RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PELAYANAN ONLINE DAN SMS GATEWAY PADA PDAM TIRTA DAROY BANDA ACEH Oleh: Edi Kurniawan Abstrak: Sistem informasi merupakan gabungan antara teknologi informasi dan ending user yang menggunakan teknologi informasi. Hasil penelitian membuktikan bahwa PDAM Tirta Daroy Banda Aceh belum maksimal dalam hal pelayanan dan penyampaian informasi aktual kepada pelanggan. Hal tersebut disebabkan penyampaian informasi sangat sulit diakses publik dan membutuhkan biaya besar. Hasil rancangan sistem informasi dalam artikel ini merupakan hasil penelitian dan observasi langsung yang diperoleh di PDAM Tirta Daroy Banda Aceh yang belum memiliki website resmi untuk layanan informasi. Rancangan Website dan SMS gateway tersebut diharapkan mampu memberikan layanan informasi kepada pelanggan yang menerima menerima manfaat langsung dari PDAM Tirta Daroy Banda Aceh. Kata Kunci: Sistem Informasi, Layanan Online, dan SMS Gateway. Pendahuluan Memasuki era perkembangan teknologi yang begitu pesat, hampir seluruh lapisan masyarakat (baik individu, kelompok, akademik, bisnis, dan pemerintahan) menggunakan teknologi informasi sebagai sarana penunjang aktivitas bisnis, perkantoran, dan pendidikan, serta kebutuhan tersebut menjadi sarana penting dalam kehidupan sehari-hari. Sebagai contoh, telepon genggam (hand phone), diyakini sudah menjadi trend masyarakat sebagai kebutuhan dasar dalam menjalin komunikasi searah dengan sejumlah manusia dalam komunitas masyarakat, baik kalangan menengah ke bawah, maupun menengah ke atas, anak remaja, dewasa, maupun orang tua. Hampir seluruh anggota masyarakat di Indonesia dan Aceh khususnya sudah memiliki sarana komunikasi tersebut. Efisiensi penggunaan perangkat telekomunikasi ini memiliki sejumlah manfaat praktis dan dapat dibawa ke mana saja dengan perlengkapan nirkabel dan terintegrasi dengan sinyal dan frekuensi gelombang. Fasilitas Jurnal Pendidikan dan Teknologi Informasi, No. 1, Vol. 1, Juni 2015 1
Edi Kurniawan ( 2 dari 13 ) yang dimiliki hand phone pun semakin banyak. Selain digunakan untuk panggilan suara, hand phone juga memiliki fasilitas lainnya terutama dalam mengirim dan menerima pesan singkat atau lazim disebut dengan SMS (Short Message Service), layanan internet, video phone dengan fasilitas 3G, dan lain sebagainya. Sejumlah pengguna, cenderung menggunakan SMS dari pada panggilan suara, dikarenakan biaya yang dikelurkan jauh lebih murah bila dibandingkan dengan panggilan suara. Seiring banyaknya penggunaan hand phone untuk mengirim SMS, maka banyak pula bermunculan layanan berbasis SMS yang mampu menciptakan kemudahan dalam layanan komunikasi. Layanan tersebut seperti kuis, SMS banking, polling SMS, dan lain-lain. Untuk menunjang hal tersebut, diperlukan suatu sistem yang terpusat pada data base server dengan menggunakan perangkat personal computer (PC) yang terhubung langsung dengan terminal, baik berupa modem GSM (Global System For Mobile Communication) atau cukup dengan hand phone biasa untuk mengatur layanan SMS kepada pengguna atau pelanggan. Melalui artikel ini, penulis mencoba memperkenalkan manfaat teknologi telekomunikasi SMS sebagai media pengolah data menjadi informasi. Namun sisi perbedaannya, selain menggunakan SMS, penulis juga memanfaatkan teknologi