BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 5.1 Sistem yang Digunakan Berikut ini adalah hardware dan software yang dibutuhkan untuk menggunakan program sistem administrasi pendaftaran mahasiswa baru pada bagian penerimaan mahasiswa baru STIKOSA-AWS, yaitu: a. Hardware Hardware yang dapat mendukung aplikasi ini memerlukan perangkat keras dengan spesifikasi: 1. CPU minimal pentium 3 dengan kecepatan 633 Mhz 2. Ram 256 MB 3. Hard disk minimal 10 GigaByte 4. Monitor 5. Keyboard dan Mouse 6. Printer b. Software Software yang mendukung aplikasi ini diantaranya: a. Microsoft Visual Basic.NET 2005 b. Cristal Reports 8.0 c. Microsoft SQL Server 2005 Management studio Express. 64
65 5.2 Cara Setup Program Di bawah ini akan diuraikan cara setup program, dari aplikasi yang telah dihasilkan pada laporan ini. 1. Setelah memasukkan compact disc program, maka akan otomatis proses setup berjalan, karena program telah di setting dengan autorun. 2. Pada saat proses setup berjalan, maka selanjutnya hanya mengikuti perintah yang ada, karena pada program setup hanya berisi pernyataan pernyataan, dan tidak begitu menyulitkan dalam penggunaannya. 3. Pastikan Microsoft SQL Express 2005 sudah terinstall dalam komputer tersebut. 5.3 Penjelasan Pemakaian Program Dalam bab ini juga akan dijelaskan tentang hasil dari program yang telah dibuat beserta cara penggunaanya. Penjelasan program akan dimulai dari halaman home. Form menu merupakan tampilan utama atau tampilan home dari sistem administrasi pendaftaran mahasiswa baru yang terintegrasi tersebut. Di dalam form menu tersebut terdapat menu setup untuk pertama kali masuk.
66 Gambar 5.1 Form Utama Di dalam menu tersebut terdapat menu file yang berisi pilihan untuk login, logout, ubah password dan keluar. a. Form Login Form login digunakan untuk melakukan verifikasi terhadap username dan password yang telah ada pada sistem informasi penjadwalan tersebut. Gambar 5.2 Form Login Apabila login berhasil maka staf penmaru dapat langsung masuk ke homepage awal aplikasi, namun jika user tidak sesuai dengan password atau
67 sebaliknya maka muncul form yang bertuliskan User tidak cocok seperti dibawah ini : Gambar 5.3 Form Login Gagal Di dalam form login juga disediakan fitur untuk meng-input-kan jika ada user baru yaitu dengan menekan link Sign Up. Gambar 5.4 Form Sign Up Setelah semua field diisi, tekan tombol Buat User Baru maka user dapat menggunakan aplikasi pendaftaran tersebut. Hak akses dalam program ini dibagi menjadi 2 bagian, yaitu hak akses untuk bagian staf administrasi dan kepala bagian. Admin dapat mengakses semua menu yang ada, diantaranya semua menu-menu master, menu-menu transkasi dan
68 menu-menu laporan. Sedangkan kepala bagian memliki hak akses untuk menentukan mahasiswa yang nantinya akan diterima. 5.2.1 Form Master Dalam aplikasi sistem administrasi pendaftaran mahasiswa baru terdapat menu-menu master. Menu-menu master digunakan untuk mengakses form-form master yang ada pada program. Form-form master digunakan mengelola data-data yang ada. Penjelasan tentang manfaat dan cara penggunaan masing-masing form master dijelaskan lebih detil pada penjelasan berikut ini. a. Form Maintenance Negara Gambar 5.5 Form Listing Negara Master negara digunakan untuk menyimpan dan meng-update data-data yang berhubungan dengan negara yang terdiri dari id negara dan nama negara. Langkah-langkah untuk menyimpan data negara adalah sebagai berikut: 1. Tekan tombol Buat Baru 2. Input nama negara 3. Tekan tombol Simpan
