NARASI Tutorial Singkat Khusus Dosen Aplikasi KRS OnLine Versi 1.0 Pusat Komputer dan Sistem Informasi Universitas Al Azhar Indonesia 11 Agustus 2011
Daftar Isi 1 Pendahuluan...1 2 Cara Akses Sistem KRS OnLine...1 3 Halaman Utama KRS OnLine untuk Dosen...2 4 Cara Memproses Isian KRS OnLine...3 4.1 Isian KRS tidak disetujui...3 4.2 Isian KRS disetujui...5 4.3 Membatalkan persetujuan/pertidaksetujuan...8 5 Kesepakatan...8
1 Pendahuluan Mulai tahun ajaran 2011/2012 semester ganjil, Tim Pengembangan Sistem Informasi PKSI meluncurkan sebuah aplikasi baru, yaitu Sistem KRS On Line. Sesuai namanya maka sistem ini dapat diakses oleh para pengguna dari mana saja sepanjang tersedia koneksi internet dan browser. Sistem KRS On Line ini memberikan fasilitas bagi Pembimbing Akademik untuk melakukan bimbingan secara on line. Tentunya hal ini hanya disarankan bagi mahasiswa yang tidak mempunyai masalah akademik. Bagi mahasiswa yang bermasalah tetap dianjurkan untuk dilaksanakan bimbingan secara tatap muka agar dosen dapat lebih memahami kondisi mahasiswa dan memberikan motivasi agar mahasiswa tersebut dapat terpacu kembali. Dengan adanya fasilitas bimbingan akademik maka beban Pembimbing Akademik dapat lebih diringankan karena ia dapat melakukan bimbingan di mana pun, kapan pun, sesuai dengan kenyamanannya. Di samping itu, Pembimbing Akademik dapat menjamin bahwa isian KRS ke dalam sistem sudah sesuai dengan kesepakatan bersama. 2 Cara Akses Sistem KRS OnLine Untuk dapat mengakses aplikasi ini, ketik alamat berikut: http://admin.uai.ac.id/login Sistem akan menayangkan tampilan login, dan pengguna dapat mengisikan username dan password. Username akan dibuatkan sesuai dengan alamat email. Password akan dibuatkan yang standar. Diharapkan pengguna langsung mengganti pada saat akses pertama kali. PKSI 11/08/2011 1
Klik tombol maka sistem akan menampilkan daftar mahasiswa bimbingan Pembimbing Akademik. 3 Halaman Utama KRS OnLine untuk Dosen Halaman utama KRS Online untuk dosen menampilkan daftar mahasiswa bimbingan untuk dosen yang sedang mengakses sistem ini. Gambar 1 - Halaman utama KRS Online Dalam daftar akan terlihat semua nama mahasiswa bimbingan. Dalam kolom STATUS dapat terlihat status proses pengisian KRS Online: Status: kosong, SKS: kosong mahasiswa belum pernah mengisi KRS Online. Status: kosong, SKS: berisi angka mahasiswa sudah mengisi KRS Online tetapi belum final dan belum dikirimkan ke Pembimbing Akademik. Status: MENUNGGU mahasiswa sudah mengisi, sudah mengirim KRS Online dan sedang menunggu persetujuan Pembimbing Akademik. Status: DISETUJUI mahasiswa sudah mengisi KRS Online dan sudah disetujui oleh Pembimbing Akademik. PKSI 11/08/2011 2
Status: TIDAK DISETUJUI mahasiswa sudah mengisi KRS Online tetapi ada mata kuliah yang tidak disetujui oleh Pembimbing Akademik. 4 Cara Memproses Isian KRS OnLine Silakan klik nama mahasiswa yang mempunyai status: MENUNGGU.. Gambar 2 - Tampilan isian KRS Online 4.1 Isian KRS tidak disetujui Gambar 2 menunjukkan mata kuliah yang telah dipilih oleh mahasiswa. Bila Pembimbing Akademik tidak menyetujui salah satu mata kuliah yang dipilih, maka dosen dapat mengklik check box di sisi kanan, untuk menghapus tanda centang. Bila sudah selesai, maka klik tombol Pada Gambar 3 terlihat bahwa Pembimbing Akademik menyetujui mata kuliah Grafik Komputer (centang hijau), tetapi tidak menyetujui mata kuliah Kimia Dasar 1A (silang merah). PKSI 11/08/2011 3