informasi yang berbasis website yang dapat diakses oleh pelanggan untuk mengetahui sejumlah tagihan yang harus dibayar. Oleh karena itu, artikel ini pula akan memperkenalkan sejumlah istilah sistem informasi seperti: php, html, dan internet sebagai layanan webside. PDAM Tirta Daroy Banda Aceh merupakan Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) yang memiliki wewenang dan tanggung jawab untuk mengelola air bersih untuk kebutuhan masyarakat Banda Aceh dan sekitarnya. Adapun kondisi sekarang, PDAM Tirta Daroy masih menggunakan aplikasi desktop sebagai sarana untuk mengetahui jumlah tagihan yang harus dibayar oleh 2 Jurnal Pendidikan dan Teknologi Informasi: No. 1, Vol. 1, Juni 2015
Edi Kurniawan ( 3 dari 13 ) pelanggan. Hal tersebut, dipandang kurang efektif mengingat waktu dan biaya yang dikeluarkan pelanggan. Pada prinsipnya, tujuan dari aplikasi ini adalah bertujuan untuk mengetahui jumlah tagihan yang harus dibayar serta sejumlah informasi dan layanan yang diberikan tanpa harus pergi ke kantor pusat layanan pelanggan (service centre). Pembahasan Sistem Informasi dan Layanan Internet Sistem informasi merupakan istilah penting yang selalu dibicarakan dalam komponen membangun suatu jaringan informasi, sehingga sejumlah komponen yang lain bekerja secara sistematis dan terkontrol dalam mengolah data yang menjadi informasi. Deskripsi di atas, senada dengan pernyataan Al Fatta yang mengatakan bahwa: Sistem informasi merupakan sistem dengan komponen-komponen yang bekerja untuk mengolah data menjadi informasi. 1 Menurut Ramadani dalam tugas akhir yang berjudul Sistem Layanan Informasi Tagihan Telepon Melalui Short Message Service (SMS) pada PT Telkom, Interactive Voice Response System (IVRS) adalah suatu sistem yang memadukan antara teknologi komputer dengan telekomunikasi. Terkait dengan penjelasan di atas, Sadikin mengatakan bahwa: Internet merupakan kata singkatan dari International Network, sebagaimana dikemukakannya bahwa internet adalah sistem komputer yang saling berhubungan yang areanya mencakup jaringan internasional (dunia), sehingga memungkinkan desktop anda dapat bertukar data, pesan, dan filefile dengan berjuta-juta komputer lain yang terhubung dengan internet. 2 Adapun adobe dreamweaver merupakan salah satu program aplikasi yang digunakan untuk memudahkan pembuatan website atau desain web. 1. Hanif Al Fatta, Analisa dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, (Yogyakarta: Andi Offset, 2007), h. 14. 2. Kiki Sadikin, Internet dan LAN, (Jakarta: Dinamika Ilmu, 2009), h. 23. Jurnal Pendidikan dan Teknologi Informasi, No. 1, Vol. 1, Juni 2015 3
Edi Kurniawan ( 4 dari 13 ) Untuk melakukan desain web secara mudah dan lebih praktis, penulis menganjurkan untuk menggunakan aplikasi adobe dreamweaver CS4. Aplikasi adobe dreamweaver CS4 merupakan salah satu program aplikasi yang digunakan untuk membangun sebuah website secara sederhana dengan tampilan web yang lebih menarik, baik secara grafis maupun dengan menuliskan kode sumber secara langsung. 