69 4. Selesai Apabila input-an berhasil maka akan otomatis masuk ke dalam gridview, seperti dibawah ini : Gambar 5.6 Form Input Maintenance Negara Apabila gagal dikarenakan salah satu textbox kosong, maka akan muncul messagebox isi form secara lengkap untuk melanjutkan seperti di bawah ini : Gambar 5.7 Form Maintenance Negara Gagal
70 b. Form Maintenance Propinsi Gambar 5.8 Form Listing Propinsi Master propinsi digunakan untuk menyimpan dan meng-update data-data yang berhubungan dengan propinsi yang terdiri dari id propinsi, nama negara dan nama propinsi. Langkah-langkah untuk menyimpan data propinsi adalah sebagai berikut: 1. Tekan tombol Buat Baru 2. Pilih nama negara sesuai dengan pilihan pada combobox 3. Input nama propinsi 4. Tekan tombol Simpan 5. Selesai Apabila input-an berhasil maka akan otomatis masuk ke dalam gridview, seperti dibawah ini :
71 Gambar 5.9 Form Input Maintenance Propinsi Apabila gagal dikarenakan salah satu textbox kosong, maka akan muncul messagebox isi form secara lengkap untuk melanjutkan seperti di bawah ini : Gambar 5.10 Form Maintenance Propinsi Gagal
72 c. Form Maintenance Daerah Gambar 5.11 Form Listing Daerah Master daerah digunakan untuk menyimpan dan meng-update data-data yang berhubungan dengan daerah yang terdiri dari id daerah, nama propinsi dan nama daerah. Langkah-langkah untuk menyimpan data daerah adalah sebagai berikut: 1. Tekan tombol buat baru 2. Pilih nama propinsi sesuai dengan pilihan pada combobox 3. Input nama daerah 4. Tekan tombol Simpan 5. Selesai Apabila input-an berhasil maka akan otomatis masuk ke dalam gridview, seperti dibawah ini :
73 Gambar 5.12 Form Input Maintenance Daerah Apabila gagal dikarenakan salah satu textbox kosong, maka akan muncul messagebox isi form secara lengkap untuk melanjutkan seperti di bawah ini : Gambar 5.13 Form Maintenance Daerah Gagal
74 d. Form Maintenance Kota Gambar 5.14 Form Listing Kota Master kota digunakan untuk menyimpan dan meng-update data-data yang berhubungan dengan kota yang terdiri dari id kota, nama daerah dan nama kota. Langkah-langkah untuk menyimpan data kota adalah sebagai berikut: 1. Tekan tombol Buat baru 2. Pilih nama propinsi sesuai dengan pilihan pada combobox 3. Input nama kota 4. Tekan tombol Simpan 5. Selesai Apabila input-an berhasil maka akan otomatis masuk ke dalam gridview, seperti dibawah ini :
75 Gambar 5.15 Form Input Maintenance Kota Apabila gagal dikarenakan salah satu textbox kosong, maka akan muncul messagebox isi form secara lengkap untuk melanjutkan seperti di bawah ini : Gambar 5.16 Form Maintenance Kota Gagal
76 e. Form Maintenance SMA Gambar 5.17 Form Listing SMA Master SMA digunakan untuk menyimpan dan meng-update data-data yang berhubungan dengan SMA yang terdiri dari id SMA, nama SMA, alamat SMA dan nama kota. Langkah-langkah untuk menyimpan data kota adalah sebagai berikut: 1. Tekan tombol Buat Baru 2. Input nama SMA 3. Input Alamat SMA 4. Pilih nama kota berdasarkan combobox 5. Tekan tombol Simpan 6. Selesai Apabila input-an berhasil maka akan otomatis masuk ke dalam gridview, seperti dibawah ini :
77 Gambar 5.18 Form Input Maintenance SMA Apabila gagal dikarenakan salah satu textbox kosong, maka akan muncul messagebox isi form secara lengkap untuk melanjutkan seperti di bawah ini : Gambar 5.19 Form Maintenance SMA Gagal Penmaru juga dapat meng-import data SMA dari excel yang telah dipunyai dengan menekan tombol Import dan memilih data SMA disimpan. 5.2.2 Form Transaksi Pada form utama terdapat menu pendaftaran yang digunakan untuk proses pendaftaran mahasiswa baru, mulai tahap pendaftaran sampai penerimaannya. Form-form master digunakan mengelola data-data transaksi yang ada.
