribusi (Distributed Database) Replicated Database Partitioned Database Pembuatan Basis Data Entity Relationship (ER) Modeling Entity Classes Instance Identifier Relationship
Pengorganisasian Data dan Normalization Informasi (cont.) Database Manajemen System (DBMS) Model Data Data Definition Language (DDL) Data Manipulation Language (DML) Data Dictionary (Kamus Data) Logical Data Model Model Basis Data Hirarki (Hierarchical Database Model) Model Basis Data Jaringan (Network Database Model) Model Basis Data Relasi (Relational Database Model)
Pengorganisasian Data dan Informasi (cont.) Gudang Data (Data Warehouse) Multidimensinal Data Model Data Mart Data Mining Text Mining
Pengelolaan Pengetahuan Pendekatan sistematis yang membantu muncul dan mengalirnya informasi dan pengetahuan pada orang yang tepat, saat yang tepat untuk menciptakan nilai (American Productivity and Quality Center)
Pengelolaan Pengetahuan (Perspektif Bisnis) Pengelolaan pengetahuan perusahaan dalam menciptakan nilai bisnis dan menghasilkan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan dengan mengoptimalkan proses penciptaan, pengkomunikasian dan pengaplikasian semua pengetahuan yang dibutuhkan dalam rangka pencapaian tujuan bisnis. (Telkom Indonesia)
Permasalahan Organisasi When employees leave a company, their knowledge goes with them. Mereka dan organisasi (company) tidak mengelola pengetahuannya dengan baik, sehingga transfer pengetahuan tidak terjadi
Organisasi Perlu Mengelola Pengetahuan Mengetahui kekuatan (dan penempatan) seluruh Sumber Daya Manusia (SDM). Penggunaan kembali pengetahuan yang sudah ada (ditemukan) tidak perlu mengulang proses kegagalan. Mempercepat proses penciptaan pengetahuan baru dari pengetahuan yang ada. Menjaga pergerakan organisasi tetap stabil meskipun terjadi arus keluar-masuk SDM.
Contoh Pengelolaan Pengetahuan Member lain menjawab berdasar buku yang dibaca Member lain menjawab berdasar pengalaman Mailing List dengan Tema Troubleshooting PC Member Bertanya tentang suatu masalah Moderator merangkumkan Pertanyaan dan Jawaban (dalam bentuk FAQ)
Bentuk Pengetahuan Explicit Knowledge: pengetahuan yang tertulis, terarsip, tersebar (cetak maupun elektronik) dan bisa sebagai bahan pembelajaran (reference) untuk orang lain. Tacit Knowledge: pengetahuan yang berbentuk know-how, pengalaman, skill, pemahaman, maupun rules of thumb.
Data & Informasi Contoh Data : Data Kehadiran Pegawai NIP TANGGAL DATANG PULANG 001 10/11/2016 08:01 17:15 Contoh informasi : Informasi akumulasi bulanan kehadiran pegawai NIP MASUK ALPA CUTI SAKIT TELAT 002 20 1 1
Pengetahuan Pengetahuan tentang kebiasaan pegawai dalam jam datang/pulang kerja Pengetahuan tentang bagaimana meningkatkan kehadiran pegawai
Kebijakan Kebijakan penataan jam kerja karyawan khusus untuk hari Senin dan Jumat Peraturan jam kerja: Hari Senin dimulai jam 10:00 Hari Jumat diakhiri jam 14:00 Sisa jam kerja dikompensasi ke hari lain
Pembentukan Pengetahuan Tacit Explicit Tacit S Sosialisasi E Eksternalisasi Explicit I Internalisasi C Kombinasi
TACIT KE TACIT Sosialisasi Contoh: Team Meeting dan diskusi TACIT KE EKSPLISIT Eksternalisasi Contoh: Dialog dengan Team, Menjawab Pertanyaan EXPLICIT KE TACIT Internalisasi Contoh: Belajar dari laporan EXPLICIT KE EXPLICIT Kombinasi Contoh: Email laporan
Beberapa Permasalahan Pengelolaan Pengetahuan Berbasis TI Keterbatasan akses internet di Indonesia Kemampuan mendokumentasikan pengalaman masih minim Kesadaran untuk membagikan pengalaman kepada orang lain masih minim Pengalaman orang lain belum mampu dimanfaatkan secara optimal