3 4 Jurnal Pendidikan dan Teknologi Informasi: No. 1, Vol. 1, Juni 2015 Selanjutnya data yang terintegrasi dalam web dapat dibuat dalam bentuk laporan sehingga terdata dengan baik dan bermutu. Untuk membuat laporan, seorang web designer dapat membuatnya dalam bentuk format pdf melalui php dengan memanfaatkan fpdf.sehubunngan dengan penjelasan di atas, Kadir, menjelaskan bahwa: Fpdf adalah suatu pustaka yang dibuat dengan menggunakan bahasa php. 4 Selain dalam bentuk format pdf, laporan juga dapat dibuat dalam bentuk format excel dan word. Adapun PHP (program hypertext processor), tergolong sebagai open sourch, sehingga bisa menggunakan tanpa harus membeli perangkat lunak yang asli. Oleh karena itu, Saputra mengatakan bahwa: PHP (program hypertext processor) merupakan salah satu bahasa pemrograman berbentuk script yang sangat popular dalam pembuatan aplikasi web. PHP atau yang memiliki kepanjangan PHP Hypertext Preprocessor, merupakan suatu bahasa pemrograman yang difungsikan untuk membangun suatu website dinamik. 5 Seluruh aplikasi berbasis web dapat dibuat dengan php, namun kekuatan yang paling utama php terletak pada konektivitas dengan sistem data base di dalam web. Sedangkan sistem data base yang dapat didukung oleh php yaitu: Oracle, MySQL, sybase dan PostgreSQL. 3. Wahana Komputer, Mendesain Website Dinamis dan Menarik dengan Adobe Dreamweaver CS4, Yogyakarta: Andi Offset, 2010), h. 9. 4. Abdul Kadir, From Zero to A Pro: Membuat Aplikasi Laporan Menggunakan PHP, (Yogyakarta Andi Offset, 2010), h. 12. 5. Agus Saputra, Sistem Informasi Nilai Akademik untuk Panduan Skripsi, (Jakarta: Alex Media Komputindo, 2012), h. 14.
Edi Kurniawan ( 5 dari 13 ) Dalam kegiatan selanjutnya, suatu rancangan web juga membutuhkan informasi jelajah yang lazim disebut dengan istilah html yang bertujuan untuk menghasilkan tampilan yang terintegritas dengan data lainnya. Dalam pemahaman sederhana, html digunakan untuk menampilkan sejumlah informasi dalam suatu penjelajahan web internet dan formatting hypertext sederhana yang ditulis dalam berkas format ASCII agar dapat menghasilkan tampilan yang terintegritas. Sehubungan dengan deskripsi tersebut, Saputra, menjelaskan bahwa: HTML mempunyai kepanjangan Hyper Text Markup Language, yaitu suatu bahasa pemrograman hyper text. Html ini memiliki fungsi untuk membangun kerangka ataupun format web berbasis html. 6 Untuk membuat kode html, dapat menggunakan aplikasi bawaan windows dengan mengunakan notepad. Selain menggunakan aplikasi bawaan windows, dapat juga menggunakan aplikasi editor lainnya seperti Notepad++, adobe dreamweaver, ckeditor, komodo editor, sublime text, netbeans, dan lain sebagainya. Hasil Penelitian Hasil penelitian ini sesuai dengan sistem informasi yang dibangun. Dengan membuka website PDAM Tirta Daroy, pelanggan dapat mengakses semua informasi yang dimuat di website tersebut. Penulis juga membuat SMS gateway untuk kemudahan pelayanan informasi tagihan pelanggan melalui SMS. Sistem yang sedang berjalan saat ini menggunakan suatu aplikasi desktop untuk menghitung tagihan pelanggan. Sedangkan untuk menyampaikan informasi atau himbauan kepada pelanggan, PDAM Tirta Daroy Banda Aceh menggunakan media cetak seperti koran untuk menyampaikan informasi tersebut. Informasi yang akan sampaikan kurang efektif dan mengeluarkan biaya yang besar. 6. Agus Saputra, Sistem Informasi Nilai..., h. 15. Jurnal Pendidikan dan Teknologi Informasi, No. 1, Vol. 1, Juni 2015 5