78 a. Form Pendaftaran Calon Mahasiswa Form pendaftaran ini digunakan untuk meng-input-kan data calon mahasiswa baru yang mendaftar di STIKOSA-AWS, data dimasukkan oleh staf administrasi. Langkah-langkah untuk memulai form pendaftaran calon mahasiswa adalah: a. Pada homepage klik menu pendaftaran. b. Pilih Daftar Calon Mahasiswa. c. Klik tombol Calon Mahasiswa Baru. d. Selesai Form ini juga dapat digunakan untuk mencari data calon mahasiswa yang telah diinputkan dengan memasukkan no form atau nama dari calon mahasiswa, kemudian tekan tombol Proses, jika data ada maka akan ditampilkan ke dalam gridview. Gambar 5.20 Form Daftar Calon Mahasiswa Setelah tombol Calon Mahasiswa Baru ditekan maka sub menu yang muncul pertama kali adalah sub menu seperti dibawah ini :
79 Gambar 5.21 Form Pendaftaran Setelah semua field dari sub menu utama diisi tekan tombol Simpan, maka akan muncul messagebox Data Calon Mahasiswa Berhasil Disimpan seperti di bawah ini : Gambar 5.22 Form Calon Mahasiswa Berhasil Disimpan
80 Apabila gagal dikarenakan salah satu textbox kosong, maka akan muncul messagebox Form belum diisi secara lengkap seperti di bawah ini : Gambar 5.23 Form Calon Mahasiswa Gagal Form selanjutnya yang akan ditampilkan setelah field berhasil disimpan adalah seperti di bawah ini: Gambar 5.24 Form Calon Mahasiswa
81 b. Form Nilai Form nilai digunakan untuk memasukkan nilai raport dari calon mahasiswa baru yang nantinya akan digunakan oleh kepala bagian untuk pembuatan keputusan apakah calon mahasiswa teresebut memenuhi persyaratan dditerima atau tidak. Berikut ini adalah gambar ketika tombol Input Nilai diklik: Gambar 5.25 Form Nilai c. Form Calon Mahasiswa Detil Form ini digunakan oleh kepala bagian untuk menyetujui calon mahasiswa yang akan diterima berdasarkan pertimbangan nilai raport yang telah dibuat oleh staf administrasi. Ketika calon mahasiswa telah di-approve, staf administrasi dapat menerima pembayaran selanjutnya dari mahasiswa. Berikut langkah-langkah untuk dapat meng-approve calon mahasiswa : 1. Pastikan anda login sebagai kepala bagian 2. Pada menu homepage pilih sub menu pendaftaran
82 3. Klik 2x pada baris nama yang akan di-approve 4. Tekan tombol approve 5. Selesai Berikut gambar lebih detail : Gambar 5.26 Form Calon Mahasiswa Diterima Setelah tombol Approve ditekan maka akan muncul messagebox Calon Mahasiswa telah diterima dan dapat melakukan pembayaran seperti di bawah ini :
83 Gambar 5.27 Form Calon Mahasiswa Telah Diterima Kepala bagian juga dapat melihat nilai dari calon mahasiswa sebelum menekan tombol Approve sebagai bahan pengambilan keputusannya yaitu dengan menekan tombol Lihat Nilai. Berikut gambar lebih detail: Gambar 5.28 Form Nilai Calon Mahasiswa Diterima d. Form Pembayaran Form pembayaran digunakan untuk memasukkan anggaran yang dibayarkan oleh calon mahasiswa ketika telah menjadi mahasiswa STIKOSA- AWS. Berikut ini langkah-langkah untuk memasukkan anggaran:
84 1. Pastikan anda login sebagai staf administrasi 2. Pada menu homepage pilih sub menu pendaftaran 3. Klik 2x pada baris nama yang akan melakukan pembayaran. Data juga dapat dimasukkan melalui no form atau nama calon mahasiswa kemudian tekan tombol Proses. 4. Klik Input Pembayaran 5. Klik Pembayaran Baru 6. Selesai Berikut gambar lebih detail: Gambar 5.29 Form Pembayaran Setelah tombol Pembayaran Baru diklik maka akan muncul menu seperti gambar dibawah:
85 Gambar 5.30 Form Data Pembayaran Setelah semua field diisi maka tekan tombol Simpan. Data akan selanjutnya akan ditampilkan ke dalam gridview seperti pada gambar dibawah:
86 Gambar 5.31 Form Data Pembayaran Disimpan Setelah berhasil disimpan data dapat dicetak yaitu dengan klik 2x pada baris pembayaran yang akan dicetak, selanjutnya akan muncul form seperti pada gambar dibawah dan tekan tombol cetak.
