Bab 20 Pengembangan Sistem 20.1 Pendahuluan Pengembangan Sistem Informasi yang direalisasikan dengan bantuan komputer (Computerized Information System) melalui suatu tahapan yang disebut dengan sistem analisis dan desain. Yang dimaksud dengan sistem analisis dan desain adalah peningkatan kinerja suatu organisasi dengan tujuan perbaikan prosedur-prosedur dan metode yang lebih baik. Sistem desain merencanakan suatu sistem baru untuk menggantikan sistem lama. Untuk itu diperlukan analisis, yaitu proses mengumpulkan dan menginterprestasikan kenyataan-kenyataan yang ada, mendiagnosa persoalan dan menggunakan keduanya untuk memperbaiki sistem. Sebelum sistem dari suatu organisasi dapat didesain untuk memperoleh data, mengupdate file, dan menghasilkan laporanlaporan, maka harus diketahui terlebih dahulu tentang bagaimana organisasi tersebut menangani operasi-operasinya. Misalnya saja, formulir-formulir apa saja yang digunakan untuk menyimpan informasi secara manual, seperti order-order penjualan, faktur-faktur, dan lain-lain. Perlu juga diketahui laporan-laporan apa saja yang sekarang ini dihasilkan dan untuk apa laporan-laporan tersebut digunakan. Informasi yang didapatkan mengenai laporan tersebut misalnya: daftar catatan pemesanan kembali, order-order penjualan yang outstanding, stock on hand, dan sebagainya. Juga perlu diketahui kemana informasi-informasi dari laporan tersebut ditujukan: ke departemen penjualan, ruang stok atau departemen akunting. Dengan
480 Pengenalan Teknologi Komputer dan Informasi kata lain, harus diketahui arus informasi pada sistem tersebut. Juga penting untuk dipelajari mengapa organisasi tersebut perlu mengubah operasinya yang sekarang ini. Apakah organisasi tersebut memiliki persoalan dalam menangani order, inventori ataukah membutuhkan sistem yang lebih efisien sebelum memperluas operasinya? Akumulasi dari informasi ini disebut dengan studi kelayakan (feasibility study) yang mendahului semua kegiatan analisis lainnya. Gambar 20.1 Siklus pengembangan sistem
Bab 20 Pengembangan Sistem 481 Analisis sistem selain bertugas untuk memecahkan persoalan yang dihadapi juga diharapkan dapat membantu menangani perencanaan perluasan usaha. Dalam hal ini sistem study harus berorientasi ke masa mendatang. Dalam banyak hal, sistem analis harus memiliki inovasi yang tinggi untuk memberikan banyak cara alternatif untuk memperbaiki situasi. Hasilnya lebih dari satu strategi. Setelah manajemen memutuskan strategi yang dipilih, barulah dikembangkan rencana untuk mengimplementasikan saran sistem analis tersebut. Rencana yang akan dilaksanakan meliputi semua karakteristik sistem desain, seperti spesifikasi file, prosedur-prosedur operasi, perlengkapan dan kebutuhan-kebutuhan personalia. Sistem desain mirip dengan blueprint yang memspesifikasikan semua karakteristik yang harus ada pada produk jadi.. Siklus pengembangan sistem adalah kumpulan-kumpulan kegiatan dari analisis perancangan dan pengguna dari sistem informasi yang dilaksanakan untuk dikembangkan dan diimplementasikan. Siklus pengembangan sistem terdiri dari aktifitasaktifitas: penyelidikan awal, penentuan kebutuhan sistem, pengembangan prototipe sistem, desain sistem, implementasi dan evaluasi. 20.2 Penyelidikan Awal Dan Studi Kelayakan Sebelum tahapan ini dilakukan yang perlu diketahui dan dipertimbangkan adalah alasan timbulnya gagasan untuk membuat sistem informasi yang baru. Alasan tersebut diantaranya adalah: kecepatan pengolahan yang lebih besar, ketepatan dan konsistensi yang lebih baik, pencapaian informasi lebih cepat, mereduksi biaya, dan keamanan yang lebih baik. Pada tahap penyelidikan awal, analis belajar dari pengguna mengenai apa yang diharapkan dari sebuah sistem informasi yang baru.
