BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Analisis 3.1.1 DITJEN APTIKA KEMKOMINFO DITJEN APTIKA KEMKOMINFO adalah sebuah bagian dari Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia yang merupakan unsur pelaksana tugas dan fungsi di bidang Aplikasi Telematika. Tugasnya mengurus bidang komunikasi dan informatika yang lebih luas cakupannya dan membawahkan direktorat-direktorat dikepalai oleh direktur jenderal.ditjen APTIKA KEMKOMINFO berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Menteri Komunikasi dan Informatika Indonesia. Tugas : - Menyediakan kebijakan dan regulasi bidang aplikasi dan pendayagunaan informatika. - Menyediakan acuan pembinaan dan pengembangan aplikasi informatika meliputi masterplan, blueprint, dan peta jalan (roadmap) bidang TIK. 60
61 - Menyelenggarakan fasilitasi dan proses edukasi yang meningkatkan kemampuan masyarakat dalam memanfaatkan teknologi informasi secara sehat, aman, handal, dan terpercaya. - Menyelenggarakan proses penegakan hukum di bidang informasi dan transaksi elektronik. - Mewujudkan penyelenggaraan dan pengelolaan e-government secara efektif, efisien, transparan, dan akuntabel. - Mewujudkan layanan e-business yang aman, mudah, murah, handal, dan terpercaya di masyarakat baik lingkup domestik maupun internasional. - Menyelenggarakan fasilitasi dan pembinaan dalam proses transformasi menuju masyarakat informasi termasuk transformasi masyarakat UMKM menuju e-umkm. - Menyelenggarakan pembinaan masyarakat informasi untuk masyarakat wilayah dan masyarakat khusus. - Menyelenggarakan fasilitasi dan pembinaan industri aplikasi informatika nasional.
62 3.1.2 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi DITJEN APTIKA KEMKOMINFO 3.1.2.1 Direktorat e-government Tugas : Direktorat e-government mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan, pelaksanaan kebijakan, penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria dan pemberian bimbingan teknis, dan evaluasi di bidang e-government. Fungsi : 1. Penyiapan perumusan dan pelaksanaan kebijakan, norma, prosedur, kriteria, dan bimbingan teknis, sosialisasi,
63 implementasi, evaluasi dan pelaporan di bidang tata kelola e-government. 2. Penyiapan perumusan dan pelaksanaan kebijakan, norma, prosedur, kriteria, dan bimbingan teknis, sosialisasi, implementasi, evaluasi dan pelaporan di bidang teknologi dan infrastruktur e-government. 3. Penyiapan perumusan dan pelaksanaan kebijakan, norma, prosedur, kriteria, dan bimbingan teknis, sosialisasi, implementasi, evaluasi dan pelaporan di bidang interoperabilitas dan interkonektivitas e-government. 4. Penyiapan perumusan dan pelaksanaan kebijakan, norma, prosedur, kriteria, dan bimbingan teknis, sosialisasi, implementasi, evaluasi dan pelaporan di bidang aplikasi layanan e-government. 5. Pelaksanaan program tata kelola e-government, teknologi dan infrastruktur, interoperabilitas dan interkonektivitas, dan aplikasi layanan e-government antar lembaga pemerintah, dunia usaha dan masyarakat; dan 6. Pelaksanaan urusan tata usaha, kepegawaian dan rumah tangga Direktorat.
