APLIKASI PERENCANAAN ANGGARAN BELANJA PADA PERUSAHAAN KONSULTAN PROYEK PEMBANGUNAN GEDUNG PERKANTORAN Fitri Nuraeni1), Evi Dewi Sri Mulyani2) 1), 2) Teknik Informatika STMIK Tasikmalaya Jalan RE Martadinata 272a Tasikmalaya 46151 Email : nenk.ufit@gmail.com1), eviajadech@gmail.com2) Abstrak Setiap saat perusahaan yang berkembang dibidang konsultan proyek pembangunan gedung perkantoran, akan memiliki banyak Klien dan pengajuan proyek yang kian meningkat. Sedangkan jika pengolahan data proyek masih menggunakan bantuan aplikasi pengola angka/ spreadsheet, dapat mengakibatkan banyak order dari klien yang tidak dapat dipenuhi tepat waktu karena untuk menghitung rencana anggaran biaya proyek tersebut masih menggunakan rumus pada spreadsheet sehingga rentan untuk perubahan rumus oleh pihak yang tidak berkepentingan, ditambah untuk pembuatan laporan belum otomatis. Sehingga masih membutuhkan suatu aplikasi komputer yang khusus untuk membuat rencana anggaran belanja dan menyampaikan biaya proyek yang harus disiapkan oleh sang klien. Perancangan aplikasi yang digunakan menggunakan metode prototyping, merupakan metode yang digunakan untuk merancang program dengan ketentuan pemakai dan pengembang ikut berinteraksi agar menghasilkan produk yang tepat guna. Aplikasi yang dibuat tidak hanya mengganti fungsi spreadsheet, namun dapat mengintegrasikan pengelolaan data klien dan data pengajuan proyek yang ada serta memperhitungkan waktu pengerjaan proyek. Sehingga dengan adanya aplikasi ini, pihak perusahaan dapat meningkatkan pelayanan terhadap kliennya dalam mempersiapkan pembanguan gedung perkantoran baru. Kata kunci: Aplikasi, Anggaran, Belanja, Proyek, Konsultan 1. Pendahuluan a. Permasalahan Dampak dari pesatnya perkembangan teknologi informasi membawa pengaruh ke segala bidang, salah satunya dalam bidang jasa pembangunan atau kontraktor. Ada tiga penilaian terhadap mutu suatu proyek konstruksi, yaitu penilaian atas mutu fisik konstruksi, biaya dan waktu[1]. Biaya dan waktu merupakan awal dari perencanaan proyek yang menentukan kualitas dan kepuasan klien. Sehingga dua hal tersebut sangatlah penting untuk dikelola dengan baik oleh setiap perusahaan kontraktor, khususnya bagian konsultan proyek. Perusahaan yang bergerak di bidang jasa konsultan rancang bangun interior dan eksterior, saat masih banyak yang proses pengolahan datanya masih menggunakan aplikasi pengelola angka/ spredsheet. Khususnya dalam pembuatan Rencana Anggaran Belanja (RAB), dimana dokumen-dokumen di simpan dalam folder-folder dan di arsipkan sehingga menyulitkan dalam pencarian data. Berdasarkan beberapa kondisi dalam pengelolaan beberapa proyek, mengelola database dokumen proyek dengan baik sangatlah penting dikarenakan setiap pemilik proyek memiliki kepentingan dan kebutuhan yang berbeda[2]. Oleh karena itu pada masa sekarang ini, dunia teknologi informasi dapat membantu dan memberi kemudahan perusahaan kontraktor dalam merencanakan proyek pembangunan. Dengan adanya aplikasi komputer dapat mengurangi tingkat kesalahan dalam penginputan data, dan memiliki keamanan data terjamin dengan adanya batasan hak akses dalam penggunaannya. Selain itu, diharapkan dengan adanya aplikasi ini dapat meminimalkan waktu yang diperlukan dalam pengolahan data perencanaan proyek pembangunan, sehingga dapat menghasilkan rencana anggaran belanja dan waktu yang diperlukan untuk pengerjaan proyek tersebit. b. Landasan Teori Program aplikasi (seringkali hanya disebut aplikasi saja) adalah program yang dibuat oleh pemakai yang ditujukan untuk melakukan suatu tugas khusus[3]. Aplikasi yang dibuat adalah sebagai media pengolahan data yaitu media yang digunakan untuk mengambarkan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan [4]. Sedangkan yang dimaksud informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima[4]. Informasi yang disajikan oleh aplikasi ini adalah kebutuhan bahan bangunan, upah pekerja sampai waktu yang diperlukan untuk pengerjaan proyek tersebut, yang akan berguna untuk perusahaan dalam menawarkan harga pada klien. Sedangkan definisi proyek dapat diartikan gabungan dari sumber-sumber daya seperti manusia, material, peralatan dan modal/biaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai sasaran dan tujuan[5]. Proyek dapat dikatakan usaha sementara yang 4.6-71