482 Pengenalan Teknologi Komputer dan Informasi Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam tahapan ini adalah: 1. Mencoba memahami dan memperjelas apa yang diharapkan oleh pengguna (sistem informasi bagaimana yang mereka perlukan). 2. Menentukan ruang lingkup dari studi sistem informasi. 3. menentukan kelayakan dari masing-masing alternatif dengan memperkirakan keuntungan/kerugian yang didapat. Jika suatu fungsi tertentu telah dapat ditetapkan untuk dilaksanakan melalui suatu sistem, langkah berikutnya adalah mengadakan studi kelayakan yang antara lain meliputi: 1. Menentukan unit atau bagian mana yang akan menggunakan. Ini dilakukan dengan melakukan wawancara dengan kepala bagian yang bersangkutan, dan pegawai yang menggunakan. 2. Mengantisipasi kemungkinan keterbatasan dan kendala pada penerapannya, misalnya: sistem tersebut harus menyelesaikan prosesnya sebelum jam kerja berakhir. 3. Memperhitungkan kendala-kendala sistem, misalnya: kapasitas memori yang terbatas. 4. Menentukan target, misalnya suatu jawaban untuk permintaan pesanan harus dapat dilayani kurang dari sekian detik. 5. Mengantisipasi kendala waktu, misalnya sistem yang baru harus sudah berjalan dalam waktu sekian bulan, sejak sistem lama sudah tidak dapat diperluas lagi. 6. Merencanakan dan memperkirakan biaya proyek, berdasarkan: perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk merancang, mengembangkan, menguji dan memulai sistem baru dan kerumitan sistem yang dirancang. Studi kelayakan merupakan tahap yang paling penting, karena di dalamnya menyangkut berbagai aspek sistem baru yang diusulkan. Laporan mengenai studi kelayakan harus disampaikan kepada
Bab 20 Pengembangan Sistem 483 manajemen, yang pada gilirannya akan memberikan beberapa perubahan, menyarankan untuk diadakan penelitian lebih mendalam atau memutuskan untuk segera dilaksanakan. 20.3 Penentuan Kebutuhan-kebutuhan Sistem Kebutuhan-kebutuhan sistem yang akan dikembangkan meliputi: input-output, operasi dan sumber daya, untuk memenuhi kebutuhan organisasi masa kini dan masa mendatang. Pada tahap penentuan kebutuhan sistem ini dilakukan evaluasi untuk memastikan keandalan sistem yang baru (belum sampai dirancang). Sasaran pertama pada tahap ini adalah mendefinisikan apa yang seharusnya dapat dilakukan oleh sistem baru. Kemudian menentukan kriteria yang dapat digunakan untuk mengevaluasi keandalan sistem yang baru. Tujuan operasional yang harus dicapai pada tahap ini meliputi 3 hal pokok yaitu: 1. Menentukan Major goal, yang berisi alasan-alasan mengapa sistem baru perlu dirancang. 1. Intermediate goal, yaitu tugas-tugas diluar major goal yang dapat dilakukan sistem dengan sedikit atau tanpa biaya ekstra, yang akan memperbaiki aliran kerja yang berpengaruh pada keseluruhan organisasi. 2. Minor goal, yaitu fungsi-fungsi yang dapat dilakukan sistem baru untuk organisasi, yang memang ada pada sistem baru tanpa tambahan biaya sama sekali. Setelah itu, analis harus menentukan kebutuhan spesifik sistem baru dalam hal: 1. Output-output yang harus dihasilkan. 2. Input-output yang diperlukan untuk menghasilkan outputoutput.
484 Pengenalan Teknologi Komputer dan Informasi 3. Operasi-operasi yang dilakukan untuk menghasilkan outputoutput. Sumber daya yang digunakan untuk menghasilkan output-output. Dalam mendefinisikan output yang perlu diperhatikan adalah : 1. Jadwalkan laporan yang ingin/akan dicetak setiap hari, yang dapat berupa laporan terinci (detailed reports) ataupun laporan ringkasan (summary report). 2. Laporan-laporan tertentu yang hanya dicetak jika ditemui kondisi tertentu. 3. Jawaban-jawaban on-line yang mungkin diminta setiap saat dan diterima dalam beberapa detik dari real time system. Sekali tipe laporan ditentukan, maka harus diidentifikasi isi dari tiap laporan output. Isinya mencakup data item yang akan dicetak, bentuk laporan (format atau penempatan data). Disamping itu pada isi dari data laporan tersebut, harus diketahui beberapa hal berikut: 1. Apakah terdapat informasi yang sama dengan yang dihasilkan oleh output lain. 2. Frekuensi dari output yang dihasilkan. 3. Siapa yang akan menggunakan output ini. 4. Bagaimana output ini digunakan. 5. Berapa banyak salinan (copy) yang diperlukan. 6. Bagaimana layout terbaik yang digunakan untuk menampilkan data. 20.3.1 Pengembangan Kriteria Evaluasi Dengan mengembangkan kriteria evaluasi sebelum melakukan pengembangan sistem baru, berarti telah diterapkan suatu metode pengukuran yang valid yang dapat digunakan untuk mengevaluasi keandalan sistem baru.