64 3.1.2.2 Direktorat e-business Tugas : Direktorat e-business mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan, pelaksanaan kebijakan, penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria dan pemberian bimbingan teknis, dan evaluasi di Bidang e-business. Fungsi : 1. Penyiapan perumusan dan pelaksanaan kebijakan, norma, prosedur, kriteria, dan bimbingan teknis, sosialisasi, implementasi, evaluasi dan pelaporan di bidang tata kelola e-business. 2. Penyiapan perumusan dan pelaksanaan kebijakan, norma, prosedur, kriteria, dan bimbingan teknis, sosialisasi, implementasi, evaluasi dan pelaporan di bidang teknologi dan infrastruktur e-business. 3. Penyiapan perumusan dan pelaksanaan kebijakan, norma, prosedur, kriteria, dan bimbingan teknis, sosialisasi, implementasi, evaluasi dan pelaporan di bidang interoperabilitas dan interkonektivitas e-business. 4. Penyiapan perumusan dan pelaksanaan kebijakan, norma, prosedur, kriteria, dan bimbingan teknis, sosialisasi,
65 implementasi, evaluasi dan pelaporan di bidang aplikasi layanan e-business. 5. Pelaksanaan program tata kelola e-business, teknologi dan infrastruktur, interoperabilitas dan interkonektivitas, dan aplikasi layanan e-business antar lembaga pemerintah, dunia usaha dan masyarakat; dan 6. Pelaksanaan urusan tata usaha, kepegawaian dan rumah tangga Direktorat. 3.1.2.3 Direktorat Keamanan Informasi Tugas dan Fungsi (Permen- MenKominfo No. 17/Oktober-2010) :Melaksanakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan, penyusunan, norma, standar, prosedur dan kriteria, serta pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang keamanan informasi. Bidang-bidang tugas (yang masing-masing dipimpin oleh Ka. Subdit): - Tata Kelola Keamanan Informasi. - Teknologi Keamanan Informasi. - Monitoring, Evaluasi, &Tanggap Darurat Keamanan Informasi. - Penyidikan dan Penindakan. - Budaya Keamanan Informasi.
66 Visi Terwujudnya pemanfaatan informasi yang sehat, tertib,aman, dan berbudaya. Misi Memelihara keamanan dan ketertiban dunia siber dalam rangka mewujudkan masyarakat informasi yang sejahtera. Tujuan 1. Menyusun kebijakan nasional di bidang keamanan informasi melalui kerjasama antar lembaga baik dalam maupun luar negeri. 2. Membangun kemampuan teknis di bidang teknologi keamanan informasi. 3. Menyelenggarakan penanganan insiden keamanan informasi nasional. 4. Menyelenggarakan penegakan hukum bidang ITE. 5. Membangun budaya keamanan di dunia cyber. 3.1.2.4 Direktorat Pemberdayaan Informatika Direktorat Pemberdayaan Informatika mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan, pelaksanaan kebijakan, penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria dan pemberian
67 bimbingan teknis, dan evaluasi di bidang pemberdayaan informatika. 3.1.2.5 Direktorat Pemberdayaan Industri Informatika Direktorat Pemberdayaan Industri Informatika mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan, pelaksanaan kebijakan, penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria dan pemberian bimbingan teknis, dan evaluasi di bidang pemberdayaan industri informatika. 3.1.3 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Kedudukan : Direktorat Jenderal Aplikasi Informatika adalah unsur pelaksana yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri.Direktorat Jenderal Aplikasi Informatika di pimpin oleh seorang Direktur Jenderal. Tugas : Direktorat Jenderal Aplikasi Informatika mempunyai tugas merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standarisasi teknis di bidang aplikasi informatika. Fungsi : - Perumusan kebijakan di bidang aplikasi informatika.