87 Gambar 5.32 Form Data Pembayaran Dicetak Ketika tombol Cetak diklik, maka akan muncul messagebox Setelah mencetak kwitansi, transaksi pembayaran tidak akan dapat diubah atau diganti. Lanjutkan mencetak? jika sudah yakin klik Yes seperti di bawah ini : Gambar 5.33 Form Pengecekan Data Pembayaran Berikut adalah tampilan kwitansi yang berhasil dicetak:
88 Gambar 5.34 Form Kwitansi 5.2.3 Form Laporan Menu-menu form laporan digunakan untuk menampilkan laporan-laporan yang dihasilkan dari data-data master dan data-data transaksi. Dimana data-data tersebut dapat digunakan dalam mengambil keputusan. a. Form Laporan Calon Mahasiswa Form laporan calon mahasiswa ini berfungsi untuk menampilkan data calon mahasiswa yang belum diterima oleh STIKOSA-AWS selama periode tertentu. Berikut langkah-langkah untuk membuka laporan calon mahasiswa : 1. Pada homepage pilih sub menu pendaftaran 2. Pilih Laporan Calon Mahasiswa 3. Masukkan periode awal dan akhir yang akan dicari datanya 4. Klik preview untuk melihat data 5. Pilih cetak untuk mencetak
89 6. Selesai Berikut gambar lebih detailnya : Gambar 5.35 Form Laporan Calon Mahasiswa b. Form Laporan Calon Mahasiswa Diterima Form laporan calon mahasiswa diterima ini berfungsi untuk menampilkan data calon mahasiswa yang telah diterima oleh STIKOSA-AWS selama periode tertentu. Berikut langkah-langkah untuk membuka laporan calon mahasiswa : 1. Pada homepage pilih sub menu pendaftaran 2. Pilih Laporan Calon Mahasiswa Diterima 3. Masukkan periode awal dan akhir yang akan dicari datanya 4. Klik preview untuk melihat data 5. Pilih cetak untuk mencetak
90 6. Selesai Berikut gambar lebih detailnya : Gambar 5.36 Form Laporan Calon Mahasiswa Diterima c. Form Laporan Tiap Sekolah Form laporan tiap sekolah berfungsi untuk menampilkan data calon mahasiswa yang telah diterima oleh STIKOSA-AWS selama periode tertentu berdasarkan SMA yang telah dipilih. Berikut langkah-langkah untuk membuka laporan tiap sekolah : 1. Pada homepage pilih sub menu pendaftaran 2. Pilih Laporan Tiap Sekolah 3. Masukkan periode awal dan akhir yang akan dicari datanya 4. Masukkan nama SMA yang akan dicari datanya
91 5. Klik preview untuk melihat data 6. Pilih cetak untuk mencetak 7. Selesai Berikut gambar lebih detailnya : Gambar 5.37 Form Laporan Total SMA