Bab 20 Pengembangan Sistem 485 Evaluasi sistem baru merupakan hal yang sangat penting karena sistem baru tidak akan bisa dipasang (diinstall) tanpa sekumpulan kriteria evaluasi yang valid. Artinya standar keandalan harus dicapai sebagai karakteristik kunci dari sistem. Standar keandalan sebaiknya sejalan dengan sasaran-sasaran sistem. Beberapa kriteria evaluasi yang dapat ditetapkan, adalah: Pencapaian tujuan? Sudahkah sistem mengerjakan apa yang seharusnya dikerjakan, dan memenuhi tujuan utama yang ditetapkan, maupun tujuan tambahan lainnya. Sudahkah tepat pada waktunya? Tepat pada waktunya bisa dalam bentuk waktu transaksi, waktu pengeolahan secara keseluruhan, waktu jawaban (response time) atau waktu operasional lainnya. Biaya yang diperlukan Biaya yang diperlukan dapat meliputi biaya tahunan sistem, biaya per unit, biaya pemeliharaan, atau biaya lainnya seperti biaya operasional, investasi dan implementasi. Kualitas yang diperoleh Kriteria dalam hal kualitas adalah dapatkah dihasilkan produk/pelayanan yang lebih baik dari sebelumnya dan sudahkan data/informasi diperbaiki. Kapasitas produk Yang termasuk dalam kapasitas sistem adalah penanganan beban kerja, kapasitas jangka panjang yang mungkin dicapai oleh suatu organisasi dalam beberapa dekade mendatang. Efisiensi dan produktifitas Kriterianya adalah apakah sistem lebih efisien daripada sebelumnya. Dan sudahkah produktifitas pengguna dan manajemen lebih ditingkatkan dari sebelumnya, termasuk
486 Pengenalan Teknologi Komputer dan Informasi pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat, karena informasi yang dihasilkan oleh sistem baru. Ketelitian/ validitas Yang termasuk dalam kriteria ketelitian adalah sudahkah kesalahan-kesalahan yang sebelumnya terjadi dapat diatasi atau ditangani atau berkurang volumenya. Keandalan / reabilitas Apakah sistem baru yang dipakai lebih sedikit terdapat kemacetan dibanding dengan sistem sebelumnya. Gambar 20.2 Bagian-bagian kebutuhan sistem 20.3.2 Teknik Memperoleh Informasi Ada beberapa cara yang digunakan untuk memperoleh informasi. Pengumpulan data primer (data utama) memerlukan interaksi langsung dengan pengguna sementara data-data sekunder dapat dikumpulkan dari sumber-sumber yang ada. Berikut ini akan dijelaskan beberapa teknik pengumpulan informasi: 1. Pengamatan Salah satu teknik adalah dengan mengamati proses yang ada, meliputi pengamatan terhadap aliran-aliran informasi, yang kemudian dapat direpresentasikan ke dalam bentuk grafik (seperti DAD, HIPO, dan lain-lain).
Bab 20 Pengembangan Sistem 487 Teknik pengumpulan informasi melalui Observasi atau pengamatan mempunyai beberapa kelebihan, diantaranya: data yang dikumpulkan mempunyai keandalan yang tinggi, analis sistem melalui observasi dapat melihat langsung proses-proses yang ada dalam sistem, dapat digambarkan lingkungan fisik dari kegiatan, dan lain-lain. Kerugian teknik observasi, antara lain: pekerjaan yang sedang diobservasi mungkin tidak mewakili suatu tingkat kesulitan pekerjaan tertentu, observasi dapat mengganggu proses yang sedang diamati, dan lain-lain. 2. Teknik Wawancara Langsung Teknik wawancara melibatkan dua sisi antara user dengan pengembang sistem informasi. Teknik wawancara ini memiliki kelebihan diantaranya: memberi kesempatan pada pewawancara untuk memberikan motivasi agar yang diwawancarai bisa menjawab secara bebas dan terbuka, memungkinkan pewawancara mengembangkan pertanyaan sesuai dengan situasi yang berkembang, kebenaran hasil wawancara dapat dinilai dari sikap yang diwawancarai, dan lain-lain. Hanya saja teknik ini memiliki beberapa kelemahan, diantaranya: prosesnya membutuhkan waktu yang lama, keberhasilan suatu wawancara sangat tergantung pada kepandaian pewawancara dalam mengembangkan pertanyaan, waktu yang dibutuhkan untuk wawancara seringkali mengganggu pekerjaan orang yang diwawancarai, dan lain-lain. 3. Teknik Kuisioner/ Daftar pertanyaan. Teknik kuisioner memungkinkan untuk mendapatkan data dari sejumlah besar orang dengan biaya yang wajar. Isi dari kuisioner berupa pertanyaan terstruktur yang dapat dijawab tanpa harus bertemu muka. Keuntungan dari teknik kuisioner adalah: sesuai untuk data yang banyak dan tersebar, responden tidak merasa terganggu, karena biasanya mencantumkan identitas responden maka biasanya lebih obyektif, dan lain-lain. Sedangkan
488 Pengenalan Teknologi Komputer dan Informasi kerugiannya adalah: tidak diketahui 100% kebenaran dari jawaban responden, daftar pertanyaan cenderung tidak fleksibel karena tidak bisa dikembangkan sesuai dengan situasinya, dan lain-lain. 20.3.3 Strategi Penentuan Kebutuhan Sistem Konsep aliran data seperti yang telah diberikan pendekatannya oleh Gene & Sarson hanya menggunakan empat buah simbol sehingga sederhana pemakaiannya. Gambar 20.3 Simbol dasar aliran data 20.4 Desain Sistem Untuk melakukan perbaikan terhadap sistem informasi, terlebih dahulu harus dipahami dengan jelas kondisi sistem yang ada sekarang, dan apa sasaran dan kebutuhan sistem di masa yang akan datang. Kemudian baru dapat dimasukkan ide-ide secara bersamasama ke dalam suatu perancangan yang akan memenuhi tujuantujuan yang telah ditetapkan. Untuk itu dapat digunakan analisa terstruktur dengan diagram-diagram aliran data. Pada proses desain sistem, terdapat proses pemindahan dari apa yang harus dilakukan sistem ke bagaimana sistem akan melakukannya.