Edi Kurniawan ( 6 dari 13 ) Gambar 1 Tampilan Website Proses Pemasukan Data Menu Home Pada saat mengakses website ini, yang menjadi tampilan pembuka adalah menu home yang menampilkan berbagai konten tentang informasi PDAM Tirta Daroy Banda Aceh seperti gambar di bawah ini. Gambar 2 Menu Tampilan Home 6 Jurnal Pendidikan dan Teknologi Informasi: No. 1, Vol. 1, Juni 2015
Menu Layanan Cek Tagihan Edi Kurniawan ( 7 dari 13 ) Pelanggan dapat mengecek tagihan melalui website ini dengan memanggil menu layanan cek tagihan. Pelanggan harus memasukkan ID pelanggan dan hasil tagihan yang belum dibayar akan ditampilkan. Gambar 3 Menu Layanan Cek Tagihan Menu Keluhan Pelanggan Pelanggan dapat menyampaikan keluhan atau informasi kebocoran pipa melalui website ini dengan mengklik menu layanan keluhan pelanggan yang telah disediakan dengan memasukkan nama, alamat dan keluhan yang ingin disampaikan. Keluhan pelanggan tersebut akan disampaikan kepada petugas lapangan dan kemudian keluhan tersebut ditindak lanjuti. Tampilan menu keluhan pelanggan seperti gambar. Gambar 4 Menu Keluhan Pelanggan Jurnal Pendidikan dan Teknologi Informasi, No. 1, Vol. 1, Juni 2015 7
Cek Tagihan Melalui SMS Edi Kurniawan ( 8 dari 13 ) Selain melalui website, pelanggan PDAM Tirta Daroy juga dapat memperoleh informasi tagihan melalui SMS. Pelanggan hanya mengirimkan pesan dengan format pesan: CEK (spasi) ID Pelanggan (spasi) Bulan (spasi) Tahun, contoh: CEK 12345 JUNI 2012 kemudian kirim ke nomor SMS Center PDAM Tirta Daroy. Semua pesan yang masuk akan diproses melalui service SMS gateway dengan bantuan aplikasi NowSMS sebagai penghubung dan informasi tagihan dikirim secara otomatis oleh sistem. Tampilan service SMS gateway seperti gambar di bawah ini. Gambar 5 Service SMS Gateway Proses Transaksi Data Pada hasil penelitian ini, administrator bertugas menginput data yang telah diterima mulai dari data pelanggan, data penggunaan air minum dan informasi penting lainnya. Tahapan proses transaksi data pada sistem informasi antara lain: Penginputan Data Pelanggan Pelanggan yang baru mendaftar, datanya akan diinput pada sistem dan pelanggan tersebut mendapatkan Id Pelanggan. Dengan memasukkan Id pelanggan, nama, alamat dan kelompok pelanggan, data tersebut akan masuk 8 Jurnal Pendidikan dan Teknologi Informasi: No. 1, Vol. 1, Juni 2015
Edi Kurniawan ( 9 dari 13 ) ke dalam database pelanggan. Berikut tampilan form input pelanggan baru seperti gambar. Gambar 6 Form Input Pelanggan Baru Penginputan Transaksi Penggunaan Air Minum Data penggunaan air minum diterima dari petugas lapangan yang telah mengecek meteran pelanggan dan kemudian data tersebut di input pada sistem untuk diproses menjadi informasi tagihan palanggan. Gambar 7 Form Input Transaksi Penggunaan Air Minum 1. 2. 3. 4. 5. Jurnal Pendidikan dan Teknologi Informasi, No. 1, Vol. 1, Juni 2015 9
Edi Kurniawan ( 10 dari 13 ) Informasi Tagihan Pelanggan Melalui Website Pelanggan memasukkan ID yang telah diberikan pada form menu layanan cek tagihan dan kemudian sistem akan menampilkan data tagihan pelanggan yang belum dilunasi. Informasi Tagihan Pelanggan Melalui SMS Selain melalui website, transaksi data pada sistem ini dapat diproses melalui SMS. Pelanggan mengirimkan permintaan informasi tagihan melalui SMS dan sistem akan mengambil data tagihan pelanggan pada data base, kemudian data tersebut diproses melalui service SMS gateway dan secara otomatis sistem akan membalas SMS tersebut. Proses Pelaporan Data Laporan Tagihan Pelanggan Laporan tagihan pelanggan, penulis membuat dalam bentuk format microsoft word dengan file name tagihan.doc seperti gambar berikut. Gambar 8 Laporan Tagihan Pelanggan 10 Jurnal Pendidikan dan Teknologi Informasi: No. 1, Vol. 1, Juni 2015