68 - Pelaksanaan kebijakan di bidang aplikasi informatika. - Penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria di bidang aplikasi informatika. - Pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang aplikasi informatika. - Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal Aplikasi Informatika. 3.1.4 Sekretariat Ditjen Sekretariat Direktorat Jenderal Aplikasi Telematika mempunyai tugas melaksanakan pelayanan teknis dan administrasi kepada seluruh satuan organisasi di lingkungan Direktorat Jenderal Aplikasi Telematika Untuk melaksanakan tugas tersebut Sekretariat Direktorat Jenderal Aplikasi Telematika menyelenggrakan fungsi: - Pelaksanaan koordinasi dan penyusunan kebijakan,rencana dan program, evaluasi dan pelaporan, pelaksanaan bantuan teknik luar negeri di bidang e-goverment, e-business, perangkat lunak dan konten, pemberdayaan telematika serta standardisasi dan audit aplikasi telematika - Penelaahan, koordinasi, dan penyiapan perumusan kebijakan dalam rangka hubungan luar negeri dan kerjasama internasional; - Penyiapan telaahan hukum dan penyusunan rancangan peraturan perundangan, pelaksanaan bantuan dan penyuluhan hukum,
69 analisis dan evaluasi peraturan perundang-undangan di bidang aplikasi telematika; - Pelaksanaan urusan kepegawaian, organisasi, tata laksana, tata usaha, keuangan, rumah tangga, hubungan masyarakat dan hubungan antar lembaga. 3.1.5 Sistem yang Sedang Berjalan 3.1.5.1 Proses Administrasi a. Prosedur kenaikan pangkat - Pegawai menyerahkan syarat-syarat yang diperlukan untuk kenaikan pangkat kepada bagian SDM. - Bagian SDM menerima syarat-syarat kenaikan pangkat,kemudian membuat laporan kepada pimpinan. - Pimpinan menerima laporan kenaikan pangkat dari bagian SDM, kemudian memberikan konfirmasi diterima/tidaknya kenaikan pangkat dari pegawai yang bersangkutan.
Gambar 3.2 Diagram Alir Kenaikan Pangkat 70
71 b. Prosedur kenaikan jabatan - Pegawai menyerahkan syarat-syarat yang diperlukan untuk kenaikan jabatan kepada bagian SDM. - Bagian SDM menerima syarat-syarat kenaikan jabatan, kemudian membuat laporan kepada pimpinan. - Pimpinan menerima laporan kenaikan jabatan, kemudian memberikan konfirmasi diterima/tidaknya kenaikan jabatan dari pegawai yang bersangkutan.
Gambar 3.3 Diagram Alir Kenaikan Jabatan 72
73 c. Prosedur kenaikan gaji berkala Kenaikan gaji terjadi secara bertahap, dengan didasarkan pada kenaikan pangkat maupun kenaikan jabatan : - Jika pangkat naik, maka gaji pegawai naik. - Jika jabatan naik, maka gaji pegawai juga naik. Sedangkan langkah-langkahnya sebagai berikut : - Pegawai menyerahkan syarat-syarat kenaikan gaji kepada bagian SDM. - Bagian SDM menerima syarat-syarat kenaikan gaji, kemudian membuat laporan kepada pimpinan. - Pimpinan menerima laporan kenaikan gaji, kemudian menginformasikan kenaikan gaji kepada pegawai yang bersangkutan.
Gambar 3.4 Diagram Alir Kenaikan Gaji 74
75 d. Prosedur peminjaman dan pengembalian barang inventaris 1. Proses peminjaman barang inventaris - Pegawai mengajukan permintaan kepada bagian inventaris untuk meminjam barang inventaris. - Bagian inventaris mengambil barang inventaris sesuai dengan permintaan pegawai bersangkutan, kemudian melakukan pencatatan data peminjaman barang. 2. Proses pengembalian barang inventaris - Pegawai menyerahkan barang pinjaman kepada bagian inventaris. - Bagian inventaris mengecek kondisi barang, kemudian memberikan konfirmasi kepada pegawai yang bersangkutan.
Gambar 3.5 Diagram Alir Peminjaman Barang Inventaris 76
77 Gambar 3.6 Diagram Alir Pengembalian Barang Inventaris
78 e. Prosedur pencarian data pegawai - Pegawai mengajukan permintaan kepada bagian file untuk mengambil data. - Bagian file mengambil data sesuai dengan permintaan pegawai yang bersangkutan. - Data-data yang boleh diambil adalah data-data yang bersifat umum saja.