dilakukan untuk membuat produk atau jasa yang unik[6]. Sementara berarti bahwa setiap proyek memiliki akhir yang pasti. Unik berarti bahwa produk atau jasa adalah memiliki perbedaan dalam beberapa hal yang khusus dibandingkan dengan produk atau jasa yang sejenis. Proyek harus diselesaikan dalam jangka waktu terbatas sesuai dengan kesepakatan. Sebuah proyek terdiri dari urutan dan rangkaian kegiatan panjang dan dimulai sejak Dituangkannya gagasan, direncanakan, kemudian dilaksanakan, sampai benar-benar memberikan hasil-hasil yang sesuai dengan perencanannya. Rangkaian mekanisme kegiatan-kegiatan di dalam proyek akan membentuk kesatuan sistem manajemen[5]. Bentuk ini memberikan tanggung jawab penuh dalam aspek perencanaan dan pengendalian proyek pada setiap tahapnya sesuai dengan kehendak dari pemilik baik segi waktu pelaksanaan, kualitas, biaya proyek maupun fungsi dari proyek itu sendiri. Seorang manajer proyek ditunjuk oleh pemilik untuk memimpin tim yang dapat terdiri dari arsitek/engineer, manajer konstruksi, konsultan dan kontraktor maupun supplier. Sering sekali seorang manajer proyek adalah pemilik itu sendiri. Proses menajemen proyek dimulai dari kegiatan perencanaan hingga pengendalian yang didasarkan atas input-input seperti tujuan dan sasaran proyek, informasi dan data yang digunakan, serta penggunaan sumber daya yang benar dan sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan. c. Metodologi Penelitian Metode pengembangan dan implementasi sistem yang penulis gunakan yaitu menggunakan metode pengembangan Prototype. Prototype adalah metode pengembangan sistem yang menggunakan pendekatan untuk membuat suatu program dengan cepat dan bertahap sehingga dapat segera dievaluasi oleh pemakai. Langkahlangkah yang dilakukan berdasarkan gambar 1. Coding Untuk perancangan aplikasi ini, menggunakan pendekatan terstruktur dengan alat perancangan yang digunakan adalah diagram konteks dan diagram alir data. Aplikasi ini dibuat menggunakan IDE Microsoft Visual Basic 6.0 dengan database menggunakan Microsoft Office Access 2007. 2. Pembahasan Untuk mempermudah dalam membuat anggaran rencana belanja dan estimasi waktu proyek, dibutuhkan aplikasi dengan interface yang memudahkan bagian perencanaan dalam menginputkan pekerjaan apa saja yang akan dilaksanakan, lalu berdasarkan standar perhitungan kebutuhan bahan bangunan dan upah kerja dapat dimunculkan informasi berupa rekap bahan bangunan yang dibutuhkan beserta besar biaya yang dibutuhkan, rekap jumlah pekerja yang dibutuhkan beserta biayanya ditambah dengan estimasi waktu pengerjaan proyek tersebut. Data dan informasi yang dibutuhkan oleh aplikasi ini dapat dilihat pada gambar 2. Gambar 2 Diagram Konteks Pengumpulan Data Implementasi & Pengujian perusahaan konsultan proyek. Analisi ini menjadi dasar dalam perancangan aplikasi. Selanjutnya dirancang aplikasi dengan proses yang akan dilakukan oleh aplikasi ini dapat dilihat pada gambar 3. Analisis Kebutuhan Melalui suatu teknik analisa data terstruktur yang disebut Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD), penganalisis sistem dapat merepresentasikan proses-proses data di dalam organisasi. Pendekatan aliran data menekankan logika yang mendasari sistem. DAD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika[7]. Desain Aplikasi Gambar 1 Desain Penelitian Proses pertama yang dilakukan adalah pengumpulan data dengan melakukan wawancara dengan Bagian Perencanaan suatu perusahaan konsultan proyek pembangunan di Kota Tasikmalaya. Dari hasil wawancara didapatkan data standar perhitungan kebutuhan bahan bangunan, upah pekerja dan waktu proyek yang menjadi acuan dalam perhitungan anggaran belanja suatu proyek. Setelah itu, dilakukan analisis terhadap kebutuhan dari pengguna aplikasi yaitu bagian perencanaan dari Proses utama yang dilakukan oleh tim perencanaan adalah 1) secara rutin mengupdate perubahan harga satuan bahan bangunan dan upah pekerja sesuai dengan yang terjadi di pasaran (gambar 4); 2) mengelola data permohonan proyek dari klien dari input data klien dan data volume pekerjaan; 3) dari setiap volume pekerjaan dimasukan pada standar pekerjaan yang sudah menjadi aturan baku, lalu keluarlah hasil rekap kebutuhan bahan bangunan dan upah pekerja serta estimasi waktu pengerjaan proyek (gambar 5). 4.6-72