Laporan Keluhan Pelanggan Edi Kurniawan ( 11 dari 13 ) Laporan tagihan pelanggan ini dibuat untuk dapat diteruskan kepada petugas lapangan agar keluhan pelanggan tersebut dengan segera ditindak lanjuti oleh petugas lapangan. Untuk laporan ini, penulis membuat dalam bentuk format PDF dengan file name keluhan.pdf dengan menampilkan nama, alamat dan isi keluhan yang disampaikan pelanggan seperti gambar. Gambar 8 Laporan Keluhan Pelanggan Laporan Info Pasang Baru Untuk memudahkan pelanggan, sistem informasi ini menyediakan link download agar pelanggan dapat melihat persyaratan pemasangan meteran baru. Maka penulis menyediakan laporan info pasang baru dalam bentuk format PDF dengan file name info.pdf seperti gambar. Gambar 9 Laporan Info Pasang Baru Jurnal Pendidikan dan Teknologi Informasi, No. 1, Vol. 1, Juni 2015 11
Alat Yang Digunakan Edi Kurniawan ( 12 dari 13 ) Untuk menjalankan Sistem Informasi Pelayanan Online dan SMS Gateway pada PDAM Tirta Daroy, membutuhkan hardware dengan spesifikasi sebagai berikut: (a) komputer dengan processor minimum Pentium Dual-Core, (b) Ram minimum 1 GB, (c) Hard Disk minimum 150 GB, (d) Hand Phone, (e) Modem GSM, dan (f) Kartu GSM. Sedangkan untuk menjalankan sistem informasi ini, penulis merekomendasikan menggunakan operating system windows XP dengan menggunakan software minimum antara lain: (a) adobe dreamweaver CS4 untuk membuat website, (b) adobe photoshop CS4 untuk desain gambar, (c) google chrome sebagai browser, (d) XAMPP sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program apache http server, MySQL database, dan penerjemah, dan (e) NowSMS sebagai software untuk membuat SMS gateway. Kesimpulan Pelayanan merupakan hal terpenting yang harus dijaga dan ditingkatkan baik kualitas maupun kuantitas. Aktivitas layanan pelanggan, PDAM Tirta Daroy Banda Aceh membutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat meningkatkan layanan pelanggan dan untuk memudahkan penyampaian informasi kepada pelanggan. Hal yang didapat dengan penerapan sistem pelayanan ini antara lain: (a) pelayanan kepada pelanggan akan semakin cepat dan penyampaian informasi yang akurat, dan (b) dapat memanfaatkan SMS sebagai media pelayanan informasi yang mudah dan murah. Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif, Analisa dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, (Yogyakarta: Andi Offset, 2007). Kadir, Abdul, From Zero to A Pro: Membuat Aplikasi Laporan Menggunakan PHP, (Yogyakarta Andi Offset, 2010). Sadikin, Kiki, Internet dan LAN, (Jakarta: Dinamika Ilmu, 2009). 12 Jurnal Pendidikan dan Teknologi Informasi: No. 1, Vol. 1, Juni 2015
Edi Kurniawan ( 13 dari 13 ) Saputra, Agus, Sistem Informasi Nilai Akademik untuk Panduan Skripsi, (Jakarta: Alex Media Komputindo, 2012). Wahana Komputer, Mendesain Website Dinamis dan Menarik dengan Adobe Dreamweaver CS4, Yogyakarta: Andi Offset, 2010). Jurnal Pendidikan dan Teknologi Informasi, No. 1, Vol. 1, Juni 2015 13