Gambar 3.7 Diagram Alir Pencarian Data 79
80 f.prosedur persiapan pensiun - Pegawai menyerahkan syarat-syarat untuk pensiun kepada bagian SDM. - Bagian SDM menerima syarat-syarat pensiun, kemudian memberikan laporan kepada pimpinan. - Pimpinan menerima laporan pensiun dari bagian SDM, kemudian memberikan konfirmasi pensiun kepada pegawai yang bersangkutan.
Gambar 3.8 Diagram Alir Persiapan Pensiun 81
82 3.1.5.2 Diagram Konteks Gambar 3.9 Diagram Konteks
83 3.1.5.3 Diagram Nol Gambar 3.10 Diagram Nol
84 3.1.5.4 Kebutuhan Informasi Berikut ini adalah kebutuhan informasi yang diperlukan untuk dapat melengkapi sistem kepegawaian yang kami buat : - Informasi pegawai Tabel 3.1 Kebutuhan informasi yang dibutuhkan mengenai pegawai Informasi Deskripsi Keterangan perorangan Berisi informasi mengenai keterangan umum, keterangan alamat rumah, dan keterangan badan. Pendidikan Berisi informasi mengenai tingkat pendidikan, kursus, dan diklat jenjang. Riwayat pekerjaan Berisi informasi mengenai riwayat kepangkatan dan pengalaman jabatan. Tanda jasa/penghargaan Berisi informasi mengenai tanda jasa/penghargaan yang diterima pegawai. Keterangan keluarga Berisi informasi mengenai pasangan (suami/istri) dan anak
85 dari pegawai. Keterangan organisasi Berisi informasi mengenai organisasi yang diikuti oleh pegawai. - Informasi barang inventaris Tabel 3.2 Kebutuhan informasi yang dibutuhkan mengenai barang inventaris Informasi Deskripsi NIP ID barang Nama barang Status barang Nomor Identifikasi Pegawai. ID dari barang inventaris. Nama dari barang inventaris. Status peminjaman dari barang inventaris. Nama peminjam Nama pegawai yang meminjam barang inventaris. 3.1.6 Permasalahan yang Dihadapi Permasalahan yang dihadapi oleh DITJEN APTIKA KEMKOMINFOadalah : Penyimpanan data-data pegawai secara manual dimana data-data tersebut diketik manual kemudian dicetak dan disimpan dalam
86 bentuk berkas, sehingga jika seseorang ingin mencari informasi mengenai pegawai maka pencarian bisa membutuhkan waktu yang lama. Selain penyimpanan data-data pegawai secara manual, proses administrasi yang terjadi di dalam DITJEN APTIKA KEMKOMINFO juga dilakukan secara manual. Pegawai hanya bisa mengakses data di kantor saja. Peminjaman barang inventaris kantor dimana tidak adanya pencatatan data peminjaman secara lengkap sehingga akan menimbulkan kebingungan saat akan mencari barang yang dipinjam tersebut akibat dari kurang lengkapnya pencatatan data saat barang dipinjam. Pertukaran informasi masih dilakukan secara manual. 3.1.7 Usulan Pemecahan Masalah Solusi yang dibutuhkan untuk memecahkan persoalan di atas adalah: Membuat sebuah database yang bisa digunakan untuk menampung data-data dari pegawai DITJEN APTIKA KEMKOMINFO. Database tersebut berisi informasi penting dari pegawai yaitu data diri, riwayat pendidikan, jabatan dan golongan, dan juga data keluarga berupa data istri dan anak jika ada.
87 Database yang dibuat dihubungkan dengan web sehingga para pegawai bisa mengakses data dimanapun dan kapanpun. Membuat database yang menyimpan catatan peminjaman dan pengembalian barang inventaris. Pada sistem ini dibuat juga forum diskusi yang dapat memudahkan pimpinan untuk membuat pengumuman atau pemberitahuan mengenai informasi terbaru dari DITJEN APTIKA.