upah pekerja dari setiap pekerjaan yang dimasukan. Secara detail dapat dilihat pada gambar 5. Gambar 3 Diagram Alir Data Level 0 Sedangkan untuk detail proses untuk update data harga satuan bahan bangunan dan upah pekerja dapat dilihat pada Gambar 4. Proses ini dilakukan jika sewaktu-waktu harga dipasaran berubah. Gambar 5 Diagram Alir Data Level 1 Proses 3.0 Setelah perancangan proses yang dilakukan oleh aplikasi ini, maka dirancanglah basis datanya. Perancangan basis data dapat diartikan yaitu menciptakan atau merancang kumpulan data yang terhubung dan disimpan secara bersama-sama. Basis data terdiri dari dua kata, yaitu basis dan data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul. Sedangkan Data adalah representasi fakta nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia, barang, konsep, keadaan dan sebagainya[8]. Basis data untuk aplikasi ini membutuhkan 7 tabel untuk menyimpan seluruh data perencanaan proyek. Implementasi basis data tersebut dilakukan pada Ms. Office Access 2007 seperti yang tertera pada gambar 6. Gambar 4 Diagram Alir Data Level 1 Proses 1.0 Untuk pengelolaan data proyek dimulai dari proses 2.0 dan 3.0 pada gambar 2 diatas. Saat ada permohonan untuk proyek pembangunan, maka bagian perencanaan akan menginputkan data proyek tersebut. Kemudian memasukan pekerjaan apa saja yang dilakukan. Dengan menggunakan standar perencanaan yang ada, maka dapat diketahui kebutuhan bahan bangunan dan 4.6-73
Standar analisis satuan pekerjaan yang menjadi acuan perhitungan anggaran belanja diinputkan pada form gambar 9. Gambar 9 Form analisis satuan pekerjaan Sedangkan untuk pengelolaan rencana proyek, mulai dari pekerjaan yang dilakukan serta estimasi waktu diinputkan melalui form pada gambar 10. Gambar 6 Implementasi Basis Data Setelah proses perancangan, maka dilakukan pembuatan aplikasi ini menggunakan Ms. Visual Basic 6.0. Untuk update data kebutuhan proyek berupa harga upah pekerja, harga bahan bangunan dibuat form seperti gambar 7. Gambar 10 Form input data rab proyek Sedangkan untuk output aplikasi ini berupa laporan rencana anggaran belanja dengan format seperti gambar 11. Gambar 7 Form input kebutuhan proyek Untuk input data proyek, dibuatlah form seperti gambar 8 berikut ini. Gambar 11 Laporan RAB Proyek Laporan RAB tersebut akan menghasilkan rekap kebutuhan proyek yang secara rinci menjabarkan bahang bangunan dan upah pekerja yang dibutuhkan, seperti pada gambar 12. Gambar 8 Form input data proyek 4.6-74
Namun untuk pengembangan selanjutnya, alangkah lebih baik jika proses pengajuan proyek dan informasi rencana anggaran belanjan proyek ini dapat diakses melalui website, sehingga lebih memudahkan klien dalam mendapatkan informasi proyek yang diajukannya. Daftar Pustaka Gambar 12 Laporan Kebutuhan proyek Sedangkan untuk estimasi waktu pengerjaan proyek dihasilkan dari laporan dengan format pada gambar 13. [1] W. I. Ervianto, Teori Aplikasi Manajemen Proyek Konstruksi. Yogyakarta: ANDI, 2004. [2] Y. Priyo Nugroho, PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK BERBASIS WEBSITE, Universitas Diponegoro, 2012. [3] A. Kadir, Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI, 2008, p. 204. [4] A. Kristanto, Perancangan Sistem Informasi dan apilkasinya. Yogyakarta: Gava Media, 2008, p. 8. [5] A. Husen, Manajemen Proyek; Perencanaan Penjadwalan dan Pengendalian Proyek. Yogyakarta: ANDI, 2009. [6] R. Burke, Project Management; Planning and Control Technique. England: Promatec International, 1999. [7] H. Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI, 2005, p. 58. [8] I. Fatahsyah, Basis Data. Bandung: Infomatika, 2007, p. 2. Biodata Penulis Fitri Nuraeni, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK Tasikmalaya, lulus tahun 2006. Memperoleh gelar Magister Komputer (M.Kom) Program Pasca Sarjana Magister Teknik Informatika Universitas Dian Nuswantoro Semearang, lulus tahun 2012. Saat ini menjadi Dosen di STMIK Tasikmalaya. Gambar 13 laporan estimasi waktu proyek 3. Kesimpulan Dari penjelasan pada perancangan aplikasi perencanaan anggaran belanja proyek ini, sebagaimana yang telah diuraikan sebelumnya dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: a. Dengan adanya aplikasi khusus pada sistem informasi manajemen proyek sehingga pengelolaan data, penyimpanan data dan pengaksesan data untuk menyampaikan informasi lebih mudah dan cepat. Program aplikasi yang dibangun telah mencakup perhitungan waktu/ hari yang diperlukan untuk setiap proyek yang ada. b. Adanya aplikasi ini dapat mengelola pencatatan data proyek kepada klien dan data rab proyek, serta pembuatan laporan rab, detail kebutuhan dan hasil analisis teknik yang terjadi per proyek. Evi Dewi Sri Mulyani, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK Tasikmalaya, lulus tahun 2005. Memperoleh gelar Magister Komputer (M.Kom) Program Pasca Sarjana Magister Teknik Informatika Universitas Dian Nuswantoro Semearang, lulus tahun 2012. Saat ini menjadi Dosen di STMIK Tasikmalaya. 4.6-75