APLIKASI DEBET NOTA ADMINISTRASI LOGISTIK PADA PT. BHANDA GHARA REKSA (PERSERO) PALEMBANG Ida Lestari Jurusan Manajemen Informatika POLTEK PalComTech Palembang Abstrak PT. Banda Ghara Reksa Palembang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa penyewaan gudang. Dalam pembuatan debet nota dan laporan logistik, adminnya masih menggunakan aplikasi spreadsheet sehingga diperlukan sebuah aplikasi pembuatan debet nota dan laporan yang terintegrasi dengan sebuah database. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara dan pengamatan. Landasan teori yang digunakan berupa aplikasi, debet nota, administrasi logistik, PHP dan MySQL. Aplikasi ini terdiri dari form prinsipal, form barang, form angkutan, form kegiatan, form SPK dan form debet nota beserta laporannya. Analisis yang digunakan adalah pengumpulan informasi, mendefinisikan, menyusun dan mengevaluasi alternative, mengulas kebutuhan dengan pihak manajemen. Dari penjelasan di atas maka perlu ada aplikasi debet nota administrasi logistik yang berguna dalam penginputan data. Kata Kunci Aplikasi, Debet Nota, Administrasi Logistik PENDAHULUAN Teknologi dan informasi saat ini sudah menjadi sesuatu yang sangat penting bagi masyarakat. Perkembangan komputer yang sangat pesat membuat masyarakaat merasakan pentingnya penerapan teknologi komputer dalam menyelesaikan masalah pekerjaan yang dihadapi oleh setiap individu maupun organisasi. Penggunaan sistem model ataupun pengolahan secara manual yang selama ini diterapkan banyak menghabiskan waktu dan biaya. Hal ini mendorong setiap individu menerapkan kecanggihan komputer dalam segala aktivitas agar setiap pekerjaan menjadi lebih mudah dan rapi. Kemampuan komputer dalam mengolah data menarik minat setiap perusahaan untuk memanfatkan teknologi komputer guna memperoleh informasi dan pengolahan data yang dibutuhkan, sehingga kinerja kerja sebuah perusahaan akan semakin meningkat dan berkembanag seiring dengan pertumbuhan teknlogi disegala aspek kehidupan. Perusahaan yang baik seharusnya memiliki sistem informasi, baik berbasis web maupun berbasis jaringan dan stand alone dalam ruang lingkup perusahaan, sehingga pegawai akan lebih mudah dalam mengelola data administrasi yang dibutuhkan dalam setiap transaksi. PT. Bhanda Ghara Reksa Palembang adalah sebuah perusahaan yang memanfaatkan teknologi komputer untuk menunjang aktivitas perusahhan dalam melakukan pengolahan data, PT. Bhanda Ghara Reksa Palembang menyelenggarakan jasa penyewaan pergudangan, depo maupun kontainer serta proses pengiriman barang dengan tetap memperhatikan prinsip-prinsip pengelolaan usaha yang sehat dan undang-undang perseroan terbatas. Oleh karena itu, PT. Bhanda Ghara Reksa Palembang terus melakukan banyak perubahan untuk memenuhi segala kebutuhan pegawai guna mempermudah dalam pengelolaan data, contohnya pengelolaan data administrasi logistik. 1
LANDASAN TEORI Aplikasi Menurut Jogiyanto (2005:89), Aplikasi adalah penggunaan atau penerapan dalam suatu kumpulan perintah atau pernyataan yang disusun sedemikian rupa sehingga komputer dapat memproses input menjadi output. Menurut Hendrayudi (2008:194) Aplikasi adalah program komputer yang dipakai untuk melakukan pekerjaan tertentu. Debet Nota Menurut PT. Bhanda Ghara Reksa Palembang debet nota merupakan formulir yang diisi oleh bagian pembelian jasa atas dasar laporan penerimaan barang atau jasa. Formulir tersebut dibuat untuk pembeli atau pengguna jasa (prinsipal) dimana seluruh biaya yang digunakan dalam kegiatan jasa tersebut telah ditanggung terlebih dahulu oleh perusahaan serta jika ada penambahan biaya diluar kontrak kerja akan ditagih atau dibebankan kepada prinsipal sesuai realisasi biaya dilapangan. Administrasi Logistik Menurut Mustafa (2001:42) Administrasi logistik adalah kegiatan pengelolaan barang dalam melaksanakan fungsi-fungsi pengelolaan barang atau dengan kata lain melaksanakan fungsi-fungsi manajemen barang untuk memperoleh keuntungan / manfaat maksimum dari penggunaan barang. Administrasi Menurut Haryadi (2006:1) ada dua pengertian administrasi, yaitu pengertian dalam arti sempit dan pengertian dalam arti luas. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit ini sebenarnya lebih tepat disebut dengan tata usaha. Logistik Menurut Bateman (2008:395), logistik adalah pemindahan sumber daya ke dalam organisasi (masuk) dan prodk-produk dari organisasi kepada para pelanggan (keluar). PHP Menurut Karisman (2011:20) PHP adalah sebuah kependekan dari Personal Home Page. PHP merupakan bahasa pemrograman yang berbasis web yang memiliki kemampuan untuk membuat sebuah web dinamis. PHP bersifat Server Side Scripting dan bisa dikoneksikan dengan database MySQL, PostgreSQL, SQL server, Oracle dan sebagainya. Menurut Syafii (2005:11) PHP singkatan dari PHP Hypertext Processor yang digunakan sebagai bahasa scrip server side dalam pengembangan web yang disisipkan pada dokumen HTML. 2