Bab 20 Pengembangan Sistem 489 20.4.1 Desain Pengembangan Model Sistem Penggunaan teknik-teknik terstruktur melibatkan pengembangan model-model baik untuk sistem yang ada maupun sistem yang baru. Terdapat 4 (empat) buah model dalam hal ini, yaitu : 1. Model fisik dari sistem yang ada. 2. Model logik dari sistem yang ada. 3. Model fisik dari sistem yang baru. 4. Model logik dari sistem yang baru. Gambar 19.4 Perancangan sistem Model fisik adalah gambaran sistem yang menunjukkan bagaimana tugas dilaksanakan secara fisik, termasuk urutan operasi-operasi, orang-orangnya, pengolahan oleh komputer, formulir-formulir, dan sebagainya. Sebaliknya, model logik adalah gambaran sistem yang menunjukkan proses apa yang harus dilaksanakan, aliran data dalam sistem, dan penyimpanan data yang dibutuhkan. Kebutuhan sistem baru merupakan jembatan antara model logik sistem yang ada dengan model logik sistem baru. Tanpa adanya kebutuhan akan hal yang baru, berarti tidak ada perbedaan antara model logik sistem lama dan yang baru. Berikut ini dijelaskan perincian pengembangan keempat model sistem tersebut. Model Fisik Sistem Yang Ada Bagaimana sistem yang ada beroperasi Identifikasi: Input-input sistem. Proses-proses yang dilaksanakan.
490 Pengenalan Teknologi Komputer dan Informasi Urutan-urutan proses. Data yang digunakan pada saat proses. Bagaimana proses dilaksanakan, termasuk orang yang melakukan proses, formulir-formulir, dan sebagainya. Model Logik Sistem Yang Ada Apa yang dilakukan sistem yang ada tanpa melihat pada bagaimana proses tersebut dilaksanakan (manual atau komputerisasi). Identifikasi: Proses-proses yang diperlukan. Aliran data. Data yang diperlukan. Input-input sistem. Model Logik Sistem Baru Apa yang harus dilakukan sistem baru agar terpenuhi tujuan yang telah ditetapkan. Identifikasi: Proses-proses yang diperlukan. Aliran data. Data yang diperlukan. Input-input sistem. Model Fisik Sistem Baru Bagaimana sistem baru sebenarnya beroperasi. Identifikasi: Proses-proses yang dilaksanakan. Urutan-urutan proses. Data yang digunakan untuk proses.
Bab 20 Pengembangan Sistem 491 Bagaimana proses dilakukan, termasuk orang yang melakukan proses, formulir, dan sebagainya. Batasan antara proses manual dan automatik. Desain sistem merupakan proses penyiapan spesifikasi yang terperinci untuk pengembangan sistem baru. Dimulai dari spesifikasi output sistem yang diperlukan, mencakup isi, format, volume dan frekuensi laporan-laporan, dan dokumen-dokumen. Selanjutnya adalah penentuan isi dan format input sistem dan file. Setelah itu baru diikuti dengan langkah-langkah pengolahan, prosedur-prosedur, dan pengendalian-pengendalian. 20.5 Kesimpulan Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Siklus pengembangan sistem adalah kumpulan-kumpulan kegiatan dari analisis perancangan dan pengguna dari sistem informasi yang dilaksanakan untuk dikembangkan dan diimplementasikan. Siklus pengembangan sistem terdiri dari aktifitasaktifitas: penyelidikan awal, penentuan kebutuhan sistem, pengembangan prototipe sistem, desain sistem, implementasi dan evaluasi. ***