Gambar 3 - Tampilan persetujuan/pertidaksetujuan Pembimbing Akademik Bila ada mata kuliah yang tidak disetujui, di bagian bawah akan muncul lembar konfirmasi bahwa dosen tidak menyetujui pemilihan mata kuliah yang dilakukan mahasiswa. Dosen dapat menuliskan pesan kepada mahasiswa untuk menunjukkan ketidaksetujuannya. Misalnya tuliskan Kimia Dasar apakah sudah dapat persetujuan pak Ade? sehingga mahasiswa mengerti apa permasalahannya mengapa KRS-nya ditolak oleh Pembimbing Akademik. Bila sudah yakin dengan pesan dan sarannya, silakan klik tombol maka sistem secara otomatis akan mengirimkan email kepada mahasiswa yang berisi pesan bahwa KRS-nya telah diproses oleh Pembimbing Akademik dan mahasiswa disarankan untuk mencek KRS On Line. Dalam daftar mahasiswa akan terlihat bahwa status KRS bagi mahasiswa tersebut sudah berubah dari MENUNGGU menjadi TIDAK DISETUJUI. Selanjutnya mahasiswa dapat memperbaiki mata kuliah pilihannya dan mengirimkan kembali KRS-nya, sehingga proses pemilihan mata kuliah dan persetujuan ini dapat berulang terus, sampai semua mata kuliah pilihan mahasiswa disetujui oleh Pembimbing Akademik. PKSI 11/08/2011 4
Gambar 4 - Tampilan status setelah proses oleh Pembimbing Akademik 4.2 Isian KRS disetujui Kita ambil contoh lain yang juga sedang menunggu persetujuan dosen. Gambar 5 - Tampilan isian KRS Online PKSI 11/08/2011 5
Silakan klik tombol. Bila tombol tersebut tidak terlihat, silakan scroll ke bawah. Setelah klik tombol, akan terlihat bahwa semua mata kuliah sudah mendapat centang hijau. Gambar 6 - Tampilan persetujuan Pembimbing Akademik Silakan scroll ke bawah untuk mengkonfirmasi persetujuan. Gambar 7 - Tampilan konfirmasi persetujuan PKSI 11/08/2011 6
Di sini dosen dapat menuliskan pesan apa pun bagi mahasiswa, misalnya kalimat apresiasi kepada mahasiswa yang berprestasi baik di semester sebelumnya. Atau langsung meng-klik tombol untuk mengirimkan persetujuan. Bila dosen belum yakin dan hendak membatalkan persetujuannya, maka dosen dapat meng-klik ke posisi awal, di mana belum centang hijau. dan tampilan akan kembali Gambar 8 - Tampilan awal isian KRS Online Bila dosen sudah menyetujui isian KRS dan meng-klik sudah disetujui. maka sistem akan menyimpan data KRS yang Pada daftar mahasiswa akan terlihat bahwa statusnya sudah disetujui. Dengan demikian selesai proses pengisian KRS oleh mahasiswa di bawah arahan Pembimbing Akademik secara online. PKSI 11/08/2011 7
Gambar 9 - Tampilan status KRS mahasiswa 4.3 Membatalkan persetujuan/pertidaksetujuan Bila karena sesuatu alasan pengguna perlu membatalkan persetujuan.pertidaksetujuan, silakan akses halaman KRS mahasiswa yang bersangkutan dan klik tombol BATAL. 5 Kesepakatan Beberapa kesepakatan berkenaan dengan implementasi KRS Online adalah: Kaprodi bertanggung jawab untuk menentukan Pembimbing Akademik bagi setiap mahasiswa (fungsi tersedia khusus untuk Kaprodi). Bila mahasiswa tidak mengisi KRS Online sampai setelah batal/tambah maka mahasiswa secara otomatis akan dianggap cuti. PKSI 11/08/2011 8