My SQL Menurut Hendri (2008:15) adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (bahasa Inggris: database management system) atau DBMS yang multithread, multi-user, dengan sekitar enam juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis di bawah lisensi GNU General Public License (GPL), tetapi mereka juga menjual di bawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL. HASIL DAN PEMBAHASAAN Diagram Konteks Diagram Konteks adalah diagram yang menggambarkan bagian besar dari aliran arus data aplikasi pengolahan data persediaan alat dan obat kontrasepsi digudang BKKBN, dapat dilihat pada gambar dibawah ini : Gambar 1. Diagram Konteks Data Flow Diagram Level 0 Diagram Level 0 adalah Diagram yang menunjukan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem. Diagram ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini : 3
Gambar 2. Diagram Flow Level 0 Data Flow Diagram Level 1 Umumnya diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini menunjukan proses-proses internal yang menyusunkan setiap proses-proses utama dalam level 0. Diagram ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini : Gambar 3. Diagram Level 1 4
Entity Relationship Diagram (ERD ) Berikut ini adalah gambar Entity Relationship Diagram (ERD) yang berisi komponen- atribut-atribut. komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi Diagram Entity Relationship Diagram (ERD) dapat dilihat pada gambar dibawah ini : Gambar 4. Entity Relationship Diagram (ERD ) IMPLEMENTASI Tampilan Input Berikut adalah implementasi tampilan input: 1. Tampilan Menu Utama Menu utama merupakan tampilan menu awal dari aplikasi debet nota administrasi logistik. Gambar 5. Tampilan Menu Utama 5
2. Input Prinsipal Input Prinsipal merupakan form input yang digunakan untuk menginput data-data prinsipal. Form ini mempunyai dua tombol yaitu tombol Input untuk menginput data ke database dan tombol Reset untuk mengubah data yang akan diinput. Gambar 6. Input Prinsipal 3. Input Barang Input Barang merupakan form input yang digunakan untuk menginput data-data barang. Form ini mempunyai dua tombol yaitu tombol Input untuk menginput data ke database dan tombol Reset untuk mengubah data yang akan diinput. Gambar 7. Input Barang 4. Input Kegiatan Input Kegiatan merupakan form input yang digunakan untuk menginput data-data kegiatan.. Form ini mempunyai dua tombol yaitu tombol Input untuk menginput data ke database dan tombol Reset untuk mengubah data yang akan diinput. 6
Gambar 8. Input Kegiatan 5. Input Angkutan Input Angkutan merupakan form input yang digunakan untuk menginput data-data angkutan.. Form ini mempunyai dua tombol yaitu tombol Input untuk menginput data ke database dan tombol Reset untuk mengubah data yang akan diinput Gambar 9. Input Angkutan 6. Input SPK Input SPK merupakan form input yang digunakan untuk menginput data-data SPK. Form ini mempunyai dua tombol yaitu tombol Input untuk menginput data ke database dan tombol Reset untuk mengubah data yang akan diinput. Form ini mempunyai dua bagian penginputan yaitu bagian pertama untuk menginput master data SPK dan bagian kedua untuk menginput data detail SPK berupa data kegiatan. 7
Gambar 10. Input SPK 7. Input Debet Nota Input Debet Nota merupakan form input yang digunakan untuk menginput data-data debet nota.. Form ini mempunyai dua tombol yaitu tombol Input untuk menginput data ke database dan tombol Reset untuk mengubah data yang akan diinput. Gambar 11. Input Debet Nota 8. Input Biaya Operasional Biaya Operasional diinput melalui form input biaya operasional. Form ini mempunyai dua tombol yaitu tombol input untuk menginput data ke dalam database dan tombol reset untuk mengubah data sebelum diinput 8
Gambar 12. Input Biaya Operasional PENUTUP Berdasarkan uraian-uraian yang telah dikemukakan pada bab-bab sebelumnya, penulis mengambil simpulan bahwa aplikasi debet nota administrasi logistik yang telah dibuat memiliki kemampuan unutuk melakukan penginputan data berupa data barang, data angkutan, data prinsipal, data kegiatan, dan data SPK, melakukan pemrosesan data berupa input data, edit data, hapus data, cetak data, menunjukkan detail data serta melakukan pencarian data. Output yang dihasilkan dari aplikasi berupa laporan data barang, laporan data kegiatan, laporan data angkutan, laporan data prinsipal, laporan data SPK, laporan biaya operasional, debet nota dan laporan operasional logistik. Sehingga aplikasi ini dapat memudahkan administrator dalam mebuat debet nota yang benar, menyajikan laporan-laporan kegiatan logistik dengan cepat bagi pimpinan ataupun divisi lain yang membutuhkan, serta memberikan perlindungan data dengan penggunaan database dan password pada administratornya. DAFTAR PUSTAKA Fatta, Hanif, Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing dan Perusahaan dan Organisasi Modern. Cv. Andi Offset: Yogyakarta. Jogiyanto. 2008. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Cetakan ketiga. CV. Andi Offset: Yogyakarta. Kristanto. 2008. Perancangan SistemInformasi dan Aplikasinya. Gava Media: Yogyakarta. Febrian, Jack.2007. Kamus Komputer dan Teknologi Informasi, Informatika : Bandung. Ali, Muhammad.2006.Kamus Lengkap Bahasa Indonesia Modern.Jakarta : Pustaka Amani. Wahana Komputer.2006.Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat : Jakarta. 9